Software para proyectos de servicios profesionales

Tasas de utilización de empleados y software PSA

La misión de las empresas de servicios profesionales es la entrega de proyectos dentro del plazo y dentro del presupuesto. La clave para lograrlo es incorporar software que utilice la automatización para aumentar la visibilidad, eliminar ineficiencias y realizar un seguimiento del progreso de principio a fin. Aquí es donde el software PSA (automatización de servicios profesionales) puede ser de gran ayuda. 

Algunas funciones importantes del software PSA son el registro de tiempo, elaboración de informes y estadísticas relativos al proyecto, y gestión de recursos. 

Si bien muchos equipos siguen usando hojas de cálculo y documentos compartidos para realizar un seguimiento del progreso en determinadas tareas, el flexible software PSA es probablemente una mejor opción. Actualizar manualmente las hojas de cálculo, pasar de una solución de software a otra y dedicar tiempo a tareas repetitivas son esfuerzos que nos hacen perder tiempo. 

¿Para que se usa el software PSA?

A El informe Clio Legal Trends de 2018 descubrió que los abogados tenían una tasa de utilización media del 30 %. Es decir, en una semana laboral de 40 horas se dedicaban a trabajo facturable 2,4 horas al día. Según el informe, el resto del tiempo se dedicaba a actividades como «realizar y resumir registros de tiempo«, «transferir información entre software» y «organizar espacios de trabajo físicos y electrónicos».

Automatizar tareas administrativas sencillas como «resumir registros de tiempo» permite que los trabajadores dispongan de más tiempo para realizar actividades centradas en el cliente. El informe de Wrike de 2019 «Informe de referencia sobre la gestión del trabajo de los servicios profesionales» reveló que el 22 % de los encuestados pensaban que podían hacer un 50 % más de trabajo a la semana si las tareas administrativas como la facturación estuvieran automatizadas.

La herramienta de control del tiempo de Wrike permite a los empleados registrar cuándo comienzan una tarea y cuándo la terminan. Luego, esta información se resume automáticamente en una ubicación centralizada, lo que minimiza las actividades que requieren mucho tiempo, como cambiar constantemente entre aplicaciones y calcular las horas manualmente. También se evita que los usuarios cambien los registros de tiempo históricos, lo que preserva la integridad de los datos recopilados.

Poder seguir las horas facturables también permite a las empresas realizar un seguimiento de la utilización de los empleados y obtener información sobre la actividad facturable frente a la no facturable. Asimismo, los usuarios pueden usar los datos para evaluar si hay demasiado, muy poco o la cantidad correcta de trabajo del cliente.

Las estadísticas y los informes detallados del proyecto también proporcionan información que puede ayudar a simplificar los informes de los clientes. Al poder generar informes detallados y basados ​​en datos en Wrike, se dedica menos tiempo a buscar la información de la que dependen los clientes.

Software ERP

El software ERP (planificación de recursos empresariales) permite a las empresas gestionar las numerosas partes variables de sus operaciones comerciales. A menudo, las empresas necesitan una solución integral que aborde sus requisitos financieros, operativos y de gestión de recursos.

En teoría, el software ERP puede actuar como una herramienta con distintas funciones: gestión de la cadena de suministro, CRM, contabilidad y facturación, ventas e inteligencia empresarial, todo en uno. Pero esto tiene un precio.

Un software ERP puede ser caro, lo que lo convierte en una solución fuera del alcance de negocios pequeños o en proceso de crecimiento. Según ERPfocus, la implementación de sistemas ERP puede costarle a pymes y grandes empresas entre 7143 USD y 8542 USD por usuario.

Por otro lado, el software ERP es beneficioso porque integra las actividades más importantes dentro de una organización de servicios profesionales. Un informe de 2019 de Softwarepath reveló que el 34,4 % de las empresas de servicios utilizaron un sistema ERP ante la necesidad de «Gestionar una gran plantilla para dar cabida a los bienes o servicios requeridos».

¿Cuáles son los diferentes tipos de ERP? 

Los principales tipos de sistemas ERP son los que se ubican en los servidores y en la nube. Como su propio nombre indica, las soluciones en los servidores están instaladas localmente, generalmente en la oficina física y están controladas directamente por el equipo interno de TI, mientras que el software ERP basado en la nube se almacena en la nube.

Software Advice subraya las diferencias de precio entre los distintos tipos de ERP. Si bien el precio del software ERP basado en la nube generalmente se paga mensualmente, el del software instalado en los servidores suele depender de una licencia perpetua única, lo que aumenta significativamente su coste de inversión inicial. 

Como se mencionó anteriormente, el coste del software ERP puede ser un verdadero obstáculo, lo que lo hace más adecuado para organizaciones con los recursos financieros necesarios para invertir en un sistema de gestión de procesos empresariales integral, potente y costoso. 

Herramientas de gestión de recursos

Para las empresas de servicios profesionales, una correcta gestión de los recursos es la clave del éxito del proyecto. La optimización de este proceso requiere una gran visibilidad global. Las herramientas de gestión de recursos son cruciales para proporcionar claridad sobre la carga de trabajo, los roles y la responsabilidad, además de la disponibilidad.

Sin una buena solución de software de gestión de recursos, las actividades del proyecto que deberían ser eficientes y fáciles de gestionar de repente se ralentizan y propician errores humanos.

¿Cuáles son los retos de la gestión de recursos?

La falta de visibilidad es un desafío sustancial en la gestión de recursos. Cuando no está claro qué recursos están disponibles para proyectos presentes y futuros, procesos como la planificación de la capacidad y la gestión de la demanda se vuelven exponencialmente más difíciles.

Sin una gestión de recursos estratégica y consciente, se puede caer en la sobreutilización de los empleados, lo que los puede llevar al agotamiento.

La gestión de recursos puede complicarse aún más cuando el trabajo llega con poca antelación. En el informe de Wrike de 2018 sobre la Situación de los Equipos Creativos, el 35 % de los encuestados dijeron que habían recibido solicitudes puntuales al menos una vez a la semana, mientras que otro 22 % dijo haber recibido este tipo de solicitudes varias veces a la semana. Si bien no es una situación ideal, a menudo es inevitable. Un desafío para los gestores de recursos es garantizar un proceso de entrada de trabajo eficiente.

Los formularios de solicitud de Wrike permiten a los gestores gestionar fácilmente las solicitudes entre departamentos. Así se prescinde de las poco precisas solicitudes verbales o por correo electrónico, así como de las reuniones que quitan mucho tiempo y que hacen perder horas de trabajo productivas.

¿Cómo ayudan las herramientas de gestión de recursos a los servicios profesionales? 

Una herramienta de gestión de recursos eficaz aborda los puntos débiles mencionados anteriormente al tiempo que genera transparencia y responsabilidad en los flujos de trabajo del equipo. Con la herramienta de gestión de recursos de Wrike, los equipos de servicios profesionales pueden:

Asumir más trabajo del cliente priorizando de nuevo las tareas
Los gestores de proyectos pueden reprogramar y priorizar fácilmente las tareas administrativas o no relacionadas con el cliente para dedicar más tiempo al trabajo facturable del cliente. Los asignados reciben actualizaciones en tiempo real que los mantienen informados sobre cualquier cambio en sus cargas de trabajo.

Equilibrar las cargas de trabajo y reducir el tiempo de trabajo
Inevitablemente, algunos miembros del equipo tendrán demasiado trabajo mientras que otros tendrán muy poco. Los gestores de proyectos pueden ser estratégicos en la gestión de sus recursos al aliviar a los empleados sobrecargados y evaluar qué miembros del equipo tienen disponibilidad para asumir más tareas.

Mejorar la claridad respecto de los roles y las responsabilidades
Un proyecto puede descarrilarse fácilmente cuando los involucrados no están seguros de sus roles y sus responsabilidades. En Wrike, cada miembro del equipo puede ver su carga de trabajo, sus fechas límite, y actualizar sus tareas a medida que avanza en el ciclo de vida del proyecto.

Detectar escasez de recursos o de capacidades
Los gestores de recursos no solo tienen en cuenta los recursos que están disponibles ahora. La planificación de la capacidad en la gestión de proyectos ayuda a las empresas a evaluar qué habilidades necesitarán para iniciativas futuras. Sin información sobre la disponibilidad actual de recursos, las empresas no pueden planificar proyectos futuros de manera eficaz.

El éxito de los proyectos y la cartera a menudo depende de que los recursos idóneos estén disponibles para los proyectos adecuados. Una herramienta de gestión de recursos puede ayudar a las empresas a tomar decisiones estratégicas sobre proyectos, contrataciones y presupuestos, lo que, a la larga, puede contribuir al crecimiento del negocio. 

Wrike para servicios profesionales

Para ser competitivas y, lo que es más importante, rentables, las empresas de servicios profesionales necesitan soluciones de gestión del trabajo que se anticipen a sus necesidades. Wrike lo cumple con creces.

¿En qué consiste el software de servicios profesionales de Wrike?

Con Wrike, las empresas disponen de una solución de software integral e intuitiva que fusiona funciones clave de software como ERP, PSA y CWM.

Con Wrike, los usuarios obtienen acceso a:

• Estadísticas avanzadas
• Gestión de carteras de proyectos
• Gestión de recursos
• Registro de tiempo
• Integration CRM
• Plantillas de incorporación 
• Integración de Quickbooks 
• Wrike Proof, entre otras ventajas 

Impulsar los márgenes de beneficio y satisfacer las expectativas del cliente exige visibilidad en cada etapa del ciclo de vida del proyecto. Una solución de software basada en la nube como Wrike responde a esa necesidad al ofrecer gestión de tareas, gestión de recursos, inteligencia empresarial, funciones de seguimiento de tiempo y gastos y herramientas de colaboración, todo en una sola herramienta.

Este nivel de visibilidad permite a las empresas tomar decisiones estratégicas basadas en datos y, al mismo tiempo, capacita a sus equipos para realizar un trabajo eficiente y colaborativo.

Reducir el tiempo de entrega del proyecto
Automatiza y crea plantillas de tareas repetitivas para reducir los procesos de gestión ineficientes y que consumen mucho tiempo. Los usuarios pueden acelerar la entrega de proyectos y colaborar mejor y de forma más rápida con funciones centralizadas de comunicación. Además, las actualizaciones en tiempo real garantizan que los miembros del equipo estén siempre al tanto.  

Los procesos ineficientes de revisión y aprobación también son una tarea que hace perder mucho tiempo y, a este respecto, el 40 % de los equipos creativos afirmó que las aprobaciones no se habían completado a tiempo. Wrike Proof agiliza las aprobaciones para que los equipos puedan colaborar e incorporar feedback rápidamente.

Optimizar la asignación de recursos
Ajusta las cargas de trabajo del equipo con una asignación de recursos fácil y del tipo de arrastrar y soltar. Gestiona solicitudes puntuales y toma decisiones estratégicas de gestión de recursos para iniciativas a corto y largo plazo.

Aumentar los márgenes
Optimiza los recursos para que los equipos puedan dedicarse más al trabajo facturable del cliente en lugar de al trabajo administrativo prolongado. Además, los informes y las estadísticas del proyecto propician decisiones más estratégicas para obtener resultados más sólidos.

Si buscas un software de proyectos robusto, fácil de usar y asequible, está claro que Wrike es la opción ganadora. Con Wrike, los usuarios pueden colaborar con facilidad y abordar distintos procesos, desde la gestión de recursos hasta la facturación, entre otros.

Descubre lo que 2,3 millones de usuarios ya saben sobre las funciones intuitivas y flexibles de gestión del trabajo de Wrike.