Aprobaciones simplificadas, incluso para usuarios invitados,
Formularios de solicitud personalizables
Como marca de electrodomésticos de renombre mundial, Electrolux ha diseñado y fabricado más de 250 electrodomésticos de lujo para una amplia base de clientes. Fundada en Suecia hace más de un siglo, Electrolux produce electrodomésticos para su propia marca, así como para AEG, Frigidaire, Zanussi, Tappan, Kelvinator, Gibson, Anova, Westinghouse y otras. La compañía emplea a 51 000 personas en todo el mundo y es conocida por ser la primera del sector en calidad, durabilidad, innovación y sostenibilidad.
El desafío
El equipo global de diseño de embalaje de Electrolux necesitaba una mejor manera de gestionar de principio a fin el proceso de creación, ajuste y aprobación de embalajes. Necesitaban un software que les permitiera eliminar el trabajo administrativo que les quitaba mucho tiempo para poder centrarse más en la creación de activos.
El equipo de diseño de embalaje seguía un proceso engorroso de recopilación de información de tareas en distintos lugares, lo que les hacía perder un tiempo precioso’.
«Recibíamos información en correos electrónicos, PowerPoint, funciones de chat, reuniones, archivos de Excel y pósits», explica la responsable global de Embalaje, Ella Rudebeck. «Era realmente difícil llevar un seguimiento de todos los cambios si tenías que revisar diferentes cadenas de correo electrónico o si te perdías una reunión en la que se tomaba una decisión importante. Simplemente sentimos que todo el proceso era muy ineficaz».
«Cuando utilizamos el correo electrónico para opinar sobre diseños, se pierde mucho tiempo y se genera confusión», cuenta Johan Alm, coordinador de Diseño.
El equipo sabía que’d una plataforma de gestión del trabajo en línea les ayudaría mucho, y Rudebeck recuerda: «Queríamos tener algo que fuera más transparente, más eficiente».
La solución
«Estábamos buscando diferentes tipos de programas, varios similares a Wrike, y queríamos algo que funcionara para nosotros específicamente, como equipo de embalaje», dice Rudebeck. «No solo buscábamos cronologías y formularios de solicitud, también queríamos total transparencia».
Después de evaluar otras soluciones, el equipo de diseño de Embalaje de Electrolux eligió el potente software de gestión del trabajo de Wrike’para crear una ubicación única y accesible para toda la documentación del proyecto, automatizar los flujos de trabajo para hacer avanzar el proyecto y permitir la transparencia en proyectos complejos.
«El conjunto de las funciones de Wrike nos ofrece una ayuda enorme. Esta herramienta sencilla y realmente eficiente responde con total solvencia a nuestras necesidades».
Una ubicación única y transparente para toda la documentación
Como equipo creativo que gestionaba distintos activos para múltiples proyectos a la vez, determinar los requisitos de las tareas y recopilar la información inicial requería mucho tiempo y podía retrasar el trabajo de los diseñadores. El equipo de Electrolux necesitaba una solución de gestión del trabajo que añadiera transparencia a sus procesos y sirviera como una ubicación única donde toda la información, los requisitos y los activos del proyecto pudieran almacenarse y buscarse.
Rudebeck reflexiona sobre cómo esto ha ayudado a todo su equipo: «Todos pueden ver todos los archivos todo el tiempo, de modo que nadie tiene que solicitar ver los archivos por correo electrónico o chat, y uno sabe automáticamente si alguien ha subido un archivo nuevo».
Alm añadió: «También ahorramos tiempo si tenemos toda la información y los materiales necesarios para nuestros proyectos en un solo lugar. Como responsable, puedo asignar personas a cada tarea, y todos tienen claro qué tipo de acción deben emprender con cada proyecto. Saben cuándo es la fecha límite, qué deben hacer; también pueden ver la cronología en el diagrama de Gantt. Para alguien a quien no se le da bien planificar el trabajo, Wrike le ayudará a ver lo que debe hacer, cuándo debe entregar y dónde debe encontrar la información».
Flujos de trabajo automatizados y formularios de solicitud
Los miembros del equipo trabajan con tres Wrike Blueprints personalizados que reflejan tres flujos de trabajo diferentes según el tamaño de cada proyecto. Recientemente, también comenzaron a usar un formulario de solicitud personalizado que los ayudará a adquirir la información que necesitan de otros equipos para iniciar sus propios proyectos de diseño. «Hemos construido nuestros procesos en planos y tomamos nuestra decisión según el tamaño del proyecto, con diferentes tareas y diferentes cronogramas», explica Alm.
Al tener tareas que se crean automáticamente a partir de los blueprints, mejora la comunicación con el equipo. Rudebeck explica: «Hemos reducido la cantidad de correos electrónicos que nos enviamos porque ahora nos comunicamos a través de Wrike. La comunicación por correo electrónico entre todos se ha reducido bastante, y al menos en un 50 % para los diseñadores».
El equipo de diseño de embalaje también ha trabajado activamente para ubicar la información y la comunicación sobre las tareas en una sola fuente de información, dice Rudebeck. «Lo tenemos todo conectado porque le pedimos a los colaboradores que lo pongan todo en Wrike».
Herramientas de prueba y aprobación en la aplicación
El equipo de diseño de embalaje de Electrolux, encargado de diseñar hasta 40 activos por proyecto, dedicaba mucho tiempo a enviar comentarios de varias fuentes.
Alm explica que su proceso depende en gran medida de los comentarios de las partes interesadas. «Una gran parte de nuestro trabajo consiste en crear diseños para el embalaje y hay muchas partes interesadas que necesitan comentar, aprobar, revisar y realizar cambios». Wrike ha proporcionado una solución que les permitiría gestionar todos esos comentarios, ejecutar las directrices o hacer preguntas directamente sobre el producto, y mantener las aprobaciones en un solo lugar. «Cuando enviamos comentarios de diseño por correo electrónico, lleva mucho tiempo y causa mucha confusión», afirma Alm. «Ahora podemos revisar el diseño directamente en el programa y eso a nuestros diseñadores les encanta».
El equipo de Electrolux también utiliza a menudo la función de aprobación para los invitados. Alm dice a este respecto: «Wrike es realmente interesante para nosotros ya que permite que los invitados vean el trabajo creativo y nos hagan comentarios directamente en Wrike». Este proceso simplificado de pruebas y aprobaciones ha contribuido a acortar en un 30 % el tiempo dedicado a cada proyecto.
«A nuestros diseñadores les encanta —, sufren menos estrés porque pueden controlar mejor el trabajo de creación».
Conclusión
Durante los últimos cinco años, la plataforma de gestión del trabajo colaborativo de Wrike ha ayudado al equipo de diseño de embalaje de Electrolux a reducir los correos electrónicos a la mitad, eliminar el estrés de buscar constantemente información para iniciar proyectos y aprobaciones para cerrarlos y, además, les ha permitido producir activos a una velocidad hasta 10 veces mayor.
Wrike también ha facilitado la colaboración entre departamentos y ha mejorado el trabajo para el departamento de marketing de Electrolux alojando todos los activos creativos para embalaje en una ubicación única y accesible.
Gracias a Wrike, el equipo de diseño de embalaje incluso ha mejorado sus creaciones para cada proyecto en el que trabajan. «Podemos asumir la misma cantidad de proyectos, pero ahora estamos haciendo más en cada proyecto; si antes hacíamos cuatro trabajos creativos por proyecto, ahora podemos hacer 40 en un solo proyecto», explica Rudebeck.
«Cuando tienes este tipo de programa, se reduce el estrés de todos los involucrados porque siempre puedes ir a la fuente y encontrarla; sabes dónde ir para buscar archivos, puedes chatear con la gente y preguntar», afirma Rudebeck. “Es mejor para todos.”
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