De acuerdo con un estudio del Gobierno relativo al sector de los servicios profesionales, en 2018 las empresas estadounidenses generaron unos ingresos combinados de casi dos billones de dólares, lo que representa un aumento del 11 % con respecto a 2017. Con más de 9,4 millones de puestos de trabajo repartidos entre más de 1,2 millones de empresas, a medida que el sector de los servicios profesionales crece, van surgiendo una serie de desafíos únicos.
Trabajar con clientes externos exige flexibilidad y agilidad, pero también un proceso y una estructura. Más allá de la gestión eficaz de múltiples proyectos y clientes, los profesionales de hoy en día necesitan herramientas que les ayuden a conseguir que la experiencia del cliente sea perfecta, incluidos el seguimiento de las horas facturables y la traducción de ese tiempo en valor cuantificable.
En el estudio de Wrike sobre los principales desafíos a los que se enfrentan los equipos de servicios profesionales en la gestión de proyectos, fue fascinante descubrir que no había un único «gran reto». De hecho, se produjo un empate a seis en los tres primeros puestos.
Plazos y presupuestos ajustados, procesos diferentes, trabajo manual, gestión de recursos, facturación, comunicación compartimentada, herramientas desconectadas... La lista de desafíos a los que se enfrentan los empleados de servicios profesionales es larga y está profundamente interrelacionada.
Presentamos Wrike for Professional Services
La entrega de un trabajo de calidad a tiempo y dentro del presupuesto es fundamental para el crecimiento de las empresas de servicios profesionales. Sin embargo, es difícil equilibrar los procesos internos y seguir siendo flexibles al mismo tiempo para satisfacer las expectativas cambiantes de los clientes. La plataforma de gestión de trabajo colaborativo de Wrike, diseñada para equipos de servicios profesionales, permite que la gestión de recursos y la automatización de flujos de trabajo en múltiples proyectos sea cosa de niños.
Visibilidad y colaboración mejoradas
Coordinar a clientes externos y a equipos internos para producir productos de alto impacto no es tarea sencilla. Con Wrike for Professional Services, es posible proporcionar estados de trabajo, plazos y responsabilidades de forma clara al tiempo que se mantiene a todos al tanto con una visión en tiempo real de la cartera de proyectos.
Wrike centraliza la comunicación para potenciar la visibilidad, la rendición de cuentas y la entrega puntual de proyectos. Reúne a tus equipos en un único espacio de trabajo diseñado para acabar con la compartimentación. Podrás coordinar fácilmente a tus clientes y tus equipos para entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
Al mismo tiempo, te beneficiarás de la visibilidad del progreso del proyecto en tiempo real en cada etapa de su ciclo de vida, y podrás ajustar fácilmente los recursos y las tareas para adaptarte a las iniciativas del cliente. De esta forma, te resultará más sencillo gestionar tu cartera de proyectos. Los análisis avanzados proporcionan información sobre el rendimiento del proyecto y la utilización del equipo, contribuyendo a ver el alcance y las dependencias del trabajo en un único espacio de trabajo unificado.
«Hemos experimentado una reducción de entre el 85-90 % del número de correos electrónicos debido a que todos trabajan ahora en Wrike a nivel de tarea y se comunican con el resto a través de @menciones» – Matt Andrews, director de Campañas de Marketing.
Recursos y procesos optimizados
Con tantas piezas en movimiento y tantas herramientas desarticuladas, puede ser complicado ver realmente si se están logrando los objetivos y optimizando la asignación de recursos. Con la programación flexible de Wrike, es posible priorizar el trabajo y aumentar la utilización facturable. Podrás equilibrar fácilmente la carga de trabajo y simplificar el control del tiempo para que los equipos puedan centrarse en las relaciones con los clientes.
Nuestro estudio del sector de los servicios profesionales concluyó que las principales causas de frustración de los clientes y de su pérdida son la superación del presupuesto y los retrasos. Wrike ayuda a optimizar la gestión de recursos para mejorar la experiencia del cliente, al tiempo que permite aumentar las horas facturables. Wrike permite definir con precisión los proyectos y los plazos de entrega con la incorporación dinámica de requisitos, pudiendo así priorizar el trabajo y los recursos gracias a una programación flexible.
Con la intuitiva Tabla de carga de trabajo de Wrike, podrás visualizar fácilmente la capacidad de cada miembro del equipo. Aprovecha la herramienta para una dotación de personal del proyecto basada en funciones. Arrastra y suelta tareas para equilibrar las cargas de trabajo entre los miembros del equipo, maximizar la productividad y asignar cada proyecto a las personas más adecuadas.
Registra el tiempo en un parte de horas unificado que rellena automáticamente el trabajo asignado, liberando a los equipos para que dediquen menos tiempo al control del tiempo y más a los clientes. También es posible bloquear registros de tiempo llegado el momento de exportar el tiempo facturable, evitando los cambios en registros anteriores y garantizando la conformidad financiera. ¿Algo más? Está todo disponible para dispositivos móviles, lo que permite la gestión de proyectos desde cualquier lugar.
«La visión general de la gestión del tiempo y de la carga de trabajo es una gran ayuda para la gestión de los recursos, ya que así el equipo tiene una visión general clara de si un proyecto puede o no completarse dentro de los parámetros de tiempo proporcionados. Esto, en última instancia, protege a nuestros empleados, pues evita que trabajen más allá de su capacidad». – Thomas Mix, director de Estrategia y Desarrollo Comercial
Entregas a tiempo y facturación sin contratiempos*
Los procesos ineficaces pueden dejar todo el arduo trabajo de tu equipo en el limbo. Definiendo el alcance, la cronología y las expectativas del proyecto desde el principio, los equipos podrán lanzarse a trabajar de inmediato con una interfaz de usuario intuitiva y flujos de trabajo automatizados.
Una de las principales áreas en las que la automatización puede ayudar a que los equipos de servicios profesionales ahorren significativamente recursos y tiempo es el control del tiempo y la facturación. En nuestra encuesta, 1 de cada 3 encuestados afirmó que dedica de dos a tres horas a la semana a rastrear las horas facturables. Casi 1 de cada 10 encuestados dice que emplea más de 4 horas por semana. Y no son solo las horas perdidas: el 17 % cita la confusión en la facturación o en el seguimiento de actividad como la causa número 1 de la pérdida de clientes.
Permite que tu equipo se concentre en actividades generadoras de ingresos y haz que su rendimiento aumente mediante el control del trabajo planificado frente al tiempo real dedicado a las tareas con análisis de rendimiento predefinidos. Crea y comparte paneles de control personalizados con las partes interesadas para mejorar la responsabilidad del equipo y la satisfacción del cliente.
«Wrike es ideal para garantizar que la gente esté haciendo las tareas correctas y dedicando la cantidad de tiempo adecuada a cada cliente. Ha proporcionado más transparencia, lo que ha mejorado las relaciones con nuestros clientes». – David Palmer, director general de Stealth Social Ventures
*Los informes avanzados y la facturación sin contratiempos están disponibles en determinados planes.
Optimizar el trabajo mediante la automatización
Según una encuesta de Wrike, los equipos que utilizan la automatización del flujo de trabajo pueden gestionar un 50 % más de proyectos. Y en nuestra encuesta del sector de los servicios profesionales, tres de cada 10 encuestados afirmaron que podrían sacar adelante entre un 30 y un 39 % más de trabajo si la tecnología fuera capaz de automatizar las tareas repetitivas y administrativas de su trabajo. Alrededor de uno de cada cinco (22 %) dijo que podía sacar adelante al menos un 50 % del trabajo.
Podrás aumentar la producción sin esfuerzo automatizando los flujos de trabajo. Wrike for Professional Services ayuda a automatizar tareas como la creación de proyectos y la asignación de tareas para que el equipo pueda centrarse en la prestación de servicios y las relaciones con los clientes.
Personaliza las plantillas de los flujos de trabajo y automatiza los procesos repetitivos para que los equipos puedan realizar un trabajo facturable de mayor impacto. Los formularios de solicitud personalizables proporcionan al equipo la capacidad de desarrollar proyectos dinámicos a partir de plantillas añadiendo elementos de trabajo (tareas o proyectos) en función de las respuestas de los solicitantes; y todo ello de forma automática. Además, podrás incrustar fácilmente los formularios de solicitud en cualquier página web para que el proceso de solicitud de creación de proyectos para los equipos internos y externos sea impecable.
La automatización del flujo de trabajo se extiende hasta la contratación con plantillas personalizables para satisfacer las necesidades únicas de tu empresa. Las plantillas prediseñadas con las mejores prácticas aceleran la experiencia de incorporación de los nuevos empleados y su capacidad para proporcionar valor rápidamente.
«Lo que más me gusta es que puedo configurarlo y reutilizar los mismos pasos una y otra vez para lograr uniformidad y transparencia. Wrike creó eficiencias de forma natural de tal modo que pudimos gestionar un 25 % de cuentas más de lo previsto, solo porque ahora nuestra gestión es más rápida». – Kassandra Taggart, presidenta y propietaria de Real Property Management
Comienza a ampliar tu negocio hoy mismo con Wrike for Professional Services
Wrike es la plataforma de gestión del trabajo colaborativo que eligen más de 18 000 grandes empresas. Los equipos de servicios profesionales están haciendo crecer sus negocios y manteniendo a sus clientes satisfechos gracias a Wrike.
Logra una planificación de proyectos y una gestión de recursos eficaz, optimiza la colaboración y los procesos del cliente, consigue una mejor visibilidad interna y externa, un equilibro entre seguridad y flexibilidad, y ahorra tiempo a los equipos con la automatización, entre otras muchas cosas.
¿Tienes interés en saber más sobre cómo puede ayudar Wrike a que tus equipos de servicios profesionales alcancen tus objetivos de gestión del trabajo colaborativo?
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