Wrike y Trello ofrecen soluciones basadas en la nube para gestionar las tareas y los proyectos de los equipos. Mientras que Wrike se especializa en flujos de trabajo personalizados y comunicación adaptada para incluir a todas las partes interesadas, Trello se centra en el proceso de gestión de tareas a través de tablas Kanban.
Las tareas de Wrike y Trello se solapan, pero las herramientas funcionan de maneras muy diferentes.
Una forma de abordar el debate entre Wrike y Trello es desde el punto de vista de la complejidad. En la superficie, Trello ofrece un método muy simple para colaborar en proyectos, mientras que Wrike proporciona un conjunto de herramientas más completo para realizar el trabajo.
Otra forma de estudiar las dos soluciones es desde el punto de vista de las operaciones cotidianas. Wrike ofrece un enfoque más global de la planificación y la ejecución de los proyectos, mientras que Trello enfrenta los desafíos de frente con un método práctico para optimizar una carga de trabajo compartida.
La realidad es que ambas herramientas tienen mucho que ofrecer, aunque la opción que elijas dependerá en última instancia de tus preferencias y de lo que tu empresa necesita para desarrollarse y tener éxito.
En esta guía, profundizaremos en el tema y descubriremos los beneficios reales que ofrece cada herramienta de gestión de proyectos. Así podrás resolver definitivamente el debate entre Wrike y Trello en tu oficina.
¿Qué es Trello?
Trello, a simple vista, es una tabla Kanban interactiva diseñada para incrementar la productividad del equipo a través de listas de elementos de acción y tarjetas de arrastrar y soltar. Sin embargo, la herramienta ofrece mucho más que un simple método de colaboración minimalista.
Si profundizas un poco en el tema, descubrirás que Trello proporciona a los miembros del equipo una variedad de integraciones (conocidas como Power-Ups), espacios de trabajo personalizables y varias plantillas.
Trello representa una alternativa a Wrike más adaptada a las pequeñas empresas, y puede ayudar a optimizar la gestión de proyectos en toda la organización. Si bien es posible que no funcione tan bien para negocios o empresas en pleno crecimiento, Trello es muy práctica para departamentos individuales o equipos pequeños.
Es preferible utilizarlo como un simple panel de control de gestión de proyectos. Si, por ejemplo, eres el director de una agencia de producción de contenido, puedes usar Trello para visualizar cada publicación de blog o artículo a medida que avanza en el flujo de trabajo. La primera lista podría representar el resumen elaborado para el artículo, la siguiente podría indicar el momento en que el trabajo de redacción se está llevando a cabo y, luego, podrías dar cuenta de los procesos de edición o publicación a través de las listas respectivas.
Con un sistema como este, puedes optimizar tu flujo de trabajo para que cada miembro del equipo sepa exactamente en qué debe centrarse en cada momento.
Estas son las principales características del software de gestión de proyectos:
- Basado en la nube
- Organización en tabla Kanban
- Tarjetas y listas de arrastrar y soltar
- Menciones, etiquetas y comentarios
- Fechas de entrega personalizadas
- Listas de verificación y adjuntos
- Power-Ups (integraciones de terceros)
- Automatización de flujos de trabajo
- Panel de control de datos
- Diferentes vistas
¿Qué ventajas aporta el uso de Trello?
Los equipos que usan Trello aprecian su sencillez y su facilidad para configurarlo. En cuestión de minutos, puedes elaborar un plan para un próximo proyecto, dividirlo en varias tareas y asignar cada una de esas tareas a diferentes miembros del equipo.
Al renunciar a muchas funciones que otras plataformas de gestión de proyectos podrían ofrecer, Trello puede centrarse en sobresalir en un área: la gestión de tareas Kanban. Es difícil encontrar otra herramienta que condense mejor el proceso y facilite a los equipos, de cualquier tamaño, los medios para iniciar proyectos rápidamente.
Más allá de la gestión básica de tareas, Trello permite que los equipos colaboren de forma eficaz. A través de menciones, comentarios, listas de verificación y archivos adjuntos, los gestores de proyecto pueden mantener una línea de comunicación abierta con los miembros de su equipo desde el principio hasta el final del proyecto. Las fechas de vencimiento personalizadas ayudan a los miembros del equipo a estar al día respecto de su carga de trabajo y favorecen así su autonomía.
Las listas de verificación y los archivos adjuntos pueden añadir otro nivel de supervisión para los gestores de proyecto. Si una tarea requiere varios pasos o documentación de referencia, pueden asegurarse de que las tarjetas respectivas reflejen la información relevante. No es necesario enviar una lista de responsabilidades a los miembros del equipo o compartir información a través de una plataforma de intercambio de archivos.
Además de una cronología visual simple del progreso, Trello te permite asimismo observar de qué manera tu equipo maneja las tarjetas. Las tarjetas se acumulan en diferentes listas, que puedes crear para representar diferentes fases de finalización. De esa manera, sabrás exactamente qué queda por hacer y quién es responsable de qué tareas.
Finalmente, la automatización del flujo de trabajo puede ahorrarte tiempo, ya que te permite crear accesos directos para las tareas recurrentes o cotidianas que pueden reducir la productividad del equipo.
¿Cuáles son las funciones más valoradas de Trello?
Trello puede parecer una solución de gestión de proyectos muy básica, pero las diferentes funciones que propone están muy bien hechas. Estas son las funciones más populares de la plataforma de productividad de equipos:
Tablas de espacio de trabajo personalizadas
No es raro tener varios proyectos en curso a la vez, y es probable que algunas tareas y responsabilidades se solapen. En efecto, Trello ofrece tablas de espacio de trabajo personalizadas para que los responsables de equipo puedan navegar con rapidez de un proyecto a otro al disponer de una vista conjunta de cómo encaja todo gracias al calendario y las vistas generales de las tablas.
Si tienes varios proyectos en marcha de manera simultánea y varias dependencias de tareas, las tablas del espacio de trabajo de Trello pueden ayudarte a identificar los momentos en que comienzan a caer las fichas de dominó. También puedes reunir toda la información, de modo que tengas una vista de conjunto que abarque todo el proyecto.
Tarjetas de arrastrar y soltar
Las tarjetas de arrastrar y soltar son la piedra angular de Trello y son tan útiles para el gestor del proyecto como para los miembros del equipo. Las tablas del espacio de trabajo representan las grandes líneas de la gestión de proyectos, mientras que las tarjetas corresponden a las tareas y responsabilidades diarias. Los usuarios pueden crear tarjetas personalizadas y efectuar las siguientes acciones:
- Asignar a miembros del equipo
- Establecer fechas de vencimiento
- Adjuntar archivos
- Proporcionar listas de verificación
- Añadir comentarios
Power-Ups
Aparte de la gestión de tareas, lo que le falta a Trello en cuanto a funciones, lo compensa con sus Power-Ups. La realización de cada proyecto requiere más que una simple noción de productividad, razón por la cual Trello se asocia con una gama de herramientas de terceros con el fin de ofrecer diferentes tipos de integraciones, incluidas las siguientes:
- Análisis
- Automatización
- Gestión de archivos
- RR. HH.
- Marketing
- Ventas
Gracias a los Power-Ups, Trello puede convertirse en una solución todo en uno para responder a tus necesidades de gestión de proyectos. La sincronización de la información entre aplicaciones permite agilizar la gestión de tus proyectos de principio a fin.
Esto es particularmente útil si ya confías en muchas aplicaciones para ejecutar tus operaciones diarias. Por ejemplo, si usas una herramienta como QuickBooks para tu contabilidad, puedes introducir información del proyecto, como el tiempo dedicado a las diferentes tareas, directamente en tu software. De esa manera, tienes garantizada la exactitud de tu facturación o las nóminas.
¿Qué inconvenientes tiene el uso de Trello?
La simplicidad de Trello es claramente un punto fuerte y lo convierte en una excelente opción para trabajadores autónomos, contratistas y equipos pequeños. El otro lado de la moneda es que para grandes equipos y empresas, puede resultar complicado gestionar docenas de proyectos y cientos de empleados con esta herramienta de gestión de proyectos.
Otro inconveniente muy citado por los usuarios es que, a veces, al supervisar varias tablas de espacios de trabajo, la información pertinente puede perderse en una avalancha de notificaciones. Cuando las actualizaciones individuales provienen de muchas fuentes diferentes, el progreso del proyecto puede verse obstaculizado ya que los responsables del equipo se esfuerzan por mantenerse al tanto de cada tabla, lista y miembro del equipo.
¿Qué es Wrike?
Wrike es una plataforma integral de gestión de proyectos que proporciona acceso a múltiples herramientas, plantillas y análisis que puedes usar para estar al tanto de la planificación de tu proyecto. Va más allá de las funciones de nivel superficial que ofrecen otras plataformas ya que ofrece una solución más avanzada e información más detallada.
Constituye no solo un medio para gestionar tus proyectos sino también una metodología para realizar las operaciones diarias, una plataforma de análisis para medir el progreso y una estructura para construir plantillas y procesos desde cero.
Wrike simplifica la organización al permitir medir la capacidad y planificar los recursos, al tiempo que proporciona las herramientas de gestión de proyectos que tu equipo necesita.
Estas son las funciones principales de Wrike:
- Tipos de elementos personalizados
- Diagramas de Gantt interactivos
- Tablas Kanban
- Plantillas
- Formularios de solicitud personalizados
- Revisión visual
- Aprobaciones automatizadas
- Control del tiempo
- Análisis avanzados
- Facturación
- Paneles de control
- Se integra con más de 400 aplicaciones
¿Qué ventajas aporta el uso de Wrike?
Wrike proporciona a los responsables de equipo un panel de control de gestión de proyectos desde el que pueden gestionar sus equipos y proyectos de forma eficaz.
Si bien tiene una gestión de tareas Kanban similar a la de Trello, su configuración es más avanzada ya que ofrece diagramas de Gantt interactivos que los usuarios pueden ver y editar fácilmente para reflejar actualizaciones en tiempo real. Gracias a la visibilidad que aportan los diagramas de Gantt, puedes eliminar los cuellos de botella y evaluar el progreso del proyecto.
Los diagramas de Gantt contribuyen a un beneficio mayor de Wrike, que proporciona una visibilidad completa de 360 grados para mantener a las partes interesadas informadas en todo momento. A través de dependencias de tareas, cronogramas interactivos e información en tiempo real, las partes interesadas pueden estar siempre al tanto sin la necesidad de una comunicación constante que consume mucho tiempo.
Además de los diagramas de Gantt, los responsables de equipo pueden visualizar los proyectos utilizando otros gráficos. Desde gráficos circulares hasta gráficos de radar, Wrike se adapta a tus KPI y tus estadísticas de rendimiento al mostrarte la información relevante de la forma que prefieras.
La mala gestión del presupuesto y de los recursos suele ser la causa de que los proyectos no respondan a las expectativas o no cumplan con los plazos. Con el software de gestión de recursos de Wrike, puedes tomar el control de tus recursos desde el principio para emprender nuevos proyectos con previsiones exhaustivas que puedes transmitir a las partes interesadas en favor de una total transparencia.
Otra forma de llevar un proyecto por el buen camino es usar las plantillas prediseñadas de Wrike, que permiten optimizar diferentes actividades. Ya sea que estés contratando a nuevos empleados o tratando de reducir tiempos perdidos, las plantillas pueden ayudarte a ponerte al día rápidamente y automatizar prácticamente los procesos clave.
Finalmente, Wrike ofrece más de 400 integraciones, de modo que esta herramienta de planificación de proyectos puede responder a todas tus necesidades empresariales.
¿Para quién es idóneo Wrike?
Wrike es adecuado para todo tipo de organizaciones: para quien acaba de comenzar un proyecto como autónomo, para una empresa en ciernes y para una empresa establecida. También puede ser muy útil para distintos puestos y departamentos dentro de una organización, incluidos los siguientes:
El equipo de ventas
El objetivo principal del equipo de ventas es analizar los datos relativos a los clientes potenciales para convertirlos en contactos.
Wrike ayuda a los comerciales a lograrlo de varias maneras. Los miembros del equipo pueden clasificar los clientes potenciales en carpetas separadas para poder analizarlos con rapidez y luego ubicar los que se convierten en contactos en el embudo de ventas. A continuación, pueden usar el seguimiento de contactos para seguirlos individualmente a lo largo del ciclo de ventas y controlar el compromiso con los gráficos y tablas de Wrike.
También puedes estar en contacto constante con los ellos utilizando las herramientas de comunicación en tiempo real de Wrike, lo que facilita la fidelización de los clientes actuales y la creación de nueva clientela.
Los planificadores financieros
En Wrike sabemos que la gestión de proyectos financieros no se limita a hacer números. Los planificadores financieros pueden usar el software para instaurar una transparencia total con los miembros del equipo, los clientes y las partes interesadas, de modo que el flujo de dinero esté a la vista de todos.
Wrike te permite fijar objetivos prioritarios y usar una combinación de alertas y recordatorios para garantizar que se cumplan a tiempo. Al realizar un seguimiento de problemas podrás reducir los riesgos de errores humanos, un problema de gran importancia en la planificación financiera.
El departamento de marketing
Puedes aprovechar Wrike para dar a conocer tu producto de manera más eficiente impulsando la comunicación entre los departamentos y llevando un seguimiento de las tareas mediante las actualizaciones de estado.
Con los comentarios directos de la campaña, puedes acelerar las aprobaciones y hacer avanzar los proyectos rápidamente. Los calendarios compartidos permiten definir las responsabilidades de los miembros del equipo y proporcionan una visión general del estado de progreso de la campaña de marketing.
Hemos citado únicamente tres tipos de usuarios que pueden beneficiarse de la plataforma Wrike, pero en realidad la herramienta de colaboración puede integrarse en las operaciones diarias de muchos equipos y aportar valor a las iniciativas de gestión de proyectos.
Gracias a sus funciones de gestión de campañas, seguimiento de cartera y trabajo remoto, Wrike proporciona una herramienta todo en uno para gestionar el éxito futuro de tu equipo, de tu departamento o de tu empresa.
¿Cuáles son las funciones más valoradas de Wrike?
Wrike se destaca en la gestión a nivel macro y micro, al proporcionar a los responsables de equipo numerosas opciones para realizar un seguimiento del progreso, analizar datos e informar a sus equipos. Estas son las funciones más valoradas de Wrike:
Diagramas de Gantt interactivos
Una de las mejores maneras de mantenerse al tanto del progreso del proyecto es a través de imágenes en tiempo real. Con los diagramas de Gantt interactivos de Wrike, puedes hacer precisamente eso.
Puedes planificar los próximos proyectos utilizando cronologías y configurar dependencias entre las tareas con la herramienta de diagrama de Gantt de arrastrar y soltar. Los gráficos pueden proporcionarte instantáneas y referencias para múltiples proyectos, para que te mantengas al día con todas tus responsabilidades en un solo lugar.
Tipos de elementos personalizados
Como gestor de proyectos, sabrás que cada proyecto y tarea tiene objetivos muy específicos. Así debes poder crear cada uno desde cero y asegurarte de que cumpla con tus requisitos.
Con los tipos de elementos personalizados de Wrike, puedes crear tus propios componentes para que cada proyecto refleje con precisión la terminología de tu negocio. Luego puedes crear un proceso a medida de tus necesidades y las de tu equipo y configurar flujos de trabajo automatizados para acelerar el ritmo.
Revisión visual
Si tienes que crear activos para proyectos futuros, la herramienta de prueba visual de Wrike puede ayudarte a obtener los comentarios que necesitas de tu equipo de forma rápida y directa. Puedes compartir activos dentro del software y centralizar los comentarios para así evitar los largos hilos de correo electrónico.
Todo lo que necesitas se encuentra en el mismo lugar, por lo que las fases de mejora y revisión son mucho más fáciles de ejecutar.
¿En qué se diferencian Trello y Wrike?
Mientras que Trello ofrece una solución simple para la gestión de tareas, Wrike propone un enfoque holístico que engloba numerosos elementos de la gestión de proyectos.
Trello se centra en el progreso de las distintas tareas a través de una tabla Kanban centralizada que incluye listas y tarjetas totalmente personalizables. Los usuarios pueden usar diferentes paneles de control para diferentes proyectos y planificar visualmente su producción de contenido o su plan de acción. La colaboración es posible a través de etiquetas, menciones y comentarios.
Wrike proporciona más funciones de gestión de proyectos a nivel macro. Por tanto, si bien también incluye la gestión de tareas de la tabla Kanban, la plataforma ofrece asimismo herramientas de análisis detallado de datos, programación de proyectos y visualización de diagramas de Gantt. Tiene incorporadas plantillas específicas de tareas para configurar sistemas y funciones de automatización de flujos de trabajo para poner en marcha proyectos y facilitar el trabajo de los equipos.
¿Por qué tu equipo debe comenzar a utilizar Wrike?
Tanto si tu negocio está en fase inicial como startup o en expansión como empresa, Wrike puede ayudarte a organizar tus proyectos y mantener a todo el mundo informado gracias a una visibilidad de 360 grados.
Wrike ofrece soluciones para empresas de todos los tamaños y se adapta a una amplia variedad de casos de uso, desde las necesidades del departamento de marketing hasta las del equipo de ventas. Puedes recurrir a Wrike, que se caracteriza por su versatilidad, para armonizar tus operaciones y garantizar el éxito de toda la empresa desde una única fuente.
Wrike facilita la gestión de varios proyectos y miembros del equipo, al mismo tiempo que te ofrece una enorme cantidad de herramientas de análisis de datos que te brindan una visión general del progreso. Por todo ello, Wrike es la plataforma de productividad elegida por más de 2,3 millones de clientes: propone una gestión de proyectos que se adapta a tus necesidades empresariales específicas.
Una vez que hayas dado tus primeros pasos con Wrike, pronto tendrás todo lo que necesitas al alcance de la mano.
Gracias a los campos y tipos de elementos personalizados, puedes crear tablas Kanban escalables; los diagramas de Gantt interactivos te permiten usar los cronogramas para transmitirle a tu equipo actualizaciones en tiempo real; con los informes y los análisis detallados, tienes todas las herramientas para afinar tus procesos y usar los datos para tomar las decisiones acertadas. Comienza hoy con una prueba gratuita de dos semanas.
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