Hoy en día no se puede evitar hablar de la “transformación digital”. Parece que a donde quiera que vayas, alguien está hablando de ella. Esta es la opinión general: "La transformación digital es muy importante". El consejo que se da: "Debes llevar a cabo tu transformación digital correctamente o te encontrarás con muchos problemas". Y la táctica para atemorizar: "Si no empiezas con la transformación digital hoy, o incluso ayer, tu negocio va a sufrir mucho".
Por supuesto, es un poco exagerado. La transformación digital puede ser de muchos tipos y puede significar cosas diferentes para distintas empresas. No es todo o nada. Resulta caro actualizar la tecnología e implementar una transformación, por lo que es normal ir cambiando las piezas de una en una (o quizás unas pocas piezas interconectadas). Siempre es mejor abordar primero el área comercial o la tecnología que aportará el mayor beneficio.
Digamos que tu empresa escuchó los consejos, investigó la tecnología que le interesaba, planificó la puesta en funcionamiento e implementó la transformación sin mayores problemas. Conllevó mucho trabajo duro, que todavía está en marcha para mantener el ritmo de las últimas tendencias y atajar los problemas, pero tu empresa ya forma parte oficialmente de la "transformación digital". Muchos de vuestros clientes también se han transformado digitalmente. Sin embargo, a menudo encontramos alguna organización que va un poco retrasada. Por alguna razón, no ha aceptado la idea de la transformación digital. Y, por supuesto, tenía que ser tu cliente.
¿Qué haces si tu organización ha experimentado una transformación digital exitosa, pero tu cliente no? ¿Cómo trabajas con clientes que aún viven en un mundo de correo electrónico y hojas de cálculo cuando tú ya has avanzado hacia el futuro con un sistema de gestión del trabajo colaborativo? ¿Cómo mantienes tus sistemas y flujos de trabajo (sin mencionar tu presupuesto y cordura) cuando a tus clientes no les entusiasma la idea de subirse al tren de la transformación digital? Indudablemente es un desafío, pero es un desafío que puedes superar. ¿Verdad? ¿Estás preparado?
Lo primero es lo primero
Entonces, ¿cómo trabajas con un cliente que todavía usa el correo electrónico y las hojas de cálculo para la gestión de proyectos? No es imposible, pero requerirá cierta flexibilidad y ajustes. Un apunte: nunca es buena idea fingir que eres algo que no eres, así que no actúes como si todavía usaras las mismas herramientas. Comparte tu entusiasmo por tu sistema de gestión del trabajo colaborativo y cómo se ha transformado tu trabajo. ¡Siempre es mejor ser positivo!
Si tu cliente insiste en ello, puedes descargar archivos e informes de Wrike y enviarlos por correo electrónico. Y después subir las revisiones y copiar los comentarios en la tarea para que quede todo registrado en tu sistema de gestión del flujo de trabajo. Conllevará más tiempo, pero combinará ambos estilos de trabajo sin poner demasiada carga sobre el cliente, y a ti por tu parte te permitirá continuar trabajando de forma eficaz.
Una solución mejor
Sin embargo, puede haber una solución aún mejor: puedes presentar a tu cliente tu herramienta de gestión del trabajo colaborativo. ¡Convierte a tu cliente en colaborador en Wrike! Eso significa que tu cliente puede cambiar el estado de una tarea, añadir comentarios, ver campos personalizados existentes, añadir y eliminar archivos adjuntos y enviar formularios de solicitud. Puede disfrutar de una iniciación a muchas de las ventajas inherentes de un sistema de gestión del trabajo colaborativo.
Sin embargo, su capacidad será limitada. Los colaboradores no pueden crear tareas, carpetas o proyectos nuevos, ni editar el campo de descripción de la tarea. Eso es algo muy bueno, ya que se trata de tu espacio de trabajo y eres tú quien tiene que gestionarlo. Los colaboradores solo pueden ver el proyecto o la tarea en que se les ha etiquetado, por lo que tampoco tendrán acceso completo a tu espacio de trabajo de Wrike. Eso significa que ningún cliente puede curiosear todos tus archivos ni en qué estás trabajando para otros clientes, por si te tranquiliza saberlo.
Hacer colaborador a tu cliente aporta muchos beneficios. Le facilita la revisión y aprobación de los activos. Los colaboradores también pueden ver y dejar comentarios y actualizaciones de estado. Reciben una notificación, comprueban la tarea, ojean el activo, hacen comentarios y continúan. No es necesario enviar el activo por correo electrónico y luego tener que transcribir en la tarea los comentarios de una llamada telefónica o una respuesta por correo electrónico. Plus: pone de manifiesto tu dedicación a ser responsable con su presupuesto.
Realmente es lo mejor de ambos mundos. Tu empresa puede continuar utilizando su sistema de gestión de proyectos simplificado y logrado con esfuerzo. Puedes mostrarle a tu cliente las ventajas de la gestión del trabajo colaborativo. Tu cliente sigue pudiendo utilizar los métodos actuales de su empresa mientras echa un vistazo al futuro. Y puede hacerte preguntas a ti, un recurso experto, a medida que descubra la gestión del trabajo colaborativo. Mientras trabajáis juntos en Wrike, incluso con capacidad limitada, tienes la oportunidad de educar a tu cliente y animarlo a que se suba al tren de la transformación digital. Eso mejora tu reputación como recurso fiable y consolida vuestra relación.
Consejos para fomentar la transformación digital del cliente
¿Cómo puedes animar a tu cliente a que se sumerja en la transformación digital? Obviamente, no puedes elaborar el plan ni aprobar el presupuesto por él, eso es tarea suya. Pero puedes mostrarle los beneficios, facilitar su trabajo y ayudarlo a demostrar a sus jefes cómo una transformación digital transformará por completo las operaciones de la empresa.
La transformación asusta, pero es más aterrador quedarse atrás, sin poder seguir el ritmo de la competencia. No dejes que tu cliente se quede atrás. Aquí te ofrecemos algunos consejos para que animes a tus clientes a comenzar su transformación digital.
1. Destacar los beneficios de la colaboración
Seamos realistas: trabajar juntos, colaborando, facilita el trabajo. Con independencia de que estéis haciendo una lluvia de ideas sobre el nombre de un producto, averiguando cómo eliminar un obstáculo o echando una mano para cumplir con un plazo crítico, es mejor trabajar juntos. Un estudio de McKinsey demostró que la implementación de herramientas sociales (como la gestión del trabajo colaborativo) puede aumentar la productividad en entre un 20 y un 25 %. Se trata de una cifra enorme cuando se multiplica por la cantidad de empleados de una organización.
La colaboración hace que las organizaciones sean más ágiles y flexibles. Los empleados tienden a ser más felices cuando la colaboración posibilita trabajar desde cualquier lugar. Pueden surgir mejores soluciones de las conversaciones y el compromiso continuos. Las relaciones mejoran cuando las personas están al tanto y saben lo que les espera. Todos saben lo que se espera de ellos. Los empleados están capacitados para realizar su trabajo, por lo que la productividad y la rentabilidad se disparan. Es beneficioso lo mires por donde lo mires.
2. Demostrar el poder de la visibilidad
La visibilidad es clave para trabajar de manera eficiente. Cuando la información está más accesible en todo el departamento u organización, en lugar de estar archivada en las bandejas de entrada de correo electrónico, cualquiera puede hacer una comprobación de estado en cualquier momento y en cualquier lugar. En lugar de interrumpir el flujo de trabajo de alguien o convocar una reunión para una actualización, las personas pueden encontrar la información cuando la necesitan. Eso reduce las reuniones innecesarias y facilita la comunicación.
Hablando de información archivada... las hojas de cálculo y los documentos pueden ser una pesadilla de revisiones y cambios de versión. Por lo general, se desactualizan tan pronto como se comparten, ya que las personas que los reciben probablemente harán comentarios y cambios. Es una forma de trabajar bastante ineficiente. La colaboración con Wrike u otra herramienta de gestión del trabajo colaborativo también facilita la identificación de obstáculos antes de que interrumpan el progreso. Y poder ver las cargas de trabajo y los calendarios y administrar mejor los recursos significa que los directivos pueden trabajar para garantizar el equilibrio. Eso se traduce en que se cumplen los plazos y la gente está (con suerte) menos estresada: otro beneficio para todos.
3. Fomentar un proceso de gestión de cambios
La “gestión de cambios” es otra frase de moda actual, pero debería ser una parte integral de cualquier transformación. La gestión de cambios se centra en el hecho de que las personas son el núcleo del cambio. Para que cualquier cambio tenga éxito, las personas involucradas deben implicarse. Los sentimientos, las preocupaciones y los temores de las personas retrasarán o detendrán una transformación digital a menos que se aborden y se gestionen dichos sentimientos. Se necesita un poco de tiempo y planificación, pero la gestión de cambios puede ayudar a garantizar que todas las transformaciones digitales sean exitosas.
4. Comparte tu historia
No hay muchas cosas más poderosas que una conexión personal. Según Nielsen, el 84 % de las personas confían bastante o totalmente en las recomendaciones de las personas que conocen. Si un amigo o compañero ha adoptado el servicio, implementado el proceso o comprado el producto, es más probable que nosotros lo consideremos seriamente. Así que con eso en mente:
- Habla sobre los desafíos a los que te enfrentabas y tu búsqueda de una solución.
- Comenta por qué tu elección final fue la más adecuada para tu organización.
- Ofrece consejos sobre dónde investigaste las tecnologías y herramientas y lo que aprendiste.
- Anímalos a leer Three Snapshots of Digital Transformation de McKinsey. Puede suponer una visión general rápida o una inmersión profunda, dependiendo de lo que estén preparados para aprender.
Conclusión: estate disponible como recurso cuando tu cliente emprenda el proceso de transformación digital. Esto ayuda a forjar vuestra relación, potencialmente cumple con los requisitos de formación (si los tienes) y te brinda la satisfacción de ayudarlo.
Subirse al tren de la transformación digital
La transformación digital es crítica para el éxito, pero también es muy compleja. Cuanto más puedas apoyar y ayudar a tus clientes en su viaje de transformación digital, más éxito tendréis trabajando juntos, y mejor será vuestra relación a largo plazo. Consulta los recursos de Wrike a continuación para obtener más información y consejos que puedes compartir.
- Demostración de Wrike: https://www.wrike.com/demo
- Libro electrónico de Wrike: Acelerando la gestión del cambio: cómo ayudar a 7 personalidades diferentes a lidiar con los cambios
- Blog de Wrike: Cuatro beneficios de la transformación digital en la gestión de proyectos
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