Gestión del correo electrónico: 10 trucos ingeniosos para vaciar tu bandeja de entrada
Para aquellos de nosotros que cada mañana contemplamos cientos de correos electrónicos nuevos en nuestra pantalla, el concepto inbox zero (conseguir que el correo pendiente no consuma nuestro tiempo de trabajo) puede parecer en un primer momento una proeza mítica, como encontrar el Santo Grial o dar con un tesoro enterrado. A los colegas que lo consiguen regularmente, los vemos con una mezcla de envidia y recelo: lo suyo tiene que ser cosa de brujería, ¿verdad? Prueba estos 10 consejos y técnicas no solo para lograr el inbox zero, sino para además permanecer en él. Y sin trucos mágicos. Truco n.º 1: emplea la técnica Yesterbox de Tony Hsieh La idea básica es la siguiente: hoy solo leerás y responderás los correos electrónicos de ayer. La inmensa mayoría de los correos no requieren una respuesta inmediata el mismo día que llegan, de manera que puedes dejar que los mensajes nuevos de hoy entren en tu bandeja sin que te distraigan o alteren. Mañana, cuando te levantes, ya sabrás exactamente cuántos mensajes tienes que revisar, por lo que podrás planificar tu día de forma más precisa. Hsieh, director general de Zappos, afirma que de hecho este enfoque le permite responder más correos que antes: todo el mundo recibe una respuesta al día siguiente, en vez de una semana o un mes después, o... nunca. Obviamente, pueden responderse en el día aquellos correos que sean realmente urgentes, pero estos casos no se dan con excesiva frecuencia. Un consejo profesional de Hsieh: si usas Outlook, oculta tu sección «Hoy» para centrarte en los mensajes del día anterior. Puedes encontrar más detalles aquí: http://yesterbox.com/ ¿Quieres una herramienta que te ayude a ser más productivo? ¡Prueba Wrike gratuitamente hoy mismo! Truco n.º 2: aplica la regla de los 2 minutos Sigue la sugerencia del método GTD de David Allen: si contestar el correo te va a llevar menos de dos minutos, hazlo ya. ¡No lo dejes para luego! Truco n.º 3: programa una reunión con tu bandeja de entrada Reserva cierto tiempo cada día para revisar tu correo, ya se trate de una hora entera a media mañana o de tres ojeadas de 20 minutos al comienzo, a la mitad y al final del día. No mires tu correo en ningún otro momento. No lo mantengas abierto en una pestaña del navegador, acechando al fondo mientras trabajas. Desactiva las notificaciones. Al dedicar un tiempo programado a atender tu bandeja de entrada, no la tendrás todo el día en la cabeza y aun así estarás al día de tus mensajes. ¿Te gustaría saber qué hora es la mejor para revisar tu correo? Este artículo afirma que la mejor hora para hacer limpieza en tu bandeja de entrada es dos horas después de haber comenzado a trabajar. Truco n.º 4: prueba Unroll.me Esta aplicación reúne todas tus suscripciones a listas y boletines de correo electrónico en un solo resumen diario. Así, en vez de decenas de correos que revisar, solo tienes uno. Cancelar tu suscripción a las listas de correo resulta sencillo, y dado que con esta aplicación puedes echar un rápido vistazo a todas las ofertas y actualizaciones en un solo mensaje, perderás mucho menos tiempo con el correo «basura». Si estás suscrito a muchos blogs por correo electrónico, plantéate usar un lector RSS como Feedly o Inoreader para mantenerte informado de sus actualizaciones en vez de tener atascada la bandeja de entrada. Truco n.º 5: reprograma tus correos Instala Boomerang para Gmail y podrás programar tus correos para que te vuelvan a aparecer a una hora concreta. Es una herramienta genial para los mensajes que requieren hacer algunas consultas antes de poder responder, y para agrupar tareas similares. Digamos que estás buscando a alguien para cubrir un puesto vacante en tu empresa y no paran de llegarte correos de candidatos potenciales, cuyos currículos tienes la costumbre de revisar los viernes por la mañana. Bien, entonces solo tienes que reprogramar los correos de los demandantes de empleo para que vuelvan a aparecer en tu bandeja de entrada el viernes por la mañana. No los tendrás ocupando sitio en tu bandeja, distrayéndote ni reclamando tu atención, pero seguirás encargándote de procesarlos y desalojarlos después. Truco n.º 6: que no te dé miedo borrar Si se trata de algo importante, volverán a ponerse en contacto contigo. De manera que, si tienes aunque sea la más mínima duda de si hace falta que guardes un correo, sencillamente bórralo. Tu papelera guardará los correos borrados 30 días, por lo general, así que en caso de que borres algo que no debes, siempre puedes recuperarlo. Pero confía en nosotros, el 99 % de las veces no hará falta. Truco n.º 7: modifica tu respuesta automática para cuando no estés en la oficina Las vacaciones son algo fabuloso, pero regresar y encontrarte con una avalancha horrorosa de nuevos mensajes puede resultar deprimente, y tal vez tardes siglos en quitártelos de encima. Sustituye el mensaje estándar de la respuesta automática por ausencia de la oficina por el siguiente: «Estaré ausente de la oficina entre el 10/11 y el 18/11, por lo que no veré tu mensaje. Te ruego que vuelvas a enviar tu correo a partir del 18/11». Después filtra todos los mensajes entrantes enviándolos directamente a la papelera en el periodo que estés ausente. Si se trata de un asunto importante y la fecha límite para atenderlo aún no ha pasado, volverán a ponerse en contacto contigo; y tú regresarás de las vacaciones con una bandeja de entrada vacía. Truco n.º 8: pon todas tus acciones pendientes en Wrike Traslada las tareas pendientes que haya en tu bandeja de entrada a tu espacio de trabajo, donde tienes el resto de ellas. Los gadget para Gmail de Wrike convierten rápidamente los correos electrónicos en tareas, de manera que puedes despejar tu bandeja de entrada y ponerte de verdad a trabajar en asuntos pendientes en vez de dejar que languidezcan en ese purgatorio que es el inbox. Te beneficiarás de una mejor organización y de un correo más manejable. Truco n.º 9: saca las conversaciones de tu bandeja de entrada Mantén tu bandeja de entrada despejada limitando el volumen de correo que generas. Evita una cadena de respuestas por correo levantándote de la mesa para ir a conversar en persona, llamando por teléfono o enviando un mensaje instantáneo. Truco n.º 10: juega a Email Game Los consejos anteriores te ayudan a mantener la bandeja de entrada despejada, pero ¿cómo limpias la montaña de correos sin leer que tienes ahora mismo en la bandeja? Limpiar tu bandeja de entrada no tiene por qué ser una lata: ¡haz que resulte divertido! El juego Email Game te da un tiempo fijo para que ejecutes una de las siguientes acciones sobre cada correo: contestar, reenviar, etiquetar, archivar, borrar o saltar para mirarlo más adelante. Acumula puntos por vencer al cronómetro, que establece un tiempo de actuación dependiendo de la extensión de cada correo. Una vez que hayas acabado con la tanda de mensajes, recibirás un informe de resultados con el tiempo que has ahorrado y tu puesto en la clasificación de jugadores. ¡Tan solo intenta no obsesionarte con batir tu marca personal! Inbox zero quiere decir «no desperdiciar ni un segundo en tu bandeja de entrada» ¿Sabías que la auténtica definición de inbox zero, tal y como fue originalmente acuñada por Merlin Mann, no tiene nada que ver en realidad con el número de correos sin leer? Es la cantidad de atención que tienes ocupada por el correo electrónico, hasta qué punto te agobia tu bandeja de entrada. Sí, no tener ningún correo en tu bandeja de entrada es una forma de alcanzar esa situación, pero no es la única. Así que no te desanimes si no alcanzas este nivel de productividad a diario, o nunca. El verdadero logro es descubrir un sistema que te funcione, para que el correo electrónico no domine tu vida. Prueba con estos trucos, ¡y no olvides contarnos qué tal te ha ido! Wrike puede ayudarte a organizar y gestionar todas tus tareas pendientes y recordatorios. Prueba gratuitamente la aplicación hoy mismo y haz de tu bandeja de entrada un lugar más productivo.
Cómo priorizar tus tareas pendientes cuando todo es importante (Vídeo)
Todos sabemos de qué estamos hablando: entras en la oficina, echas un vistazo a tu bandeja de entrada o lista de tareas pendientes y te dan ganas de salir corriendo. Tienes un millón de cosas a la espera y todas ellas son importantes, ¿por dónde empezar? Cuanto más trabajo te llega de todas partes, menos tiempo y menos capacidad mental tienes para discernir qué es aquello que realmente exige tu atención. Así que al final acabas peleándote para hacerlo todo, perpetuando así el ciclo de eterna ocupación. Detente. Respira hondo y utiliza algunas de estas sugerencias de priorización de la emprendedora Lauren Perkins, del autor más conocido del NY Times Greg McKeown y del coach de mayor productividad de Wrike Errette Dunn para organizar tu día, hacer el máximo trabajo posible y seguir teniendo tiempo para tus propias tareas de máxima prioridad. Primero pulsa "Reproducir" en el vídeo que se muestra a continuación para enterarte del consejo de priorización más importante que Errette Dunn de Wrike tomó del profesional de la productividad David Allen; a continuación sigue leyendo para obtener consejo experto: Sugerencia 1: Define plazos. Sugerencia 2: Resérvate espacio. Al menos una vez al trimestre, sal de la oficina durante un día para aclararte las ideas y volver a obtener una visión general de la situación. ¿Dónde quieres estar en un año? ¿Y en tres años? Si te recuerdas a ti mismo hacia dónde quieres ir, te será más fácil ganar perspectiva e identificar los proyectos y las tareas que debes llevar a cabo para llegar a donde te planteas. Sugerencia 3: Imagínate que tienes la mitad de tiempo del que realmente tienes. Reduce tus horas de trabajo a la mitad cuando te sientes a planificar tu día. Esto te hará ser muy riguroso a la hora de escoger aquellas tareas que deseas aceptar o en las que deseas participar. Ventaja: te dará tiempo para asegurarte de que estas altas prioridades realmente se realizan a tiempo y bien. También tendrás tiempo para ponerte con tus propias tareas importantes pendientes, en lugar de tener que estar ayudando al resto de la gente. Sugerencia 4: Utiliza prioridad en singular. Cuando la palabra "prioridad" apareció por primera vez en el idioma inglés, se utilizaba en singular y definía la cosa más importante; tuvo este significado durante casi 500 años. Solo en el último siglo empezamos a identificar varias prioridades. Así que retoma el significado original de la palabra y escoge una prioridad para cada día. Es probable que siempre tengas varias cosas importantes que hacer, pero si no tienes una jerarquía con una única prioridad, te distraerás y andarás en demasiadas direcciones a la vez. Sugerencia 5: Aprende a bajar el listón. Deja de un lado el perfeccionismo y la tendencia a la microgestión. Si siempre acabas atrapado en perfeccionar cada pequeño detalle de proyecto en el que trabajas, estarás generándote más trabajo y acabando con el tiempo disponible que tienes. Aprende a delegar tareas que no exijan necesariamente tu supervisión y márcate límites en el trabajo, para no caer en la trampa de ser excesivamente puntilloso. ¿Cómo priorizas tu carga de trabajo diaria? ¡Comparte tus estrategias favoritas en la sección de comentarios a continuación para añadir tus ideas a nuestra lista! Fuentes: Entrepreneur.com, Inc.com
Cómo priorizar las campañas de marketing de tu equipo
¿Cómo se escoge la combinación adecuada de proyectos que tendrá mayor repercusión en el éxito de la empresa? Sigue estos pasos para priorizar las campañas de marketing y decidir a qué proyectos se deben dedicar atención y recursos.
Desintoxicación digital durante 30 días: contén tu adicción a la tecnología para seguir siendo productivo
Hemos escrito sobre estos hábitos hace poco: analizar tus rutinas más arraigadas y cambiarlas si no tienen sentido tiene un efecto positivo en la productividad, en la concentración e incluso en la creatividad. Es importante reevaluar ocasionalmente lo que hacemos en piloto automático para quitar la paja y quedarnos solo con lo necesario. De lo contrario, puede que acabemos con una adicción tecnológica como la de Andrew Sullivan, fundador y autor del blog sobre política The Dish (anteriormente titulado The Daily Dish). Hemos escrito recientemente un ensayo de 6000 palabras sobre cómo su adicción a las noticias y la información en línea hicieron que enfermara. Durante su último año, en el que publicaba varias entradas al día, padeció cuatro infecciones bronquiales y su propia broma sobre cómo Internet causa la muerte empezó a pisarle los talones. Escribió lo siguiente: Solía bromear con que si Internet mata, sería el primero en saberlo. Años después, la broma dejó de tener gracia. Es fácil acostumbrarse a las herramientas digitales que usamos a diario y utilizarlas constantemente. Incluso en el lugar de trabajo, el 44 % de los profesionales dice que consulta su dispositivo móvil más de 20 veces al día. Por eso tenemos que analizar nuestras rutinas y auditar el uso habitual que hacemos de estos productos. ¿Nos ayudan a vivir mejor? ¿O dañan nuestra capacidad de concentrarnos y funcionar? Las dos actitudes de Newport para analizar las herramientas digitales Te imagino preguntando: "¿Qué necesidad hay de cuestionar las herramientas y las aplicaciones que utilizo? ¡Son útiles de uno u otro modo!" Tal vez. Cal Newport, autor de Deep Work y profesor de ciencias informáticas de la universidad de Georgetown, propone la existencia de tan solo dos actitudes que puedes usar para analizar tus herramientas digitales. En primer lugar, está la actitud del beneficio, que básicamente apoya el uso de una herramienta mientras proporcione un beneficio, el que sea. En esta categoría encontrarás a personas que defienden su hábito de usar Facebook 12 horas al día porque les conecta con compañeros del instituto. O bien a personas que aseguran que usar Twitter durante varias horas al día es su manera de informarse. En el vídeo que incluimos a continuación, podrás ver a Jim Clark, el emprendedor, experto informático y fundador de Silicon Graphics, Netscape y varias empresas más, hablar sobre por qué no le gusta el modo en que las redes sociales consumen nuestro tiempo. La parte en cuestión empieza en el minuto 42. Newport sugiere que, en lugar de usar la actitud del beneficio, emplees la actitud de la relevancia, por la que seleccionas solo las herramientas que proporcionan las ventajas más significativas a aquello que más valoras. Si te atrae instintivamente una nueva aplicación estupenda porque el resto de tus compañeros la están utilizando, replantéatelo un poco mejor. ¿Te ayudará a alcanzar tus objetivos generales? ¿O simplemente es otra distracción en tu dispositivo móvil? Recuerda que las aplicaciones se diseñan para ser adictivas ¿Sabes por qué aplicaciones como Facebook y Twitter son tan difíciles de dejar? Porque se han diseñado desde el inicio para ser lo más adictivas posible. Nir Eyal, autor de Hooked y líder de opinión en psicología de la creación de productos adictivos, analizó mediante ingeniería inversa por qué las aplicaciones son tan adictivas. Según afirma Eyal: "Se trata de un proceso de cuatro fases que conecta tu problema con la solución de una empresa y lo hace con la frecuencia suficiente como para convertirse en un hábito". "Empieza por un desencadenante que nos recuerda nuestra necesidad de usar la aplicación, lo que nos lleva a realizar una acción con la aplicación. Ello provoca una recompensa variable que ansiamos y a por la que acudimos una y otra vez, lo que garantiza una inversión psicológica en la aplicación", afirma Eyal. En resumen, si se trata de una prioridad, entonces será el primer icono que tocarás. "El producto que tiene el 'monopolio mental' es el que gana", explica Eyal. Pongamos un buen ejemplo. Cuando te aburres esperando en una cola, ¿cuál es la primera aplicación que abres? ¿Qué sitio web visitas cuando necesitas información rápida sobre algo? Estos son problemas cotidianos muy concretos y estas aplicaciones o productos han encontrado la forma de conectar su solución con tu inquietud. Te has enganchado. ¿Cómo te puedes desenganchar? ¿Cómo se puede llevar a cabo una desintoxicación digital? Aquí te contamos algunas de las muchas opciones que pueden ayudarte con tu distraída vida digital. Adopta un nuevo hábito al día durante 30 días Probablemente uno de los mejores métodos, y más detallados, para realizar una desintoxicación digital es cambiar conscientemente un hábito digital por otro más sano y ajeno al mundo digital. En su artículo para Forbes, "Try The 30-Day Digital Detox Challenge", la escritora Nancy Colier prescribe el reaprendizaje de dichos hábitos como la renuncia al uso de cualquier dispositivo al socializar (día 2), dejar de meter el dispositivo en el bolsillo cuando no lo estás utilizando (día 3) y convertir el cuarto de baño en una zona sin tecnología (día 13). Cada día se añade un hábito nuevo al repertorio hasta que practicas los 30 hábitos simultáneamente. Es un método atractivo por su sencillez y, por lo tanto, totalmente factible. Establece límites en el uso de la tecnología Tus padres tenían razón cuando te decían eso de "solo una hora de televisión esta noche". Si estableces límites estrictos en el uso de la tecnología impedirás caer en la tentación de la información en tiempo real que siempre está disponible. Consejo: StayFocusd es una extensión para buscadores que restringe la cantidad de tiempo que dedicas a sitios web que te hacen perder el tiempo, como Facebook o Youtube. Consejo: deja de buscar novedades. Explora caminos en lugar de mapas. Utiliza un diccionario o una enciclopedia en lugar de un buscador. Consejo: establece horas sin tecnología, por ejemplo, durante la primera hora después de levantarte o justo después de cenar, para que puedas disfrutar de tiempo de calidad. Busca la dopamina en el ejercicio ¿Recuerdas que Nir Eyal decía que la recompensa variable nos hacía volver una y otra vez a nuestras aplicaciones? Pues puedes obtener esa misma descarga de dopamina en cualquier otro lugar. Holland Haiis, experto en desintoxicación digital y autor de Consciously Connecting: A Simple Process to Reconnect in a Disconnected World, comparte su sabiduría: "La dopamina del cerebro se estimula gracias a la incertidumbre que proporcionan las redes sociales, los correos electrónicos y los mensajes de texto. Es un círculo vicioso y, para romperlo, tienes que buscar la misma incertidumbre y estimulación que hay ahí afuera cuando entrenas. Nunca sabes qué encontrarás a la vuelta de la esquina cuando sales a correr, a dar una vuelta en bici o a pasear". Por eso, en lugar de abrir Facebook, ponte las zapatillas de correr. Recorta tu lista de aplicaciones y extensiones Tienes más aplicaciones en el dispositivo de las que necesitas. Probablemente también tengas más extensiones del navegador de las necesarias. Después de valorar las herramientas para saber cuáles aportan un valor real, deshazte del resto. Aquí tienes algunos consejos. Consejo: elimina las aplicaciones de Facebook y Twitter. ¿Sabes por qué siempre tienes la batería bajo mínimos? Porque estas aplicaciones funcionan constantemente, rastrean tu ubicación y tus hábitos. Son famosas por agotar tu batería, además de tu tiempo libre. Si realmente tienes que acceder a ellas, puedes utilizar el navegador móvil. Consejo: si no reconoces una aplicación o una extensión del navegador, desinstálala YA. Está claro que no la has utilizado recientemente y ni siquiera recuerdas para qué sirve. ¡Fuera! Consejo: conserva una lista actualizada de todas las nuevas aplicaciones o extensiones que pruebes. Registra la fecha de instalación y date siete días para utilizarla a modo de prueba. Si te sirve para el trabajo, consérvala. Si no, desinstálala. Acaba con el mono Las herramientas de las redes sociales son un tipo de producto que puede ser fundamental para el trabajo diario de un agente de marketing, pero que, al mismo tiempo, puede ofrecer varias distracciones al resto de mortales que simplemente tratamos de hacer las cosas. En su libro Deep Work, Cal Newport propone un planteamiento extremo para valorar las redes sociales: deja el mono de las aplicaciones durante 30 días sin decírselo a nadie y, después, responde a dos preguntas tras el paréntesis: ¿La ausencia de redes sociales perjudicó a tu capacidad de trabajar o crear valor para tu empresa? ¿A la gente le importó que no utilizaras estas redes sociales? Si respondes afirmativamente a las dos, probablemente tengas que seguir utilizando la red social en cuestión. Si no, aléjate de ella. Aunque Newport sabe que abandonar las redes sociales no es algo realista para todos, propone que debemos usarlas SOLO si realmente aportan valor al trabajo y los objetivos. Si no lo hacen, entonces habrás conseguido dejarlas totalmente durante un mes, y podrás seguir haciéndolo. Hora de contener tu adicción a la tecnología Al final, solo nos podemos culpar si llegamos al punto de que nuestros periodos de atención están tan fragmentados que ni siquiera podemos mantener una conversación cara a cara durante más de unos segundos seguidos. Ha llegado la hora de analizar nuestros hábitos relacionados con las aplicaciones y los dispositivos que utilizamos. Del mismo modo que tomamos decisiones inteligentes sobre nuestra dieta, tenemos que tomar el mismo tipo de decisiones en nuestra mente, nuestros periodos de atención y, en última instancia, nuestra productividad.
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