Proceso paso a paso para crear un formulario de solicitud de Wrike
Las solicitudes de trabajo pueden ser grandes o pequeñas, llegar por correo electrónico, mensaje directo, videollamada y, por supuesto, la más temida: las visitas inesperadas a tu puesto de trabajo. Con tanta variedad de canales, puede resultar caótico y difícil hacer un seguimiento de todo y saber qué proyectos son prioritarios. Pero esto ya no es así gracias a los formularios de solicitud personalizados de Wrike. ¿Qué son los formularios de solicitud de Wrike? Los formularios de solicitud de Wrike te ayudan a automatizar la recepción de solicitudes de trabajo, enviar todas las solicitudes de clientes internos y externos a un solo lugar y garantizar que los solicitantes proporcionen la información que necesitas. Esto se traduce en un mayor control en tus manos y la posibilidad de empezar a trabajar de inmediato. Los formularios de solicitud no solo simplifican la recepción de solicitudes de trabajo, sino que también permiten crear tareas, flujos de trabajo y proyectos completos de forma automática, ahorrándoos horas a ti y a tu equipo. Los formularios de solicitud de Wrike también pueden generar blueprints, que son plantillas de nuevos elementos de trabajo y que están diseñados para reproducir tareas recurrentes, como escribir una nueva entrada de blog o un comunicado de prensa. Durante este proceso, también se crean automáticamente todas las tareas, propietarios y fechas de entrega necesarias. Cuando creas un proyecto a partir de un blueprint mediante el formulario de solicitud, se conservan los ajustes de progreso del proyecto, junto con los ajustes de fecha y consolidación de campos a medida y los estados de cualquier subelemento. Al final, los formularios de solicitud y los blueprints aumentan la eficiencia, lo que ayuda a ahorrar tiempo y a eliminar el trabajo administrativo para que puedas empezar a centrarte de inmediato en el trabajo de mayor impacto. Cómo crear formularios de solicitud en Wrike Paso 1. Ve al espacio en el que desees crear un formulario de solicitud Paso 2. Haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha Prueba Wrike gratis Paso 3. Selecciona «Formularios de solicitud» Paso 4. Haz clic en «Crear un formulario de solicitud» si es el primer formulario de solicitud del espacio, o en + Formulario si el espacio ya contiene formularios existentes. Paso 5. Introduce la información del formulario Introduce un nombre para el formulario de solicitud. (Opcional) Describe el formulario para ayudar a los usuarios a entender para qué sirve y cuándo enviarlo. Ve al panel de la derecha e indica lo siguiente: El espacio al que debe pertenecer tu formulario Quién debería poder ver el formulario (todos los miembros de tu cuenta de Wrike, usuarios y grupos específicos o nadie de tu cuenta) Si el formulario debe crear una nueva tarea o proyecto, duplicar una tarea o un proyecto, o crear un elemento a partir de un blueprint Nota: Para crear un elemento a partir de un blueprint, primero selecciona «Duplicar tarea» o «Duplicar proyecto» en este menú desplegable, luego selecciona «tarea de plantilla» y, por último, la pestaña «blueprint». (Opcional) Determina si quieres habilitar un enlace público que lleve al formulario (para personas que no sean usuarias de Wrike) y si este debe activar las notificaciones por correo electrónico o incluir una función de seguridad CAPTCHA. (Opcional) Selecciona la carpeta, el proyecto o el espacio donde deben colocarse los elementos creados mediante el formulario. Nota: Si no seleccionas nada en este paso, el elemento creado mediante el envío del formulario se colocará en la carpeta «Compartido conmigo». (Opcional) Selecciona el estado de la tarea o carpeta que se creará después del envío del formulario. Si no seleccionas un estado, en las tareas y proyectos creados mediante el envío de una solicitud, a la carpeta, proyecto o espacio en el que se crearon se les aplicará el primer estado activo del flujo de trabajo. (Opcional) Selecciona un usuario para asignar la tarea o el proyecto creado. (Opcional) Configura una aprobación para crearla a través del formulario de solicitud. (Opcional) Añade un prefijo. Puedes establecer un prefijo para las tareas y proyectos duplicados mediante una solicitud. El prefijo será una respuesta específica y se añadirá a todas las subcarpetas, subproyectos, tareas y subtareas asociados al enviarlo. Paso 6. Personaliza las entradas del formulario Después de completar los pasos anteriores, haz clic en + Agregar pregunta. Selecciona el tipo de pregunta que quieres añadir en el menú desplegable. Prueba Wrike gratis Paso 7. Continuación de la personalización Introduce tu pregunta y las respuestas disponibles (según el tipo de pregunta). (Opcional) Introduce un texto «de apoyo» para añadir información adicional sobre la pregunta. Los solicitantes pueden ver esta información, pero no aparecerá en la tarea o el proyecto resultante. Haz clic en «Obligatorio» para que una pregunta determinada sea obligatoria para completar y enviar el formulario. También puedes condicionar las preguntas y respuestas de tu formulario de solicitud, de modo que los solicitantes sean redirigidos a diferentes preguntas en función de la información que hayan introducido en el formulario. También puedes clasificar las respuestas para indicarle a Wrike cómo usar ciertas respuestas en la tarea o el proyecto creado. Publica o guarda tu nuevo formulario de solicitud. ¿Cómo utilizarás los formularios de solicitud de Wrike para organizar el trabajo? Para obtener más detalles e información sobre los formularios de solicitud de Wrike, visita nuestro centro de ayuda.. Para configurar un proceso de aprobación en Wrike, consulta este artículo de instrucciones.
Wrike en acción: cómo los servicios profesionales de Wrike mejoraron nuestros equipos de marketing
Descubre cómo el equipo de servicios profesionales de Wrike mejoró nuestras operaciones de marketing, aumentando la productividad, aumentando la eficiencia y ayudándonos a hacer el mejor trabajo de nuestras vidas.
Cómo sincroniza Wrike la estrategia, los objetivos y los sprints
Una empresa con un gran producto o una gran cartera de productos tiene que trabajar para sincronizar la estrategia con los esfuerzos diarios de cada empleado. Si los equipos no están coordinados, la estrategia sigue siendo solo un hermoso documento. En este artículo, revelaremos cómo nuestra empresa alinea los objetivos en los diferentes niveles, qué objetivos se establecen en las diferentes etapas de la planificación y quién participa en la planificación. Wrike tiene tres niveles de objetivos de producto: Anual Trimestral Objetivos por sprint específicos para cada equipo En cada nivel, hay empleados que crean los procesos y son responsables de alcanzar los objetivos. Estrategia y objetivos anuales Wrike cuenta con una estrategia de empresa y una estrategia de producto que la respaldan. Para entender cómo se relacionan las dos, veamos un ejemplo. Si una empresa quiere operar más en el segmento de clientes corporativos, se deben realizar ciertos cambios en el producto, es decir, en la estrategia del producto. La estrategia de empresa es mucho más amplia. Además de los cambios en los productos, necesitamos, por ejemplo, cambiar la forma en que contratamos personas en el departamento de ventas, reestructurar el marketing, etc. La estrategia de empresa se basa en decidir en qué segmentos del mercado queremos entrar, mientras que la estrategia de producto se centra en cómo se debe cambiar el producto para entrar en estos segmentos de manera efectiva. Dado que la estrategia de producto y la estrategia de empresa están estrechamente relacionadas, sus actualizaciones se producen de forma sincrónica. Por lo general, revisamos la estrategia una vez al año. La estrategia de empresa es responsabilidad del equipo ejecutivo, en el que la organización del producto está representada por el vicepresidente de producto. El equipo ejecutivo se reúne periódicamente y, como resultado, define la estrategia general de la empresa. Así es como queda claro lo que queremos lograr como empresa. El equipo de producto participa menos en este proceso: por ejemplo, el vicepresidente de producto puede pedirle a alguien que trabaje en un tema específico o que prepare los datos necesarios. El equipo de producto participa mucho más en la estrategia de producto. El vicepresidente de producto es responsable de este proceso y todos los equipos de producto participan. Para entender mejor el proceso de estrategia de producto, es importante entender cómo está estructurado nuestro equipo de producto. Se compone de divisiones separadas (unidades). Cada unidad tiene su propio líder. En este artículo, los llamaremos director de producto principal, pero también puede ser director de producto o director de producto sénior. Dentro de las unidades hay equipos de producto, cada uno dirigido por un director de producto. La creación de la estrategia del producto se lleva a cabo en dos direcciones: descendente y ascendente. El método descendente es el vector general del desarrollo del producto que ha diseñado el vicepresidente de producto. Para ello, se utilizan diferentes datos de referencia: estrategia de empresa, tendencias generales del mercado, estudios sobre la competencia, informes de agencias de análisis como Gartner, análisis de ventas de productos (por ejemplo, los segmentos más sólidos, los segmentos en crecimiento, etc.). Toda esta información nos ayuda a entender en qué debemos centrarnos. Además, nos permite entender nuestras limitaciones. ¿Qué recursos podemos invertir en el desarrollo de productos este año? ¿Qué porcentaje debemos gastar en los procesos de soporte obligatorios, como mejorar la plataforma técnica y corregir defectos? La dirección descendente forma el marco dentro del cual deben formularse propuestas concretas de iniciativas estratégicas. La dirección ascendente son las ideas sobre iniciativas estratégicas aportadas por el equipo de producto. Las formulan los directores de producto principales, pero por lo general lo consultan primero con los directores de producto de su unidad. Esta es una oportunidad para que los directores de producto presenten sus ideas y participen en la elaboración de la estrategia del producto. Cuando se recopilan todas las propuestas, se discuten en una serie de reuniones de líderes de unidad, donde se evalúa cada idea. Consideramos las áreas de inversión que luego se incluirán en la estrategia del producto de acuerdo con diferentes criterios. Los procesos de priorización se refinan y mejoran constantemente. Por ejemplo, podemos calcular el posible ROI que puede derivarse de la introducción de una idea, ver cómo encaja dentro de la estrategia de la empresa y evaluar cada idea según el ICE. Tras las discusiones y la priorización, el vicepresidente de producto analiza los resultados y elabora la estrategia del producto para el próximo año. La estrategia establecida pasa primero por un proceso de recogida de reacciones. Los directores de producto principales la estudian y discuten cuidadosamente, y luego la llevan a una reunión con todos los directores de producto. El resultado es una estrategia de producto refinada: Combinación de inversiones: Esto incluye dónde y cuánto invertiremos este año en porcentaje. Objetivos de producto de alto nivel del año: Un ejemplo de este objetivo podría ser lanzar una solución para un nuevo segmento del mercado o hacer que el producto cubra algunas nuevas necesidades de las grandes empresas. Los objetivos de alto nivel sirven de inspiración y, por lo general, resultan ser bastante abstractos, en el sentido de que no está nada claro cómo se pueden lograr exactamente estos objetivos. Debería haber bastantes objetivos de este tipo. Este año tenemos tres de ellos. Para cada objetivo, definimos una métrica básica sobre cómo mediremos el éxito. Subobjetivos específicos para cada objetivo: Estos trazan el camino hacia los objetivos de nivel superior en los que todos creemos como equipo. Al mismo tiempo, este camino todavía se formula de manera bastante abstracta a nivel de objetivos intermedios que queremos alcanzar, no de características específicas. Por ejemplo, actualmente estoy a cargo de un objetivo llamado «Mejorar la configurabilidad de la plataforma». Un director de producto principal específico es responsable de cada uno de los subobjetivos de este objetivo. La tarea de este director en la fase de planificación consiste en aclarar los subobjetivos y, junto con el analista de producto, determinar las métricas para ellos. Trabajaremos en la métrica de objetivos a lo largo del año, por lo que, para las métricas de subobjetivos, estableceremos objetivos trimestrales. Objetivos trimestrales Los objetivos trimestrales se derivan de los subobjetivos definidos durante la planificación anual y pueden, en cierta medida, superponerse con ellos. Al principio de la planificación trimestral, ya tenemos, en primera aproximación, los objetivos (subobjetivos para los objetivos anuales de alto nivel) y los resultados clave (objetivos para las métricas que hemos definido para cada trimestre). Sin embargo, desde principios de año, podrían haberse producido algunos cambios, por lo que es posible que se revisen algunos de los objetivos. Es posible que decidamos no trabajar en algunos objetivos en el próximo trimestre y, en cambio, centrarnos solo en una parte de los objetivos. También puede haber nuevos objetivos adicionales en un trimestre determinado. Al igual que los objetivos anuales, los trimestrales se discuten primero entre el vicepresidente de producto y los directores principales de producto (quienes consultan con su equipo de gestión de productos). Tras analizar los objetivos trimestrales con los líderes de unidad, el vicepresidente de producto presenta los objetivos trimestrales en una reunión general de todos los directores de producto, responde a las preguntas y recopila comentarios. La siguiente tarea de los directores de producto es proponer iniciativas concretas que ayuden a lograr este objetivo y el cambio deseado en la métrica. Las ideas sobre iniciativas se discuten dentro de la unidad con todos los directores de producto y de desarrollo (después de todo, las iniciativas deben ser realistas). En nuestra empresa hemos contratado directores de unidad para que se ocupen del desarrollo dentro de las unidades. Ayudan a planificar cómo, dónde y qué equipos asignar. Además, los propios equipos pueden evaluar sus capacidades y comprender qué iniciativas están preparados para emprender en el próximo trimestre y cuáles no. Las ideas también pueden requerir un debate con otros equipos y unidades. Wrike es un producto grande y complejo y, a menudo, necesitas la ayuda de otros equipos para lograr un objetivo. Para formular correctamente los planes trimestrales, es necesario tener en cuenta y calcular todas estas dependencias y acordar cómo lograremos el resultado general. Tras todas las discusiones, los planes se incluyen en la app Wrike, que es nuestra principal herramienta de gestión. Para asegurarnos de que tenemos el mismo concepto de qué planes se han acordado y por qué, se celebra una reunión general en la que los directores principales de producto presentan los planes de la unidad. A la reunión asisten todos los directores de producto y de desarrollo, así como todas las personas que lo deseen. Objetivos por sprint Un equipo específico es responsable de los objetivos de cada sprint, incluido su director de producto. Todos los equipos de Wrike trabajan según Scrum, con una iteración de dos semanas (algo muy práctico cuando el ciclo de planificación es común a toda la empresa). Los procesos específicos pueden diferir considerablemente de un equipo a otro. Tiene que ser práctico para el equipo, y lo único que la empresa exige es que cada equipo tenga un incremento de producto al menos una vez cada dos semanas para acercarnos al objetivo común. El equipo en su conjunto establece los objetivos del sprint para alcanzar los objetivos trimestrales que hemos formulado conjuntamente para el trimestre. Por lo general, en la revisión del sprint el equipo presenta el progreso que se ha realizado en relación con los objetivos trimestrales. Todos los equipos intentan establecer objetivos ambiciosos, por lo que a veces no se cumplen los objetivos del sprint. Creemos que esto no es un gran problema, ya que el equipo tiene la tarea de planificar cada sprint para que la unidad se acerque al objetivo trimestral general. Herramientas de planificación Intentamos sacar el máximo provecho de la app Wrike, al menos para fines de testado interno. Se pueden crear diferentes niveles y jerarquías de objetivos. Le damos objetivos anuales, subobjetivos, planes trimestrales con métricas e incluso objetivos por sprint. Los objetivos se pueden ver en diferentes secciones. Por ejemplo, si un director de producto planifica sprints, es posible que no tenga en cuenta en absoluto otras jerarquías de objetivos. Al mismo tiempo, la conexión entre los niveles se conserva y siempre se puede rastrear o visualizar. Usamos Wrike principalmente para la fase de implementación. El desarrollo de diferentes opciones de planes y lluvias de ideas se suele realizar en Excel o Miro, ya que son más adecuadas para trabajar con datos no estructurados. Estructura de objetivos en Wrike Estrategia de empresa (equipo ejecutivo): anualmente Estrategia de producto : anual. Responsable: vicepresidente de producto Información de referencia: Estrategia de empresa Datos de mercado (tendencias, analistas, competidores, ganancias/pérdidas, etc.) Combinación de inversiones actual Áreas de inversión propuestas (directores de producto principales en colaboración con directores de producto) --> evaluación Resultado: Combinación de inversiones Objetivos anuales con métricas (tres este año) Subobjetivos con métricas (p. ej., mejorar la configurabilidad de la plataforma) Prioridades de los objetivos Cada objetivo cuenta con un director de producto principal que perfecciona la definición e impulsa el debate sobre las métricas Ciclo de recogida de reacciones Objetivos trimestrales: Subobjetivos para este trimestre A sugerencia del vicepresidente de producto, ciclo de recogida de reacciones Clarificación de métricas para el trimestre: director de producto principal y analista Iniciativas propuestas: directores de producto y equipos, se debaten con el director de producto principal, se presentan a un grupo más amplio Resolución de dependencias entre unidades Objetivo del sprint (establecido por el director de producto y el equipo) Este artículo ha sido escrito por Anna Lopatuhina, directora y directora de producto de Wrike.
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En todas las empresas cada vez más se espera que los empleados hagan más con menos, y Wrike está ahí para ayudar en este sentido. En nuestra anterior serie de entradas de blog, compartimos consejos sobre la manera de optimizar los resultados con menos recursos.
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Ha llegado ese momento del año: todo el mundo tararea villancicos, come turrón y vuelve a ver sus clásicos navideños favoritos. Durante un visionado de Solo en casa, aquí en la sede de Wrike, no pudimos más que darnos cuenta de las excelentes habilidades de gestión de proyectos del joven protagonista; y hemos tomado nota.
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Las integraciones de Wrike permiten a los equipos colaborar de manera efectiva, independientemente de dónde se encuentren. Presentamos aquí ocho de las mejores aplicaciones de Wrike para la colaboración interfuncional.