Comprender las dependencias en la gestión de proyectos
En la gestión de proyectos, identificar y gestionar una variedad de dependencias es una de las tareas más importantes a las que se enfrentarán los líderes de equipo. El desafío es que las dependencias en la gestión de proyectos suelen ser complejas. Hay diferentes tipos de dependencias que deben tenerse en cuenta en las distintas fases del proyecto. En este artículo, profundizaremos en las dependencias de los proyectos repasando los tipos, algunos ejemplos y cómo se puede usar Wrike para gestionarlas sin problemas. ¿Qué son las dependencias de un proyecto? Las dependencias de un proyecto, también conocidas como dependencias de tareas, son el orden en el que se deben realizar las tareas. Te permiten determinar el orden óptimo para el proyecto, al proporcionar la ruta más rápida de trabajo. Por ejemplo, si la Tarea B depende de la Tarea A, la Tarea A deberá completarse primero para que la Tarea B comience. Tipos de dependencias de un proyecto Hay diez tipos diferentes de dependencias en la gestión de proyectos. Deberás estar familiarizado con cada uno de ellos para optimizar la planificación de tu proyecto. Algunos tienen un nombre intuitivo, pero otros pueden requerir una explicación adicional. Sigue leyendo para aprender estos términos esenciales. Dependencias causales Este tipo de dependencia de un proyecto es cualquier tarea que sigue la secuencia lógica de eventos. Suelen ser fáciles de suponer. Dependencias basadas en recursos Esta dependencia se crea cuando más de un proyecto necesita el mismo recurso para completarse. El proyecto dependerá de la finalización de cada tarea y de si hay o no suficientes recursos disponibles para todas las necesidades del proyecto. Dependencias basadas en preferencias Las dependencias basadas en preferencias son únicas para cada equipo y tienen que ver con las prácticas recomendadas, los procedimientos establecidos y la intuición del gestor de proyectos. Dependencias entre equipos Las dependencias entre equipos se producen cuando equipos de varios proyectos o departamentos deben trabajar juntos para ofrecer una solución integral. Dependencias externas Una dependencia externa es un requisito que una tarea necesita de un tercero para poder continuar. Esta dependencia a menudo toma la forma de una aprobación. Dependencias de FS FS significa de fin a inicio (finish-to-start). La fecha de finalización de la tarea anterior marca la fecha en que comenzará la siguiente tarea. Dependencias de SF SF significa de inicio a fin (start-to-finish). La fecha de inicio de la tarea anterior marca la fecha en que se completará la siguiente tarea. Dependencias de SS SS significa de inicio a inicio (start-to-start). Una dependencia de inicio a inicio significa que un proyecto sucesor no puede comenzar antes de que su predecesor también lo haya hecho. Dependencias de FF FF significa de fin a fin. Esta dependencia le dice a la tarea sucesora que termine el trabajo de la predecesora. No es necesario que se completen al mismo tiempo, pero una no puede terminar a menos que la otra esté terminando o ya haya terminado. Dependencias fuera-dentro Una tarea interna tiene dependencias externas para completarse o viceversa. Ejemplos de dependencias de un proyecto Ahora que conoces todas las diferentes dependencias, estos son algunos ejemplos de cada una que te ayudarán a comprender mejor cómo se dan en la vida real: Dependencias causales Por ejemplo, para enviar un mensaje de correo electrónico, primero debes escribirlo. Y antes de eso, necesitarás la dirección de correo electrónico de la persona a la que se lo vas a enviar. Estas tareas dependerían unas de otras y fluirían en orden. Dependencias basadas en recursos Es posible que necesites huevos para preparar tanto una tortilla como unas tortitas para el desayuno. El alcance de ambos proyectos culinarios dependerá de cómo utilicen el recurso compartido. Dependencias basadas en preferencias Es posible que algunos escritores independientes prefieran trabajar sin un esquema de publicación de blog. Sin embargo, el equipo de marketing ya tiene un flujo de trabajo personalizado que tiene previsto proporcionarles uno. Dependencias entre equipos El equipo de ventas puede estar trabajando codo con codo con el de marketing en un nuevo lanzamiento de producto. Dependencias externas Un proyecto de construcción puede depender de que un proveedor de hormigón entregue su producto en el lugar de trabajo para que puedan comenzar a verter. Dependencias de FS En marketing, es posible que debas obtener la aprobación de tu propuesta de presupuesto trimestral para lanzar tu próxima campaña de publicidad de pago en Facebook. Dependencias de SF Si tu empresa está rediseñando su logotipo, deberá mantener el anterior hasta poder reemplazarlo por el nuevo. Dependencias de SS Un equipo de limpiadores domésticos profesionales debe comenzar a lavar la ropa y a limpiar la bañera al mismo tiempo para prestar su servicio rápido de dos horas. Dependencias de FF Si estás rehaciendo tu sitio web, puedes trabajar simultáneamente en el código de back-end mientras diseñas la interfaz de usuario. Tendrás que terminar el código para que la interfaz de usuario también se active. Dependencias fuera-dentro Un planificador de bodas está esperando a que un restaurante confirme su disponibilidad en varias fechas potenciales para enviar el presupuesto a unos clientes que van a contraer matrimonio. Cómo gestionar las dependencias de un proyecto con Wrike Wrike es una herramienta de gestión de proyectos que te permite encontrar, planificar y gestionar una variedad de fases de proyectos complejos con dependencias de tareas a través de funciones como la cronología y las dependencias de tareas automatizadas. La función de cronología permite a los usuarios planificar y programar tareas con la función de arrastrar y hacer clic. Elimina la necesidad de crear listas de tareas independientes para cada proyecto. Las dependencias de tareas son fáciles de ver y combinar dentro de un marco de tiempo determinado. Wrike también ofrece dependencias de tareas individuales, una función que vincula automáticamente las tareas entre sí y muestra los efectos posteriores de cada vínculo. Esta función hace que sea mucho más fácil mantener un plan de proyecto preciso. Y si es necesario realizar algún cambio mientras el proyecto está en marcha, los gestores pueden reorganizar rápidamente los horarios de los empleados y las listas de tareas pendientes sin perder de vista qué tareas están ya conectadas. Además, Wrike ofrece funciones robustas de comunicación para las partes interesadas dentro y fuera de tu equipo inmediato. Introduce a otros departamentos en las tareas a través de @menciones para que puedan ponerse al día rápidamente con las conversaciones en curso y hacer sus aportaciones teniendo toda la información. O bien, otorga acceso restringido a proveedores y clientes externos para que puedan contribuir sin problema a las tareas según sea necesario. ¿Listo para gestionar eficazmente las dependencias de tareas y mejorar tu estrategia de gestión de proyectos? Comienza hoy mismo la prueba gratuita de dos semanas de Wrike para organizar y ejecutar mejor los pasos complejos del proyecto con facilidad.
Los 4 valores y los 12 principios de la gestión de proyectos Agile
Al embarcarte en un nuevo proyecto en el trabajo, es importante contar con una estructura si quieres que tu proyecto triunfe. Sin embargo, a veces es difícil saber por dónde empezar. Afortunadamente, existen muchos enfoques de eficacia probada para la gestión de proyectos: se denominan metodologías y muchos se agrupan en diferentes familias al servicio de las organizaciones. Las metodologías Agile son algunos de los enfoques más populares para la gestión de proyectos, y si te preguntas por qué, la clave está en el nombre: las metodologías Agile permiten a los gestores de proyectos ser ágiles y flexibles, adaptarse a los desafíos a medida que surgen y orientarse rápidamente hacia la forma más eficaz de trabajar. Sin embargo, para emplear la gestión de proyectos Agile de forma óptima dentro de tu organización, es necesario comprenderla en todos sus aspectos. En este artículo, explicaremos qué es Agile, los valores y principios fundamentales de Agile y cómo incorporarlos a tu nuevo proyecto. ¿Qué es la gestión de proyectos Agile? En primer lugar, ¿qué es la gestión de proyectos Agile? En pocas palabras, es una forma de abordar la gestión de proyectos que utiliza los valores y los principios de Agile para asegurar el éxito de tu proyecto. Agile se basa en 4 valores y 12 principios para guiar a los gestores de proyectos a lo largo de su trabajo. Estos valores y principios de Agile se desarrollaron y se recogieron en una carta conocida como el manifiesto Agile, que se escribió en 2001 en una reunión de desarrolladores y programadores. El manifiesto Agile fue creado para encontrar una solución a metodologías y procesos de gestión de proyectos anteriores que eran considerados ineficaces para los proyectos modernos. El manifiesto Agile contó con 17 firmantes que luego se convertirían en la Alianza Agile. Una vez que se publicó el manifiesto, la Alianza creció hasta llegar a tener más de 72 000 miembros en todo el mundo, que adoptan los valores y los principios de la gestión de proyectos Agile en su trabajo diario. Entonces, ¿qué tipo de proyectos pueden gestionarse usando Agile? Aunque en origen se creó específicamente para proyectos de programación, Agile hizo honor a su nombre y pudo adaptarse a muchos proyectos diferentes de distintos sectores. Como es una metodología flexible, Agile permite modificar los objetivos de un proyecto sin afectar el éxito general del mismo. Esta flexibilidad significa que Agile es la solución ideal para equipos a los que les gusta moverse rápido, sin demasiadas limitaciones o plazos. Si tu equipo comunica de manera coherente y le da más importancia a la adaptabilidad que a la estructura, puede que funcionéis muy bien con Agile. Pero, ¿cuáles son los valores y los principios fundamentales que sostienen la metodología Agile? Exploremos detalladamente cada uno de ellos. ¿Cuáles son los cuatro valores de Agile? En primer lugar, exploremos los valores Agile: Los individuos y las interacciones son más importantes que los procesos y las herramientas. Se trata de la piedra angular de la gestión de proyectos Agile: favorecer la comunicación y las relaciones interpersonales frente a la aplicación estricta de los procesos. Agile aconseja un enfoque más personalizado para la gestión de proyectos, según el cual los equipos se comunican constantemente, en lugar de depender de actualizaciones programadas menos dinámicas. Un software funcional es más importante que una documentación exhaustiva. A los equipos Agile no les gusta mucho el papeleo. Para gestionar sus datos, informes y actualizaciones de estado prefieren utilizar soluciones de software más flexibles que recurrir a la documentación tradicional. La colaboración con el cliente es más importante que la negociación de contratos. A los equipos Agile les encanta la colaboración, y eso incluye la actualización periódica y la comunicación con los clientes y las partes interesadas para recibir sus opiniones sobre el progreso del proyecto. Los equipos Agile evitan por todos los medios los contratos interminables sujetos a numerosas revisiones. La adaptación al cambio es más importante que la ejecución de un plan. Finalmente, tenemos el valor que mejor caracteriza la gestión Agile de proyectos. Los equipos Agile son reactivos y se desarrollan particularmente cuando deben adaptarse a nuevos entornos y desafíos. Estos valores están en la base de todos los procesos y las tareas realizadas bajo el paraguas de Agile. Pero, ¿cuáles son los 12 principios que permiten profundizar en aquello que hace que Agile sea una solución tan singular? ¿Cuáles son los 12 principios de Agile? Tal vez te hayas dado cuenta de que numerosos principios Agile se aplican específicamente al desarrollo de software. Como este era el perfil de muchos miembros de la Alianza Agile original, el desarrollo de software está en la base del manifiesto Agile. Sin embargo, estos principios siguen aplicándose a proyectos de otras áreas y sectores. Veamos cómo: Nuestra máxima prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega temprana y continua de software valioso. Los equipos Agile dan prioridad a la satisfacción del cliente y a la presentación de resultados a intervalos regulares, en lugar de hacer que el cliente espere hasta el final del proceso para recibir el producto terminado. Acoger positivamente los cambios de las necesidades, aun cuando sea tarde en el proceso. Los procesos Agile aprovechan el cambio para proporcionar una ventaja competitiva al cliente. Los equipos Agile están preparados y son capaces de afrontar los cambios, incluso en el último minuto. Esto les da una ventaja sobre los equipos más tradicionales, que pueden no aceptar el cambio de gestión tan fácilmente. Entregar frecuentemente un software funcional en ciclos de varias semanas a varios meses, con preferencia por los más cortos. Nuevamente, observamos que los equipos Agile tienen como recurso básico una comunicación regular y coherente, en lugar de actualizaciones programadas que pueden estar demasiado espaciadas para responder a las necesidades de los clientes. Los equipos de scrum, que aplican el modelo Agile, dividen su carga de trabajo en períodos de una a cuatro semanas llamados sprints. Los empresarios y los desarrolladores deben trabajar juntos a diario durante todo el proyecto. La colaboración es clave en Agile, no solo entre los miembros del equipo, sino también con las partes interesadas, los desarrolladores, los clientes y otras partes relevantes. Realizar los proyectos con personas motivadas. Proporciónales el entorno y el apoyo que necesitan, y confía en ellos para alcanzar los objetivos establecidos.Los equipos Agile tienen éxito porque se aseguran de estructurar su equipo con las personas adecuadas para el proyecto. Una vez que los miembros de tu equipo disponen del apoyo, la colaboración y las herramientas que necesitan para tener éxito, el resto vendrá solo. El método más eficiente y efectivo de transmitir información a un equipo de desarrollo y al interior del mismo es la conversación cara a cara. Todos podemos afirmar que, en la gestión de proyectos, no hay sustituto para la colaboración en persona. Pero este principio también es aplicable a nuestra «nueva normalidad» de modelos de trabajo híbridos y remotos. Zoom y Teams son una excelente alternativa a las llamadas telefónicas y el correo electrónico, y los equipos también pueden hacer el esfuerzo de reunirse en persona en las etapas clave del proyecto. Un software funcional es la principal medida de progreso de un proyecto. Este principio hace del software el principal producto final, pero su mensaje se mantiene pertinente. Vuestro principal objetivo como equipo debe ser entregar el mejor resultado de calidad posible a los clientes. Si están satisfechos, ese es el mayor indicador del éxito de tu proyecto. Los procesos Agile promueven el desarrollo sostenible. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deben ser capaces de mantener indefinidamente un ritmo constante. Puede tratarse de una tarea difícil para muchos equipos, que pueden avanzar muy rápidamente al principio para luego entrar en un ritmo más lento durante el resto del proyecto. Los equipos Agile deben garantizar un ritmo de trabajo constante a lo largo de todo el proyecto. Una atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad. El método Agile no es un enfoque universal de la gestión de proyectos. Cada proyecto nuevo ofrece la oportunidad de innovar y crear algo distinto sin volver a repetir las mismas ideas. La simplicidad, es decir, el arte de minimizar la cantidad de trabajo inútil, es esencial. Los equipos Agile no se complican mucho la vida. Más bien, cumplen con los requisitos, hacen bien su trabajo y pasan al siguiente proyecto. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados. Los mejores equipos son los que cuentan con un líder que no tiene miedo de que brillen. La microgestión rara vez hace que un equipo sea mejor o más productivo, y los equipos Agile son excelentes ejemplos de lo contrario. A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre la manera de aumentar su efectividad y, después, modifica su comportamiento según las conclusiones a las que hayan llegado. La mejora continua es el pilar del método Agile, y las revisiones periódicas del rendimiento del equipo en su conjunto pueden ayudar a romper hábitos inútiles y gestionar mejor los proyectos. Cómo introducir los valores y principios Agile en tus proyectos Es posible que estés listo para probar la gestión de proyectos Agile, pero tal vez tengas dudas de cómo aplicar las directrices del manifiesto. No hay una única manera de aplicar los valores y principios Agile a tus proyectos. El manifiesto Agile es una guía intuitiva de la que tus equipos deben apropiarse. Siempre que te ciñas a las ideas centrales de Agile, puedes adaptarlo a las necesidades de tu proyecto. Una forma de garantizar el éxito de un proyecto es utilizar un software de gestión de proyectos compatible con los principios Agile. Una herramienta de gestión del trabajo colaborativo como Wrike puede ayudar a tu equipo Agile a desarrollar con eficacia sus proyectos mediante funciones como: una fuente única de información para informes, modificaciones y comentarios sin papeleo innecesario. @menciones e integraciones de aplicaciones, que permiten centralizar la comunicación para una actualización rápida y homogénea de las informaciones. formularios de solicitud y de admisión personalizables, para que el trabajo se pueda priorizar claramente y puedas aprovechar al máximo cada sprint. plantillas listas para usar para tu equipo, aplicables al trabajo en equipo Agile, la planificación de sprints, los proyectos Kanban y mucho más. Descubre cómo Wrike puede facilitar el éxito de tu equipo Agile. Empieza tu prueba gratuita de dos semanas ahora.