Six Sigma, Lean, PMBOK: hay mucha terminología de gestión de proyectos que puede que te resulte confusa e incierta. No obstante, hay ciertas metodologías que se te vienen a la mente cuando vas a crear un plan de proyecto.
Pero primero ayuda saber que un buen plan de proyecto es el que proporciona 3 cosas:
- Transparencia: todas las personas implicadas conocen el estado de cada una de las partes y pueden tomar medidas cuando haga falta.
- Consistencia: fundamental para asegurar la calidad y mantener las expectativas de las partes interesadas.
- Documentación: toda la información actualizada se centraliza y distribuye en consecuencia.
También sabemos que los proyectos jamás avanzan según lo previsto, por lo que todos los equipos deben mantener un cierto grado de agilidad para responder a los cambios y los retrasos en ellos. Aquí es donde entran estas prácticas metodologías.
Las metodologías de gestión de proyectos están ideadas para proporcionar a los equipos un contexto o una teoría sobre la que basar la planificación de sus proyectos. Todas tienen sus ventajas y desventajas, pero un par de ellas ofrecen una forma muy provechosa de visualizar tu plan de proyecto.
Tanto los tableros Scrum como los de Kanban entran dentro del abanico de metodologías Agile, lo que las convierte en buenos marcos para dividir proyectos más amplios y complejos en partes más asequibles. Echemos un vistazo a las diferencias entre ambas y qué puede aportar cada una a la planificación de proyectos.
¿Qué es una tabla Scrum?
Las tablas Scrum, creadas originalmente para desarrolladores de software, se basan en periodos de trabajo de tiempo limitado, llamados sprints, que normalmente duran en torno a 2 semanas. Durante este tiempo, el “propietario” del proyecto se responsabilizará por lo general de celebrar reuniones diarias, más o menos formales, para asegurarse de que todo avanza por el camino correcto. El “maestro Scrum” es responsable del proceso en sí, y se asegura de que el equipo respete los valores y las prácticas recomendadas de Scrum. Y, por último, los miembros del equipo se responsabilizan de trabajar en los sprints.
Procurify, una empresa de compra de software de Canadá, se dio cuenta de que ahorraron un 70 % de su tiempo planificando sus sprints con una herramienta de colaboración. Ahora disponen de visibilidad del trabajo de unos y otros, y los equipos pueden colaborar entre ellos. "Al tener una herramienta central para gestionar todo el proceso, podemos ver realmente lo que hace cada persona y si ello se ajusta totalmente a los objetivos de nuestra empresa", afirma Eugene Dong, cofundador y director de tecnología de Procurify. Consulta su historia de éxito completa a continuación:
Pros:
- Los errores se pueden corregir y los posibles problemas se pueden evitar.
- Los cambios se acomodan fácilmente debido a la existencia de breves sprints con un intercambio de opiniones constante.
- Puedes cambiar el desarrollo en cualquier fase a media que el proceso aumente su flexibilidad.
- Los clientes disponen de acceso a procesos totalmente transparentes, que les permiten conocer todo el procedimiento y medir la productividad de cada uno.
- La metodología Scrum suele resultar asequible por su sencillez.
Contras:
- Resulta repetitivo por naturaleza, por lo que requiere intercambio continuo de la información del equipo para mejorar el proceso.
- Este proceso requiere mucha confianza en el seno del equipo. Si la gestión es demasiado estricta, podría fracasar todo el proyecto.
- No resulta sencillo para un miembro del equipo salir durante el proceso.
- Podría darse el síndrome del lavadero si no se proporciona una fecha de vencimiento.
- No viene con un límite de tiempo predicho y tasaciones de costes, lo que puede provocar varios sprints.
- Hay una mayor presión sobre los miembros del equipo y estos tienen que dedicar una gran cantidad de tiempo al desarrollo de los proyectos.
¿Qué es una tabla Kanban?
A diferencia de las tablas Scrum, las tablas Kanban se basan más en las tareas pendientes y menos en la cronología. Las tablas Kanban ofrecen un método centrado en la carga de trabajo para gestionar varias entregas en el equipo, sin necesidad de saturar a ninguno de sus miembros.
“El método Kanban está pensado para ser una mejora continua de los procesos organizativos actuales, aunque sin cambiar totalmente los sistemas existentes en la organización”, afirma Joe Garner, gestor de proyectos de Computer Design & Integration LLC.
Tradicionalmente, el método Kanban implica la existencia de una especie de pizarra de planificación donde se incluyen estados como “Planificado”, “En curso”, “En revisión”, etc. A continuación, cada producto se escribe en una nota adhesiva y se coloca dejado del estado correspondiente. A medida que el producto avanza por las diferentes fases, la nota adhesiva va cruzando la pizarra de estados de proyecto.
Pros:
- Ayuda a impulsar el trabajo que muchas veces se estanca antes de que se complete.
- Es estupendo para separar el trabajo en función de los asignados.
- Es ideal para productos que dependen en gran medida de su estado.
- Es fácil de configurar e implementar en cualquier parte.
- Las cargas de trabajo se pueden ver y manipular fácilmente (¡especialmente con la función de arrastrar y soltar de Wrike!).
- Puedes comprobar y evaluar rápidamente la productividad en tu equipo.
Contras:
- Al no haber restricciones de tiempo, los productos pueden avanzar más lentamente.
- Las tablas Kanban pueden afectar a la productividad si quedan obsoletas.
- Si utilizas el sistema organizativo tradicional de la pizarra, es complicado asociar el trabajo real con la pizarra en sí (aunque Wrike te puede ayudar con ello).
¿Qué tabla de plan de proyecto es mejor para organizar un proyecto?
La respuesta a esta cuestión depende del tipo de proyecto que tengas pensado planificar. He aquí un breve análisis:
- Para proyectos aislados que tienen muchas variables e incertidumbres, están más orientados al cumplimiento de plazos e implican a un equipo de gran tamaño, la tabla Scrum será mejor para tu caso.
- Para proyectos que hayas hecho antes o que se repitan, implican muchas entregas y requieren estar muy atento a las capacidades individuales, la tabla Kanban es mejor para tu caso.
Independientemente del proyecto que se te encargue, los cambios son inevitables. Adoptar una metodología Agile es el primer paso para mejorar la colaboración, la consistencia de los procesos y la flexibilidad integrada, de forma que tanto tu equipo como tú tengáis todo lo necesario para cualquier cosa que os llegue.
Ahora que has aterrizado en la metodología adecuada para el trabajo, aprende a elaborar un plan de proyecto aquí.
Si deseas seguir leyendo sobre los aspectos básicos de la planificación de proyectos, consulta lo siguiente:
- Cómo crear y utilizar plantillas de plan de proyecto como un profesional (en inglés)
- 5 motivos por los que los planes de trabajo de un proyecto fracasan y cómo evitarlo
- 7 aspectos clave que debes tener en cuenta al crear tu plan de proyecto
- Cómo aplicar metodologías Agile a tus proyectos digitales
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¿Qué es Scrum? ¿Qué es PRiSM? Y, espera, ¿en qué se diferencian estas de PRINCE2?
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