¿Cuál es uno de los mayores desafíos a los que se enfrenta tu equipo? Si tu respuesta es: “Mantener una comunicación de equipo eficaz, sin duda alguna”, no estás solo.
No importa lo grande o pequeño sea tu equipo, o si diriges un equipo a distancia o en la misma ubicación, mantener a todos en sintonía es un gran desafío.
Algunas novedades se comunican a través de un mensaje instantáneo, otras notas se comparten como comentarios en el software de gestión de proyectos, ciertas instrucciones o información se envía por correo electrónico y una instrucción crucial se menciona en una conversación de chat.
Si te está dando vueltas la cabeza, no nos sorprende. Con tantos sistemas de comunicación, mantener una comunicación de equipo eficaz puede resultar imposible. Lo peor es que la falta de comunicación en el equipo puede tener consecuencias graves tanto para ti como para la empresa.
Mantenerse en sintonía: la importancia de una comunicación eficaz
“Tener una comunicación de equipo eficaz es importante tanto en empresas de dos personas como en empresas de 3000”, explica Chad Reid, director de comunicaciones en JotForm, que también cuenta con un máster en Comunicación de la Universidad Purdue. “Si no se establecen los procesos necesarios a todos los niveles, pueden generarse errores catastróficos en las empresas”.
Para empezar, tenemos la confusión y el caos general que causa la falta de una comunicación de equipo eficaz. La desinformación de los miembros del equipo genera frustración, que no se cumplan los plazos, conflictos innecesarios en el grupo y una peor calidad del trabajo.
Una mala comunicación también provoca la pérdida de tiempo. Según un estudio, una empresa formada por 100 trabajadores emplea una media de 17 horas semanales aclarando información. Evidentemente, dicha pérdida de tiempo tiene consecuencias en los resultados. Ese tiempo de inactividad equivale a la asombrosa cantidad de 528 443 USD cada año.
Ahora evaluemos de que manera puede una comunicación óptima mejorar las cosas en una empresa en general.
Según Towers Watson, una consultoría de recursos humanos, las empresas con prácticas de comunicación eficaces disfrutan de un 47% más de rentabilidad para los accionistas que aquellas sin una comunicación de equipo eficaz.
Por otra parte, según un estudio sobre ROI de comunicación de Towers Watson, las empresas con comunicadores eficaces tienen 3,5 veces más de posibilidades de superar a sus iguales.
Como líder, eres responsable de representar el tipo de comunicación que esperas de todo tu equipo. Itay Talgam habla de la importancia de esto en su charla en vídeo de 21 minutos titulada “Lead Like the Great Conductors” (Dirige como los grandes directores).
Cómo mantener una comunicación de equipo eficaz
No es necesario explicar que una mala comunicación es algo que tu empresa no puede permitirse.
Entonces, ¿qué puedes hacer para llevar la comunicación de tu equipo al siguiente nivel, tanto si tienes dos empleados como 20? A continuación exponemos una serie de estrategias que se pueden llevar a cabo:
1. Definir funciones de forma explícita
“Antes de empezar un proyecto, asegúrate de que todo el mundo sabe claramente cuál es su función en el mismo”, aconseja la especialista Kristen Donnelly, vicepresidenta ejecutiva de Abbey Research. “Esto puede parecer elemental, pero no asumas que si le dices a alguien que es la ‘persona de referencia’ va a pensar que significa lo que tú crees que significa”.
Cuando tienes un nuevo proyecto entre manos, necesitas dejar claro a todos los participantes quién se encarga de qué, tanto si lo haces mediante conversaciones privadas, reuniones de equipo o incluso elaborando una informe en el que se listen las funciones asignadas a cada uno.
Hay una cosa más que debes dejar clara: quién se encargará de tomar las decisiones clave. Es decir, cuando surjan cuestiones o problemas, quién tendrá la última palabra sobre lo que se hará a continuación.
Estas medidas reducen de forma activa los mensajes confusos, al tiempo que acaban con la temida frase “¡Eso no es mi trabajo!”.
“Esta claridad puede requerir una serie de incómodas conversaciones privadas, pero si no se hace, aumenta la probabilidad de dejar cables sueltos”, añade Eve MacKnight, consultora jefa de Little Owl.
2. Crear un glosario de la empresa
Aunque creas que ya te comunicas de forma clara, seguramente no lo haces. Cada empresa desarrolla su propio argot o entendimiento común, lo que puede resultar abrumador para los nuevos empleados o las personas de otros departamentos.
Por este motivo, debes considerar la creación de un glosario de la empresa que todo tu equipo pueda utilizar para entender los términos que se usan con frecuencia.
“Puedes explicar, ‘Cuando hablamos de servicio al cliente, nos referimos a esto’, o ‘Cuando hablamos de responsabilidad laboral, significa lo siguiente'”, expone Donnelly. “La creación de este léxico también obligará a los empleados a mejorar su entendimiento”.
Consejo: si bien este glosario puede ser una buena solución, es mejor evitar las jergas complejas en la medida de lo posible. Únicamente el 21% de las organizaciones afirma mantener una comunicación de equipo eficaz, sencilla y sin jergas. Así que haciendo el esfuerzo de simplificar el lenguaje ya estarías por delante de la mayoría de las empresas.
3. Asignar una persona de referencia
“La comunicación puede resultar difícil de manejar si las peticiones no se dirigen a un una persona de referencia que se ocupe de la distribución de responsabilidades”, explica Reid.
En especial, cuando tienes un montón de cocineros en la cocina, resulta muy útil designar a una persona de referencia para que tenga conocimiento de cada mensaje relevante para ese proyecto o tarea en particular.
Quizá lo más adecuado es que esta persona sea el gestor del proyecto o incluso el jefe de departamento. Tienes toda la flexibilidad para decidir quién se ocupa de esa función. Lo importante es asignar a alguien que pueda servir como punto clave de contacto para todos los pequeños cambios y novedades que, de otro modo, podrían perderse.
Puede considerarse como un embudo. Cuando tienes tantos mensajes que provienen de diferentes partes, ayuda que vayan dirigidos a una persona organizada y bien informada que pueda odenarlos y distribuirlos.
4. Dejar constancia por escrito
La palabra hablada puede ser poderosa, pero no hay nada como dejarlo todo por escrito.
“No tengas miedo de anotarlo todo”, aconseja Donnelly. “Las lluvias de ideas son fantásticas y necesarias, pero no dejes una reunión sin anotar las acciones que se hayan acordado”.
Documentarlo todo sirve para un propósito fundamental: aportar claridad al equipo. No hay objeciones posibles si algo que se asignó o debatió, y se dejó por escrito y distribuyó a cada participante de la conversación.
Consejo: incluso mejor, haz que cada uno de los miembros de tu equipo escriba los acciones por sí mismos al finalizar la reunión. Un estudio de la universidad de Indiana reveló que las áreas del cerebro relacionadas con el aprendizaje funcionaban mucho mejor cuando los niños escribían, en lugar de cuando estudiaban de una pizarra.
Si usas Wrike, haz que el equipo abra una tarea para que todos podáis tomar notas durante la reunión y aclarar las acciones de cada persona. Es una forma sencilla de asegurar que todos están en la misma página.
En este artículo encontrarás más recomendaciones para organizar reuniones usando Wrike: Cómo dirigir reuniones semanales eficaces usando Wrike.
5. Usar frases de reafirmación
Incluso cuando todos los miembros del equipo hacen un esfuerzo para estar atentos, siguen produciéndose confusiones. Las personas pueden interpretar ciertas cosas de manera incorrecta o sacarlas de contexto. Es desafortunado, pero ocurre.
Por ello, el uso de frases de reafirmación después de que alguien hable puede ayudar a que todos lo entiendan de igual manera.
Aquí tienes algunos ejemplos de frases de reafirmación:
- “Para recapitular, deberíamos…”
- “Lo que he entendido es…”
- “A ver si lo he entendido bien…”
Al reservar esos minutos extra para repetir los aspectos más destacados de lo que acabáis de debatir, confirmarás lo que se ha entendido de manera común y, por lo tanto, ahorrarás mucho tiempo y frustración a largo plazo.
Consejo: además de anotar las acciones, conviene finalizar cada reunión leyéndolos en alto. Esto confirma los puntos claves y las responsabilidades de todo el equipo, al tiempo que ofrece a cada uno la oportunidad de consultar las dudas necesarias.
6. Establecer normas para los canales de comunicación
Desde los mensajes instantáneos hasta los correos electrónicos, pasando por los softwares de gestión, tu equipo dispone de numerosos métodos de comunicación. No hay nada malo en ello. Sin embargo, debes dejar explícitamente claro el propósito de cada uno.
“Se deben establecer normas claras del uso de cada canal y responsabilizar a los miembros del equipo del cumplimiento de las mismas”, explica MacKnight.
Por ejemplo, quizá los mensajes instantáneos deberían reservarse para peticiones urgentes y novedades, mientras que el software de gestión deba utilizarse para todos los comentarios y preguntas que están específicamente relacionados con ese proyecto.
Tienes la flexibilidad de decidir lo que es más adecuado para tu equipo. Pero una vez que hayas establecido el propósito de cada canal de comunicación, documéntalo (acuérdate de la importancia de dejar constancia por escrito) para que todo el equipo tenga una referencia y, después, asegúrate de que se siguen dichas normas.
Si recibes un mensaje en el lugar incorrecto, señálalo para que todo el equipo entienda los métodos que funcionan mejor en cada tipo de comunicación.
¿Cómo puedes mejorar la comunicación de tu equipo?
Conseguir una comunicación de equipo eficaz, independientemente del tamaño, es todo un desafío, pero no es negociable.
Para evitar conflictos innecesarios, aumentar el compromiso y la productividad, y generar un trabajo de mayor calidad en general, es imperativo que los miembros de tu equipo se encuentren en sintonía.
Afortunadamente, existen tácticas que puedes poner en práctica para mantener a todos en dicho nivel. Entre ellas se incluyen:
- Definir de forma clara las funciones de los miembros del equipo
- Crear un glosario de la empresa
- Asignar una persona de referencia para proyectos específicos
- Documentar las conversaciones
- Usar frases de reafirmación
- Establecer normas específicas para los canales de comunicación
“Todo esto es realmente sencillo, pero aún así resulta muy complicado llevarlo a cabo algunos días”, concluye Donnelly. “El modo de ‘arreglarlo’ es prepararse para profundizar en la fea realidad de cómo funcionas realmente, en lugar de cómo desearías funcionar y, a continuación, mantener conversaciones honestas sobre cómo continuar. Como he dicho anteriormente, es sencillo pero nada simple”.
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