Empresas como Google, que está anunciando sus planes de cerrar oficinas hasta julio de 2021 o Twitter, que está extendiendo el trabajo desde casa «para siempre», ponen de manifiesto una nueva realidad: que el teletrabajo se perfila como la «siguiente normalidad» para el futuro previsible.
Wrike ha querido conocer la opinión de los trabajadores acerca del apoyo de sus organizaciones para que el teletrabajo sea productivo y sostenible. Así, del 6 al 20 de julio de 2020, usamos SurveyMonkey Audience para encuestar a más de 1000 trabajadores a tiempo completo de organizaciones que les dieron a sus empleados la opción de trabajar desde casa.
Falta de infraestructura y formación
La necesidad de mantener a los equipos remotos conectados y productivos es más importante que nunca, y la clave del éxito es garantizar que todos tengan los recursos adecuados para colaborar digitalmente.
Casi la mitad de los encuestados todavía no tiene la infraestructura, los datos y las plataformas necesarias para ser productivos
Les preguntamos a los trabajadores si tienen acceso a toda la infraestructura, hardware, datos y plataformas disponibles que necesitan —como Internet de banda ancha, monitores, una configuración de escritorio adecuada y acceso a la VPN— para ser productivos mientras trabajan desde casa. El 44 % de los encuestados dijeron que no tienen suficiente acceso o que carecen completamente de este para mantener su productividad.
A pesar de tener las herramientas adecuadas, el 52 % de los empleados carece de la formación apropiada para utilizar plataformas de gestión del trabajo
Las herramientas de gestión del trabajo son mucho más que una lista de tareas pendientes; facilitan la colaboración. Capacitar a los trabajadores sobre el uso de plataformas de gestión del trabajo al máximo de sus posibilidades puede contribuir a mantenerlos sintonizados, mejorar la calidad y la coherencia del trabajo y reducir la falta de comunicación en el teletrabajo.
Le preguntamos a los trabajadores si sienten que están capacitados de forma apropiada para utilizar plataformas de gestión del trabajo en las que crear, gestionar y ejecutar el trabajo adecuadamente. Más de la mayoría de los encuestados cree que no.
Aunque muchas empresas ya han implantado soluciones de teletrabajo para sus empleados, los procesos de capacitación y retroalimentación para facultar a estos empleados aún no han alcanzado el nivel de calidad necesario. Los trabajadores disponen de las herramientas para mantener su productividad, pero no pueden aprovechar estos recursos porque las empresas no están enseñando adecuadamente a sus empleados a utilizar las plataformas de gestión del trabajo.
Procesos estándar y expectativas
Tareas estancadas, datos desorganizados, falta de comunicación y solicitudes olvidadas son el resultado de procesos de colaboración fallidos. Los procesos inadecuados pueden ser un problema aún mayor cuando tu equipo no está físicamente en la oficina. Si las empresas no estandarizan los procesos o no definen con claridad sus expectativas, surgirán problemas.
Solo alrededor de la mitad de los trabajadores saben exactamente qué procesos seguir al realizar el trabajo
El 54 % de los trabajadores conocen plenamente los procesos que deben seguir para poder realizar su trabajo. Casi un tercio dice que sus empresas ofrecen muchos procesos y sistemas, pero que estos son redundantes. Y el resto de los encuestados informan de que se les permitió usar cualquier plataforma que les pareciera conveniente y que las plataformas y procesos de su empresa no guardan coherencia.
La funcionalidad que ofrecen varias herramientas en conjunto puede superponerse, y estar pasando de una a otra no solo sobrecarga a los equipos, sino que a menudo genera más silos, ineficiencias y poca visibilidad entre los equipos.
Solo el 51 % de los trabajadores entiende qué se espera de ellos cuando teletrabajan
Una política de teletrabajo puede contribuir a que los empleados entiendan cómo pueden desarrollarse de forma remota, pero sin un conjunto claro de pautas, pueden quedarse desorientados.
Aunque la mayoría de las empresas han estado trabajando de forma remota desde el comienzo del confinamiento, alrededor del 49 % de los empleados aún no están completamente al tanto de lo que se espera de ellos en relación con cuestiones como las horas de trabajo, la disponibilidad, la productividad, etc. De este porcentaje, el 11 % cree que es responsable de su propia productividad, mientras que el 4 % afirma que no se han establecido estándares relativos a la disponibilidad o la productividad del trabajo.
El 60 % de los trabajadores mayores de 60 años cree que su empresa tiene expectativas claras para ellos, mientras que en el caso de los trabajadores de entre 18 y 29 años, solo el 40 % piensa de este modo
Los empleados mayores de 60 años afirman que son un 20 % más conscientes de las expectativas relacionadas con el teletrabajo, como las horas de trabajo, la productividad y la disponibilidad, en comparación con los empleados de entre 18 y 29 años.
Dado que trabajar desde casa no era tan común antes de que el grupo demográfico de 18 a 29 años se convirtiera en población activa, es más probable que los trabajadores mayores de 60 años continúen respetando los estándares que su empresa tenía antes de la «era del teletrabajo».
La comunicación es la clave
Algunas empresas todavía tienen dificultades para estandarizar la comunicación entre empleados
Puede ser fácil para los empleados trabajar solo en silos mientras están a distancia, especialmente si la empresa no ha establecido un canal de comunicación concreto. El uso de varias plataformas diferentes para distintos equipos puede provocar la ruptura de la comunicación del equipo remoto.
Alrededor del 60 % de las empresas han implantado con gran acierto una plataforma estándar como Wrike o Slack, para todos los empleados. El 24 % ha seleccionado un flujo de comunicación estandarizado pero todavía tiene que implementarlo oficialmente. Sin embargo, el 16 % de las empresas no emplean ninguna herramienta para trabajar desde casa, y el 13 % de estas sigue dependiendo únicamente del correo electrónico.
Los comentarios sobre los procesos suelen ser escuchados, pero no siempre se implementan
Los procesos de retroalimentación son esenciales para garantizar que los empleados sean escuchados y comprendidos, especialmente durante estos momentos estresantes en los que algunos pueden sentirse aislados mientras teletrabajan. También son imprescindibles para fomentar la confianza y el éxito general de la empresa.
Casi la mitad de los encuestados afirma que sus empresas ofrecen procesos de retroalimentación a los empleados para mejorar los procesos existentes. Sin embargo, el 27 % de los trabajadores afirma que, aunque sus empresas son receptivas a los comentarios, normalmente no actúan en consecuencia. Aproximadamente el 22 % de los trabajadores dice que la retroalimentación se recopila según las circunstancias particulares, y el 5 % afirma que sus empleadores no recopilan nada de retroalimentación.
Si las organizaciones no mejoran los procesos en función de la retroalimentación, podría resultar difícil para los empleados teletrabajar de manera productiva a largo plazo.
El futuro del teletrabajo
La COVID-19 ha tenido un impacto innegable en el mercado, y el período de ajuste no ha estado exento de desafíos. Les pedimos a nuestros encuestados que explicaran en qué medida sus empresas han actuado con transparencia con respecto a los planes para sortear la pandemia, y cómo se sentían en relación con el éxito general de sus negocios.
La mayoría de los empleados comprende el estado de su empresa durante la COVID-19
El 53 % de los trabajadores afirma que se les ha informado sobre el estado actual y futuro de su empresa, mientras que el 33 % ha escuchado la información únicamente a través de los jefes. Solo el 14 % habla de falta de comunicación a este respecto.
En su mayor parte, las empresas han sido transparentes en sus planes generales para sobrevivir al daño económico producido por la COVID-19.
Las empresas tienen diferentes parámetros para medir el éxito en la modalidad del teletrabajo
Según los encuestados, las empresas tienen diferentes estándares para medir el éxito en la modalidad del teletrabajo, lo que afecta no solo a la forma en que los empleados abordan su trabajo, sino también a la forma en que las empresas los guían a través de él.
Preguntamos cómo definían sus empresas el éxito. Alrededor del 39 % dice que el éxito se logra cuando los empleados colaboran, se apoyan entre sí y facilitan y fomentan el crecimiento. Alrededor del 19 % comenta que su empresa equipara el éxito con la creación de enfoques o productos nuevos y únicos.
Por otro lado, el 20 % de los trabajadores afirma que los ingresos, el liderazgo en el mercado y el progreso frente a la competencia definen el éxito de su empresa. De manera similar, el 22 % cree que su empresa basa el éxito en la rentabilidad, la eficiencia y la superación.
Las empresas han procurado fomentar una buena cultura del teletrabajo
Saber cómo apoyar y motivar a los empleados puede elevar la moral en el lugar de trabajo y facilitarles la tarea de enfrentar desafíos personales o profesionales. Pero con la actual pandemia, el estado de ánimo en los lugares de trabajo se ha desmoronado, lo que supone un nuevo obstáculo para los directivos.
Preguntamos a los trabajadores qué iniciativas de comunicación informal pusieron en marcha sus empresas para apoyarlos. El 23 % afirma que, como apoyo a los empleados, sus empresas se han centrado más en eventos de la empresa y de los equipos. Alrededor del 28 % dice que sus equipos de recursos humanos han lanzado proyectos e iniciativas centralizados, pero el 12 % dice que, si bien sus empresas han organizado este tipo de iniciativas, no ha habido suficiente apoyo por parte de todos los miembros del equipo para ejecutarlas correctamente.
Alrededor del 37 % dice que ha estado compartiendo voluntariamente experiencias y mejores prácticas con otros equipos. En general, los empleados están dispuestos a participar en actividades más informales de la empresa, y a fomentar una buena cultura de teletrabajo.
Los negocios después de la pandemia no volverán a ser como antes, por lo que las empresas deben adaptar rápidamente sus prácticas en estos tiempos y en el futuro previsible.
Nuestra encuesta muestra que los empleados aún no se sienten completamente preparados para trabajar de forma remota. Aproximadamente la mitad siente que todavía carece de acceso a todos los recursos y las herramientas correctos que necesitan para ser productivos, así como a la capacitación adecuada para usar el software de gestión del trabajo. Las expectativas sobre productividad y disponibilidad siguen sin estar claras, pero la mayoría de los empleados han sido informados sobre el estado de su empresa en el contexto de la crisis de la COVID-19.
En general, las organizaciones aún tienen mucho margen de mejora para mantener a los empleados en el camino correcto hacia la productividad remota a largo plazo.
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