Las empresas tienen mucho que hacer. Siempre andan haciendo malabares con las tareas, los plazos, los recursos, los presupuestos y los miembros del equipo, y siempre se mueven en torno a las prioridades para dar pasos hacia sus objetivos más grandes.
Parece mucho, ¿verdad? Lo es. Y es exactamente por eso por lo que la gestión de proyectos es un campo en continuo crecimiento y de gran demanda.
Según el Project Management Institute (PMI), los gestores de proyectos trabajan en una variedad de industrias, desde fabricación o construcción hasta finanzas o servicios públicos.
Pero hay otra área en la que los gestores de proyectos tienen una demanda especialmente alta: los servicios profesionales y de gestión. De hecho, más del 60 % de los nuevos puestos de gestión de proyectos proceden anualmente de este sector específico.
Las agencias de marketing se encuentran dentro de esa categoría, y con frecuencia buscan personas que puedan consolidar las relaciones con los clientes y mantener sus campañas de marketing y sus resultados por buen camino.
Si te interesa explorar este campo, ¿cuáles son tus expectativas? A continuación te proporcionamos un resumen de lo que realmente hace un gestor de proyectos en una agencia de marketing.
¿Qué hace una agencia de marketing?
Para poder entender cómo funciona la gestión de proyectos dentro de una agencia de marketing, es importante comprender primero a qué se dedica exactamente una agencia de marketing.
Esta es la definición directa: una agencia de marketing trabaja con los clientes para crear y poner en marcha una variedad de estrategias y campañas de marketing.
Eso significa que las agencias de marketing tienen mucho trabajo de gestión. Algunas se centran en un segmento específico de marketing, mientras que otras ofrecen una amplia gama de servicios que incluyen, entre otros:
- Desarrollo de marca
- Marketing en las redes sociales
- Marketing de contenidos
- Marketing por email
- Posicionamiento en buscadores
- Marketing en buscadores
- Alojamiento y desarrollo de sitios web
- Análisis y supervisión
- Relaciones con los medios
- Planificación de eventos
- Comunicaciones de crisis
- Creación y edición de vídeo
- Diseño gráfico
Antes, las agencias de marketing (a las que también habrás oído llamar agencias de publicidad) se centraban en cosas como anuncios impresos: si estás pensando en Mad Men, no vas desencaminado.
Pero, a medida que el mundo continúa moviéndose en línea, las agencias de marketing de hoy en día trabajan en muchos proyectos digitales. Según el informe de agencias de Ad Age’s 2019, se estima que, para las agencias estadounidenses de todas las disciplinas, el trabajo y los proyectos digitales representaron el 53,6 % de los ingresos totales. ¿Quieres sorprenderte aún más? Es el doble del porcentaje de 2009.
Entonces... ¿cuál es el trabajo del gestor de proyectos?
No hace falta decir que hay muchos elementos móviles dentro de una agencia de marketing. Existen diversos proyectos, listas de clientes en crecimiento y miembros internos del equipo con diferentes niveles de experiencia.
Ahí es donde entra en juego el gestor de proyectos. En realidad, el trabajo principal del gestor de proyectos es garantizar que los resultados lleguen a los clientes a tiempo y sin salirse del presupuesto.
Parece fácil cuando se dice en lenguaje claro y sencillo como acabamos de hacer. Pero ocupar ese puesto realmente requiere mucho trabajo. Tu gestor de proyectos se encargará de muchas responsabilidades diferentes y gestionará una variedad de tareas. Pueden ser algunas de las siguientes:
- Reunirse con los clientes para comprender los objetivos y los requisitos de su proyecto.
- Establecer y gestionar el alcance del proyecto.
- Planificar un calendario y un presupuesto para el gestor de proyectos.
- Contribuir a las propuestas y los presupuestos de los clientes.
- Programar y organizar una reunión de inicio del proyecto y llevar a cabo controles frecuentes.
- Asignar tareas y responsabilidades.
- Agilizar la comunicación entre los miembros internos del equipo.
- Supervisar el progreso del proyecto y eliminar los obstáculos.
- Comprobar minuciosamente todos los resultados del proyecto para mayor precisión.
- Enviar actualizaciones de progreso a los clientes.
- Entregar el proyecto final y un resumen al cliente.
Piensa en el gestor de proyectos de una agencia de marketing como si fuera el pegamento que lo mantiene todo unido: es el responsable de mantener los proyectos por buen camino.
¿Con quién trabaja el gestor de proyectos?
Dado que el gestor de proyectos dirige el barco desde el inicio del proyecto hasta su finalización, hay un alto grado de colaboración implícito. El gestor de proyectos trabaja con una gran variedad de personas, que incluyen:
- Clientes externos
- Miembros internos del equipo
- Trabajadores independientes y subcontratados
- Distribuidores y proveedores
Por supuesto, dentro de cada uno de esos grupos, hay muchas otras personas que el gestor de proyectos supervisará y coordinará. Por ejemplo, si un gestor de proyectos encabeza el relanzamiento de un nuevo sitio web del cliente, se comunicará y colaborará con:
- La empresa de alojamiento web
- Especialistas en SEO
- Diseñadores web
- Desarrolladores web
- Redactores
- Los propios clientes
Como puedes ver, puede haber muchas manos en la masa para cualquier proyecto de marketing. Por eso, una de las principales responsabilidades del gestor de proyectos es agilizar la comunicación para que todos, ya sean internos o externos, estén en sintonía.
¿Qué competencias deben tener los gestores de proyectos para trabajar en una agencia de marketing?
La colaboración es una competencia importante para cualquier gestor de proyectos. Deben poder trabajar eficazmente con muchas personas y equipos diferentes.
Pero, ¿qué otras competencias deben poseer los gestores de proyectos para prosperar dentro de una agencia? Necesitan una combinación positiva de competencias técnicas y sociales, que se desglosan a continuación.
Competencias técnicas que necesitan los gestores de proyectos
- Conocimiento sólido de estrategias de marketing
- Análisis de datos e informes
- Gestión de presupuestos y previsión
- Herramientas y paneles de gestión de proyectos
Competencias sociales que necesitan los gestores de proyectos
- Colaboración
- Comunicación
- Organización
- Gestión del tiempo
- Liderazgo
- Resolución de problemas
- Resolución de conflictos
¿Crees que las competencias sociales son solo palabras de moda o adornos innecesarios para el currículum? No exactamente. Tienen mucho peso en el proceso de contratación, especialmente en un puesto de gestión de proyectos que se apoya en gran medida en estas competencias menos tangibles. Un estudio de 2016 de Wonderlic concluyó que el 93 % de los empleadores dicen que las competencias sociales son un factor «esencial» o «muy importante» en las decisiones de contratación.
Asegúrate de consultar este artículo del PMI para obtener más información sobre las habilidades y competencias del gestor de proyectos.
Los gestores de proyectos evitan que los proyectos de marketing descarrilen
Casi todas las empresas e industrias pueden beneficiarse de la experiencia y las habilidades organizativas de un gestor de proyectos. Pero lo hacen especialmente las empresas basadas en servicios como las agencias de marketing.
Las agencias de marketing dependen del cumplimiento de las promesas a sus clientes, lo que significa que necesitan una persona detallista que pueda unificar a todos los actores clave, entregar proyectos a tiempo y (quizás lo más importante) hacer que los clientes vuelvan.
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