La gestión de proyectos Agile es un enfoque iterativo y basado en el feedback para elaborar proyectos de alta calidad. Es una de las metodologías de gestión de proyectos más extendida y se basa en fases, prioriza los comentarios e implementa cambios para terminar los proyectos rápido y mejorar la satisfacción del cliente.
La gestión Agile fomenta un entorno de trabajo colaborativo en el que los equipos pueden abordar los proyectos de una manera informada y, al mismo tiempo, con velocidad. Los proyectos se dividen en sprints rápidos: ciclos de dos a cuatro semanas que dan tiempo suficiente para que los equipos logren un progreso tangible y revisen el trabajo realizado antes de continuar con el resto del proyecto.
Esto es diferente de los enfoques de gestión de proyectos secuenciales tradicionales, como el método de cascada y de ruta crítica (CPM), donde los proyectos se planifican y ejecutan de principio a fin antes de buscar retroalimentación y pasar al siguiente proyecto.
Esta diferencia en los enfoques hace que Agile sea una excelente opción para proyectos en los que la flexibilidad y la velocidad desempeñan un papel fundamental. Para los proyectos en los que el alcance, las restricciones y los requisitos aún no están bien definidos o comprendidos, la gestión de proyectos Agile es más efectiva.
Este artículo aborda los conceptos básicos para introducir la metodología Agile en una empresa. Hablaremos de lo siguiente:
- ¿Quién puede beneficiarse de la gestión de proyectos Agile?
- Valores que priorizar al implementar Agile
- Componentes clave en la gestión de proyectos Agile
- Principios que orientan la metodología de gestión de proyectos Agile
- Los métodos de gestión de proyectos Agile más populares en la actualidad
- Cómo puede ayudarte Wrike a iniciarte en la gestión de proyectos Agile
¡Empecemos!
¿Quién puede beneficiarse de la gestión de proyectos Agile?
La metodología de gestión de proyectos Agile fue creada por desarrolladores de software para equipos de desarrollo. El objetivo era crear un sistema que les permitiera obtener los mejores resultados en el menor tiempo posible.
Dado que los clientes de software a menudo no tienen clara la versión ideal del producto esperado, los equipos de desarrollo necesitan un sistema de gestión flexible que se adapte a las necesidades y requisitos del cliente, y así mejorar los productos finales y obtener el mejor resultado posible.
A lo largo de los años, otros equipos e industrias que funcionan a un ritmo acelerado creando constantemente productos nuevos y diferenciados (como en el desarrollo de software) han adoptado el método de gestión de proyectos Agile para lanzar y ejecutar sus proyectos más rápido. Los equipos de marketing, los proveedores de servicios profesionales y las empresas que se enfrentan a la incertidumbre, la novedad, las limitaciones y otros factores de complejidad obtienen grandes ventajas al usar el marco de gestión de proyectos Agile.
Piénsalo de esta manera: si a menudo es difícil definir y visualizar los productos que hace tu equipo mientras están en el proceso de elaboración, la gestión de proyectos Agile es la opción adecuada para vosotros. Permite comenzar un proyecto y aclarar las ambigüedades que puedan surgir a medida que avanzas.
¿Cuáles son los cuatro valores de Agile?
La gestión de proyectos Agile se rige por un conjunto de cuatro valores y doce principios descritos en el Manifiesto Agile, que fue elaborado en 2001 por un grupo de desarrolladores de software para guiar a otros equipos interesados en adoptar la metodología Agile.
Los cuatro valores son:
- Prioridad a los individuos e interacciones sobre procesos y herramientas: Un principio fundamental de la gestión de proyectos Agile es comunicarse e interactuar con regularidad, en lugar de guiarse por procedimientos estrictos y «formas de hacer las cosas». La gestión de proyectos Agile fomenta la comunicación constante y oportuna con los clientes y miembros del equipo en lugar de trabajar en silos durante periodos prolongados.
- Prioridad a un software de trabajo sobre documentación completa: Los equipos Agile usan un software para gestionar, actualizar y sincronizar datos con el fin de mejorar la ejecución y la entrega de proyectos. En lugar de trabajar únicamente con papeleo y documentación tradicional, Agile le ofrece a tu equipo lo que necesita para completar su trabajo sin microgestión.
- Prioridad a la colaboración con el cliente sobre la negociación de contratos: La gestión de proyectos Agile aboga por la colaboración con el cliente, involucrándolo a lo largo del proceso de desarrollo y producción con el fin de garantizar que el producto final satisfaga sus necesidades y expectativas. Esto requiere de una comunicación regular con el cliente para informarle de los avances y recibir sus comentarios sobre los productos finales y los hitos.
- Asimilar el cambio en vez de seguir un plan: Este valor, que es técnicamente la base de la metodología Agile, promueve la receptividad continua a la retroalimentación y la adaptabilidad sobre el seguimiento de un plan de proyecto inamovible. Esto ayuda a los equipos Agile a adaptarse rápidamente a los nuevos requisitos y abordar los desafíos del proyecto.
¿Cuáles son los elementos clave de la gestión de proyectos Agile?
La gestión de proyectos Agile consta de cinco componentes principales que mantienen unido todo el proceso y lo hacen funcionar. Son los siguientes:
1. Historias de usuarios
Las historias de usuarios son la unidad de trabajo más pequeña en un proyecto Agile. Transmiten el objetivo general y el resultado del proyecto o producto. Cada una describe las tareas que quedan por hacer para completar el proyecto.
Las historias de usuarios se compilan y clasifican en la cartera de trabajos pendientes del producto, otro componente clave de la gestión de proyectos Agile. Cada historia describe el resultado deseado de una tarea de una manera que el equipo entiende. Incluyen detalles sobre el resultado esperado para que el equipo de desarrollo pueda calcular el esfuerzo necesario para lograrlo.
Por lo general, las historias de usuarios se escriben desde la perspectiva del usuario, por eso se llaman así. Las historias de usuarios describen quién es el cliente, qué quiere y por qué lo necesita.
2. Sprints
Los sprints son ciclos de una a cuatro semanas durante los cuales los equipos Agile trabajan en las tareas del sprint actual, revisan el trabajo realizado al final y planifican el siguiente ciclo inmediatamente después.
Cada equipo tiene longitudes de sprint diferentes. Lo ideal es trabajar con un ciclo lo suficientemente corto como para mantener al equipo centrado pero lo suficientemente largo como para que haya tiempo para crear algo de valor.
Los sprints consistentes son la forma en que los equipos Agile colaboran e iteran de manera continua para lograr sus objetivos. Solo las tareas asignadas a un sprint específico se trabajan durante ese sprint.
3. Reuniones frecuentes
Como se aprecia en los cuatro valores Agile, la metodología Agile se basa fundamentalmente en una comunicación frecuente y en la colaboración entre funciones. Hay cuatro reuniones periódicas que los equipos Agile deben celebrar para desempeñarse de manera óptima. Son las siguientes:
- Reuniones diarias de pie: Las reuniones diarias de pie son breves encuentros grupales donde los miembros del equipo se ponen al corriente sobre el progreso en un sprint. Se centran en lo que hicieron ayer, lo que tienen previsto hacer hoy y lo que harán mañana. De este modo, todo el mundo está actualizado y conoce las cosas más importantes que hay que hacer para concluir el sprint eficientemente.
- Reuniones de planificación de sprint: Las reuniones de planificación de sprint se celebran con anterioridad al inicio de un sprint. En ellas los miembros activos del equipo se reúnen para definir el alcance, los objetivos, las tareas y los productos finales del siguiente sprint.
- Revisión del sprint: La revisión del sprint es una de las dos reuniones que se hacen después del sprint. En ella se exponen los resultados del sprint y se reúnen los comentarios de clientes, responsables y partes interesadas. El equipo de desarrollo muestra la funcionalidad completa del producto final del sprint y recibe comentarios sobre qué ha salido bien y qué se debe mejorar.
- Retrospectiva del sprint: Después de la reunión del sprint, la reunión final Agile es la retrospectiva del sprint. En esta reunión, el equipo revisa cómo ha salido el sprint anterior. Toman nota de lo que salió bien, así como los encargos, procesos y áreas que necesitan mejora. También establecen las tareas que deben realizarse en el siguiente sprint o que se deben priorizar en la lista de trabajos pendientes.
4. Tabla Kanban
Una tabla Kanban es una representación visual de las tareas que se deben realizar para completar un proyecto. Ayuda a los equipos Agile a llevar a cabo un seguimiento del progreso del proyecto y gestionar la carga de trabajo para cada sprint. La tabla Kanban puede ser física o virtual. Los equipos que están en la oficina pueden trabajar con una pizarra o una pared y notas adhesivas.
La mayoría de los equipos usan tablas Kanban digitales a las que pueden acceder y que pueden actualizar desde cualquier lugar. Un software de gestión de proyectos como Wrike proporciona tablas Kanban fáciles de usar para que los equipos Agile organicen sus proyectos, los actualicen y colaboren sin problemas con las partes interesadas internas y externas.
5. Registro de trabajos pendientes del producto
Este registro recoge todas las tareas que hay que hacer para poder entregar un proyecto. Al final no se llevarán a cabo todas las tareas del registro de trabajos pendientes, por tanto, la priorización de las tareas es fundamental en esta etapa. Las historias de usuarios se añaden a través del sistema de entrada de solicitudes, y el equipo identifica los puntos de la historia de usuario para que cada miembro priorice lo que se debe hacer en el sprint actual y lo que se puede retrasar.
Durante la reunión de planificación del sprint, las historias en el registro de trabajos pendientes se transfieren al siguiente sprint para su finalización. La preparación de este registro de trabajos pendientes es fundamental para gestionar este proceso y garantizar que tu equipo se dedique a las tareas más importantes que hacen avanzar todo el proyecto.
¿Cuáles son los 12 principios de Agile?
Echemos un vistazo a los principios que hacen que Agile sea un enfoque de gestión de proyectos tan sólido. Los doce principios son:
- Nuestra máxima prioridad es satisfacer al cliente mediante la entrega puntual y continua de software valioso. La gestión de proyectos Agile da prioridad a la satisfacción de los clientes y la presentación de resultados a intervalos regulares, en lugar de hacer que el cliente espere hasta el final.
- Acoger positivamente los cambios de las necesidades, aun cuando sea tarde en el proceso. Los procesos Agile aprovechan el cambio para aportar una ventaja competitiva al cliente. La gestión de proyectos Agile se adapta a los cambios en cualquier momento del ciclo de desarrollo. Dado que la satisfacción del cliente es la prioridad, los equipos Agile reciben de buen grado los comentarios y los cambios en los requisitos con el fin de ofrecer después los mejores resultados.
- Entregar software que funcione con cierta frecuencia, desde un par de semanas hasta un par de meses, con preferencia a la escala de tiempo más corta. Este principio enfatiza la necesidad de una iteración constante y una mejora incremental en los proyectos Agile. En lugar de pasar largos periodos sin revisiones ni comentarios, Agile fija actualizaciones regulares, por lo general después de los sprints.
- Los perfiles empresariales y los desarrolladores deben trabajar juntos a diario durante todo el proyecto. La gestión de proyectos Agile anima a los equipos a trabajar juntos a lo largo de un proyecto. Los controles garantizan que todos los equipos involucrados estén trabajando en conjunto, lo que ayuda a acelerar el progreso del proyecto.
- Realizar los proyectos con personas motivadas. Ofréceles el entorno y el apoyo que necesitan, y confía en ellos para hacer el trabajo. La gestión de proyectos Agile cuenta con miembros del equipo con iniciativa propia que asumen la responsabilidad y tienen un sentido de propiedad de sus tareas. Una vez que tengas a estas personas en el equipo, proporciona los recursos que necesitan para trabajar con autonomía.
- El método más eficiente y efectivo para transmitir información a un equipo de desarrollo es una conversación cara a cara. Este tipo de conversaciones son la forma más eficaz de garantizar que se comunique la información correcta. Ya sea en la oficina o por videoconferencia, la comunicación en persona ayuda a los miembros del equipo a mantenerse en sintonía y aportar lo que se espera de ellos.
- El software que funciona es la medida principal del progreso. Como Agile fue creado para desarrolladores de software, el «software que funciona» es su principal producto final. Los equipos que no son de software pueden traducir este principio como «crear la versión más funcional del producto final esperado es la medida principal del progreso».
- Los procesos Agile promueven el desarrollo sostenible. Los patrocinadores, desarrolladores y usuarios deberían poder mantener un ritmo constante de manera indefinida. La gestión de proyectos Agile debe percibirse como un maratón, no como un «sprint», aunque parezca irónico. Es esencial mantener el impulso y el ritmo para que los proyectos avancen de manera constante hacia su finalización.
- La atención continua a la excelencia técnica y al buen diseño mejora la agilidad. La gestión de proyectos Agile requiere atención al detalle y excelencia. Los equipos siempre deben mejorar con cada sprint y proyecto. Cada nuevo sprint y proyecto es una oportunidad de hacer las cosas mejor.
- La simplicidad —el arte de maximizar la cantidad de trabajo no realizado— es esencial. Los objetivos y el trabajo que no se priorizan son tan importantes como las tareas incluidas en el registro de trabajos pendientes. La gestión de proyectos Agile exige centrarse en lo esencial. Deben eliminarse las complejidades innecesarias para cumplir con los requisitos del cliente a tiempo.
- Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños surgen de equipos autoorganizados. Los equipos de gestión de proyectos Agile están motivados y se autoorganizan. Se anima a los miembros del equipo a «tener mano izquierda» y apropiarse de los proyectos. Los enfoques Agile como Scrum tienen roles de equipo específicos para ayudar a establecer prioridades y apoyar al gestor del proyecto.
- A intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo aumentar la efectividad, luego sintoniza y ajusta su comportamiento en consecuencia. Agile utiliza la comunicación y las reuniones frecuentes, por ejemplo, revisiones de sprint o retrospectivas de sprint, para recopilar comentarios y llevar a cabo cambios antes de que un proyecto se entregue con éxito.
¿Cuáles son los métodos de gestión de proyectos Agile más populares?
La gestión de proyectos Agile consiste en trabajar con flexibilidad y saber adaptarse a los cambios en los proyectos. Por eso, no todos los equipos Agile siguen los métodos al pie de la letra. Hay tres formas de implementar la metodología Agile:
Tablas Kanban
La tabla Kanban es un medio sencillo, visual y colaborativo para gestionar proyectos ya que los miembros del equipo pueden ver y evaluar fácilmente el progreso del proyecto y saber qué se debe hacer a continuación. Ayuda a los equipos a visualizar los flujos de trabajo de sus proyectos y saber en qué etapas se encuentran las diferentes tareas.
Las tablas Kanban generalmente se dividen en tres columnas: «Pendiente», «En proceso» y «Terminado». Estas columnas ayudan a visualizar el estado del proyecto respecto de su finalización. Las tablas Kanban facilitan la identificación de cuellos de botella en un proyecto o sprint.
Si bien las tablas Kanban ayudan a los equipos Agile a mantenerse en sintonía y observar el progreso del proyecto, no se centran en el tiempo que lleva completar las tareas. Kanban, como marco Agile, se enfoca menos en realizar sprints y más en visualizar y asignar tareas a todo el equipo. En lugar de dividir el trabajo por sprints basados en el tiempo (como en Scrum), divide el trabajo según la carga de trabajo. En otras palabras, los miembros del equipo pueden cambiar las tareas que deben completar en cualquier momento siempre que no aumenten la cantidad de tareas asignadas.
Scrum
La mayoría de los gestores de proyectos coincidirían en que Scrum es probablemente la metodología Agile más popular. Scrum es un marco Agile que completa el trabajo en sprints en un periodo entre una y cuatro semanas. Sus equipos se autoorganizan y colaboran estrechamente para lograr resultados exitosos.
Los equipos de Scrum elaboran una lista de requisitos del proyecto en un registro de trabajos pendientes. En función de esto, determinan las tareas a realizar en el siguiente sprint. Una vez que se determinan dichas tareas, el sprint se bloquea y se siguen recopilando nuevas tareas en el registro de trabajos pendientes.
Cada sprint termina completando una versión funcional del producto final. Para cerrar el sprint, el equipo Scrum se reúne para revisar los procesos y los resultados y planificar el siguiente sprint. Los equipos Scrum usan una tabla Scrum, similar a una Kanban, para agrupar tareas en columnas que muestran el progreso. A diferencia de Kanban, Scrum funciona dividiendo un proyecto en sprints y solo planificando y ejecutando un sprint a la vez.
Scrumban
Scrumban es una mezcla de las dos metodologías de gestión de proyectos Agile más conocidas, Scrum y Kanban. Fue creado para equipos que encuentran Kanban demasiado flexible y Scrum demasiado rígido.
Scrumban combina el enfoque de Scrum de la planificación, la organización y la asignación de trabajo con tablas Kanban que ayudan a visualizar los proyectos en curso, de modo que los equipos puedan ver cómo progresan los proyectos e identificar cualquier problema a tiempo. Algunos equipos de Scrumban pueden optar por mantener sprints basados en el tiempo, mientras que otros trabajan con un límite de carga de trabajo.
Puedes encontrar una lista de otras metodologías populares de gestión de proyectos Agile aquí.
Cómo puede ayudarte Wrike a iniciarte en la gestión de proyectos Agile
Wrike proporciona un software de gestión de proyectos Agile potente y fácil de usar para equipos de cualquier tamaño.
Tanto si tienes experiencia en el uso de este marco como si tu equipo está transitando hacia el cambio, Wrike facilita la adopción y el escalado de técnicas de gestión de proyectos Agile en toda tu organización. La plantilla de trabajo en equipo Agile de Wrike te ayuda a recopilar solicitudes enviadas, organizar tu cartera de productos y ejecutar sprints eficientes para garantizar que tus clientes estén siempre satisfechos.
Puedes hacer un seguimiento del tiempo que tardan los miembros del equipo en completar las tareas en cuestión para mejorar la planificación de sprints futuros, y comunicarte de forma regular y sencilla con tus partes interesadas en Wrike invitándolos a tu espacio de trabajo.
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