Hay veces en las que dirigir tu agencia parece una batalla sin fin.
Tus clientes son los que mantienen el negocio a flote, así que sabes que tienes que tenerlos contentos. Sin embargo, a menudo sientes que lo haces a expensas de tu equipo. Tal vez te veas cediendo a plazos y exigencias poco realistas mientras que, a la vez, acumulas frustraciones y obstáculos sobre los hombros, todo en aras de la satisfacción del cliente.
Sientes que avanzas en dos direcciones distintas y empiezas a pensar que no hay ninguna manera de hacer que ambas partes estén enteramente satisfechas.
Pero aquí viene lo bueno: un software de gestión para agencias puede ayudarte a gestionar cargas de trabajo, mejorar la comunicación y hacer que el proceso de colaboración sea mucho mejor para tu equipo y para tus clientes. Es beneficioso lo mires por donde lo mires.
¿Te pica la curiosidad? Es lógico. Vamos a profundizar en los detalles de los sistemas de gestión de agencias, como qué son, cuáles son las funciones que debes buscar y cuánto cuestan.
¿Qué es un software de gestión de agencias?
Por ponerlo de la manera más simple, un sistema de gestión de agencias es un software que te ayudará a organizar tus procesos de trabajo y a mantener a todo el mundo en sintonía.
Considéralo como un único lugar para gestionar la producción del trabajo de tu cliente, desde que se concibe la idea hasta el arranque.
En resumen, «convierte cada aspecto de dirigir y gestionar un negocio de agencia en un proceso fácil, agilizado y escalable», explica Hailey Friedman para Improvado.
¿Qué deberías buscar en un software de gestión para agencias?
Para aprovechar todas las ventajas del software de gestión para agencias, necesitas encontrar la solución que mejor se ajuste a tu equipo y tus necesidades únicas.
No te faltan opciones al alcance de la mano. De hecho, con solo echarle un vistazo a una lista de software de gestión para agencias de publicidad de Capterra te darás cuenta de que existen cientos de opciones.
Así que, ¿cómo puedes evaluar estas soluciones y dar con tu mejor opción? Hay unas cuantas funciones clave que recomendamos no perder de vista.
1. Maneras dinámicas de agilizar el proceso de entrada
Probablemente te hayas visto antes en esta situación: tu equipo está listo y deseoso de comenzar un nuevo proyecto para un cliente, pero te has dado cuenta de que no dispones de todas las indicaciones o los recursos que necesitas.
Se trata de una situación difícil por la que pasan todas las agencias. Aunque la entrada de proyectos es el primer paso del proceso, esto no significa que siempre se haga bien. Es más, el 67 % de los encuestados en un estudio dijo que obtener la información necesaria en las etapas iniciales del proyecto creativo era difícil o muy difícil.
Tu software debería facilitar este proceso, preferiblemente, mediante formularios de entrada estructurada que inciten a tus clientes a proporcionar todos los detalles necesarios que necesites.
Por ejemplo, los formularios de entrada de Wrike te permiten configurar preguntas obligatorias (para que tus clientes no puedan saltárselas), incorporar numerosos tipos de preguntas e incluso utilizar funciones dinámicas para brindar una experiencia personalizada a tus clientes.
Esto quiere decir que si seleccionan un tipo de proyecto de «campaña en las redes sociales» en el primer menú desplegable de tu formulario, todas las preguntas posteriores estarán personalizadas de acuerdo a ese tipo específico de proyecto. De este modo, no tienen que navegar por preguntas innecesarias.
2. Flujos de trabajo personalizables para confeccionar tu enfoque para cada cliente
Todos tus clientes son distintos, con lo cual, no puedes apoyarte en una estrategia de limpiar y repetir para todos. Evidentemente, utilizas plantillas y estandarizas ciertos aspectos siempre que puedes. Aun así, sigues necesitando espacio de maniobra para personalizar tu enfoque y hacer que tus clientes se sientan valorados.
El software que elijas ha de ser lo bastante flexible como para adaptar los procesos de tu equipo, incluso si cada cliente cuenta con procesos distintos. Trabajar con software que dependa estrictamente de tus flujos de trabajo te hará buscar soluciones provisionales. Tu software debería ahorrarte trabajo y no lo contrario.
Wrike ofrece flujos de trabajo personalizados que permiten a los equipos definir y registrar su progreso del trabajo y fijar estados de la manera que mejor se adapte a ellos (y no solo al software).
3. Comunicación continua para mantener a todo el mundo en sintonía
Cuando hablamos de la relación entre la agencia y el cliente, la comunicación es una de las mayores trabas. De hecho, solo un 65 % de clientes cree que la agencia con la que trabaja entiende realmente su negocio.
El software de gestión para agencias correcto aumentará la transparencia entre tus clientes y tú, y facilitará que todo el mundo comparta ideas, haga comentarios y debata sobre el trabajo.
Todas tus comunicaciones estarán centralizadas en esa plataforma única, de manera que la gente no tenga que bucear entre mensajes instantáneos y antiguas cadenas de correo electrónico para obtener la información más reciente sobre el proyecto. Con Wrike, puedes mencionar a los miembros de tu equipo e incluso añadir a tus clientes (no te preocupes, puedes elegir sus roles de acceso) para que todo el mundo esté informado y pueda comprender el panorama general.
4. Edición colaborativa para acabar con el tedio de las revisiones
Tu equipo ya ha sacado adelante ese proyecto y, ahora, se ha quedado en modo de espera confiando en recibir feedback del cliente.
El proceso de edición y aprobación puede suponer un obstáculo enorme para las agencias. Archivos y comentarios pasan de mano en mano, algunos miembros del equipo se quedan con versiones no actualizadas y se pasan por alto solicitudes de edición importantes, lo cual puede hacer que tus clientes se sientan ignorados y frustrados.
Busca un software de agencias con el que a mucha gente le resulte fácil colaborar en un documento y ofrecer cambios sugeridos.
Wrike lo consigue mediante la edición colaborativa. Los usuarios pueden marcar documentos visualmente, ver los cambios de los demás y abordar ediciones conflictivas en tiempo real. Gestionar estas revisiones en un solo lugar crea un registro claro de edición y aprobación, de manera que puedes asegurarte de atender todas las solicitudes de tu cliente antes de enviarle el proyecto.
5. Informes en tiempo real para demostrar el valor para los clientes
Sabes que realizas un buen trabajo para tus clientes. No obstante, cuando solo llegan a ver una parte limitada del proceso, es fácil que pongan tu valía en duda. En especial, si tienen que esperar más de lo habitual hasta obtener el producto, podrían preguntarse si realmente estás produciendo algo para ellos.
Elijas el software de agencias que elijas, este debería facilitar la generación de informes a partir de información en tiempo real. ¿Cuántos proyectos completa tu equipo para este cliente al mes? ¿Cuánto tiempo dedicas a ciertas solicitudes?
La capacidad de responder rápidamente a preguntas como estas (y de aportar pruebas concluyentes que respalden dichas respuestas) te ayuda a demostrar tu valor a tus clientes en esos momentos de duda.
¿Cuánto cuesta un software de gestión para agencias?
El software de gestión para agencias correcto no solo ofrecerá un montón de beneficios para tu negocio, sino que también es una inversión.
Establecer cuánto pagarás exactamente por tu sistema de gestión de agencias depende de una serie de factores, entre otros:
- las funciones que necesitas;
- el número de usuarios;
- los complementos o las integraciones que incorporas.
El coste variará según los distintos equipos y necesidades, con lo cual, es difícil reducirlo todo a un solo dígito. Dicho esto, los planes de pago de Wrike parten de un precio de 9,80 USD por usuario al mes, convirtiéndola en una opción asequible para agilizar las operaciones de tu agencia y mantener a tus clientes y a tu equipo satisfechos.
¿Te suena bien? Esperamos que sí. Sigue adelante e inicia una prueba gratuita.
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