¿Cuántas veces has pensado que tus procesos no están del todo optimizados y que es hora de hacer un poco de limpieza? Pero parece que nunca encuentras el momento perfecto y las solicitudes se van acumulando y acumulando. Pues bien, ha llegado el momento. No cedas a los cantos de sirena de la procrastinación. ¡Vamos a potenciar tu trabajo creativo!
Antes de pasar de lleno a las plantillas, deberás identificar cuáles de tus procesos son repetitivos. Un ejemplo común de cronograma que los creativos usan todos los días es el de aprobación de activos creativos. Cada activo que se desarrolla debe ser aprobado por las partes interesadas clave o los clientes que lo solicitaron. Por ejemplo, supongamos que estás diseñando una campaña de correo electrónico para promocionar un webinar. Sigue los pasos siguientes.
3 pasos sencillos para configurar tu plantilla de cronograma para proyectos creativos
1. Crea el formulario de solicitud
La mayoría de las solicitudes creativas suscitan una lista aterradora de preguntas. ¿Qué tamaño quieres que tenga tu gráfico? ¿Para quién es el gráfico? ¿Para cuándo lo necesitas? ¿Tienes ejemplos de lo que quieres? Hacer estas preguntas de antemano en un formulario de solicitud evita al equipo tener que perseguir a las partes interesadas y les proporciona todo lo que necesitan para iniciar la solicitud. Basándonos en nuestro ejemplo de preparación de un mensaje de un correo electrónico, sugerimos aquí algunas preguntas que puedes incluir en tu formulario de solicitud de proyecto creativo:
- ¿Cuál es el objetivo de este correo electrónico?
- ¿A quién va dirigido?
- ¿Tienes algunos ejemplos de cómo debería ser el correo electrónico?
- ¿Quién debe aprobar el diseño?
- ¿Cuál es la línea de asunto definitiva?
- ¿Cuál es el texto definitivo?
- ¿Cuándo debe salir el mensaje de correo electrónico?
2. Establece dependencias e hitos
Fuente: Giphy
¿Cuáles son los plazos de entrega inaplazables? ¿Qué hay que hacer para cumplir esos plazos? Un hito es una fecha límite inamovible. En nuestro ejemplo de correo electrónico, la fecha del webinar sería el hito. Todas las tareas deben completarse antes de esta fecha límite inaplazable. Las dependencias son tareas que comparten una relación entre sí.
No de esta manera:
Más bien de esta otra:
Piensa en las dependencias como en una carrera de relevos: el corredor 2 no puede empezar a correr hasta que el corredor 1 le haya pasado el testigo. La clave de las dependencias radica en averiguar qué tareas deben realizarse en primer lugar para que el proyecto avance. He aquí cuatro maneras diferentes en las que puede funcionar una dependencia:
3. Identifica a las partes interesadas
Cada creativo sabe lo que es estar atrapado en una red caótica de aprobaciones. Muchas manos en el plato hacen mucho garabato: puede complicarse el avance de un proyecto y la retroalimentación puede ser contradictoria. Entender quiénes son las partes interesadas puede aclarar quién debe dar luz verde y qué comentarios deben escucharse. Antes de comenzar a trabajar en la campaña de correo electrónico, define quiénes aprobarán el borrador y asígnales la tarea una vez que estéis listos para su revisión. Asignar trabajo al aprobador también le permite saber que la pelota está en su campo, por lo que no hay que esperar a las aprobaciones de última hora. Mantener las modificaciones y los comentarios en un solo lugar también facilita que las partes interesadas puedan editar rápidamente el diseño, de modo que el equipo pueda centrarse más en la creatividad y menos en la búsqueda de aprobaciones.
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Visualiza tu plantilla de cronograma para proyectos creativos
Cada equipo creativo trabaja de forma diferente, por lo que no existe una plantilla universal que te simplifique la vida por arte de magia. Sin embargo, reforzar tus procesos actuales puede aliviar el trabajo más tedioso del equipo y permitirles concentrarse en las cosas que les gusta hacer, ¡como ser creativos! Los cronogramas o los diagramas de Gantt son una forma única y visual de tomarle el pulso a un proyecto. Con los diagramas de Gantt de Wrike, podrás arrastrar y soltar tareas en nuevas fechas de vencimiento, crear dependencias, definir hitos y compartir automáticamente todos los ajustes en el flujo de trabajo de todo el equipo de diseño.
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