Imagínate la escena. Hace mucho, mucho tiempo en una galaxia muy lejana. Tú eres el jefe de operaciones de una importante organización armamentística del Gobierno. ¿Cuál es tu tarea? Construir el arma definitiva del tamaño de una luna, capaz de destruir un planeta. Pero los problemas surgen por todas partes: requisitos de proyecto insuficientes, falta de liderazgo para reconocer el riesgo, gestores que establecen procesos de colaboración deficientes o una competencia agresiva dirigida a ti, entre otros problemas. Al final, tu proyecto explota. Literalmente.
Si no lo has adivinado todavía, este «proyecto» es la Estrella de la Muerte, y estudiantes de la Universidad de Lehigh calcularon que su construcción costaría 852 000 000 000 000 000 USD… Y ese es solo el precio de la producción de acero. Un proyecto fallido bastante caro.
Aunque el anterior ejemplo no es real, el coste de una mala gestión del trabajo dentro de una empresa puede ser así de perjudicial si no se controla. Puede ser difícil rastrear el impacto fiscal que la gestión del trabajo tiene en tus actividades profesionales diarias, pero los costes de un sistema deficiente pueden ser muy perjudiciales si no se controlan.
- Las empresas pierden 97 millones USD por cada 1000 millones USD invertidos en proyectos (PMI, 2017).
- El 17 % de los proyectos de TI fracasan de manera tan rotunda que pueden amenazar la existencia de una empresa (Calleam).
- De media, los proyectos exceden el presupuesto en un 27 % de su coste previsto (Harvard Business Review).
- Los índices de fracaso en TI se calculan entre el 5 % y el 15 %, lo que representa una pérdida de entre 50 000 y 150 000 millones USD al año solo en Estados Unidos (Harvard Business Review).
Estos datos estadísticos pueden parecer tan desalentadores como un Destructor Estelar, pero hay una «nueva esperanza». (Bueno, ya paramos). Utilizar una plataforma de gestión del trabajo colaborativo (CWM).
Según el Instituto de Gestión de Proyectos, las organizaciones que emplean algún tipo de metodología de gestión del trabajo funcionan mejor a la hora de cumplir con los presupuestos, cumplir los plazos, y respetar el alcance, los estándares de calidad y los beneficios previstos. De hecho, su estudio sobre el estado de la profesión de 2017 concluyó que las empresas con sólidas iniciativas de gestión de proyectos ahorran 28 veces más dinero en proyectos.
Tu organización en proceso de crecimiento necesita optimizar la productividad, la visibilidad y la colaboración para maximizar los ingresos, pero ¿cómo demostrar que una plataforma de gestión del trabajo es la solución adecuada?
Ya sea para decidir en qué solución vale la pena invertir, demostrar la inversión a las principales partes interesadas, o explicar el rendimiento de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) de una solución que ya tienes, estas opciones te serán muy útiles a la hora de medir el ROI de tu herramienta de gestión del trabajo:
- El ROI de asumir más proyectos con menos personal, lo que en definitiva permite a tus equipos aumentar el rendimiento del proyecto utilizando los mismos recursos.
- El ROI de ahorro de tiempo o costes por proyecto, que mide la eficiencia del proyecto reduciendo los costes operativos.
- El ROI de empleados más productivos, más felices y más dispuestos a colaborar: fíjate en el impacto más sutil, y a menudo más difícil de medir, sobre la satisfacción del empleado, que afecta directamente la retención y la productividad.
- El ROI de la integración y la automatización optimizadas: La productividad mejorada y la eficiencia técnica potencian al máximo los flujos de trabajo y los procesos.
Sumerjámonos en cada uno de los métodos.
Cuatro formas de medir el ROI de las herramientas de gestión del trabajo
1. El ROI de asumir más proyectos con menos personal
La mayoría de nosotros ya hemos visto el famoso supergráfico panorámico SaaS.
La abrumadora cantidad de logotipos ilustra perfectamente el entorno sumamente competitivo en el que las marcas, en todos los sectores, se mueven hoy en día. Las marcas necesitan innovar para superar a sus competidores. Mientras que los directivos pagan impuestos por los recursos y el trabajo para optimizar la productividad, los equipos internos sienten la presión de aumentar el trabajo y exigir objetivos y resultados clave. Pero, ¿qué pasaría si una herramienta pudiera ayudar a tu equipo a llevar a cabo más proyectos sin tener que contratar más personal? ¡O incluso con menos del que ya dispones!
¿Cuáles son los principales puntos de fuga de recursos para tu equipo? Para muchos, es la búsqueda de información, documentos, partes interesadas, comentarios, actualizaciones de estado: la lista es interminable. De hecho, según un estudio, los equipos desperdician 21,8 horas a la semana buscando documentos e información sobre un proyecto, es decir, el 54,5 % de su tiempo en una semana laboral de 40 horas. Digamos que tu empleado gana 1000 USD a la semana. Bajo este escenario, perderías 545 USD a la semana, 28 340 USD al año a causa de actividades que obstaculizan la productividad.
No es que tus empleados estén perdiendo el tiempo; están trabajando con tanto ahínco y tan rápidamente como pueden con las herramientas y los procesos que tienen implantados. Pero, ¿y si pudieras desbloquear su productividad?
Las plataformas de gestión del trabajo colaborativo (CWM, por sus siglas en inglés), como Wrike, ayudan a los equipos a reducir el tiempo que suelen perder esperando o buscando información. Una plataforma CWM centraliza los cronogramas del proyecto, las tareas, la comunicación y la documentación en una única fuente de información. Por ejemplo, Wrike se integra con más de 400 herramientas mediante las que los equipos pueden encontrar la información que necesitan en un solo lugar.
Gracias a estas características, todos pueden acceder a la información del proyecto en cualquier momento. Sin una plataforma CWM, la información del proyecto queda almacenada en mensajes instantáneos o cadenas de correo electrónico, y trabajar así resulta increíblemente lento. Wrike también cuenta con funciones como estados de flujo de trabajo que brindan a los miembros del proyecto actualizaciones automáticas sobre las tareas, lo que garantiza que todos sepan dónde se encuentra un proyecto sin tener que perder el tiempo en registrarse.
Una CWM ayuda a tu equipo no solo a ahorrar tiempo y dinero dotándolos de visibilidad del trabajo, sino también a empoderar a los equipos para que adopten verdaderamente metodologías Agile y marcos de gestión de proyectos. Esto contribuye a aumentar aún más su productividad. Al poder estandarizar procesos y centralizar la comunicación del proyecto, los equipos pueden sacar adelante más trabajo en menos tiempo.
El cliente de Wrike, Chad Borenz, director de operaciones de marketing de la empresa de servicios profesionales IdeaS and Revenue Solutions, cuenta su experiencia: «Al echar la vista atrás, veo que dos años después de implantar Wrike, el volumen de proyectos que hemos sido capaces de abarcar y completar en un periodo de tiempo básicamente se ha cuadruplicado. En promedio, pasamos de 20 a 50 proyectos de una vez, y ahora estamos en más de 200, y no hemos ampliado el personal dentro de nuestro grupo. Tener Wrike ha mejorado enormemente nuestra eficiencia».
Mídelo
Puede que ya hayas implantado una solución o que aún estés buscando la correcta, pero en cualquier caso, mide los proyectos que puedes completar antes y después de tu CWM. Para obtener una correlación fiscal de tu mayor productividad, añade puntos de datos numéricos que tengan un sentido para tu empresa. Por ejemplo, puedes añadir a la ecuación los salarios de los empleados y el valor promedio del proyecto. ¡Sigue midiendo y mejorando! Sobre todo, conforme tu equipo vaya incorporando metodologías Agile o nuevos marcos de gestión de proyectos.
(Proyectos que el equipo completó previamente en un plazo de tiempo determinado) / (Número de miembros del equipo) = comparado con = (Proyectos que el equipo puede completar ahora en un plazo de tiempo determinado) / (Número de miembros del equipo)
¡Ten en cuenta que renovar los procesos del proyecto lleva tiempo! Dales a tus equipos la oportunidad de familiarizarse con la herramienta. Como señala Sean Carty, director de marketing de productos de Wrike: «Esta métrica tiene que ver con el coste de oportunidad y con poder centrar tus recursos limitados en los proyectos con el mayor impacto».
2. El ROI de ahorro de tiempo o costes por proyecto
En nuestra encuesta de gestión de proyectos del sector de servicios profesionales, el 97 % de los proyectos se retrasan en cierta medida, y los proyectos que exceden el cronograma y el presupuesto son la razón principal de pérdida de clientes. De hecho, muchos equipos en todos los sectores pueden verse reflejados en este dato. En la lista de Capterra de las principales estadísticas de gestión de proyectos, la gestión de los costes del proyecto fue el mayor problema al que se enfrentaron los gestores de proyectos de fabricación, seguido por los plazos de entrega y el intercambio de información entre los equipos. Las pérdidas de ingresos por retrasos provienen de todas las direcciones:
- El coste de pagar a más empleados durante más tiempo.
- El coste de perder clientes debido a una gestión de proyectos deficiente.
- El coste de oportunidad que supone no tener tiempo para hacer nuevos negocios.
- ¡Y suma y sigue!
Existe un ROI inherente que viene con el trabajo optimizado impulsado por una CWM. Pero además de realizar más proyectos con la misma cantidad de recursos, tenemos en cuenta el ahorro de costes logrado al maximizar la fiabilidad y la velocidad de los proyectos completados.
La clienta de Wrike, Celene Curry, responsable de organización de eventos de Goodwood Group, explica esta sensación perfectamente: «Estamos ahorrando dinero porque prevemos cualquier problema incluso antes de llegar allí. En cambio, para resolverlo en el evento mismo, se necesitan horas de trabajo y coordinar la llegada de distintos proveedores en diferentes momentos. Definitivamente hemos ahorrado dinero, así como tiempo y esfuerzo».
Una CWM ayuda a los equipos a obtener una panorámica de la cronología, el estado y las dependencias del proyecto, y así poder visualizar fácilmente dónde pueden surgir trabas. Esto ayuda a los líderes a asignar mejor los recursos, planificar el trabajo y eliminar los obstáculos. Herramientas como Wrike ayudan a los equipos no solo a ver su trabajo, sino también a priorizarlo.
Por ejemplo, Sean Amster, gestor de estrategia y operaciones digitales de Frontline Education, señala: «Con Wrike, los proyectos que solían llevarnos ocho días ahora solo nos llevan cinco. También hemos podido gestionar alrededor de 80 proyectos más por trimestre desde que implantamos Wrike. Esto representa un aumento del 20 % en la carga de trabajo que marketing puede asumir gracias a Wrike».
Mídelo:
Cada equipo y cada proyecto es diferente. Puede ser complejo convertir el tiempo ahorrado en un importe real en dólares; al fin y al cabo, la felicidad de los empleados y los clientes no tiene precio, ¿verdad? Pero nuestro equipo de marketing de productos tiene una ecuación que sirve para descifrar el ROI del ahorro de tiempo y costes.
Ecuación:
- Duración media del proyecto: X semanas
- V número de empleados
- W salario semanal del empleado
- X proyectos al año
- Planificación del proyecto: Y semanas
- Ejecución del proyecto: Z semanas
- Coste total de un proyecto:
- Coste de planificación de 1 proyecto: V empleados x W (en USD) salario x Y semanas = USD
- Coste de ejecución de 1 proyecto: V empleados x W (en USD) salario x Z semanas = USD
- Suma estas dos cantidades para obtener el coste total: USD
¡Compara tus cuentas antes y después de implantar tu CWM para hallar el ahorro en costes!
3. El ROI de empleados más productivos, más felices y más dispuestos a colaborar
Es cierto que para lograr un hipercrecimiento como empresa, los miembros del equipo deben enfrentarse al desafío de la innovación. Pero con demasiada frecuencia ese desafío positivo se convierte en un estrés excesivo. El estudio de Wrike sobre el impacto del estrés en el lugar de trabajo concluyó que el 94 % de los empleados sufren estrés en el trabajo, y casi 1 de cada 3 empleados dijo que su estrés es alto o insoportablemente alto. Los encuestados también dijeron que los altos niveles de estrés los llevaron a:
- buscar un nuevo empleo;
- tener problemas de sueño (con consecuencias en su rendimiento);
- no motivarse / «desconectarse»;
- tomarse tiempo libre no planificado;
- ¡y mucho más!
No sorprende que las investigaciones de Kronos y Future Workplace revelaran que el 87 % de los responsables de recursos humanos consideran la retención de empleados como una preocupación de primer orden. Cuando los empleados se van, se desconectan, toman días libres no planificados o simplemente no tienen un buen rendimiento, se producen congestiones en los proyectos que merman también los ánimos del equipo. Otros miembros del equipo pueden quedarse esperando a que otros tomen medidas, y así los proyectos quedan en un limbo y se despierta la frustración.
Este efecto dominó puede dar lugar a un repunte significativo de los empleados desmotivados, lo que, según un estudio, cuesta a las empresas estadounidenses hasta 550 000 millones USD al año en pérdida de productividad. Además, la contratación de los mejores talentos se ha convertido en un mercado muy competitivo y de alto valor, que cuesta a las empresas estadounidenses 160 000 millones USD al año.
Pero hay una luz al final de este túnel. Según nuestro estudio, el 63 % de los usuarios de CWM se identifican como generalmente felices o entusiasmados, en comparación con solo el 34 % de los trabajadores que no utilizan CWM. Los empleados felices cometen un 26 % menos de errores administrativos, manifiestan un 79 % menos de agotamiento y tienen un 61 % menos de probabilidad de fuga, en comparación con los empleados infelices.
Existe una gran oportunidad de ROI relacionada con la felicidad de los empleados, y una plataforma CWM te ayudará con ello. ¿En qué contribuye una plataforma CWM?
- Mantiene la información y la comunicación del proyecto en un solo lugar para maximizar la visibilidad y la responsabilidad.
- Los equipos pasan menos tiempo buscando información y documentos, y más tiempo sacando adelante el trabajo.
- Los jefes pueden medir mejor las cargas de trabajo para evitar sobrecargar a los miembros del equipo.
- Al disponer de múltiples vistas del trabajo, es posible visualizar cada tipo de cronología del proyecto, lo que permite identificar congestiones, planificar el trabajo, gestionar los avances y maximizar la visibilidad.
- Con simples @menciones, los equipos pueden colaborar en un solo lugar o traer a un gestor para que ayude a eliminar obstáculos.
- La comunicación del proyecto centralizada en las herramientas minimiza las cadenas de mensajes de correo electrónico confusas y aisladas.
- ¡Las posibilidades son realmente infinitas!
Mídelo:
- Una vez que has implantado por completo tu herramienta CWM, ¡sondea a tus empleados! Evalúa los puntos claves o profundiza en las preguntas que reflejan tus flujos de trabajo y tus desafíos propios. Continúa esta práctica de encuestar a tus empleados en relación con su satisfacción con temas como cargas de trabajo, procesos de proyectos y herramientas, entre otros.
- A lo largo del próximo año, haz que tu equipo de recursos humanos efectúe un seguimiento de la retención de personal. Realiza cálculos específicos de tu empresa para establecer el coste de contratar nuevos miembros del equipo, y convierte en dólares el coste de la tasa de rotación de empleados antes y después de la implantación de CWM.
4. El ROI de la integración y la automatización optimizadas
Se necesitan 30 minutos para volver a concentrarse después de distraerse. Piensa en ello. Incluso si un empleado que gana 100 000 USD solo se distrajera dos veces al día, seguiría costando casi 50 USD por día de tiempo improductivo: 13 000 USD al año por empleado.
Las distracciones están en todas partes: correos electrónicos, mensajes instantáneos, alternancia entre varias herramientas, búsqueda de documentos, recopilación de información, reuniones y tertulias de oficina. La buena noticia es que una CWM como Wrike puede ayudarte a anular la mayoría de estas distracciones, de modo que ahorrarás tiempo y dinero. ¿Cuál es el secreto? Integración y automatización.
En nuestra encuesta de la industria de servicios profesionales, 3 de cada 10 encuestados dijeron que podrían sacar adelante entre un 30 % y un 39 % más de trabajo importante si las tareas administrativas y repetitivas de su trabajo se automatizaran. Aproximadamente 1 de cada 5 (22 %) dijo que podría realizar al menos un 50 % del trabajo. Una plataforma CWM como Wrike automatiza el trabajo administrativo repetitivo y prolongado, como la creación de tareas, la asignación de trabajo, las notificaciones de proyectos y la elaboración de informes, entre otras labores.
Por ejemplo, con Wrike Templates muchos de nuestros clientes y equipos agilizan su trabajo mediante la automatización. El cliente de Wrike, Arvig, informó de que pudieron ahorrar más de 900 horas al año incorporando a nuevos empleados con Wrike Forms, Wrike Templates y Wrike Integrate. ¡Multiplica esas horas por el salario de los empleados y tendrás un enorme centro de datos relativo al ROI fiscal!
La automatización y la integración también hacen maravillas para reducir los errores de comunicación.
Ya sea para comunicar actualizaciones de estado, compartir información o elaborar informes, entre otras acciones, el correo electrónico es un escollo en el desempeño de los equipos.
Según Symantec, la empresa promedio utiliza más de 900 aplicaciones en la nube para administrar sus procesos. Otra encuesta estableció que el 68 % de los trabajadores cambian de aplicación 10 veces a la hora y pierden una hora completa al día cambiando de aplicación. Los equipos de hoy utilizan una gran cantidad de herramientas, y la capacidad de integración de una CWM puede ayudar a simplificar tanto el conjunto de herramientas como el proceso del proyecto.
Un gran ejemplo es la utilización por parte de OSF Healthcare de la integración de Wrike con Adobe Photoshop. Al disponer de Wrike como su CWM, el equipo creativo de OSF Healthcare puede cargar fácilmente documentos en Wrike Proof para recopilar comentarios procesables de las partes interesadas directamente sobre la imagen, todo ello centralizado en un solo lugar. Andrea Bonk, jefa de programas de Investigación de Mercado, comenta: «En efecto, el tiempo de creación de valor dentro de nuestro equipo ha aumentado. Colaboramos más de lo que lo hemos hecho antes, y también hemos reducido al menos en un 50 % el tiempo que lleva revisar y aprobar los activos».
Son numerosos los ejemplos que ilustran cómo las capacidades de integración de una plataforma CWM pueden aumentar el ROI. Para conocer más detalladamente las integraciones de Wrike, consulta nuestro blog, «Mejor juntos: integraciones de Wrike que inspiran a un equipo altamente productivo» (en inglés).
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Cada equipo tiene diferentes desafíos, herramientas y objetivos. Para algunos, tener una única ubicación donde recibir comentarios y aprobaciones sobre los activos puede suponer el mayor ahorro de tiempo. Para otros, el reto está en sacar la colaboración de los mensajes de correo electrónico y darle una sola ubicación. Por ejemplo, Esurance midió su ROI con el tiempo ahorrado de los correos electrónicos.
Sabrina Wong, gestora asociada de proyectos de contenidos de Esurance, afirma: «Antes de Wrike, un proyecto especialmente exigente se gestionaba al 100 % por correo electrónico. Diría que cada miembro del equipo recibe unos 400 mensajes de correo electrónico al mes; esa es la cantidad de mensajes que Wrike me ha ahorrado. Ahora que todo el mundo usa Wrike, todos los comentarios se supervisan en la herramienta, por lo que es muy fácil regresar y responder nuestras propias preguntas. Ya no tenemos que leernos 3000 mensajes de correo electrónico».
Mide el ROI aquí para averiguar el tiempo ahorrado calculando el tiempo de tarea antes y después de Wrike. Si usas tu CWM para consolidar herramientas, añade a la ecuación los costes ahorrados.
¿Listo para maximizar tu ROI desde tu plataforma de gestión del trabajo colaborativo?
Ahorrar tiempo y dinero, optimizar recursos y mejorar la calidad de vida en el trabajo de los empleados, entre otros. Los beneficios de una CWM son inestimables, pero aquí en Wrike, nos interesa medir el progreso y mostrar los resultados de las mejores prácticas de gestión de proyectos.
Estas son algunas preguntas que te ayudarán a encontrar la forma correcta de medir el ROI para tu equipo:
- Antes de CWM:
- ¿Cómo estás ejecutando los proyectos? ¿Con qué herramientas estás trabajando?
- ¿Cómo supervisas e informas sobre el progreso de los proyectos?
- ¿Cuánto tiempo dedicas a proyectos, tareas y colaboraciones?
- ¿Dónde hubo dificultades en tu proceso de gestión del trabajo?
- ¿Qué consecuencias económicas, temporales y de calidad ocasionaron dichas dificultades en tu negocio, en esta situación?
- ¿Qué oportunidades se perdieron debido a esta situación?
- Después de CWM:
- ¿Qué consecuencias empresariales positivas ha producido tu situación actual?
- ¿Qué herramientas usas ahora? ¿Has podido mantener el presupuesto o medir el ahorro de tiempo?
- ¿Dónde has corregido los puntos de fricción en tu proceso?
- ¿Cuáles son los efectos económicos, temporales o de calidad de las mejoras que estás viendo actualmente?
- ¿Qué oportunidades has podido aprovechar o realizar gracias a tu estado actual?
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