Ya lo hemos dicho, los días en los que el correo electrónico era la principal herramienta para realizar proyectos colaborativos han llegado a su fin. La importancia del correo electrónico como herramienta de gestión de proyectos se debió a su comodidad y velocidad en los inicios. Los obstáculos para acceder a él eran pocos porque todo el mundo tenía una dirección, un programa de correo integrado en su escritorio o navegador, y no hacía falta formación al respecto. Por este motivo lo utilizamos, no solo para mensajes breves instantáneos, que era su verdadera razón de ser, sino por su capacidad para unir a las personas de forma virtual y que estas colaborasen.
Sin embargo, ha sido eclipsado por herramientas mejores. Cuando hay que colaborar con un equipo y supervisar decenas de partes a la vez, el correo electrónico tiene que soportar una carga para la que no se diseñó, lo que dificulta cada vez más la búsqueda de información o su consolidación. Conozcamos el motivo exacto por el que el correo electrónico llegó al final de su vida útil en la colaboración de proyectos:
1. El correo electrónico es un sistema "push"
Según la productividad en Estados Unidos sea tan baja.
Ahora comparemos esta experiencia con el sistema "pull" que te ofrece el software de colaboración. Si necesito la presentación de ventas actualizada, puedo buscar en la carpeta pública del departamento de marketing, donde se incluyen, entre otras cosas, carpetas para recursos de contenido y quizá también presentaciones. También puedo iniciar una búsqueda de las presentaciones de ventas utilizando palabras clave significativas. No tengo que esperar a que un compañero de trabajo me lo envíe, lo puedo conseguir yo mismo.
2. El correo electrónico es un depósito de información desorganizado
Cuando un hilo tiene 10 mensajes y en semejante pozo sin fondo aparece el plazo de entrega de mi asignación, tengo dos opciones: buscar en la bandeja de entrada la palabra "plazo de entrega" o bien revisar por encima esos 10 mensajes, uno por uno, hasta que encuentre la "información que falta". En el proceso, habré malgastado valiosos minutos que se podrían haber utilizado de forma más productiva.
En cambio, una herramienta de colaboración me indica la fecha de entrega desde el primer momento, junto con un resumen completo de toda la información pertinente que necesito para empezar a trabajar: el objetivo, el público, el formato de entrega, si tiene mucha o poca importancia, quizás también las versiones anteriores del archivo que tengo que actualizar. A continuación, puedo agrupar las tareas fácilmente en carpetas de forma que toda la información relacionada o los elementos pendientes estén organizados por contexto. Por supuesto, también puedo utilizar etiquetas en mi bandeja de entrada. Pero eso ya forma parte de mi configuración personal y el resto de mi equipo nunca verá esas etiquetas.
3. El correo electrónico no tiene un flujo de trabajo integrado
También se relaciona con el problema de las etiquetas mencionado anteriormente la ausencia total de flujo de trabajo en el correo electrónico. Por supuesto, puedo instalar un complemento de Gmail o una extensión de Chrome (y hay muchas) para dar a mi bandeja de entrada cierto aspecto de proceso, pero en este caso también se trata de algo personal. Tener todo un equipo imitando mi configuración personal lleva tiempo y supone un esfuerzo innecesario. Y todo para poder etiquetar correos como "retrasado", "en proceso", "terminado", etc. No me malinterpretes, eres libre de convertir tu bandeja de entrada en una lista de tareas pendientes, pero el correo electrónico no se ha diseñado para eso.
Por otro lado, las herramientas de colaboración se diseñaron para admitir proyectos, independientemente de su tamaño, y dividirlos en tareas menores, imponer orden, prioridades y proceso en ellas. Aún mejor, algunas (no todas) las herramientas de colaboración en la nube te ofrecen la posibilidad de personalizar los flujos de trabajo para que se adecuen a la forma de trabajar de tu equipo y no al revés. Como el equipo comparte la misma visión, todos pueden ver el contexto global de cada tarea y estar informados cuando una tarea en la que trabajan haya pasado a la fase siguiente del flujo de trabajo del equipo.
Gestionar proyectos por correo electrónico no hará avanzar a tu empresa
El correo electrónico no desaparece, sigue siendo una excelente forma de comunicarse brevemente y compartir información de caracter general. Pero el correo electrónico ha muerto como herramienta de gestión de proyectos. Si te niegas a aceptarlo, buena suerte al intentar seguir el ritmo que marca la competencia. Si sigues gestionando proyectos por correo electrónico, estás optando por ralentizar la velocidad a la que la organización hace las cosas.
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