¡Guau! ¡Qué gran conferencia ha sido Collaborate 2020! Este tercer evento del año ha supuesto la primera vez que nuestro equipo organiza un evento completamente virtual. Gracias a todos los que asistieron y participaron. Tu implicación ha contribuido en gran parte al enorme éxito del evento virtual.
(Si no pudiste asistir, no pasa nada. Todo el contenido de Virtual Collaborate 2020 está disponible bajo demanda hasta el 30 de noviembre. Solicita aquí acceso a todo el contenido de la conferencia).
La conferencia se desarrolló durante 48 horas seguidas en las regiones de América del Norte, EMEA y APAC. Ofrecimos contenido tanto en directo como bajo demanda, adaptado a cada región, y completamos la experiencia con una sala de exposiciones virtual, cabinas de proveedores, rifas, premios y cabina de fotos interactiva. Se alcanzó una audiencia mundial de casi 6000 personas. A continuación, recopilamos algunos comentarios de los asistentes sobre los consejos recibidos en Collaborate 2020.
Virtual Collaborate 2020: lo más destacado
La edición de Collaborate de este año se ha centrado en la idea de «Trabajar en sintonía». Durante los dos días del evento, los asistentes pudieron descubrir los diversos métodos empleados por Wrike para que los equipos colaboren en pro de la maximización del rendimiento, la aceleración del crecimiento y la mejora de la experiencia del cliente.
En esta ocasión se realizaron dos sesiones principales de «grandes revelaciones», junto con célebres oradores invitados como Jackie Joyner-Kersee, seis veces medallista de oro olímpico, oradora motivacional y fundadora de la Jackie Joyner-Kersee Foundation, y Eniola Aluko, exjugadora de fútbol profesional y actual directora del equipo de fútbol femenino en el Aston Villa. Ambas mujeres compartieron historias de superación de la adversidad e historias de triunfo, en el marco de la colaboración en equipo y del trabajo realizado colectivamente.
El evento se abrió con el discurso del director general, Andrew Filev, en el que compartió su visión del futuro del trabajo y cómo Wrike está liderando la transformación digital. Filev también anunció los últimos lanzamientos de productos. Aprovechó asimismo su discurso para presentar a Aaron Senna de Dish, Francis Lalonde de Walmart Canada y Jeff Hartlieb de Nickelodeon, y contar cómo Wrike los ayudó a hacer la transición al teletrabajo y a prosperar durante la pandemia.
Desde el punto de vista del producto, la pandemia no ha frenado a nuestro equipo, como lo demuestra el discurso de apertura del vicepresidente de producto de Wrike, Alexey Korotich. Como líder indiscutible en la gestión del trabajo colaborativo, los clientes nos dicen que aprecian nuestra suite completa de funciones porque los ayuda a ser excelentes en el trabajo. Comentarios como este son los que nos impulsan a seguir ofreciendo lo que más valoran los clientes, para que sean más productivos, disfruten de su trabajo y obtengan resultados excepcionales. Este año, anunciamos ocho lanzamientos de productos que descubrirás próximamente.
Nueva experiencia de Wrike
La Nueva experiencia de Wrike ha llegado para ofrecer una navegación más intuitiva y un espacio de trabajo que favorece la concentración y es totalmente personalizable, para que puedas configurar y gestionar rápidamente el trabajo que estás haciendo. Entre las mejoras, hemos ordenado la vista teniendo en cuenta vuestras expectativas en materia de facilidad para encontrar información. También hemos hecho que Wrike sea más configurable y aporte una experiencia más personalizada que se amplía a medida que se añaden más usuarios y equipos, y que sigue el ritmo de crecimiento de la empresa.
La experiencia de usuario reinventada te permite concentrarte en el trabajo que más importa. A través de esta nueva interfaz, Wrike se convierte en la oficina virtual que da apoyo y coordina equipos distribuidos de alto rendimiento, al tiempo que permite a los usuarios avanzados configurar de manera efectiva entornos de trabajo versátiles para sus diversos equipos. Por encima de todo, la Nueva experiencia de Wrike combina la funcionalidad que deseas con la facilidad de uso que necesitas para aumentar la productividad e incluso disfrutar más del trabajo:
Work Intelligence de Wrike
La nueva Work Intelligence de Wrike combina la inteligencia artificial de vanguardia y la tecnología de aprendizaje automático basada en el sólido gráfico de trabajo de Wrike en más de 1 millón de proyectos, procesos y actividades. A continuación, nuestra tecnología integrada identifica señales y modelos basados en cientos de factores relacionados con el progreso del trabajo, el historial de la organización y la complejidad del trabajo, para que las empresas y las organizaciones de hipercrecimiento puedan acelerar los resultados. Al centrarte en las tareas más importantes, puedes predecir, minimizar e incluso disminuir los retardos en la comunicación.
La Work Intelligence incluye:
- Predicción del riesgo de los proyectos
- Respuestas inteligentes (para Android OS)
- Procesamiento de documentos mediante OCR
- Comandos de voz (pronto disponible para iOS)
- Priorización de tareas (pronto disponible)
La predicción del riesgo de los proyectos emplea la tecnología de aprendizaje automático para predecir posibles retrasos en los proyectos y alertar con anticipación a los jefes del equipo y del proyecto al facilitarles las posibles causas del retraso. Esto les permite actuar con rapidez para reducir o evitar retrasos. Los propietarios y los gestores de proyectos necesitan una manera eficiente de identificar de un vistazo las iniciativas en riesgo y priorizarlas, sin tener que consultar manualmente con los miembros del equipo ni realizar búsquedas en varios niveles del proyecto. Una vez que se identifica un riesgo potencial, pueden establecer los siguientes pasos, ya sea informar a las partes interesadas, mitigar los obstáculos, ajustar recursos o actualizar las cronologías:
Las respuestas inteligentes se encuentran en la bandeja de entrada de la aplicación móvil de Wrike. Tienes la opción de elegir entre tres rápidas respuestas automáticas para cada @mención recibida en la bandeja de entrada de Wrike. La relevancia contextual de cada respuesta se fundamenta en el hilo de la conversación y permite tomar medidas rápidas para avanzar en el trabajo respondiendo a las notificaciones y la actividad. Actualmente, las respuestas inteligentes están disponibles en inglés para iOS y Android:
El tratamiento de documentos OCR permite a los usuarios digitalizar y convertir documentos impresos o notas escritas a mano en archivos de texto editables. Tan solo debes usar la cámara de tu dispositivo móvil como escáner, guardar el archivo como documento adjunto de una tarea y cargarlo en Wrike. El procesamiento de documentos está disponible para iOS:
Motor de automatización
Si eres usuario de Wrike, sabrás que Wrike Integrate es nuestra plataforma de código mínimo que se integra con todas las aplicaciones (es decir, todas las que necesites) al automatizar las aplicaciones y los flujos de trabajo según una lógica compleja. Pero eso no es todo. Hemos lanzado el motor de automatización más simple e intuitivo, que elimina las tareas repetitivas, reduce las sobrecargas de trabajo operativo y apoya la colaboración en equipo. En tándem con Wrike Integrate, los administradores de cuentas ahora pueden crear reglas de automatización utilizando desencadenantes y acciones para crear notificaciones y recordatorios personalizados, mover y organizar el trabajo, actualizar el estado del trabajo y las tareas, iniciar flujos de trabajo de aprobaciones, y emprender medidas en función de los niveles de riesgo del proyecto. Las reglas pueden aplicarse a los Espacios, proyectos, carpetas y tareas:
- Desencadenante de automatización: los desencadenantes son cambios en el sistema que hacen que la regla se active.
- Acción de automatización: los siguientes pasos que da el motor una vez que se cumple una condición del desencadenante.
Los desencadenantes disponibles son:
- El estado de la tarea cambia
- El estado de la tarea no cambia durante [x] días
- Se ha creado la tarea o el proyecto
- El nivel de riesgo del proyecto se ha modificado
- Todos los estados precedentes cambian
- Todos los subestados cambian
Las acciones disponibles son:
- Cambiar estado a
- Asignar a
- Añadir a
- Mover a
- Añadir comentario o mención
El motor de automatización desplaza automáticamente el trabajo a otra parte de tu espacio de trabajo en función del estado, lo que ordena el espacio de trabajo al ocultar el trabajo completado, y mejora los informes generales y la visibilidad en los paneles de control. El motor de automatización de Wrike está disponible para los planes Business y Enterprise.
Wrike for Marketing Performance
Un gran número de empresas B2C y D2C han tenido que adoptar un enfoque de publicidad más digital como resultado de la pandemia, lo que ha aumentado el gasto en publicidad a miles de millones en múltiples canales. Los profesionales del marketing son más competitivos que nunca y las expectativas de los consumidores nunca han sido tan altas; sin embargo, resulta complicado justificar un gasto tan alto sin mostrar resultados.
Al mismo tiempo, los equipos de marketing están abrumados con sistemas dispares y requieren mejores herramientas de colaboración. Y con estos resultados, los profesionales del marketing de nivel C luchan para demostrar el valor del marketing y el ROI frente a objetivos comerciales más amplios. Afortunadamente, Wrike tiene la solución ideal para optimizar la inversión en marketing digital conectando el esfuerzo con los resultados.
Wrike for Marketers Performance es una solución revolucionaria porque consolida todos tus datos de marketing de todos tus canales y plataformas en una sola ubicación, sin necesidad de analistas de datos, herramientas de inteligencia de negocio u hojas de cálculo arcaicas. Solo tienes que integrar 50 herramientas digitales populares en tus soluciones de publicidad, redes sociales y automatización de marketing, y observar cómo tus datos aparecen automáticamente, lo que proporciona una visibilidad de 360 grados y una información completa de tu rendimiento. Una vez que se agregan los datos, se homogeinizan para que puedas comparar el rendimiento en diferentes canales mientras los compartes con las partes interesadas a través de paneles de control de análisis:
Al conectar la información de rendimiento con la ejecución, puedes responder de forma inmediata a las reacciones del mercado lanzando actividades de optimización en tiempo real. Ahora, cualquier organización puede justificar todos sus gastos de marketing y sus esfuerzos mostrando resultados tangibles. Wrike for Marketers Performance está disponible como solución complementaria del plan Wrike for Marketers.
Solución de Wrike para PMO
En el caso de las PMO, probablemente estés acostumbrado a las herramientas de PPM tradicionales que anticipan la fase de planificación y decisión de inversión de la gestión de cartera. Sin embargo, la triste realidad es que esas herramientas no se conectan con el progreso y la entrega en tiempo real. Entonces, las PMO pierden de vista los resultados reales y, con ello, la capacidad de optimizar la cartera a medida que la situación evoluciona.
La solución de Wrike para PMO está revolucionando el mercado de PPM al proporcionar un enfoque pragmático con el que abordar de manera más liviana la planificación y la previsión a fin de permitir iteraciones más rápidas y recalibrar la estrategia. Wrike proporciona una estrecha alineación con la ejecución, el progreso y la entrega en tiempo real. Así, las PMO pueden optimizar con confianza y realinear el trabajo para lograr los resultados previstos.
Con esta nueva solución, obtendrás fichas de evaluación de los proyectos, planificación y comparación de escenarios, paneles de control del estado de la cartera y vistas detalladas de los programas por departamento, propietario o estado, entre otros. Ofrece el paquete completo, ya que permite a las PMO estratégicas y los gestores de programas adaptativos alinear el esfuerzo, la inversión y los recursos para que la entrega se realice con éxito. La solución de Wrike para PMO también se beneficia de las capacidades de nuestra plataforma: colaboración, flujos de trabajo configurables, plantillas y automatizaciones, todas las cuales carecen de muchas herramientas de PPM heredadas. (Realizamos una demostración con ocasión de Collaborate 2020. El lanzamiento completo con los detalles adicionales se efectuará en el cuarto trimestre).
Wrike for Professional Services: gestión del presupuesto
Cada proyecto comienza con la definición del ámbito y la planificación. Los gestores de servicios profesionales planifican los recursos necesarios para realizar el trabajo y verifican que el precio se corresponda con las ganancias. Pero a medida que se desarrollan los proyectos, muchas cosas pueden cambiar: el alcance se difumina, la entrega lleva más tiempo, los recursos se modifican o se complementan, etc. Todas estas fluctuaciones se traducen en cambios en ese coste real. Si el coste real aumenta y los ingresos se mantienen iguales, el margen se reduce, lo que pone al negocio en mayor riesgo. De este modo, los gestores de servicios profesionales deben estar atentos a las finanzas del proyecto durante la prestación.
La mayoría de las organizaciones gestionarían el control del tiempo, las finanzas del proyecto y la gestión del trabajo colaborativo en herramientas independientes. Sin embargo, una gestión por separado dificulta el seguimiento de los datos reales hasta la fecha y la estimación del presupuesto o el coste necesario para completar el trabajo. Con la nueva gestión del presupuesto de Wrike, las tarifas por hora definen el coste de cada recurso por puesto de trabajo o empleado, que puede establecerse como una norma o cambiarse para cada proyecto o para un recurso específico en un proyecto. Además, el seguimiento del presupuesto permite a la plataforma centralizar todas las piezas necesarias para conectar las finanzas del proyecto y los márgenes planificados con el progreso real del proyecto y el seguimiento del tiempo. Esto permite a los gestores de servicios profesionales vigilar los márgenes en tiempo real y, cuando sea necesario, ejecutar un plan de acción para mantener los márgenes saludables.
Tasas horarias
Las tasas horarias del proyecto se pueden configurar utilizando los importes facturados (coste de un recurso para una empresa de servicios profesionales) y los costes internos (cuánto cobra la empresa por un recurso) de los recursos planificados. Estas tasas horarias están conectadas con todos los cálculos financieros del proyecto, incluido el coste del proyecto (previsión de la cantidad de dinero necesaria para completar un proyecto) y el seguimiento del presupuesto durante la ejecución. Las tasas horarias se pueden duplicar como plantilla y reutilizar para proyectos futuros para que no tengas que dedicar tiempo y esfuerzo a volver a ejecutar las mismas tareas.
También puedes fijar tasas horarias para cada miembro del equipo o cada iniciativa, que luego se pueden usar para calcular los presupuestos del proyecto en función de las actividades necesarias, el nivel de esfuerzo planificado y los recursos necesarios. Los diferentes escenarios presupuestarios se calculan automáticamente cambiando las tasas horarias de los asignados o los roles de trabajo:
Control del presupuesto
Durante la ejecución y la entrega del proyecto, es posible controlar la variación del presupuesto y los márgenes de beneficio en relación con las tarifas y los costes reales del proyecto en curso. Los datos se actualizan en tiempo real a medida que los miembros del equipo realizan un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea como horas facturables conforme avanza el proyecto.
Para obtener información sobre el presupuesto y la rentabilidad general del equipo, puedes ver rápidamente el estado financiero del proyecto, como el presupuesto planeado y el restante, las tarifas y los costes reales y planeados, y otras métricas personalizadas. Estas métricas incluyen las variaciones del presupuesto en todos los niveles: tarea, proyecto, programa y cartera, con la posibilidad de sintetizar o desglosar los datos para obtener una visión completa de los márgenes del proyecto y el rendimiento financiero general.
Disponible en Wrike for Professional Services, esta versión ofrece a los clientes visibilidad financiera en tiempo real en toda su cartera. Wrike es la única solución de gestión del trabajo colaborativo que ofrece de forma nativa una solución integral de presupuestación para equipos de servicios profesionales: tarifas horarias nativas a nivel de usuario, individual y de proyecto, y seguimiento de presupuesto preestablecido para controlar campos calculados en el plan del proyecto que indican el presupuesto restante y los indicadores de progreso del proyecto.
Las funciones de presupuestación solo están disponibles en Wrike for Professional Services y no se incluyen en Wrike Resource.
Planificación de la capacidad
Nadie quiere verse sobrecargado o agobiado con proyectos que demandan demasiados recursos de equipo y que resulta imposible completar a tiempo y conforme al presupuesto. Tanto los gestores de proyectos como los de equipo quieren preparar a sus equipos para el éxito asignando con anticipación los recursos adecuados. La planificación de la capacidad permite a los equipos estimar el esfuerzo requerido para cada proyecto antes de su ejecución. Con esta versión es posible establecer y asignar esfuerzos a nivel de proyecto desde la nueva Vista de Recursos centrada en el proyecto.
Con la planificación de la capacidad, tanto los gestores de proyectos como los jefes de equipo pueden evaluar el esfuerzo general, por función, sin tener que detallar las actividades del proyecto. Para los gestores de proyectos que necesitan encontrar los roles de trabajo correctos para proyectos especializados, la planificación de la capacidad constituye un planificador de recursos de alto nivel que brinda visibilidad de la capacidad de los roles disponibles para que puedan definir los recursos necesarios y señalar los riesgos de escasez de recursos antes de asignar el trabajo. Asimismo, los gestores de equipo que necesitan aprovechar al máximo los recursos limitados pueden garantizar que los miembros del equipo tengan una carga de trabajo equilibrada.
En el caso de que tu equipo se encuentre desbordado, puedes mantenerte actualizado sobre su carga de trabajo con los gráficos de carga de trabajo de Wrike, ver los recursos disponibles y hacerlos corresponder con la demanda. Luego, con un simple arrastrar y soltar puedes asignar miembros del equipo que tengan disponibilidad para el proyecto. Esta nueva función brinda a los gestores visibilidad de la carga de trabajo actual y futura de su equipo para que puedan equilibrar los conflictos y priorizar las solicitudes de proyectos entrantes.
La planificación de la capacidad estará disponible en el cuarto trimestre en Wrike for Professional Services y Wrike Resource.
Espacios bloqueados
A veces sucede que compartimos por accidente detalles de tareas de Wrike simplemente confundiendo contactos. Un error muy extendido. Para las empresas con miles de miembros en el equipo o agencias con varios clientes en su cuenta de Wrike, siempre existe el riesgo de fuga de datos, algo más bien accidental que intencionado. Hoy, ya no existe ese riesgo gracias a los Espacios bloqueados.
Se trata de un nuevo tipo de Espacio en Wrike que evita que se comparta información con otros Espacios al ofrecer acceso restringido para comunicaciones confidenciales, como la colaboración de nivel ejecutivo o el trabajo para un cliente. Nadie puede ver un Espacio bloqueado ni acceder a sus proyectos, tareas y archivos hasta que se convierta en miembro autorizado de ese Espacio. Los usuarios que no sean miembros de un Espacio bloqueado ni siquiera sabrán que existe ni verán a los usuarios que se encuentran en ese Espacio y tampoco interactuarán con ellos.
Espacios bloqueados es completamente exclusivo de Wrike y es el entorno de colaboración más seguro para los equipos, pues garantiza el intercambio de información solo entre miembros autorizados y evita cualquier fuga de información. Esta nueva función solo estará disponible en el plan Enterprise. (Presentamos una versión beta con ocasión de Collaborate 2020. El lanzamiento completo con los detalles adicionales se efectuará próximamente).
Conclusiones de Collaborate 2020
¡Cuánta información! Tranquilo, en las próximas semanas y meses proporcionaremos muchos más detalles sobre estos lanzamientos. Agradecemos sinceramente tu apoyo a lo largo de los años porque, como dijo nuestro director ejecutivo, Andrew Filev, en el discurso de apertura, «Crecer junto a vosotros nos ha ayudado a mejorar nuestros productos y proponer una plataforma más sólida para definir el futuro del trabajo».
Son esas palabras las que constantemente inspiran y motivan a nuestro equipo a seguir desarrollando la plataforma de gestión del trabajo colaborativo más sólida y configurable del mundo en la actualidad. Accede aquí al contenido de Virtual Collaborate 2020.
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