Compartir ideas. Desde niños, es algo que tenemos arraigado como necesario para generar nuevas ideas. "Hora de intercambiar ideas para tu próximo proyecto de ciencias" o "reunámonos y aportemos ideas sobre por qué Elizabeth no puede soportar al señor Darcy".
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Las reuniones para intercambiar ideas se han celebrado hasta la saciedad. Tanto es así, que los directores han olvidado por qué recurrimos tanto a ello. La mayoría de los directivos creen que solo es el primer paso para generar la próxima gran idea. ¿Pero qué ocurre si no surge una idea excelente? Pues que toman el siguiente mejor concepto y continúan.
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Con unas fechas de vencimiento que se aproximan rápidamente y pocos recursos, es importante que las pocas horas que dediques a intercambiar ideas te ofrezcan un buen beneficio.
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No te estamos pidiendo que saques a tu equipo, ni que cantes "kumbaya" y alcances un estado de euforia capaz de desencadenar toda la creatividad que lleva dentro. Simplemente te aconsejamos sobre los que deberías hacer (así como lo que no deberías hacer y probablemente hagas).
El origen del intercambio de ideas
El concepto de intercambio de ideas surgió cuando Alex Osborn, ejecutivo de publicidad, se sintió frustrado por el deficiente resultado creativo que obtenía de sus empleados. En 1953, publicó el libro titulado Imaginación aplicada, en el que se trata por qué la aportación de ideas en grupo es mucho más útil y eficaz que concebir ideas de forma independiente.
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Concibió una teoría al respecto en la que se decía que para celebrar una sesión eficaz de intercambio de ideas el grupo debía seguir estas pautas:
- Posponer sus juicios: no señalar con el dedo las malas ideas
- Procurar conseguir cierta cantidad: centrarse en la cantidad de ideas en lugar de en la calidad
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Osborn afirma que estos son los principios básicos para participar en una sesión de intercambio de ideas próspera y productiva. Pero el problema surge cuando intentas poner en práctica estos principios uniformemente.
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Repasemos lo que hay que hacer y lo que no en las sesiones de intercambio de ideas, así como algunas técnicas para combatir los malos hábitos; de este modo, podrás estar seguro de que la próxima sesión de intercambio de ideas será próspera y eficaz:
Las reglas del intercambio de ideas
REGLA N.º 1
No: hacer que todos se impliquen inmediatamente
Sí: dar tiempo a que los participantes piensen de forma independiente
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A menudo el primer paso del intercambio de ideas es reunir a todos en una sala y empezar a pensar. No obstante, es importante pisar el freno y no dejar que el grupo se ponga a reflexionar directamente.
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En el libro 59 segundos: piensa un poco para cambiar mucho, Richard Wiseman explora los motivos por los que el intercambio de ideas en un grupo no siempre es la mejor forma de concebir ideas.
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Wiseman dice lo siguiente: "Más de 50 años de investigación han demostrado que las personas frecuentemente toman decisiones irracionales en grupos, además de realizar valoraciones muy sesgadas de la situación... las personas con carácter que lideran las discusiones en grupo pueden presionar a otras para que se sometan, se autocensuren y creen una ilusión de unanimidad. La gente es más creativa cuando se aleja de las multitudes".
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En lugar de ello, haz que tu equipo conciba ideas personalmente antes de iniciar la sesión de intercambio de ideas. Dales tiempo para que piensen detenidamente y apunten sus ideas de forma independiente antes de compartirlas con el grupo. Esto permite que las ideas circulen libremente sin influencias, intimidaciones o pensamientos colectivos involuntarios.
REGLA N.º 2
No: poner límites en la sesión de intercambio de ideas
Sí: dejar que todos hablen libremente sin seguir un patrón
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Puede que te preguntes si no es un poco contradictorio tener una publicación del blog sobre las reglas del intercambio de ideas y sugerir que no debería haber reglas para ello". La verdad es que, sin saber cómo sacar el máximo partido posible a la sesión de intercambio de ideas, probablemente ya te estés poniendo tus propias limitaciones.
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La única regla que se ha de seguir es intentar activamente mantener la sesión abierta sin caer en juicios o etiquetar las ideas como malas. Otras reglas pueden limitar la creatividad y dificultar que tu equipo se abra a todas las opciones posibles.
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No estamos diciendo que haya que celebrar una sesión de intercambio de ideas que dure todo el día. Simplemente reserva una hora en tu calendario. Si las ideas fluyen, continúa aunque haya pasado la hora. Si la sesión se agota pronto, acorta la reunión y reprográmala.
REGLA N.º 3
No: soltar ideas directamente
Sí: asegurarse de que todo el mundo proponga una idea como mínimo
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Es muy fácil soltar las ideas que parecen demasiado obvias o totalmente irrealizables. Sin embargo, no es lo ideal en la aportación de ideas.
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Hay quien tiende a mostrar sus inhibiciones sociales cuando se les pide que compartan sus ideas, por eso la clave está en escuchar a todo el mundo, incluso si ello significa escuchar las ideas más extrañas (porque a veces son las mejores).
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La mejor forma de combatir este juicio es pedir a todos que compartan sus ideas primero antes de dar su opinión. Esto se llama Round Robin Brainstorming y es útil para silenciar a los participantes que tienden a dominar la conversación y dar voz a los más discretos.
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Aaron Levie, director general y cofundador de Box, lo definió mejor:
REGLA N.º 4
No: centrarse en la calidad de las ideas
Sí: centrarse en la cantidad de ideas
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En la mayoría de las situaciones, la calidad es más importante que la cantidad. Al escribir un artículo es más importante centrarse en la calidad del mismo que en su extensión. Pero esto no se aplica al intercambio de ideas en grupo.
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Al concebir ideas, es importante dar con tantas como sea posible y cuanto más rápido, mejor. No existen las malas ideas.
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Esta técnica se llama ideación rápida y su objetivo es generar ideas rápidamente para que no dé tiempo a hacer juicios ni albergar reparos. Permite a tu equipo explorar todos los ámbitos de la creatividad, sin poner restricciones a las "malas ideas".
REGLA N.º 5
No: anotar solo las buenas ideas
Sí: anotarlo todo
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La norma en la mayoría de las reuniones es tomar notas. Esto también ocurre en las reuniones para intercambiar ideas. Sin embargo, no quieres que el equipo anote simplemente las ideas que tienen sentido o que son realistas. No te apresures a tratar de descubrir la mejor idea directamente, puedes ir acotando las ideas hasta quedarte con las mejores.
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Designa a alguien del equipo para que anote todas las ideas en un cuaderno o una herramienta de trabajo consolidada como Wrike. De este modo, todos podrán ver cómo se redactan las notas en tiempo real y, además, permite añadir aspectos que podrían haberse pasado por alto.
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Contar con una ubicación consolidada para las notas de la sesión de intercambio de ideas también facilita su búsqueda y revisión posteriormente, ya que se comparte con todo el equipo.
REGLA N.º 6
No: limitar la concepción de ideas a una sola sesión de intercambio
Sí: dejar que todos puedan aportar ideas propias posteriormente
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Cuando acabe la sesión de intercambio de ideas, es importante que siga fluyendo la creatividad. ¿Qué pasa si de la idea de una persona surge otra? Asegúrate de que todos se tomen entre 10 y 20 minutos tras la reunión o posteriormente durante la semana para dedicar tiempo a sus propias ideas, que podrían nutrir a las compartidas durante la reunión.
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No lo dejes sin un punto final. Establece un plazo definido para el proyecto de modo que el equipo pueda valorar cuánto tiempo debe dedicar al intercambio de ideas y cuándo tiene que ponerse en marcha. .
Hacer que el equipo se implique en el proceso de intercambio de ideas no solo es beneficioso para el propio proyecto, también permite al equipo hacerse oír y participar en el proyecto desde el inicio. Planificar las sesiones de intercambio de ideas en grupo con estos consejos y técnicas en lugar de hacerlo ad hoc hará que las sesiones sean más productivas y eficaces; por no mencionar que añade diversión e imaginación a la tarea en cuestión.
Otros recursos para el intercambio de ideas
- Cuatro consejos para una buena sesión de intercambio de ideas: ¿buscas más reglas básicas para compartir ideas? Consulta estos útiles consejos.
- Por qué el intercambio de ideas funciona mejor en línea: si no tienes tiempo para reunirte en persona, puede que sea mejor hacerlo en línea.
- Aumenta tu creatividad utilizando el modelo B.U.I.L.D. (infografía): no todo es seguir las directrices para una buena sesión de intercambio de ideas. Consulta estos consejos para aumentar la creatividad.
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