¿Las aplicaciones de control del tiempo pueden mejorar el rendimiento del equipo?

Uno de los principales problemas al que se enfrenta un gestor de proyectos es encontrar formas de controlar el progreso de los empleados en las tareas sin microgestionar ni interferir innecesariamente. Después de todo, ¿quién es capaz de rendir mejor cuando siente que un superior está constantemente vigilando su trabajo? Por otro lado, una organización que no es capaz de ver a qué dedican su tiempo los trabajadores puede verse sorprendida cuando se produzca un grave contratiempo o un retraso.

Para muchas empresas, las aplicaciones de control del tiempo se han convertido en herramientas fundamentales, ya que proporcionan a los responsables información importante que pueden usar para que las tareas diarias se realicen correctamente y que los equipos sigan su camino hacia objetivos más amplios. Simplemente descargando una aplicación en el dispositivo móvil o el ordenador de cada empleado podrás aplicar políticas de equipo mientras se reúne una gran cantidad de datos que pueden llevar a una mejor planificación y a la toma de decisiones mejor fundamentadas. Si estás interesado en mejorar tu gestión de proyectos con el control del tiempo, empieza planificando cómo usar estas herramientas para reforzar el rendimiento del equipo.

Seleccionar las aplicaciones de control del tiempo adecuadas

Hay una gran variedad de programas de control del tiempo disponibles para plataformas Android, Mac y iPhone; algunos de ellos se pueden descargar de forma gratuita. Los responsables deben tener en cuenta qué solución satisfará sus necesidades. Dispón de forma precisa las funciones que quieres que realice la aplicación antes de tomar una decisión. Hay una serie de usos habituales diferentes, entre los que se incluyen los siguientes:

Las empresas pueden usar las aplicaciones de control del tiempo para registrar las horas que se han de pagar a los empleados que no están en nómina, los contratistas y los autónomos.
Los empleados deberán rendir cuentas por el uso que hacen de su tiempo mediante el registro del tiempo empleado en cada tarea.
Los responsables pueden informar de forma precisa de a qué dedican su tiempo los miembros del equipo.

Aunque hay muchas opciones disponibles, la mejor aplicación de control del tiempo es una que se integre en una solución de colaboración de equipo completamente equipada como Wrike. De este modo, los responsables maximizan su capacidad de asignar tareas y observar el progreso mientras todos los miembros del equipo pueden comunicarse y compartir documentos fácilmente en tiempo real.

Descubrir nuevas perspectivas y mejorar

Los datos de las aplicaciones de seguimiento pueden revelar problemas urgentes con el personal y los recursos que intervienen en la compleción de un proyecto. Rellenar una plantilla de control del tiempo de un proyecto puede darte mucha información acerca de por qué un equipo no cumple las expectativas. Por ejemplo, el control de la asistencia podría revelar que los empleados están de baja por enfermedad con la frecuencia suficiente como para que ello afecte a los objetivos del proyecto.

Para los responsables que usan una aplicación de control del tiempo de proyectos, su objetivo no debe ser detectar problemas menores. Es normal que los trabajadores se tomen breves descansos o se distraigan. Por otro lado, el análisis de los datos probablemente muestre las formas en que los empleados pueden organizar mejor sus días, como acortar el tiempo que dedican a responder al correo o a preguntas de compañeros cercanos. Los números de seguimiento también pueden apuntar a zonas en las que la ineficacia se ha convertido en un grave problema que debe abordarse sin dilación.

Definir políticas y objetivos claros

Implementar una aplicación de control del tiempo de los empleados solo reportará grandes resultados al gestor de proyectos si consigue que el equipo colabore. Ello empieza planificando de antemano el registro del tiempo dedicado a los proyectos u otras tareas, así como sabiendo cómo aprovechar dicha información. Ser abierto y sincero con las políticas del equipo relativas al tiempo que se ha de registrar contribuye considerablemente a mantener la moral, del mismo modo que ofrecer incentivos para contribuir a alcanzar los objetivos del equipo.

Cuando defines objetivos concretos y te ciñes a ellos, el control del tiempo de los proyectos desempeña un papel fundamental en la motivación de los empleados para que mantengan su atención en las tareas. Decide qué aspectos del rendimiento individual y del equipo esperas desarrollar, y ten en cuenta que cada empleado administra la carga de trabajo a su manera. Son muchos los factores que intervienen en la productividad y tendrás que reunir información adicional antes de realizar cambios que darán lugar a proyectos más exitosos y rentables.

El control del tiempo puede ser el comienzo para lograr mejores resultados para el equipo. Junto con una cuidada planificación de los hitos, los productos y los objetivos a largo plazo, las aplicaciones de control del tiempo ayudan a conseguir una mayor productividad de todo el equipo. Viendo los factores que consiguen que un proyecto finalice a tiempo y respetando el presupuesto, los responsables están en posición para tomar decisiones mejor fundamentadas y motivar a los empleados.

Fuentes: Inc.com, TheNextWeb.com, Entrepreneur.com, CIO.com y HBR.org