No extraña que los principales acontecimientos mundiales de los últimos años hayan tenido un efecto de bola de nieve entre los trabajadores, desde el trabajo remoto hasta la «gran renuncia» y la abrumadora inflación. Cuando no es una cosa, es otra. De la noche a la mañana, las empresas se han visto obligadas a hacer grandes cambios y a adoptar nuevas tecnologías para mantener a sus equipos en funcionamiento.
Y hablando de cambios rápidos, eso es lo que los empleados han estado haciendo: pasar de un trabajo a otro, lo que ha generado una rotación como nunca antes habíamos visto. Y ahora, las empresas deben cerrar las compuertas en previsión de una posible recesión. Lo que se busca es eficiencia, pero ¿cómo pueden los equipos seguir siendo eficientes si todavía hacen frente a las mismas complejidades del trabajo que surgieron en los últimos años?
El equipo de Wrike ha encuestado a 2800 directivos y trabajadores del conocimiento para averiguar cuáles son las causas fundamentales de las complejidades del trabajo, cuánto sufren las empresas (por no hablar de los empleados) como resultado de estas complejidades y qué pueden hacer las organizaciones para prepararse mejor para el espinoso panorama que se avecina. Y si bien el coste financiero de las complejidades del trabajo es algo a tomar en serio, el coste humano es igualmente alarmante.
La trasformación digital no es perfecta
Después de la pandemia, el 91 % de los directivos reconocieron que han tenido que acelerar enormemente sus esfuerzos de transformación digital. El 77 % dijo que, si no hubieran trabajado tanto en la transformación digital, su organización no habría sobrevivido.
Si bien han sido indispensables para mantenerse a flote, las transformaciones digitales aceleradas han aumentado considerablemente la complejidad y el volumen de nuestro trabajo. A consecuencia del auge de los lugares de trabajo híbridos, las conversaciones cotidianas presenciales han sido reemplazadas por métodos digitales como correo electrónico, herramientas de chat y videollamadas. Mientras tanto, la proliferación de las soluciones SaaS y la sobrecarga de información lo han complicado todo, desde la forma en que hacemos nuestro trabajo hasta cómo medimos su impacto.
Estos métodos dispares de colaboración y la creciente complejidad han hecho que sea extremadamente difícil mantener la visibilidad sobre la producción, los resultados y la comunicación del proyecto. Los empleados no logran conectar el resultado de su trabajo con los objetivos de la empresa, los jefes de equipo encuentran dificultades para gestionar los recursos, y los detalles necesarios del proyecto se pierden en medio de un mar de textos, aplicaciones, videollamadas, hojas de cálculo y conversaciones de chat.
En consecuencia, los empleados se estresan porque tienen que hacer malabares con múltiples tareas, sistemas y aplicaciones. Las tareas que tienen que efectuar son cada vez más complejas y les cuesta encontrar la información necesaria para llevar a cabo su trabajo. Todo esto ha generado la llamada «materia oscura del trabajo».
Presentación de la materia oscura del trabajo
Así como el CERN identificó la materia oscura como el contenido «invisible» que constituye el 95 % de la masa del universo, estas nuevas complejidades han generado un enorme conjunto de tareas que no podemos ver de inmediato pero que tienen una poderosa influencia en todo lo que las rodea.
La materia oscura del trabajo prolifera en las aplicaciones síncronas y en el trabajo no estructurado, así como en los hilos de conversación de la mensajería instantánea, las videollamadas y los desfases entre los sistemas y las aplicaciones que no están integrados. Sin una plataforma de trabajo única que sea lo suficientemente potente y versátil para realizar un seguimiento, gestionar, actuar y alinear todo el trabajo con los objetivos de una empresa, existe un nivel peligrosamente bajo de visibilidad entre los trabajadores del conocimiento y los directivos.
Esto puede tener como consecuencia la desestructuración de los flujos de trabajo y la pérdida de la experiencia de los empleados. Si esto no se controla, tu empresa podría perder a su mejor talento, y muchos otros trabajadores podrían seguir los mismos pasos. Esto se conoce como «contagio de rotación». Cuanto más entendamos estas complejidades del trabajo y la materia oscura que crean, más podremos asegurarnos de que su fuerza empuja en la dirección más favorable para la empresa.
El impacto de la materia oscura
Cuando las contribuciones y el seguimiento de los recursos se pierden en la materia oscura de la colaboración digital, puede resultar difícil para las empresas comprender los desafíos y los sentimientos de los empleados. Seguro que tú y tus equipos ya habéis sido víctimas de la materia oscura en vuestros flujos de trabajo sin saberlo.
¿Tus empleados han expresado alguna vez estos sentimientos?
En nuestro estudio realizado con 804 responsables de funciones organizativas y más de 2000 trabajadores del conocimiento en TI, marketing, gestión de proyectos, agencias creativas y empresas de servicios profesionales, la mayoría de los trabajadores del conocimiento reconocieron haber tenido estos sentimientos recientemente en sus entornos de trabajo. Hemos constatado que los directivos creen que tienen una visibilidad del 54 % de las tareas, mientras que en el caso de los trabajadores del conocimiento esta cifra desciende al 45 %.
Además de los costes financieros o de recursos, el impacto humano de la materia oscura del trabajo se traduce en una degradación progresiva de la conciliación entre el trabajo y la vida personal, el estrés de los empleados y el agotamiento y la rotación. Los empleados pierden hasta una semana de vacaciones debido a los retrasos y las tareas adicionales que genera la materia oscura. La materia oscura también oculta los signos de estrés y sobrecarga de trabajo. Como resultado, los empleados tocan fondo y comienzan a buscar mejores condiciones en otra parte.
Es difícil diagnosticar y combatir esta espiral descendente, ya que la naturaleza misma de la materia oscura del trabajo opaca los logros de los empleados. Las diversas contribuciones realizadas por los empleados pueden desaparecer rápidamente en el complejo caos y el bullicio del trabajo digital. Estos son nuestros hallazgos:
Mostrar el camino a recorrer
Entonces, ¿qué camino debemos tomar? La colaboración y la transformación digitales han llegado para quedarse, y la materia oscura del trabajo seguirá ejerciendo su influencia sobre tu trabajo y tus empleados, a menos que algo cambie.
Existen formas de reducir el coste de la materia oscura en tus equipos y procesos de flujo de trabajo, lo que podría evitar la pérdida de empleados con talento, además de millones de dólares. Por ejemplo, establece una única fuente de información capaz de gestionar varios flujos de trabajo complejos sin dejar de estar accesible para todos los empleados. Casi el 100 % de los trabajadores del conocimiento afirman que una sola fuente de información reduciría en gran medida el estrés y garantizaría el reconocimiento de su trabajo y sus logros.
Las empresas también deben centralizar el conjunto de sus colaboraciones y aplicaciones profesionales externas en la plataforma de su elección, con el fin de mejorar su visibilidad de la información que crean y utilizan. Esto es clave para garantizar que el trabajo de los empleados se simplifique y se reconozca, al tiempo que se reduce el estrés y el agotamiento en los equipos.
Para obtener más información sobre la materia oscura del trabajo, sus costes y las soluciones recomendadas, consulta el informe completo aquí, e inaugura una nueva era basada en la colaboración digital.
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