Es posible que aún no lo sepas, pero la eficiencia de tu empresa se está viendo afectada por las complejidades del trabajo moderno. Si bien, de momento, los directivos de empresas relegan la «eficiencia» a un segundo plano, es hora de tomarse en serio este aspecto porque nos dirigimos a toda máquina hacia una recesión.
Estos últimos años, las complejidades del trabajo moderno han ido mitigando tus resultados a través de una presencia invisible pero poderosa que actúa sobre tu organización: la «materia oscura del trabajo». Así como el CERN identificó la Materia Oscura como el contenido «invisible» que constituye el 95 % de la masa del universo, la materia oscura del trabajo representa un conjunto de tareas e información que no podemos ver de inmediato pero que tienen una influencia significativa en todo lo que la rodea.
Desde las herramientas que usamos hasta el ritmo de trabajo y la cantidad de información procesada, la complejidad del trabajo está llegando a límites insospechados. El trabajo híbrido no ha hecho más que complicar las cosas, y así, tanto a los empleados como a los directivos les resulta cada vez más difícil comprender las tareas en curso. En el peor de los casos, tienen poca o ninguna visibilidad del trabajo.
Mi equipo en Wrike se ha fascinado por la materia oscura del trabajo y ha querido poner el foco en esta cuestión. Por eso, hace poco decidimos realizar nuestras propias investigaciones, además de encargar una, para estudiar su impacto en directivos, empleados y empresas en general. Queríamos entender el alcance de la materia oscura y determinar su coste financiero, que nos afecta a todos. Los resultados son asombrosos y deben ser tomados en serio por las empresas que aspiren a aumentar la eficiencia en previsión de la difícil situación económica que se avecina.
Estas son nuestras conclusiones.
Impacto en las empresas
Si bien no podemos «ver» la materia oscura del trabajo, podemos identificar dónde existe. Prolifera en las aplicaciones síncronas y en el trabajo no estructurado, así como en los hilos de conversación de la mensajería instantánea, las videollamadas y los desfases entre los sistemas y las aplicaciones que no están integrados. Sin una plataforma de trabajo única que sea lo suficientemente potente y versátil para realizar un seguimiento, gestionar, actuar y alinear todo el trabajo con los objetivos de una empresa, existe un nivel peligrosamente bajo de visibilidad entre los trabajadores del conocimiento y los directivos.
Por ahora, la mayoría de los responsables de funciones empresariales tienen poca visibilidad sobre las tareas que realizan sus equipos y no pueden realizar un seguimiento en tiempo real del progreso de gran parte de ese trabajo. En cuanto a los trabajadores del conocimiento, afirman que el empleador tiene una visibilidad aún menor de su trabajo, lo que sugiere que la materia oscura del trabajo está mucho más extendida de lo que pensamos.
Tiempo malgastado
El tiempo perdido en acciones como repetir el trabajo que ya se ha hecho, asistir a reuniones improductivas o hacer un seguimiento de las medidas tomadas y los estados les cuesta a las empresas millones.
La paradoja del riesgo en tiempo real
La materia oscura del trabajo puede asimismo tener serias consecuencias sobre determinados proyectos. Sin una comprensión completa del trabajo, las empresas no pueden anticipar ni reaccionar ante los riesgos potenciales y, de este modo, son aún más susceptibles de verse afectadas por problemas que provoquen el retraso o el fracaso del proyecto.
Éxodo de los empleados
Si, además del aumento del estrés y el agotamiento profesional, los empleados son obligados a repetir tareas, hacer un trabajo que resulta infructuoso o compensar la falta de información de los compañeros, llegará un momento en que no soporten el ritmo y se planteen dejarlo.
De hecho, al menos el 22 % de los trabajadores del conocimiento están tan frustrados por cuestiones como las tareas repetidas que llegan a plantearse renunciar a su puesto. Desde marzo de 2020, 37 personas han abandonado sus puestos tras argumentar que no eran capaces de hacer frente a sus trabajos. Esta rotación de personal supone a las empresas un gasto de 427 000 USD.
El coste de la materia oscura del trabajo
Si bien aquí solo estamos hablando de una parte de los gastos financieros generados por la materia negra, la factura se eleva ya a decenas de millones de dólares al año para las empresas. Mientras la materia oscura del trabajo no sea comprendida y aprovechada apropiadamente, los costes seguirán aumentando porque la complejidad incrementa con el crecimiento.
Las empresas con 100 empleados pueden perder más de 1,65 millones de dólares al año, y las que tienen 100 000 pueden perder más de 1650 millones de dólares.
El futuro
Según la encuesta, este es el coste previsto de la materia oscura en 2027:
¿Cómo se puede entender y aprovechar la materia oscura del trabajo? Es esencial basarse solo en una fuente de información única. Las empresas necesitan un enfoque que sea lo suficientemente sólido para poder gestionar y orquestar flujos de trabajo complejos, y lo suficientemente sencillos para que los empleados puedan usarlos. Las empresas que disponen de una visibilidad en todos los niveles de estos flujos de trabajo y aplicaciones, así como de los datos que crean, estarán mejor equipadas para dominar la materia oscura del trabajo y salir fortalecidas.
Descarga aquí el informe de Wrike sobre la materia oscura del trabajo
Con la ayuda de Sapio Research, hemos realizado dos encuestas de 20 y 28 preguntas respectivamente a más de 2800 personas que pertenecen a uno de los dos segmentos de audiencia analizados y ubicados en dos regiones (EE. UU. y Reino Unido):
- 2003 empleados (mandos intermedios o inferiores) que trabajan en agencias o departamentos de TI, gestión de proyectos o marketing de una marca y en empresas de más de 1000 empleados en EE. UU. y en Reino Unido.
EE. UU. (1200), Reino Unido (800) - 804 responsables de funciones empresariales que trabajan en una agencia o el departamento de TI, gestión de proyectos o marketing de una marca que lleva el servicio de TI, gestión de proyectos o marketing en empresas de más de 1000 empleados en EE. UU. y Reino Unido
EE. UU. (500), Reino Unido (300)
Consulta el informe completo aquí para que comprendas mejor las complejidades del lugar de trabajo.
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