Un buen líder sabe que no se pueden conseguir los objetivos sin la ayuda de un equipo inteligente, talentoso y apasionado. Pero incluso los equipos más brillantes pueden fallar. La pregunta del millón es por qué.
Tal vez pienses que tu equipo erró el tiro debido al personal, la falta de motivación o las restricciones de presupuesto. Pero piénsalo bien.
Frustración derivada de la mala comunicación, carencia de recursos y plazos incumplidos: estos pueden ser los resultados de la falta de visibilidad. Cuando los equipos miran en direcciones opuestas y no tienen claro el rumbo final, empiezan a tomar caminos diferentes y todo el mundo se acaba despistando. Incumplir los objetivos hace que la gente se sienta desmotivada y el rendimiento se resienta; y con un bajo rendimiento, no vas a sacar el máximo partido posible de los recursos que ya tienes.
Por lo tanto, antes de empezar por la plantilla o el presupuesto, fíjate bien en el flujo de trabajo actual del equipo y mira a ver si puedes identificar una falta de visibilidad importante.
Lo primero es lo primero: ¿qué implica la visibilidad en el lugar de trabajo?
Cuando hablamos de visibilidad en el lugar de trabajo, primero tenemos que separar los requisitos y las repercusiones de la visibilidad a nivel del colaborador directivo e individual.
Como líder, visibilidad es contar con las herramientas necesarias para poder asimilar rápidamente las necesidades de los recursos, asignar tareas e identificar los obstáculos, de forma que puedas contribuir al avance de los proyectos. Ser capaz de obtener una panorámica de los proyectos activos y conectar las tareas con los objetivos de la empresa o el departamento es fundamental para mantener al equipo motivado y por el buen camino.
Para los miembros de los equipos, la visibilidad les permite ser más eficaces con sus tareas y con la comunicación. Cuando disponen de paneles que les permiten ver el estado tanto de sus tareas directas como del proyecto general, se sienten más seguros haciendo avanzar a los proyectos. Sin claridad, las personas pueden perder confianza o sentirse desmotivadas. Quieren saber que su trabajo importa.
Para resumir, una buena visibilidad implica ser capaz de disfrutar de una visión general de la estrategia global, además de poder ampliar la visión en los detalles más pequeños de tareas concretas. Si quieres optimizar el flujo de trabajo, necesitarás encontrar herramientas que te ayuden:
- Crea un lugar central donde residan todos los proyectos y haz que los procesos estén claros y sean coherentes.
- Prioriza los objetivos e identifica cómo medirás el progreso.
- Haz que todo el mundo se responsabilice de su propio trabajo asignándoles a proyectos y tareas.
- Configura hitos y cronologías en los proyectos para que te resulte más sencillo detectar obstáculos.
- Gestiona los recursos y la carga de trabajo de forma que nadie esté sobrecargado.
El precio de la falta de visibilidad
Ahora puede que estés pensando en que cuando dispongas de más presupuesto y personal podrás tener el margen suficiente para echar un vistazo a tu flujo de trabajo y recursos. Sin embargo, la triste realidad es que si no dispones de visibilidad de los puntos ciegos de tu flujo de trabajo, estos no harán más que crecer. Cuando los miembros del equipo no entienden las expectativas o no pueden enfrentarse a los riesgos, los pequeños problemas podrían hacerse grandes.
Un ejemplo perfecto de esto se puede ver en el sector de la construcción. El negocio prospera, lo que es estupendo, pero ello implica que tendrás más proyectos y serán más complejos. A medida que hay más competencia en el mercado, se espera que las empresas puedan cumplir plazos y no salirse del presupuesto. No obstante, McKinsey afirma que muchas empresas no están siguiendo el ritmo, con grandes proyectos que se desarrollan un 20 % por encima del plazo y 80 % más del presupuesto previsto. Eso es mucho dinero y lealtad de clientes que no te puedes permitir perder. Abordar ahora mismo el asunto de la falta de visibilidad en los proyectos proporcionará una sólida base sobre la que tu equipo pueda trabajar.
Comprobemos tu campo visual
¿Te empiezas a preguntar si tienes una visión 20/20? Para ayudarte a descifrar cuál es el estado de la visibilidad en tu equipo, prueba a sentarte con un boli y escribir cuál es tu posición respecto a estas cuestiones:
- ¿Cuán claras están las tareas de los miembros del equipo? ¿Están en consonancia con los OKRs del equipo global, el departamento y la empresa, para que puedan ver cómo sus objetivos contribuyen a la estrategia general de la empresa?
- ¿Dónde se produce la comunicación del proyecto? ¿En más de un lugar? ¿Los miembros del equipo dedican tiempo a buscar la información más actualizada sobre sus tareas?
- ¿Los miembros de tu equipo tienen un panorama claro de los proyectos actuales y próximos, así como acceso a los recursos necesarios? ¿Saben con quién han de colaborar?
- ¿Puedes planificar proyectos con facilidad, identificar los posibles obstáculos antes de que surjan o cuando lo hagan, y ver cómo se asignan los recursos?
¿Ves algún problema? No te preocupes, no estás solo. Profundicemos en cómo las principales empresas se concentran en los problemas clave de la falta de visibilidad.
Cómo combaten las principales empresas la falta de visibilidad
Coordinación de los miembros del equipo
Empieza por coordinar los OKRs del equipo. Asegúrate de que todos los proyectos y las tareas del equipo sigan la línea de los objetivos globales de la empresa. Proporciona un calendario y un panel de tareas para que puedan entender cuándo han de entregar su trabajo y la repercusión que tendrá. Cuando los miembros del equipo vean claramente el qué, el dónde, el porqué, el cuándo y el cómo de sus proyectos, se sentirán más fortalecidos y será menos probable que procrastinen. Esto también ayuda al equipo a colaborar sin problemas, pues los proyectos se van pasando de unos a otros entre los propietarios de las tareas. Crear un flujo de trabajo coherente garantiza que todo el mundo sepa en qué punto encaja, con quién ha de trabajar y, además, inspira a hacerlo sacando lo mejor de cada uno: #coordinación.
Si tu equipo funciona como un reloj suizo, te será más fácil que nunca coordinarte con otros equipos y departamentos cuando te toque colaborar con ellos. Contar con una buena visibilidad te garantiza que podrás coordinar tus proyectos y objetivos con otros equipos en caso de que los proyectos se solapen. Ampliar la visibilidad a otros grupos de la organización puede ayudar a los equipos a ver la carga de trabajo y los procesos de los demás para facilitar la comprensión, el respeto y la coordinación. Cada equipo tiene sus propios OKRs que siguen la línea de los objetivos generales de la empresa. La visibilidad permite a los diferentes equipos remar en la misma dirección al desarrollar proyectos compartidos sin tener que estar encima de todo el mundo.
Un ejemplo perfecto de ello es el empleo de Wrike para planificar nuestra primera conferencia de usuarios. Cuando la información llega a través de mensajes de chat, correos electrónicos, documentos de Google y conversaciones en el pasillo, los detalles esenciales del evento a veces pueden escaparse por las grietas. Con Wrike como nuestra única fuente de información, los equipos pudieron estar bien coordinados. Cada departamento pudo enfrentarse a sus tareas mientras estaba conectado y trabajando sin problemas para lograr un objetivo común.
Aprende a asignar y usar los recursos de forma eficaz
Los recursos son las personas, el margen, el presupuesto y las herramientas. Cuando divides los proyectos en tareas y subtareas, empiezas a descubrir recursos que tenías delante de tus ojos.
¿Dónde se comunica el personal? ¿Cómo se asignan las cargas de trabajo? ¿Qué fases del proyecto se pueden automatizar? ¿Los activos están en un solo lugar y todos los miembros del proyecto pueden acceder a ellos?
Empieza visualizando tu recurso más importante: las personas. Los diagramas de Gantt te ayudan a visualizar las cronologías del proyecto, para que puedas identificar dónde se necesitan los recursos y dónde pueden interferir. Cuando empieces a asignar tareas, podrás ver desde la perspectiva de los recursos cómo se equilibran las cargas de trabajo en el equipo. Esto te ayuda a identificar posibles obstáculos y a elaborar planes de proyectos que permitan al equipo realizar su trabajo a tiempo y sin salirse del presupuesto.
Además del personal, las herramientas y la automatización pueden ahorrar una cantidad considerable de recursos adicionales. Según McKinsey, el trabajador medio dedica un 20 % de cada semana de trabajo reuniendo información entre distintas herramientas. Implementar un solo repositorio para todos los activos digitales podría ahorrarles horas.
Ayuda a los equipos a colaborar de forma más eficaz
Contar con una sola fuente de información para los proyectos, así como un flujo de trabajo coherente, ayuda a los equipos a comprender las expectativas, saber qué tareas tienen y comunicarse internamente. Trabajando con falta de visibilidad, la gente se puede frustrar rápidamente y repartir culpas cuando surgen los obstáculos. Esta frustración y falta de autonomía afectan rápidamente a la motivación.
No obstante, hay formas sencillas de evitar todo eso añadiendo un poco de visibilidad a la comunicación y al flujo de tareas. Por ejemplo, Wrike utiliza @menciones, para que los miembros del equipo puedan etiquetarse fácilmente en la propia tarea para pedir información, hacer avanzar el proyecto o dar a alguien indicaciones rápidas. Tanto si necesitas editar una publicación de blog o información sobre un diseño, Wrike ofrece una perspectiva centralizada y cronológica de toda la información necesaria. De este modo, los miembros del equipo, los líderes y otras organizaciones pueden ver fácilmente el estado del proyecto. Con Wrike, tienes visibilidad de todos los proyectos. Toda la comunicación se encuentra en un solo lugar, todos tienen acceso a los activos más actualizados y las tareas de los proyectos están claras entre equipos.
Cómo conseguir una visión 20/20
La falta de visibilidad se combate aprovechando las herramientas adecuadas para coordinar al equipo, asignar recursos y colaborar. Cuando busques una herramienta que te ayude, tu objetivo será encontrar una solución única que englobe comunicación y documentación.
Contar con la función de asignar proyectos en una cronología y ver las cargas de trabajo te ayudará a garantizar el éxito de los proyectos. Los paneles de control y los informes mantienen a tu equipo coordinado con sus OKR. Además, ser capaces de ver la repercusión de su trabajo en los objetivos de la empresa mantendrá su motivación. Cuando la visibilidad se encuentra en la esencia del equipo, todos los implicados saben en qué punto están los proyectos y pueden intervenir cuando haga falta.
Obtén más información acerca de los aspectos fundamentales de la gestión de recursos y las prácticas recomendadas. Nuestro ebook “Guía de Wrike para la gestión de recursos” está repleto de prácticos consejos que podrás empezar a implementar hoy mismo.
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