Como las empresas siguen expandiéndose mundialmente y los equipos distribuidos alrededor del mundo son ya la norma, la colaboración se ha convertido en un ingrediente fundamental para alcanzar el éxito. Los gestores dedican un 50 % más de tiempo a las actividades colaborativas. Como respuesta a estas tendencias, las organizaciones se han dado prisa en adoptar la mayor cantidad posible de herramientas colaborativas. Aunque muchas de estas herramientas han ayudado a las organizaciones a trabajar mejor, estamos empezando a ver una reducción del rendimiento.

Herramientas y procesos ineficientes en el trabajo

La proliferación de herramientas no solo ha ralentizado los resultados del trabajo, sino que ha conseguido prácticamente pararlo. En una encuesta realizada a 5000 trabajadores de 22 empresas con presencia mundial, menos de un 44 % afirmaron saber dónde encontrar la información necesaria para el trabajo cotidiano. La empresa media utiliza más de 900 aplicaciones en la nube para gestionar sus procesos, y el 59 % de los trabajadores afirman que el número de herramientas que utilizan para trabajar se ha incrementado durante el año pasado, según Symantec. El 68 % de los trabajadores cambian de aplicación 10 veces por hora o más, y dedicando toda una hora de su jornada a cambiar de aplicaciones.

En un esfuerzo por recortar costes o reducir la fricción que producen los cambios, las empresas tratan de mantener las herramientas y los sistemas en su sitio, incluso aunque dispongan de opciones mejores. Mejoran o readaptan las soluciones existentes con complementos personalizados, parches u otras soluciones rápidas. Se han de crear procesos rígidos y elaborados para que los sistemas fragmentados funcionen correctamente. Estas soluciones puntuales pueden volverse tan complejas que consiguen que sea prácticamente imposible actualizar o cambiar partes concretas sin correr el riesgo de que todo el sistema se colapse. Lo que en su momento estaba destinado a permitir a los equipos colaborar de forma más eficaz se puede convertir fácilmente en una cadena que ralentiza el impulso y la innovación.

En el entorno actual, moverse lentamente es algo más que una simple desventaja, es una grave amenaza que puede derribar empresas. A continuación exponemos las seis amenazas más habituales que las organizaciones han de hacer frente derivadas del uso de herramientas y procesos ineficientes, junto con formas concretas de solucionarlas basadas en nuestra experiencia con más de 19 000 importantes organizaciones de todo el mundo.

Las seis amenazas más importantes causadas por herramientas y procesos ineficientes y cómo solucionarlas

1. Silos de datos

Es inevitable que surjan problemas cuando los diferentes departamentos de una empresa gestionan los datos de los clientes o la empresa en varias aplicaciones o bases de datos. Como los cambios realizados en un sistema o base de datos no se propagan automáticamente a los demás sistemas, se crean varias versiones de la misma cuenta o archivos sin saber claramente cuál es la versión más actualizada. Es normal que se produzcan errores humanos cuando los equipos tratan de colaborar entre sistemas fragmentados. Como la cantidad de datos recopilados aumenta con el paso del tiempo, los problemas creados por los silos de datos se agravan.

Cómo solucionarlo:

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  • Adopta una sola fuente de datos: publicar trabajo, actualizaciones y comunicaciones relacionadas en un solo lugar reduce drásticamente los errores de comunicación y aporta a todos más claridad de lo que se está haciendo. Las soluciones basadas en la nube ayudan a impedir que los equipos trabajen con datos obsoletos o que surjan problemas de control de versiones con los archivos.
  • Utiliza soluciones de gestión del trabajo flexibles: identifica qué necesita cada persona o equipo de sus herramientas. Al comprender las necesidades de cada persona y equipo, así como el tipo de trabajo que hacen, puedes elegir la solución que mejor funcione para todos ellos. Por ejemplo, Wrike ofrece nueve vistas diferentes para que cada equipo encuentre la que se adapte mejor a sus necesidades.
  • Aprovecha la automatización y las API para conectar sistemas: utiliza las integraciones para vincular tantas herramientas existentes como te sea posible para aumentar la claridad mientras permites a las personas seguir utilizando sus aplicaciones preferidas. Una API flexible puede ayudar a tu organización a personalizar herramientas para usos muy específicos, desbloqueando un valor increíble. La automatización se puede utilizar para reducir o eliminar la introducción manual de datos y mover datos entre sistemas.

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2. Niebla de guerra

Las principales empresas se preocupan por utilizar información crítica procedente de la primera línea de batalla. Cuando los ejecutivos tienen información relevante al alcance de sus manos, pueden tomar decisiones de mucho mayor impacto. En el campo de batalla, la falta de conocimiento de la situación se conoce como “niebla de guerra”. Las herramientas y los procesos ineficientes crean carencias de visibilidad que dificultan el liderazgo de la empresa para detectar obstáculos, priorizar actividades y evaluar el progreso.

Cómo solucionarlo:

  • Adopta una solución colaborativa de gestión del trabajo: las herramientas colaborativas de gestión del trabajo coordinan a las personas entre los equipos y las distancias, mejoran la calidad y la consistencia del trabajo, reducen los errores de comunicación y los recursos malgastados, y proporcionan visibilidad para todo el mundo.
  • Utiliza paneles de control y estados personalizados para supervisar el progreso: es fundamental que todo el equipo pueda ver cómo progresan los proyectos y cómo avanza la organización hacia la consecución de los objetivos. Los estados personalizados aportan más claridad a lo que se está consiguiendo. Los paneles de control compartidos son una forma fácil de mantener a las personas al día de los proyectos y coordinados con los pasos siguientes.
  • Utiliza informes para dar rápidamente a la junta directiva información de primera mano: en lugar de dedicar horas a recopilar datos y hacer números, aprovecha los informes automatizados para visualizar rápidamente todos los estados de trabajo y el progreso en un formato fácil de entender. Esto da a los responsables de la empresa la visibilidad y la información necesarias para tomar decisiones más estratégicas y con impacto.

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3. Trabajo duplicado

Cuando las partes de la organización realizan nuevos hallazgos o aprenden algo nuevo pero carecen de una forma de transmitirlo al resto de la empresa, es habitual que se produzca la duplicación de esfuerzos. Además del tiempo y los recursos malgastados, la duplicación del trabajo puede confundir a los equipos y socavar la importancia del proceso. Las organizaciones internacionales que tienen equipos distribuidos en diferentes zonas, o que presentan diferencias culturales o lingüísticas son especialmente propensos a sufrir este problema.

Cómo solucionarlo:

  • Mejora la comunicación interna: no utilices las reuniones para informar del estado de las cosas, para eso ya está la plataforma de gestión de proyectos. En lugar de ello, emplea las reuniones para hablar de asuntos que necesiten más debate o análisis, como instrucciones estratégicas, problemas que haya que discutir o evaluar, mejoras en el proceso o las entregas, problemas sistemáticos que afectan a varios miembros del equipo, y todo nuevo aprendizaje que pudiera beneficiar a la organización en su conjunto.
  • Asegúrate de identificar claramente a los propietarios de las tareas: al inicio de un proyecto, todo el mundo debe tener claro quién es el encargado de la toma de decisiones, de las aprobaciones, las partes interesadas, etc. Para el trabajo repetitivo, configura aprobaciones y comunicaciones que refuercen el flujo de trabajo.
  • Comparte lo aprendido: crea oportunidades para que los equipos compartan información, no solo entre ellos, sino entre los departamentos.

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4. Luchas internas

Sin visibilidad o reparto de responsabilidades, los equipos pueden sobreproteger sus datos. Los silos de datos mencionados anteriormente provocan que los equipos compitan con los demás por los recursos y el poder en lugar de centrarse en ofrecer una experiencia de cliente unificada. Las inconsistencias que provocan estas luchas internas desencadenan la pérdida de credibilidad y confianza de la marca y crean un entorno de trabajo negativo.

Cómo solucionarlo:

  • Objetivos anidados y OKR comunes: empieza por un objetivo general de la empresa y, tras él, anida objetivos generales de cada departamento. A continuación, debajo de ellos, enumera los objetivos de cada subequipo y, finalmente, profundiza en los objetivos individuales. Con esta estructura anidada, cada empleado y cada equipo puede mirar su trabajo y ver cómo afecta a la empresa en general. Pueden subir y bajar en la escala para ver cómo su trabajo individual encaja en los objetivos del equipo, del departamento e incluso de toda la empresa.
  • Mejora la visibilidad: como estos objetivos anidados están a disposición de todos los integrantes de la organización, se tiene más visibilidad del trabajo que se está realizando y fomenta un sentido real de la colaboración. Ver cómo se interconecta el trabajo personal con el del conjunto aporta significado al trabajo e inspira a todos a trabajar al unísono con el fin de conseguir objetivos comunes.
  • Haz que el equipo de gestión colabore: Forbes clasifica a los “conflictos en el equipo de liderazgo” como el principal motivo de la existencia de los silos. Los gestores y los lideres deberían sentar las bases para acabar con los silos, compartiendo información y colaborando eficazmente.

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5. Obstáculos e impedimentos

La mayoría de las empresas son capaces de moverse rápido cuando deciden una nueva táctica o estrategia. Los problemas surgen cuando se encuentra una solución o un proceso adecuado. Se ciñen al proceso en cuestión, lo mejoran y abandonan la búsqueda de alternativas. Con el tiempo, los procesos o la solución pueden perder eficiencia e incluso crear obstáculos. Debido a la falta de visibilidad, las empresas pueden no ser conscientes de estos obstáculos e incluso en el caso de que los detectaran, la falta de comunicación o responsabilidad podría impedir que la situación se solucionara de una forma eficaz.

Cómo solucionarlo:

  • Audita los procesos: evalúa regularmente los procesos como equipo con el fin de garantizar su eficiencia y fomenta el análisis de nuevas herramientas y métodos periódicamente. Cuando un proceso se asigna y todos los miembros del equipo entienden cada componente y cómo encajan, pueden empezar a identificar las oportunidades de mejora.
  • Adopta una mentalidad centrada en el crecimiento: adoptar una mentalidad de crecimiento puede ayudar a tu equipo a aceptar los errores y persistir ante las dificultades. Las personas con una mentalidad centrada en el crecimiento creen que sus talentos se pueden desarrollar y que es posible adquirir nuevas habilidades. No todo el mundo nace con una mentalidad centrada en el crecimiento, pero se puede aprender. Cuando toda una empresa adopta esta forma de pensar, pocas cosas pueden impedir a la organización alcanzar sus objetivos y metas. Todos los obstáculos se ven como algo temporal y las soluciones se pueden descubrir y, de hecho, se descubren.
  • Cultiva el pensamiento divergente: el pensamiento divergente se centra en despejar los problemas, analizar las posibilidades y aumentar las perspectivas. Disponer de una mezcla equilibrada de pensadores divergentes y convergentes en el equipo puede empujar a tu organización a experimentar e innovar.

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6. Gastos técnicos iniciales

Las nuevas herramientas, los dispositivos y los procesos se añaden cuando una organización requiere más funcionalidades. Aunque puede ser funcional y necesaria a corto plazo, añade una complejidad que se puede convertir en un riesgo y una debilidad. Cada solución de punto único o excesivamente especializada que adopta una organización eleva el “gasto técnico” y los gastos que habrá de realizar para actualizar o mejorar el sistema. Si los proveedores de dichas soluciones tardan en actualizar su software, las organizaciones no podrán avanzar con ese lastre.

Cómo solucionarlo:

  • Adopta una solución que funcione tanto vertical como horizontalmente: las empresas ya no tienen que elegir entre herramientas de colaboración superficiales que funcionan horizontalmente entre departamentos ni soluciones verticales especializadas que contribuyen a aislar a los equipos. Las herramientas de colaboración empresariales se han desarrollado para ofrecer una mayor profundidad y extensión de la función de comunicación con capacidades como los paneles y la generación de informes. Además, conectan flujos de trabajo entre herramientas específicas para determinadas capacidades por medio de API e integraciones. Seleccionar una solución flexible que pueda sustituir y conectar varias aplicaciones es la forma más eficaz de reducir los gastos técnicos iniciales.  
  • Automatiza el flujo de datos: introducir datos en una solución de gestión del trabajo puede parecer algo fastidioso y una pérdida de tiempo para los equipos más ocupados. Utiliza plantillas para reducir drásticamente el tiempo de creación y gestión de tareas y proyectos que se puedan repetir. Emplea la automatización al máximo en tus flujos de trabajo para permitir que tu equipo se centre en más trabajo de alto impacto. Los formularios de solicitud son una forma estupenda de ofrecer consistencia en el trabajo entrante, ahorrándole a tu equipo el paso de tener que registrar información fundamental que demora el inicio de los proyectos.
  • Aprovecha las API para conectar con todas las demás aplicaciones: tu herramienta de gestión del trabajo colaborativo debería poner orden en el caos sirviendo de única fuente de datos. Conecta todas las herramientas existentes que puedas para aumentar la claridad mientras sigues permitiendo a las personas usar las aplicaciones que más les gustan. Una API flexible puede ayudar a tu organización a personalizar herramientas para usos muy específicos, desbloqueando un valor increíble.

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Las herramientas personalizables y configurables impulsan el crecimiento constante

Las principales empresas entienden lo ineficientes que son las herramientas y los procesos inflexibles. La respuesta no está en disponer de más tecnología, sino en tomar mejores decisiones. Las herramientas personalizables y configurables, junto con unos procesos flexibles, pueden ayudar a tu organización a hacer más sin sacrificar la consistencia o la calidad.

¿Te interesaría saber cómo las principales empresas usan herramientas y procesos flexibles para hacer más? Descarga nuestro último ebook para ver cómo empresas como Unbounce, Pendo, BMind y Frontline Education están consiguiendo un crecimiento constante empleando herramientas y procesos personalizables y flexibles.

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