El hecho de que ahora haya más equipos dispersos que antes de la pandemia no significa que el trabajo se esté desacelerando. Al contrario, el ritmo de trabajo de muchas empresas sigue siendo el mismo o incluso se acelera. Más trabajo puede traducirse en más recursos, y estos no siempre están disponibles internamente. Los autónomos y las agencias deben ser considerados miembros valiosos del equipo, ya que contribuyen también a la realización del trabajo. Coordinar a las personas que trabajan dentro y fuera de la organización resulta más desafiante a medida que aumentan las cargas de trabajo y más miembros del equipo se integran en el flujo de trabajo. Esta situación nos lleva a una serie de problemas que abordaremos en el siguiente artículo.
Problema: La visibilidad de las tareas es demasiado limitada
Los equipos deben tener una vista de conjunto de todos sus proyectos y poder compartir las vistas de las tareas con las partes interesadas externas de forma segura. Cuando todas las partes interesadas no pueden ver el progreso del proyecto de un vistazo, corren el riesgo de no enterarse de las actualizaciones y las fechas límite. A medida que cambian los cronogramas, todas las dependencias también deberían cambiar dinámicamente. Sería una pérdida de tiempo tener que actualizar cada tarea una a una simplemente porque un elemento haya cambiado. Existe tecnología para ayudar con esto: las herramientas de colaboración en equipo son esenciales para ayudar a tu equipo a mejorar la visibilidad de las tareas.
Un calendario que brinda una vista de conjunto de todas las tareas de tu equipo es necesario para ver el avance de cada proyecto. Sin embargo, eso no siempre es suficiente, ya que las tareas y los proyectos individuales también deben ser supervisados a nivel micro, especialmente cuando varios departamentos tienen que hacer seguimiento de los proyectos a través de sus propios flujos de trabajo e informes. Por lo tanto, tener un sistema para etiquetar el trabajo de varios equipos y evitar así que se dupliquen los esfuerzos satisfaría a todos.
Problema: Los informes son complejos y exigen ciertos conocimientos técnicos
¿Pueden las herramientas de colaboración de tu equipo determinar con unos pocos clics cuántos de tus proyectos son nuevos o están en progreso, en curso, en revisión, completados, atrasados y cancelados? ¿Puedes identificar los obstáculos y resolver problemas de manera que la mayoría de las tareas de tu equipo no sufra retrasos? Si has respondido «no» a alguna de estas dos preguntas, es hora de reevaluar tu proceso de presentación de informes.
Necesitas una gran visibilidad y un conocimiento más detallado para garantizar los mejores resultados de tu equipo. Pero no todos los informes tienen el poder de brindarte información adecuada. El problema más grande es que no todos tienen acceso a sus propias herramientas de BI. O tal vez confíes en un analista comercial para extraer y analizar los resultados. De cualquier manera, recopilar e interpretar los datos semanal o mensualmente constituye un freno al progreso del trabajo.
Tu proceso de generación de informes no solo debe proporcionar la información necesaria, sino que los informes deben ser visuales y presentar elementos como tablas dinámicas, mapas de calor del calendario, gráficos circulares y gráficos de barras para que puedas comprender los resultados. Además, los paneles de control de informes deben ser interactivos, actualizarse dinámicamente y ser personalizables según la forma de trabajar, para que puedas dedicar más tiempo a producir resultados.
Wrike tiene la solución para cada problema
Los calendarios de equipo compartidos de Wrike les permiten a todos visualizar las prioridades. Cuando el trabajo se sincroniza automáticamente con un calendario compartido, es más fácil ver las fechas límite y las tareas siguientes. Los calendarios en la herramienta de colaboración en línea de Wrike se pueden personalizar para adaptarse a las necesidades del equipo —p. ej., el comienzo del año fiscal—, o se pueden consultar por día, semana, trimestre y año para obtener una visión detallada del progreso del equipo. Expande o contrae las capas seleccionadas para obtener una descripción general del departamento, el equipo y las cargas de trabajo individuales mientras detectas posibles obstáculos y ajustas los plazos según sea necesario.
A nivel micro, las etiquetas cruzadas de Wrike mejoran la transparencia entre todos los equipos y la visibilidad de las tareas para que todos los involucrados puedan realizar un seguimiento del progreso. Pero no se limita a las tareas.
Subtareas, carpetas, hitos, fases y proyectos completos se pueden clasificar de forma cruzada en varios flujos de trabajo. Por ejemplo, para atribuir una etiqueta cruzada a una carpeta, debes acceder al Espacio en el que se encuentra la carpeta a etiquetar, y luego sigue estos pasos:
- En la vista Lista, haz clic sobre el icono de carpeta arriba a la derecha, para abrir el panel de información.
- Las etiquetas de la carpeta se enumeran debajo del título. Haz clic en + para añadir una etiqueta y luego busca la carpeta a etiquetar en la lista desplegable.
- Para eliminar una etiqueta, haz clic en la «x» junto a la etiqueta que quieres suprimir.
El etiquetado cruzado beneficia a un gran número de equipos y empleados. Ya sea que formes parte de un equipo de marketing que quiere mejorar la visibilidad para los colaboradores, que realices reuniones diarias para informar sobre el trabajo en curso, o que seas un gestor de proyecto en una PMO que se asegura de que todo el trabajo se realice a tiempo, etiquetar las tareas aumenta la visibilidad para quienes lo necesitan. Esta funcionalidad ha demostrado ser revolucionaria para numerosos clientes y, aunque los competidores tienen también capacidades de etiquetado cruzado, están extremadamente limitadas al nivel de la tarea.
Para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, Wrike Analyze ofrece a tu equipo visibilidad e inteligencia empresarial sin necesidad de acceder a una herramienta de BI independiente. A través de nuestra herramienta de colaboración en línea, puedes crear informes personalizables basados en tus casos de uso y elegir entre una variedad de elementos visuales para transmitir los resultados. Los paneles de control que crees se actualizarán dinámicamente para que puedas ver cómo se está desarrollando el rendimiento de tu equipo y dónde este está experimentando obstáculos.
Topgolf utiliza los calendarios y los informes de Wrike
Meredith Selden, jefa ejecutiva de proyectos de marketing de Topgolf, opina sobre los calendarios y los informes de Wrike:
«Wrike es ideal para proyectos transversales complejos donde se necesitan calendarios, paneles de control e informes personalizables para poder reagrupar automáticamente los proyectos y generar datos... Esta plataforma puede utilizarse en cualquier departamento y tanto con la metodología en cascada como con Agile».
Alex Bacon, subdirector de Comunicaciones de Moneytree, ha descubierto las ventajas del etiquetado cruzado en Wrike:
«Gracias a la plataforma de Wrike, hemos podido crear y desarrollar una nueva sección en el blog en 2,5 días, incluido el contenido. Wrike nos permitió tenerlo todo bien organizado y con transparencia, por lo que ahora es muy fácil ver el estado de los diferentes elementos y, gracias a la función de etiquetado, hemos podido avanzar muy rápidamente...».
Mejora la transparencia y comparte las tareas con seguridad
El aumento de las cargas de trabajo no significa que el seguimiento del trabajo y la transparencia deban pasar a un segundo plano. Una herramienta de colaboración en equipo debe poder adaptarse al ritmo y la carga de trabajo de tu equipo. De lo contrario, no obtendrás resultados satisfactorios.
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