Planificar y supervisar un proyecto para finalizarlo a tiempo, sin salirse del presupuesto y cumpliendo las expectativas no es una tarea fácil. Los mejores gestores de proyectos saben cómo equilibrar las comunicaciones con las partes interesadas, estar atento a los riesgos y aclarar las funciones, las responsabilidades y las prioridades del equipo. Conoce los secretos de su éxito empleando estas 10 prácticas recomendadas de gestión de proyectos.
1. Comunícate con las partes interesadas puntual y frecuentemente
Esta comunicación incluye a todas las personas que estén interesadas en los resultados del proyecto, es decir, los miembros del equipo, los patrocinadores y los usuarios finales. Siempre que puedas, reúnete en persona para mostrar tu entusiasmo por el éxito del proyecto, define unas expectativas claras, como la función de cada una de las partes. Además, ofrece información del estado constantemente, con datos y resultados reales, para que las partes interesadas estén involucradas.
2. Ocúpate de los patrocinadores del proyecto
Contar con buenos patrocinadores del proyecto es el principal indicador del éxito del proyecto, y de hecho menos de 2 de cada 3 proyectos tienen patrocinadores activamente involucrados. La labor de un patrocinador es supervisar el progreso, ayudar a solucionar los problemas y liderar el proyecto de cara a otros ejecutivos, así como conocer el panorama general de cómo el proyecto se adecua a objetivos empresariales más grandes. Básicamente son el punto de unión entre el gestor del proyecto y sus superiores. Celebra reuniones de control regularmente con el patrocinador para hablar de los objetivos del proyecto y los recursos necesarios, y utiliza esta lista de comprobación de patrocinio de proyectos para orientar las charlas y aclarar las expectativas.
3. Gestiona los riesgos y las oportunidades
Dedica tiempo a imaginar la peor situación posible y su solución, así como el modo en que podrías impedir que sucediera. A continuación, habla con tu equipo para que te dé su opinión y sé consciente de los problemas conocidos que podrían afectar al proyecto. Simplemente recuerda que no todas las incertidumbres son malas: no olvides controlar también las oportunidades, de forma que puedas ofrecer valor más allá de lo que se espera.
(Aprende a realizar una valoración de riesgos exhaustiva aquí).
4. Crea un plan de trabajo detallado, con el alcance, el programa y el presupuesto
Redacta el plan del proyecto con los objetivos y los problemas que se abordan (y los que no), en lugar de simplemente enumerar las tareas que se han de completar. Esto te ayudará a centrar el trabajo y protegerte contra el síndrome del lavadero. A continuación, prioriza los objetivos del proyecto, identifica las entregas y calcula la duración de las tareas para configurar el programa y las dependencias.
5. Celebra una reunión de comienzo del proyecto
La reunión de comienzo del proyecto establece el tono general del proyecto. Hazlo bien y tu equipo trabajará motivado, con energía y centrado. Así que aprovecha la oportunidad para establecer un objetivo común, aclarar las funciones y las responsabilidades, definir el modo de medir el éxito, revisar los riesgos, decidir cómo te vas a comunicar y elegir la metodología y las herramientas para gestionar el proyecto. Sé minucioso, pero intenta que la reunión de inicio del proyecto sea lo más breve y directa posible.
6. Documéntalo todo
Documentar cada paso del proyecto es la clave para garantizar no solo que conoces lo que sucede, sino que tienes toda la información necesaria para analizar el rendimiento, tomar mejores decisiones y aprender de las experiencias. Si se te ha pasado un plazo, podrás saber por qué ha sucedido y cómo mejorar el proceso de trabajo para impedir que vuelva a suceder.
7. Programa comprobaciones con el equipo regularmente
Cuando se gestiona un proyecto es fundamental estar sincronizado con el equipo. Una breve reunión semanal o incluso diaria con el equipo del proyecto es una forma segura de alinear las principales prioridades, obtener información rápidamente y ayudar a eliminar obstáculos o trabas que impiden que el equipo avance. La clave es ser breve y centrarse: ¿qué se hizo ayer? ¿En qué trabajan todos hoy? ¿Quién se encuentra estancado y qué podemos hacer para ayudar?
8. Pide información
Como afirmó Cornelius Fichtner, la P de PM es tanto de personas como de proyectos. Los buenos líderes saben que nadie es perfecto y que todos tenemos aspectos que podemos mejorar. Pedir información a tu equipo es una de las mejores formas de crecer como gestor de proyectos e incrementar las probabilidades de éxito.
9. Gestiona el síndrome del lavadero
Cuando comiencen a llegar nuevas solicitudes, plasma su repercusión en el programa y el presupuesto del proyecto. Si hay diferentes partes interesadas con solicitudes que entran en conflicto o competencia, reúne a todos para hablar y aclarar los objetivos, de forma que puedas avanzar con todos a bordo.
10. Realiza una retrospectiva del proyecto
Incluso aunque hayas entregado el producto final, el proyecto no finaliza hasta que realizas una retrospectiva y registras las lecciones aprendidas. Dedica tiempo a revisar los aspectos positivos e identificar las prácticas recomendadas para su uso futuro. Discute también lo que se podría mejorar para determinar cómo realizar mejor el trabajo la próxima vez.
Con estos principios de gestión de proyectos, podrás entregar exitosos proyectos en cualquier sector: desde marketing a TI, construcción y demás.
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