Si estás planificando tu calendario de proyecto para el próximo mes o año, quizá estés tratando de decidir cuál es el mejor método para organizar todas tus ideas. Suponiendo que hayas conseguido dejar atrás el clásico (pero ineficaz) enfoque del lápiz, papel y regla, existen tres formas de diseñar un calendario digital de proyecto que sirva de guía a los trabajadores durante las reuniones de planificación. ¿Cuál es el más idóneo para tu equipo?
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1. Hoja de Excel: el método más conocido, pero el menos eficaz
Uno de los primeros programas que aprenden a usar los recién llegados al mundo de la informática es el paquete de software Microsoft Office. Como resultado, a menudo se utiliza Excel para cualquier cosa que pueda encajar fácilmente en un formato de tabla, y eso incluye los calendarios. Para adaptarse a esta necesidad, Excel cuenta incluso con plantillas de calendario de proyecto prediseñadas con idea de facilitar un poco las cosas, de manera que no tengas que perder tiempo creando una y puedas pasar directamente a la planificación. (El calendario que mostramos es un ejemplo de una plantilla de Excel preinstalada). Si utilizas una hoja de Excel para planificar el calendario de tu proyecto, los miembros de tu equipo ya sabrán sin duda cómo abrir y modificar el documento.
No obstante, al ser una herramienta diseñada sin funciones de conectividad a la red, Excel constituye el método menos eficaz para el trabajo conjunto en tu calendario de proyecto. Tras introducir los avances del proyecto, tendrás que idear la mejor manera de compartir y modificar el archivo. Si compartes el documento a través del correo electrónico, lo más probable es que acabe perdido en el agujero negro que es la bandeja de entrada de tu colega de trabajo. Las plataformas de intercambio de archivos como Google Drive, Dropbox o Box permiten a tus compañeros subir actualizaciones independientes del calendario, lo que significa que después habrá que combinarlas todas. Eso supone un trabajo tedioso para el director del equipo.
Excel es útil para crear versiones finales de calendarios, pero sencillamente no constituye una plataforma eficaz para la planificación conjunta de proyectos.
2. Google Calendar: un método conocido y relativamente eficaz
Una posible solución para aquellos equipos que quieran planificar conjuntamente un proyecto en tiempo real es un calendario en línea como Google Calendar. Un artículo en LifeHacker.com explica cómo gestionar programas de proyecto mediante Google Calendar.
Utilizando la capacidad de Google Calendar de crear múltiples calendarios y seleccionar cuál quieres ver en cada momento, puedes organizar tus calendarios de dos maneras distintas:
1. Por participante: Crea calendarios separados para cada miembro del equipo y señala en ellos las tareas individuales correspondientes. Los directores de equipo pueden consultar las cargas de trabajo de uno o varios de sus empleados para ver quién es el próximo que debe cumplir con sus plazos de entrega.
2. Por proyecto: Crea un calendario aparte para cada proyecto principal en el que esté trabajando tu equipo e introduce en él los plazos de realización de las tareas y las metas intermedias que han de alcanzarse. Así podrás comparar los programas de distintos proyectos para ver si convendría hacer reajustes a fin de acomodar fuertes cargas de trabajo.
Google Calendar es un método mucho más eficaz para la planificación conjunta de proyectos, pero aun así no es perfecto. A diferencia de lo que ocurre al usar hojas de Excel, todos los miembros de tu equipo podrán acceder y modificar las tareas simultáneamente, y tú no tendrás que preocuparte de llevar un control de distintas versiones del calendario. Las limitaciones de Google Calendar salen a relucir cuando uno aborda los pequeños detalles de la planificación de proyectos: señalar qué tareas dependen de otras tareas y descubrir dónde y por qué aparecen cuellos de botella conforme el proyecto avanza.
3. Diagrama de Gantt: el método menos conocido, pero el más eficaz
ruta crítica para ver si llevas retraso respecto al programa. Además, resulta posible cotejar varios proyectos en un mismo diagrama de Gantt para ver cómo encajan.
Al ser la herramienta menos conocida por los que no se dedican a la gestión de proyectos, tu equipo puede tardar un poco en acostumbrarse al uso de diagramas de Gantt. Sin embargo, dado que se idearon específicamente para la planificación de proyectos, constituyen el modo más eficaz de diseñar tu calendario de proyecto. Estos diagramas ponen remedio a las limitaciones que muchos equipos encuentran en Excel y Google Calendar. Una vez que te acostumbres a usar diagramas de Gantt, se convertirán en la herramienta más eficaz para planificar tu calendario de proyecto.
¿Cómo planifica tu equipo sus proyectos?
Los diagramas de Gantt constituyen el mejor modo de diseñar tu calendario para 2015, pero también es el menos utilizado. Si te interesa aprender a utilizar los diagramas de Gantt para simplificar la planificación de tus proyectos, echa un vistazo a los diagramas de Gantt interactivos de Wrike y pruébalos gratuitamente.
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