Imagina lo siguiente: un equipo colabora para crear un extenso informe. A todo el mundo se le asignan partes concretas del trabajo que debe realizar antes de una fecha determinada. Todo sigue su curso y está donde debería. No obstante, el miembro del equipo responsable del contenido de las dos primeras secciones empieza con retraso.
“¡No pasa nada!”, piensa para ella mientras hojea tranquilamente el calendario. “Solo será un retraso de un par de días”.
En la panorámica general, supone que unos días no es gran cosa, por lo que no se molesta en informar a sus compañeros de su retraso.
De lo que no se percata es de que otro miembro del equipo está esperando impaciente por la información de sus secciones para completar la suya. El diseñador no puede crear los gráficos hasta que no lea el contenido. La persona que edita el informe reservó un día concreto de su calendario para finalizar la tarea, pero ahora no hay forma de que el informe esté acabado para entonces.
¿Te suena de algo?
Es muy fácil que alguien no vea el bosque por culpa de los árboles y que no sepa cómo su trabajo individual encaja en el panorama global. Lamentablemente, no entender estas interdependencias a menudo provoca el frustrante efecto dominó indicado anteriormente.
Como responsable, es cosa tuya ayudar a los miembros de tu equipo a conocer la repercusión de sus actos y ver el puzle completo más que sus propias piezas. Sin embargo, ¿por qué es tan importante y cómo se puede hacer de forma eficaz? Analicémoslo.
El panorama general: ¿por qué es importante para tu equipo?
Cuando se trata de la experiencia de una persona del equipo, podemos citar un cuento para niños que ilustra los problemas que pueden surgir sin la comunicación y el conocimiento correctos:
“Aquí está Edward Bear, bajando las escaleras, cloc, cloc, cloc, de cabeza, detrás de Christopher Robin. Que él sepa, es la única forma de bajar las escaleras, aunque a veces le da la impresión de que hay otra forma; ¡si pudiese dejar de dar tumbos un momento y pensar en ello!”
~ A.A. Milne
La lección: la experiencia de una persona varía considerablemente en función del lugar en el que se encuentre.
“Buena parte del lugar de la organización que ocupes y la trayectoria que sigas depende de tu posición”, explicó Sarah Shin, directora de recursos humanos de Wrike. “El objetivo es bajar las escaleras y no ser Winnie the Pooh”.
Para hacerlo bien, el equipo necesita algo más que una noción común del objetivo compartido, también necesita saber cómo alcanzarlo juntos y cómo sus acciones y su trabajo influyen en el resto del equipo.
Piénsalo, para Christopher Robin, ese trayecto escaleras abajo era sencillo y directo. Pero, ¿es necesario golpear a Edward Bear (alias Winnie)? Justo lo contrario. Si Christopher Robin pudiera dar un paso hacia atrás y entender mejor las experiencias de los demás, podría haber mejorado el proceso para facilitarle las cosas a su compañero.
Es más, dar a los miembros del equipo la capacidad de ver su trabajo en un contexto más amplio, estos estarían más satisfechos y serían más productivos. En su informe, “Estudio sobre el comportamiento organizativo”, el doctor Brent D. Rosso, descubrió que hallar el significado del trabajo de alguien lo mejora todo, desde la motivación y el compromiso, hasta la satisfacción en el trabajo y el rendimiento personal, y reduce el absentismo y el estrés.
Consulta una de nuestras publicaciones más recientes sobre cómo hallar el propósito del trabajo, donde indicamos tres claves para inculcar la determinación en tu equipo.
Cómo ayudar a los miembros del equipo a comprender en qué parte encajan
Desde grandes equipos a grupos distribuidos, que todo el mundo parta del mismo punto puede ser complicado; pero no imposible.
“La labor del responsable es organizar”, explicó Melissa Thomas-Hunt, decana asociada principal, directora mundial de diversidad y profesora de liderazgo en la universidad de Darden. “Los responsables deben tener un gran sentido de la pericia y un conocimiento potencial de sus miembros. Por lo tanto recae en ellos la labor de organizar a los miembros del equipo, poner de manifiesto los conocimientos tácitos o la pericia, además de dirigir el proceso”.
¿Cómo se consigue eso? A continuación te proponemos una serie de estrategias que debes aplicar para ayudar a los miembros de tu equipo a comprender en qué parte encaja su trabajo.
1. La reunión inicial: empezar con buen pie
Según una encuesta de Interact/Harris, como señaló Harvard Business Review, todo un 91 % de los empleados afirmó que los problemas de comunicación hunden a sus ejecutivos. Además, la ausencia de instrucciones claras fue una de las quejas que citaron los empleados con más frecuencia sobre sus respectivos jefes.
Origen de la imagen: Harvard Business Review.
La solución para por celebrar una reunión inicial para que todo el mundo parta con las mismas condiciones.
“Uno de los aspectos principales es mantener una reunión inicial”, explicó David Coleman, analista sénior de Collaborative Strategies. “Antes de que el equipo inicie un proyecto, debes mantener una conversación. Es una forma de que la gente entienda el contexto de otras personas del equipo. Cuando conozcan a alguien y confíen en él, hay más probabilidades de que trabajen mejor juntos”.
Esto ayudará a cada miembro del equipo a comprender qué sucede antes de que el proyecto llegue a su escritorio, así como qué ocurrirán cuando su finalice su parte, lo que hace que puedan comprender la importancia de mantener una fuerte posición.
Nota: inicia cada proyecto con una conversación sincera acerca del panorama general. Conseguirás más de que crees.
2. Formación interdisciplinaria: conoce la forma de trabajar de los demás
Empareja a los miembros del equipo con alguien que desempeñe orta función o que pertenezca a otro departamento. Deja que tu equipo aprenda de cómo trabajan otras personas. Esta formación interdisciplinaria sumerge a tu equipo en el trabajo de otras personas, lo que les aporta información sobre cómo se completará el resto del proyecto.
De esta forma, los equipos aplican un proceso formal para fomentar esta formación interdepartamental, mientras que otros tienen procesos más laxos y simplemente programan reuniones o conversaciones.
Independientemente de cómo elijas proceder, lo más importante que tienes que recordar es que los miembros del equipo no tienen que estar encasillados. Deja que salgan y sigan a otro miembro del equipo o que experimenten con otras funciones. En última instancia, esto aumentará su conocimiento del panorama global del proyecto y le aportará una perspectiva más amplia de la organización.
3. Presión de los compañeros: haz hincapié en el factor humano
La presión de los compañeros era una lucha real en el instituto. Lo creas o no, sigue teniendo el mismo efecto actualmente.
“He visto que esa presión de los compañeros puede ser considerable en los equipos del proyecto”, confirmó Coleman. Sin embargo, la presión de los compañeros en un entorno profesional tiene se manifiesta de otra forma que nada tiene que ver con la connotación negativa de la adolescencia. En este caso significa hacer hincapié en el factor humano del trabajo que se está realizando.
Veamos el siguiente ejemplo. ¿Qué afirmación te motivaría más para realizar el trabajo?
- “Entrega a tiempo o el proyecto se retrasará”.
- "Entrega a tiempo o nos saldremos del presupuesto".
- “Es importante que entregues a tiempo. Jason es el responsable de las fases que van tras las tuyas y no es justo ponerle el aprietos para hacer su trabajo y mantener el calendario del proyecto”.
Si has elegido la última opción, no eres el único. Hacer hincapié en cómo el trabajo de unos repercute en el de los demás puede ser un argumento más poderoso que ilustrar cómo influirá en el proyecto o el resultado final. No solo se trata del trabajo, también de las personas.
Y la ciencia lo respalda. Un estudio realizado por los investigadores de la universidad de Iowa llegaron a la conclusión de que intentar complacer a los compañeros de trabajo es una motivación mucho mayor que un aumento de sueldo.
Consejo: haz hincapié en la repercusión de los miembros del equipo en sus compañeros y no solo en el propio trabajo.
4. Perspectiva global: repite hasta que lo aprendas
Como con todo, no es posible decir las cosas una vez y esperar que cale. Tienes que transmitir la perspectiva global una y otra vez.
“Si consigues que la perspectiva global forme parte de tu mensaje, se entenderá y pasará a formar parte del conoccimiento de forma natural”, explicó el experto en liderazgo y escritor, Kevin Eikenberry, en su publicación.
Haz que la perspectiva global sea una parte esencial de tu mensaje. Incluso puedes incorporar un debate al respecto en tus evaluaciones de rendimiento. Enfatízalo sistemáticamente con los miembros del equipo y pronto asumirán tus enseñanzas.
Conclusión
Es fácil para los miembros del equipo centrarse en sus propios árboles de forma que no puedan ver el bosque en el que se encuentran. Es tu trabajo como responsable alejarte y ayudarles a comprender en qué parte encaja su trabajo y qué repercusión tiene en el proyecto, en la empresa y en los objetivos generales del negocio.
Aplicar estas cuatro estrategias clave facilitará el proceso y, en última instancia, hará que el equipo esté más satisfecho, sea más productivo y se muestre más dispuesto a colaborar.
Biografía de la autora:
Kat Boogaard (@kat_boogaard) es una escritora afincada en el medio oeste que trata temas relacionados con la carrera profesional, el desarrollo personal y el mundo del trabajo independiente. Es columnista de Inc., escribe para The Muse, trabaja como editora profesional para The Everygirl y contribuye en medios de toda la web.
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