José Ignacio Azkue define en su blog la palabra “Proyecto” como un término en el que se esconde un resultado que se espera o se desea alcanzar, siendo necesario llevar a cabo más de una acción o tarea para lograrlo.
No hace falta tener demasiada imaginación, ni demasiada visión para vislumbrar la profundidad de este concepto. Si nos fijamos en nuestros trabajos incompletos, en los correos electrónicos nos han entrado hace unas horas o unos días y que están pendientes de revisar, podríamos hacer un ejercicio mental sobre las cosas que tenemos aparcadas porque no vemos la manera de comenzarlas. Pensando en el concepto de proyecto, nos daríamos cuentan de que casi todas ellas entrarían dentro de su definición.
Cosas tan variopintas como las próximas vacaciones, la renovación de un vehículo de la empresa, la sorpresa que quiero organizar para el cumpleaños de mi madre o la eliminación de los 10 clientes menos rentables, los podemos considerar como proyectos. En cualquiera de los anteriores ejemplos, y si me pregunto por qué lo quiero hacer, para qué lo quiero hacer, o qué quiero lograr, encontraré que, detrás de estas respuestas, habrá un deseo escondido, un resultado que quiero lograr y que va a requerir llevar a cabo más de una acción para conseguirlo.
Podemos encontrarnos ante la situación de que debemos gestionar o resolver ese deseo, pero que nos falta la claridad suficiente para poder ponerlo en marcha. Lo que deberemos hacer es pensar sobre lo que queremos lograr y cómo lo tenemos que hacer. Se trata de un trabajo nuevo sobre el que muchos trabajadores del conocimiento desconocen que habrían de hacerlo con asiduidad, más aún, cada vez que les llegue un nuevo proyecto.
“Si un proyecto sigue estando en su cabeza, es que aún le quedan cosas por planificar” David Allen
La siguiente cuestión es que, una vez que ya tengamos definidas todas las acciones, o tareas, que debemos realizar para alcanzar ese deseo que perseguimos, decidir cómo las vamos a gestionar.
En un principio, los usuarios que seguimos la metodología de GTD pensábamos que la forma correcta de realizar un proyecto era la preparación del mismo en un orden secuencial. Es decir, se ponían en un orden correlativo las tareas a realizar y solamente la que ocupaba la primera posición pasaba con su contexto a la lista de acciones siguientes. De esta manera solo entraba en el posible campo de visión una acción del proyecto. Una vez finalizada ésta, era cuando se debía activar la siguiente tarea, y así sucesivamente hasta terminar el proyecto.
En mi opinión, esta forma de plantear y gestionar las tareas de un proyecto no es la correcta, al menos en su mayoría. No dudo de que haya algunos procedimientos en los que la realización de las acciones con una estricta secuencia predefinida, sea lo correcto, pero esto no es así en una amplia mayoría de casos. Y para estas mayoritarias situaciones yo aconsejo la utilización del método Kanban o, al menos, la idea que subyace bajo este modo de plantear la realización de los proyectos.
Kanban es una palabra japonesa que viene a significar algo parecido a tarjetas visuales. Este método se creó en la compañía Toyota y se utilizaba para controlar el avance del trabajo en las cadenas de producción.
La mayor ventaja de este sistema es que permite, de una manera muy visual, tener plena conciencia de las acciones de un proyecto, de cómo va desarrollándose su cumplimiento y de qué componentes son claves para su desarrollo.
“En lugar de preocuparnos por anticipado, pensemos y planifiquemos por adelantado” Winston Churchill
Como inconveniente, intuyo que a más de una persona le pueda ocurrir que, al tener la plena visualización de todas las tareas a realizar, y dada la naturaleza humana, se pueda sentir tentada de realizar las tareas que más gustan, o las más sencillas, o las que se conocen o dominan mejor, en detrimento de las importantes, o de las que van a requerir un mayor esfuerzo, pudiendo caer así en la tentación de posponerlas de modo irracional. A pesar de este posible inconveniente yo apuesto sin duda por dicho método, y así lo afirmo por mi experiencia, ya que es el modo que uso habitualmente para la gestión de mis proyectos.
Hoy en día, hay cantidad de aplicaciones informáticas que te apoyan para trabajar tus proyectos con Kanban. Dependiendo de cada necesidad o, de cada cual, puede variar el número de columnas que tenga el que usemos, pero básicamente y el más sencillo solo necesita de tres de ellas.
Se deberán dibujar o crear tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea. Por ejemplo: en espera, en desarrollo, en análisis, en proceso, en pruebas, sin asignar, terminada, etc. Es conveniente, aunque no necesario, lo que dependerá de la complejidad de cada proyecto, definir cuántas tareas, como máximo, puede tener en cada fase el ciclo de trabajo, pues de esta manera evitaremos un optimismo que nos podría llevar a saturar una fase y a que se pierda, en consecuencia, su efectividad de cara a mantener la claridad necesaria para el correcto desarrollo del proyecto. El objetivo de esta visualización es que quede claro el trabajo a realizar, cómo va su progreso y si se ha completado.
“Nuestras acciones hablan sobre nosotros tanto como nosotros sobre ellas” Mary Anne Evans
Personalmente yo uso solamente tres columnas: pendiente, en curso y hecho. En la primera estarían desde el principio todas las tareas que se deban realizar para completar el proyecto. A la segunda se pasarían las tareas que se ha decidido hacerlas en cuanto sea posible. Y a la tercera se pasarán, evidentemente, las tareas una vez finalizadas.
Como lo más seguro es que se compatibilicen un número elevado de proyectos que se deban trabajar a la vez, se deberían en cada uno de ellos pasar a la columna de “en curso” las tareas que, con prudencia y realismo, consideramos de factible realización. Así, evitaremos ahogarnos en un nubarrón de cosas pendientes que, muchas veces, por ese exceso de optimismo que nos inunda acerca de nuestra capacidad para realizar y finalizar tareas, pueda terminar saturando el foco de atención necesario para decidir con efectividad sobre la próxima tarea a ejecutar, de modo que, por este exceso, lleguemos a desanimarnos antes de tomar la decisión correcta.
La columna de “Hecho”, aunque parezca que no aporta nada, cumple la función de mostrar el progreso en el trabajo y, de esta forma, apoya a sentir la sensación de recompensa y motivación que provoca el saber y ver que las tareas se van finalizando. De la misma manera, revisando esta columna pueden sacarse conclusiones sobre el adecuado, o no, ritmo y progreso del trabajo hecho y, además, ofrecer una oportunidad de comprobar la adecuada elección de las tareas escogidas.
Con Kanban se tiene la oportunidad de poner orden en los proyectos, y de dejar que sea el criterio profesional de cada uno el que decida qué es lo más interesante realizar para que éstos avancen con el ritmo y la dirección apropiada. Permite visualizar de una manera muy gráfica el flujo de trabajo y la situación de cada tarea.
Acerca del autor: José Ignacio Azkue es formador y consultor en Depro consultores, una consultora expecializada en productividad y efectividad personal en el ámbito profesional. Experto en el método GTD ® (Getting Things Done ®).
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