Incluso los proyectos más pequeños pueden volverse complejos y requerir mucha supervisión por parte de la gestión. El gestor de proyectos debe supervisar los costes, los programas y los recursos, así como hacer un seguimiento de los cambios, controlar los riesgos e informar sobre el progreso.
Tratar de manejar todo esto con una simple hoja de cálculo puede llevar mucho tiempo y provocar errores, retrasos y mucha, mucha frustración. Así que no es de extrañar que la mayoría de las personas recurran al software de gestión de proyectos.
Hay muchas opciones de softwares gratuitos de gestión de proyectos en el mercado hoy en día. A primera vista, éstas pueden parecer la opción más adecuada para autónomos, startups y pequeñas empresas. Después de todo, ¿qué tiene de malo probar algo que es gratis? Especialmente, si aún no estás convencido de si necesitas o no un software de gestión de proyectos.
Desafortunadamente, nada es completamente gratis.
Cualquier herramienta gratuita de gestión de proyectos va a tener algunos costes ocultos. Para las empresas medianas y grandes, o las empresas que esperan crecer, estos costes pueden ser aún mayores.
Sigue leyendo para descubrir los 5 principales costes ocultos de los softwares gratuitos de gestión de proyectos. Pero primero, aclaremos los diferentes tipos de opciones "gratuitas" existentes en el mercado.
4 tipos de softwares gratuitos de gestión de proyectos
Hay 4 tipos principales de herramientas de gestión de proyectos gratuitas. Es importante saber qué tipo de solución te estás planteando, ya que cada una de ellas tiene diferentes riesgos y costes ocultos.
- Código abierto. Las herramientas de código abierto se pueden descargar, modificar, copiar y redistribuir bajo licencia libremente. Estas herramientas son creadas y administradas por comunidades de voluntarios y no están vinculadas a un solo proveedor. El software de código abierto se puede reempaquetar por parte de proveedores de primera categoría como paquetes de software de pago.
- Software gratuito. Estas herramientas son propiedad de una empresa o una persona. También pueden descargarse libremente, pero no pueden modificarse, copiarse o redistribuirse.
- Shareware. Las herramientas de shareware ofrecen periodos de prueba gratuitos, pero luego requieren el pago de una pequeña cuota para continuar usándolo.
- Freemium. El software freemium es ofrecido por los vendedores más populares como un paquete inicial para que los clientes potenciales conozcan la herramienta. Estas versiones son opciones limitadas de su software premium, pero al ser gratuitas te permiten familiarizarte con el software y descubrir si puede responder a tus necesidades.
5 costes ocultos del software de gestión de proyectos gratuito
Hay 5 costes ocultos que debes considerar cuando evalúes cualquier solución de software de gestión de proyectos gratuito.
N.º 1: Una única versión para todos
A excepción del software de código abierto, el software de gestión de proyectos gratuito no puede ser personalizado. Pero incluso si seleccionas una herramienta de código abierto, la personalización será laboriosa y compleja. Necesitarás a alguien interno que tenga las habilidades y los conocimientos para personalizar y mantener el software, lo que da lugar a costes de mano de obra.
Esto se traduce en que no podrás modificar fácilmente tu solución de gestión de proyectos gratuita para que se adapte a las necesidades únicas de tu empresa, proyecto o equipo.
Por ejemplo, las herramientas gratuitas generalmente solo ofrecen una metodología de gestión de proyectos. Si tu empresa utiliza la metodología Agile en algunos proyectos y PRINCE2 en otros, necesitará dos herramientas diferentes.
Tampoco podrás adaptar la herramienta para alinearla con tus flujos de trabajo, procesos y estructuras organizativas. Esto puede causar dolores de cabeza a la hora de realizar los procesos de revisiones, aprobaciones y seguridad.
Incluso es posible que tengas que cambiar tu modelo de negocio para adaptarlo a la herramienta, lo que puede dificultar mucho más la adopción y crear ineficiencias en tu empresa.
Si tu equipo no quiere usar el software, puede causar aún más problemas. Por ejemplo, puede dar lugar a que no tengas suficientes datos en el sistema, no recibas actualizaciones a tiempo y tengas que perseguir a la gente en busca de información.
Una ventaja del software de gestión de proyectos es su capacidad de proporcionar información en tiempo real sobre el estado del proyecto. Esto puede mejorar la comunicación y la toma de decisiones. Sin embargo, ¿qué sucede si tu software no puede proporcionar las vistas de informes que la dirección desea ver? ¿Y si ni siquiera ofrece la capacidad de generar informes?
Te verás obligado a prescindir de estos informes o a crearlos fuera del sistema, lo que requiere más tiempo y esfuerzo. Tratar de forzar una herramienta a hacer algo para lo que no fue diseñada, o tener que crear una solución para adaptarla a tu modelo de negocio, puede hacer que seas menos productivo de lo que eras antes.
N.º 2: No puede evolucionar a medida que lo hace tu empresa
La mayoría de las herramientas gratuitas para la gestión de proyectos solo te proporcionan una solución limitada. Los planes a menudo se limitan a un número restringido de usuarios, proyectos y datos. También pueden excluir ciertas funciones y capacidades.
También existen limitaciones comunes en torno a las API y las integraciones. La capacidad de pasar datos desde y hacia otras soluciones empresariales clave es una de las funciones más importantes de la gestión de proyectos.
Por ejemplo, ¿qué pasa si tu gestión de activos de marketing, automatización y análisis se realizan en herramientas diferentes? Si no puedes integrarlas con tu software de gestión de proyectos, te verás obligado a realizar una visión fragmentada de tus campañas de marketing o a introducir los datos en la herramienta manualmente.
La falta de integración genera los riesgos siguientes:
- Retrasos. Habrá retrasos en la actualización de la información de un sistema a otro.
- Errores. Dado que la información debe introducirse manualmente, aumenta el riesgo de que los datos se introduzcan incorrectamente.
- Disparidad. Diferentes plataformas contendrán información diferente. Obtener una imagen completa de tus iniciativas requerirá una laboriosa recopilación de datos en todos los sistemas.
- Confusión. La desconfianza y la confusión surgen cuando diferentes sistemas proporcionan información diferente.
Conectar tu plataforma de gestión de proyectos con otras herramientas de negocio para agilizar el flujo de información es fundamental a medida que tu empresa crece e incorpora más herramientas. La incapacidad de hacer esto con los softwares gratuitos se traduce en que te verás forzado a cambiar de herramientas en algún momento más adelante. Esto es especialmente cierto para los equipos de grandes empresas que necesitan el mejor software de gestión de proyectos disponible para adaptarse a las crecientes necesidades del negocio.
Cuando alcanzas el límite de su tamaño o te da cuenta de que necesitas capacidades adicionales, te enfrentas a la actualización o a la transición a un nuevo software de gestión de proyectos. Esto puede causar dolores de cabeza con la configuración del mismo, así como con la transferencia de datos. Puede dar lugar a la pérdida de información histórica y a la incapacidad de ver las tendencias.
A menudo nos engañamos a nosotros mismos pensando que podemos arreglárnoslas con la versión gratuita para siempre. Entonces, cuando la versión gratuita ya no satisface nuestras necesidades, dudamos en cambiar a otra herramienta porque nuestros usuarios ya están formados en el uso de esta, la conocen bien, está configurada y nuestros datos ya están en ella. Esta falta de voluntad de cambio puede llevar a invertir en una herramienta premium a un coste más elevado que el de otras opciones similares de pago en el mercado.
N.º 3: La gestión de tareas no es gestión de proyectos
Aunque muchas de las opciones del mercado se atribuyen el nombre de softwares gratuitos de gestión de proyectos, a menudo están diseñadas para funcionar como listas de tareas pendientes. Estas herramientas solo ofrecen unas pocas funciones selectas y están diseñadas para la gestión de tareas en lugar de para la gestión de proyectos.
Pueden funcionar bien para la creación y seguimiento de tareas específicas, pero esta es una visión defectuosa y una pequeña parte del trabajo del proyecto. Este tipo de herramienta no te permite ver fácilmente cómo se conectan las tareas.
Sin funcionalidades como la capacidad de crear predecesores y sucesores, no puedes ver y gestionar dependencias o la ruta critica. En otras palabras, cuando se nos olvida una tarea, puede ser increíblemente difícil entender el impacto que tendrá en el proyecto en general.
Sin una la carga de recursos se haga correctamente. Por ejemplo, digamos que tienes seis tareas asignadas a Sandra y diez asignadas a Roberto, todas para el final de la próxima semana. ¿Quién tiene una mayor capacidad?
Puede que asumas que es Sandra, pero ¿qué pasa si cada una de sus tareas toma el doble de tiempo que cada una de las de Roberto? Es imposible responder a la pregunta con una simple herramienta de gestión de tareas. Esto se traduce en que es imposible saber quién está sobrecargado de trabajo y quién tiene tiempo libre para ayudar, sin tener fuera de tu sistema para averiguarlo.
El mejor software de gestión de proyectos debe ser compatible con la gestión de riesgos y cambios, el análisis de proyectos y la elaboración de informes, así como la toma de decisiones. Debería ayudar a proporcionar una visión general del proyecto, lo que el software de gestión de tareas no puede hacer.
N.º 4: Carece de formación y soporte
La mayoría de las soluciones de gestión de proyectos de pago vienen con formación y soporte a través de gestores dedicados en exclusiva al éxito del cliente, equipos de soporte o equipos de servicios profesionales. Un periodo de garantía y un mantenimiento continuo son también ofrecimientos estándar.
Los proveedores de software de pago quieren mantenerte como un cliente satisfecho, por lo que se aseguran de que estés preparado para el éxito. Están dispuestos a ayudarte a personalizar la herramienta según las necesidades únicas de tu equipo y a resolver los problemas típicos que puedas tener en un tiempo récord. También ofrecen actualizaciones, mantenimiento y parches habitualmente a medida que mejoran el software.
Las soluciones gratuitas obviamente no están equipadas para ofrecer este mismo nivel de servicio. Los creadores de software gratuito no invierten en función de si tú tienes éxito o no, ya que no les beneficia de ninguna manera.
Sin soporte y formación, los costes de todo el tiempo inicial, esfuerzo y gastos para capacitar a tu personal y configurar el software saldrán de tu bolsillo. Si te encuentras con un error o problema, tendrás que buscar la solución y poner a prueba las correcciones. Esto se traduce en tiempo tratando con el software que podría haber sido empleado trabajando en proyectos o de otra manera haciendo crecer tu negocio.
La gente a veces afirma que uno de los beneficios del software de código abierto es el apoyo de una gran comunidad de usuarios. Sin embargo, el volumen de información conflictiva puede ser abrumador y frustrante.
N.º 5: Riesgos de seguridad
Tu software de gestión de proyectos va a ser un depósito de información considerable para la empresa. Incluso sin integrarse con otros sistemas de gestión, con el tiempo tu software contendrá una cantidad significativa de datos, entre ellos:
- Clientes con los que has trabajado
- Márgenes de beneficios en los proyectos
- Costes internos y externos
- Datos de mano de obra y recursos
- Tendencias a través del tiempo
También podrías incluir lecciones aprendidas, proyectos que estás tratando de ganar y otra información delicada como la nómina. Es importante considerar a quién estás confiando en esta información y lo seguro que va a ser.
A continuación, mostramos tres riesgos primarios de seguridad a considerar cuando se evalúa cualquier herramienta de gestión de proyectos gratuita:
- Seguridad de datos. ¿Dependes de otra persona para que almacene los datos de tu proyecto? Si se pierde, ¿tendrás una copia de seguridad? Si se trata de una empresa pequeña o relativamente desconocida, ¿qué pasa si deja de funcionar? Podrías terminar perdiendo todos los datos actuales e históricos de tu proyecto.
- Exposición de los (meta)datos. Es importante considerar por qué la herramienta es gratuita y qué gana el proveedor a cambio del acceso a tus datos. ¿Están obteniendo acceso a tu empresa, clientes u otra información confidencial que no quieres compartir?
- Infracciones de seguridad. Los software basado en la nube y de código abierto pueden también estar en riesgo de sufrir ataques de seguridad, especialmente si los parches de seguridad no se mantienen de forma habitual. ¿Cómo protegerá el software gratuito tus datos para que no sean robados?
Algunas preguntas que deberías hacerte son:
- ¿Se somete la empresa a la verificación por terceros de su seguridad y controles?
- ¿Ofrece datos en reposo cifrado?
- Si es así, ¿serán gestionados por tu empresa o por el proveedor?
- ¿Cuánto control tienes sobre quién tiene acceso a tus datos?
- ¿Está la empresa auditada en cuanto a seguridad y confidencialidad?
Elegir un software de gestión de proyectos
Si estás listo para experimentar todas las ventajas de usar software de gestión de proyectos que sea simple pero potente, asegúrate de seleccionar una herramienta en la que valga la pena invertir. Recuerda que nada en la vida es completamente gratis y es importante considerar los costes totales de usar una herramienta con el tiempo.
Esto incluye el tiempo que será necesario para formar e incorporar a los usuarios, configurar el sistema y dar soporte y mantenerlo a lo largo del tiempo. También es importante tener en cuenta la flexibilidad del software para crecer con tu empresa y la seguridad de su uso.
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