La tentación de la multitarea siempre está presente en las oficinas actuales, ya se encuentre esta en la mesa de la cocina o en un despacho. Desde notificaciones del correo electrónico o el chat, al canto de sirena de las redes sociales, siempre hay algo hacia lo que nuestra mente puede vagar. El problema es que, cuando pasamos de una tarea a otra, no estamos produciendo más. Obligamos a nuestro cerebro a cambiar constantemente de dirección, tenemos que esforzarnos más para hacer cosas con un nivel inferior de calidad y agotamos nuestras reservas mentales. Practicamos la multitarea de muchas formas, pero independientemente de la forma, el precio siempre es alto. Para la mayoría de nosotros no es factible matar al monstruo de la multitarea completamente, pero con una mejor comprensión de cómo afecta a nuestra productividad (y qué tipos de personalidad son más vulnerables) podemos mitigar sus efectos negativos.
Tres tipos de multitarea
Enviar mensajes mientras se conduce es una situación de multitarea en la cual la mensajería consume mucha atención. No obstante, este tipo de atención desdoblada solo es una de las formas en las que intentamos obligar a nuestro cerebro a seguir varias direcciones a la vez. Según la descripción realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología (APA, por sus siglas en inglés) del estudio de la multitarea, hay tres tipos de multitarea(1):
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- Realización de dos tareas simultáneamente. Aquí se incluye hablar por teléfono mientras se conduce o responder un correo electrónico durante un seminario.
- Cambio de una tarea a otra sin finalizar la primera. Todos nos hemos encontrado alguna vez en la situación de estar concentrados en un trabajo cuando, de repente, surge una tarea urgente que requiere nuestra atención. Se trata de uno de los tipos de multitarea más frustrantes y, con frecuencia, el más complicado de evitar.
- Realización de dos o más tareas en rápida sucesión. Casi no parece multitarea, pero nuestra mente necesita tiempo para cambiar y funcionar de forma eficaz.
Para ser sinceros, ninguna de estas es necesariamente peor que las demás; las tres reducen nuestra eficacia y provocan fatiga mental. Permanece alerta para detectar los tres tipos de multitarea de forma que puedas volver a tomar el control de tu atención.
El mito de la capacidad de multitarea
Se calcula que solo el 2 % de la población es realmente capaz de realizar varias tareas a la vez e, irónicamente, estas personas son las menos proclives a hacerlo. El problema es que todos pensamos que formamos parte de ese 2 % y usamos esa percepción para justificar los malabarismos que hacemos con demasiadas tareas. De hecho, estudios recientes han demostrado que las personas que realizan varias tareas a la vez producen con frecuencia los peores resultados en ellas.(2) David Sanbonmatsu, David Strayer, Nathan Medeiros-Ward y Jason Watson del departamento de Psicología de la Universidad de Utah han profundizado en este problema en su estudio sobre la multitarea:
"Se descubrió que la percepción de la capacidad de realizar varias tareas a la vez estaba muy exagerada; de hecho, la mayoría de los participantes creían estar por encima de la media en cuanto a la capacidad de realizar varias actividades a la vez. Estos cálculos en realidad tienen poco fundamento, ya que la supuesta capacidad de multitarea no estaba significativamente correlacionada con la capacidad real para realizar varias actividades".
No presupongas que formas parte de ese 2 % que puede realizar varias actividades a la vez y céntrate en realizar las tareas de una en una, pero correctamente.
¿Por qué molestarse en hacer una sola tarea?
Pasar de una tarea a otra parece que no consume mucho tiempo en el momento, pero estas pequeñas pérdidas de tiempo se van acumulando rápidamente. Según la Asociación Estadounidense de Psicología:
"Aunque los costes del cambio puede que sean relativamente bajos, a veces tan solo unas décimas de segundo por cambio pueden acabar acumulando grandes cantidades de tiempo cuando las personas cambian repetidamente de una tarea a otra. Por lo tanto, la multitarea podría parecer eficaz a simple vista, pero puede consumir más tiempo al final e implicar más errores. Meyer ha afirmado que incluso los breves bloqueos mentales creados por los cambios entre tareas podrían costar hasta un 40 % del tiempo productivo de una persona".
¿No te gustaría recuperar ese 40 % del tiempo productivo? En total son 16 horas a la semana que podríamos recuperar eliminando la multitarea. Seguro que por ese valioso tiempo merece la pena silenciar el teléfono.
Las cuatro personalidades de multitarea más comunes
A decir verdad, a algunos de nosotros nos cuesta más evitar la amenaza de la multitarea que a otros. El estudio de la Universidad de Utah al que se ha hecho referencia anteriormente identifica cuatro tipos de personas con una mayor tendencia a realizar varias tareas simultáneamente:
- Te centras en el planteamiento o en la recompensa. Tienes en cuenta las posibles ventajas de la multitarea y te atraen las probables recompensas que representa.
- Buscas emociones fuertes. Necesitas un estímulo constante y disfrutas de la novedad de cambiar a nuevas tareas.
- Estás convencido de que formas parte del 2 %. Aquellos que piensan que son buenos realizando varias tareas a la vez tienen más probabilidades de adoptar dicho comportamiento con más frecuencia que los que piensan que no destacan en ello. Sin embargo, como ya hemos visto, la percepción de nuestras propias habilidades son normalmente imprecisas.
- Tienes problemas para concentrarte. Si eres propenso a distraerte o si tienes problemas para bloquear los estímulos externos, puede que te resulte difícil acabar con la multitarea.
Si perteneces a una de estas categorías, no te desesperes. Siempre podrás mejorar tu comportamiento al llevar a cabo varias tareas a la vez e incluso recuperar el 20 % del tiempo que pierdes actualmente será una victoria bastante importante.
Introducción a la aceptación de la multitarea
Lo primero que tienes que recordar es que no podrás erradicar la multitarea por completo o, por lo menos, no inmediatamente. Lo mejor es intentar confinarla a determinadas partes del día. Para empezar, crea un espacio en el que sea muy difícil dar cabida a la multitarea. Estas dos estrategias funcionan conjuntamente para ayudarte a recuperar más horas productivas al día:
1. Identifica y segmenta las tareas complejas
Determina cuáles de las tareas habituales son más complicadas y, a continuación, dedica un tiempo y un espacio sin distracciones para ellas. Esto también se aplica al trabajo en asuntos nuevos. Según la APA, cuanto más complejas o inusuales sean las tareas, más tiempo perderás cambiando de una a otra. Ahorra mucho tiempo (y esfuerzo mental) pasando a un planteamiento tipo láser durante las tareas más complicadas y abordándolas de una en una.
2. Da cabida a la multitarea con tareas familiares
¿A qué horas y en qué lugares el monstruo de la multitarea asoma su horrible cabeza con más frecuencia? Cuando estés en estas situaciones, céntrate en tareas repetitivas o familiares. Esto ayuda a minimizar el precio del cambio y, además, te permite consentirte un poco en tus tendencias naturales a la multitarea. Crear un espacio en el que se permita la multitarea es especialmente importante si te ves reflejado en alguno de los cuatro tipos de personalidades anteriores. Te va a costar mucho esfuerzo acabar con la multitarea durante las horas en las que estés concentrado y esforzándote, por lo que permitirla en otros momentos puede ayudar a facilitar el proceso.
¿Cuánto tiempo recuperarás?
Identifica las situaciones en las que más te cuesta la multitarea:
- ¿Te centras en los posibles premios de "producir más"?
- ¿Cada una de las notificaciones del ordenador atraen tu atención al instante?
- ¿Te preocupa perderte alguna historia de última hora en Twitter?
Sea cual sea tu situación, identificarla te ayudará a detenerla durante las tareas más complejas, de forma que puedas concentrarte y producir más. Conocer a fondo al monstruo de la multitarea implica que podrás tomar las medidas necesarias para minimizar su impacto negativo en tu productividad. ¿Cuánto tiempo podrías recuperar? --- Fuentes: 1. Asociación Estadounidense de Psicología: http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx Sanbonmatsu DM, Strayer DL, Medeiros-Ward N, Watson JM (2013) Who Multi-Tasks and Why? Multi-Tasking Ability, Perceived Multi-Tasking Ability, Impulsivity, and Sensation Seeking. PLoS ONE 8(1): e54402 2. Rubinstein, Joshua; Meyer, David, E.; y Evans, Jeffrey E. Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 2001, Vol. 27, N.º 4, 763-797.
Sobre el autor: Andrea Fryrear se dedica al marketing de contenidos en MarketerGizmo, donde se encarga de analizar minuciosamente palabras de moda y novedades con la esperanza de encontrar perlas de sabiduría en su esencia. Su tema preferido es el marketing ágil que, según ella, tiene la clave de una carrera profesional más gratificante para las personas y un departamento de marketing más útil para las empresas. Está disponible a través de LinkedIn.
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