Hay una serie de elementos empresariales concretos que son iguales en todas las organizaciones, independientemente del sector en el que operen. Los correos electrónicos y las reuniones son, por lo general, dos de ellos.
Un elemento que muchas veces se pasa por alto, pero que casi siempre lleva su tiempo es el proceso de aprobación. Los documentos, los productos, el contenido, las solicitudes de compra, etc.: todo necesita pasar por un proceso de aprobación para garantizar que se ajusten a las expectativas y las instrucciones de calidad que mantiene la empresa tanto para su personal como para sus clientes.
Cuando los procesos de aprobación no se han aplicado o seguido, todo empieza a descarrilar. Según nuestra encuesta sobre gestión del trabajo, el 49 % de los trabajadores afirman que esperar por los demás para responder a las solicitudes es uno de los principales obstáculos para su productividad.
Con un proceso de aprobación definido podrás tener constancia del punto en el que se encuentra el proyecto, así como ofrecer visibilidad a los demás sobre el estado actual de la solicitud. En esta entrada, explicamos una forma sencilla y rápida de crear un proceso de aprobación en Wrike.
1. Pensar detenidamente los pasos
Cuando crees un proceso, enumera todos los pasos que se han de dar. Decide qué pasos son realmente necesarios y de cuáles puedes prescindir para agilizar el proceso.
Por ejemplo, un documento que vaya a pasar por el proceso de aprobación podría seguir la secuencia siguiente:
Propuesta de la idea >> En curso >> En revisión >> Enviado para aprobación >> Aprobada >> Completada
Pensar detenidamente en las posibilidades te ayudará a decidir qué has de incluir en tu proceso de aprobación.
2. Crear un flujo de trabajo
Los estados personalizados ahorran mucho tiempo y te permiten conocer rápidamente el estado exacto de una tarea de un solo vistazo. Una vez definidos los pasos del proceso de aprobación, empieza creando tu flujo de trabajo con estados personalizados.
Incluye únicamente los estados más útiles. Por ejemplo, "Enviado para aprobación" puede ser un paso, pero no es necesariamente un estado digno de incluirse. Estos son los estados que recomiendo:
1. Propuesta
2. En curso
3. En revisión
5. Aprobado
6. Completado
7. En espera
8. Aplazado
9. Cancelado
3. Configurar el panel de control
Por último, querrás crear un panel de control para revisar fácilmente en qué fase está cada proyecto en un momento dado. El panel de control os permite, a ti y a tu equipo, categorizar los proyectos en función de su estado.
Supongamos que quieres configurar un panel de control con todos los proyectos que se han de aprobar para que tu jefe o el vicepresidente pueda acceder fácilmente y tener toda la información de un vistazo. Pon un nombre relevante al panel de control y crea un widget llamado Esperando aprobación y otro widget llamado Aprobado. En este widget, deberías incluir todos los proyectos que están En revisión de forma que tu jefe sepa qué proyectos precisan atención. Cuando tu jefe actualice el estado, esos proyectos pasarán inmediatamente al widget correspondiente, por lo que el estado de cada elemento estará actualizado en todo momento.
He aquí un ejemplo de panel de equipo creativo:
Las aprobaciones son necesarias en casi todas las empresas. No permitas que tu productividad se vea afectada por no contar con un proceso de aprobación adecuado.
¿Buscas un buen proceso de aprobación para la creación de contenido? Consulta este proceso de aprobación que utilizamos nosotros para dicha labor.
¿Cómo se configuran los procesos de aprobación en Wrike?
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