A solo un mes del estreno de la tercera temporada de La Casa de Papel, muchos ya estaréis dándole vueltas a qué será lo que haga el Profesor y su equipo para que nos estemos mordiendo las uñas episodio tras episodio.
La Casa de Papel, serie española galardonada con el Emmy Internacional a Mejor Serie Dramática (2018), ha acabado convirtiéndose en un inesperado éxito internacional, batiendo récords de audiencia y cautivando a los espectadores a medida que atraviesa fronteras de la mano de Netflix.
Pero podríamos ir mucho más allá y decir que, además de tener un estimulante argumento, personajes con personalidades adictivas (como Berlín o Tokio) y un ritmo frenético que engancha a cualquiera, de esta serie también podemos extraer grandes lecciones de liderazgo y, sobre todo, aprender a ser un buen gestor de proyectos. ¿Cómo? Gracias a "El Profesor".
Si eres uno de los que todavía no ha visto esta serie de televisión, ¡tranquilo! Puedes seguir leyendo, este post está libre de spoilers.
Pero si nunca has oído hablar de ella, necesitarás algo de contexto: La Casa de Papel es una serie en la que un misterioso hombre, al que todos llaman "El Profesor", planea el mayor atraco de la historia, que llevará a cabo junto a un equipo de ocho personas. ¿El objetivo? Entrar en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre de España e imprimir 2.400 millones de euros.
Y en este momento pensarás: ¿qué tiene que ver la historia de un atraco ficticio con la gestión de proyectos? La respuesta es sencilla: el plan.
Si algo queda claro desde el principio de la serie es que El Profesor es un gran gestor de proyectos. Un objetivo ambicioso y prácticamente imposible no podría si quiera plantearse seriamente sin un buen plan. Y El Profesor lo tiene, además de tener también todas las cualidades necesarias para liderarlo y hacer que se lleve a cabo. Si quieres aprender a ser un buen gestor de proyectos como El Profesor, ¡toma nota!
Estas son las 6 lecciones de gestión de proyectos que nos deja La Casa de Papel:
- Define un objetivo SMART
- Conoce a las partes interesadas
- Controla los plazos: la importancia del timing
- El plan B. Crea un plan de riesgos y ve siempre un paso por delante
- Equipo: sincroniza, lidera y delega responsabilidades
- Intenta no involucrarte demasiado a nivel personal
¿Quieres saber un poco más? Te las explicamos a continuación.
Las 6 lecciones de gestión de proyectos que nos deja La Casa de Papel
1. Define un objetivo SMART
Los objetivos SMART u objetivos inteligentes son aquellos que son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo (la gracia está al comprobar que SMART no es más que un acrónimo compuesto por estas cinco características en sus términos anglosajones: Specific, Measurable, Actionable, Relevant y Time-bound).
Fijar un objetivo smart es uno de los primeros pasos que te ayudará a desarrollar tu nuevo plan de proyecto. Quizá imprimir 2.400 millones de euros y sacarlos de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre sin acabar en una celda no sea un objetivo que, a priori, parezca muy alcanzable (tendrás que ver La Casa de Papel para descubrirlo) pero lo que sí está claro es que es un objetivo específico, medible, relevante y que está muy acotado en el tiempo.
Muchas veces pensamos que para ser un gran profesional (en este caso, para ser un buen gestor de proyectos), necesitamos una ingente y constante dosis de conocimiento, algo que sin duda alguna forma parte del recorrido, pero no podemos olvidarnos de cumplir también con lo más básico y sencillo. Cuando tenemos un proyecto, tener claro qué es lo que deseas conseguir, cómo y cuándo, no solo te dará la perspectiva necesaria para ayudarte a conseguirlo, sino qué te permitirá calcular en qué medida lo has hecho.
Especifica tu objetivo (en cifras, si es posible), asegúrate de que sea realista y alcanzable, aplica plazos de consecución para evitar que se difumine con el paso del tiempo y, por supuesto, elige un objetivo que sea relevante para tu empresa, que os mantenga a ti y a tu equipo lo suficientemente motivados. Muchas veces, el simple hecho de justificar un objetivo, de darle un porqué, te aportará la motivación necesaria para conseguirlo.
2. Conoce a las partes interesadas
¿Quién va a participar en este proyecto? ¿Cuáles son las partes interesadas en la consecución del mismo? ¿Qué esperan de él? Tener un amplio conocimiento de todas las personas que, de una forma u otra, van a formar parte del plan de proyecto, es muy importante para que se lleve a cabo con éxito y cumpla con las expectativas de todos los participantes. Empezando por tu equipo y pasando por el cliente, tus superiores u otros equipos involucrados: ser consciente de lo que cada uno espera en relación a los resultados del proyecto es esencial para su consecución.
El Profesor se preocupa por conocer tanto a los miembros de su equipo como a las personas que se verán implicadas directa o indirectamente en el atraco. Conoce sus historias, sus motivaciones, sus puntos fuertes y sus puntos débiles, lo que le permite organizar el trabajo y prever reacciones en su equipo.
Al igual que El Profesor, si quieres llegar a ser un buen gestor de proyectos deberías empezar (si no lo estás haciendo ya) a hacer lo mismo. Trabajar junto a diferentes personas con diferentes personalidades es excitante, pero también tendrás que lidiar con las diferencias en opiniones, expectativas, hábitos y estilos de trabajo que pueden acabar generando conflictos que entorpezcan el desarrollo del proyecto.
3. Controla los plazos. La importancia del timing
Entrar en la Fábrica Nacional la Moneda y Timbre y situar a un grupo de 8 personas en el foco de los medios mientras intentan llevar a cabo su cometido implica directamente dos cosas: tener que jugar a contrarreloj y necesitar mucha (¡mucha!) organización.
El Profesor planea de antemano qué tiene que pasar en cada momento y controla los tiempos y la sucesión de los hechos como todo un gestor de proyectos profesional. El timing es importante no solo para saber qué acciones van a desarrollarse, sino que también para determinar cuánto tiempo se le ha de dedicar a cada una de ellas y cuándo han de estar terminadas para que no se creen obstáculos dentro del flujo de trabajo.
Para ser un buen gestor de proyectos, poder diseñar y observar el plan con perspectiva y ser consciente en todo momento del tiempo y de lo que esto implica (plazos de entrega, dependencias entre tareas... ) es vital. Existen herramientas que te ayudarán a controlar los tiempos y a saber cómo se están desarrollando las diferentes acciones con echar un simple vistazo.
Los Diagramas de Gantt son una de ellas y te permitirán conocer de una forma muy visual la cronología de un proyecto. ¡No me extrañaría que El Profesor hubiera utilizado Diagramas de Gantt para planear el mayor atraco de la historia!
4. El plan B. Crea un plan de riesgos y ve siempre un paso por delante
Tras hablar de la importancia de controlar los tiempos, llegamos a algo que parece quedar implícito en el concepto de planificación pero de lo que muchas veces nos olvidamos: la anticipación. Ir siempre un paso por delante y estudiar todos los escenarios posibles en los que puedan desencadenar las diferentes acciones que lleves a cabo te permitirá jugar con ventaja en todo momento.
Ser un buen gestor de proyectos no solo implica idear el plan perfecto y gestionar los recursos necesarios para cumplir con cada etapa, sino que también es necesario diseñar un plan de riesgos: una vía de escape satisfactoria para cada una de las acciones más relevantes.
Cuantas más personas estén involucradas y más complejas sean las tareas que lo componen, más vulnerable será el proyecto (y El Profesor lo sabe bien). Intenta localizar los puntos más críticos en tu plan y evaluar el conjunto de resultados en los que podrías encontrarte en un futuro (tanto los más favorables como los no tanto). ¿Qué puede salir mal? ¿Qué ocurriría si este documento no llegara a tiempo para aquel día?
Definir un plan de riesgos te ahorrará muchos dolores de cabeza y algún que otro ataque de pánico si las cosas no salen como esperabas. Si no sabes cómo hacerlo, Alejandro Pérez, de CEOLEVEL, te lo explica en cuatro sencillos pasos en este post de invitado.
Además, ponerte en ocasiones en las peores situaciones no significa que estés adoptando una actitud más o menos negativa, sino que te estás preparando para afrontar cualquier tipo de imprevisto y capacitado para darle la vuelta a las cosas y encauzarlas correctamente si en algún momento se tuercen. Preocuparte, en el sentido más literal de la palabra (ocuparte con anticipación de algo), puede ser también positivo.
5. Equipo: sincroniza, lidera y delega responsabilidades
Si antes hablábamos de la importancia de conocer a las partes interesadas en tu proyecto, sincronizar y liderar a tu propio equipo se merece una mención especial. Tal y como puedes ver en La Casa de Papel, un equipo está compuesto por personas diferentes que, en conjunto, pueden hacer cosas que por separado nunca conseguirían. Llegar a construir y potenciar positivamente esta sinergía puede constituirse como un largo camino de por sí en el que todos han de participar y poner de su parte, pero es el líder quien tiene la responsabilidad de hacer que el equipo se ponga en marcha y empiece a caminar en la dirección correcta.
Es por ello que ser un buen gestor de proyectos implica, al fin y al cabo, ser también un buen gestor de equipos. Intenta desarrollar tus habilidades de liderazgo en la medida que te sea posible, define tu propio estilo y aprende a delegar responsabilidades. No puedes hacerlo todo solo, para eso tienes a un equipo preparado para realizar las tareas necesarias con el fin de llevar a cabo el proyecto con éxito. Asigna tareas a cada miembro del equipo con claridad, define las responsabilidades y dótales de poder.
La colaboración y el liderazgo serán, por tanto, dos aspectos muy importantes a tener en cuenta que podrán condicionar el triunfo o fracaso del proyecto. Para hacerlo más fácil y potenciar la productividad, te recomendamos adoptar un software de gestión de proyectos colaborativo (¡como Wrike!) en el que los miembros de tu equipo puedan organizar su trabajo y comunicarse sin obstáculos entre ellos dentro del contexto adecuado.
6. Intenta no involucrarte demasiado a nivel personal
¿Tienes claro dónde termina tu vida laboral y empieza tu vida personal? ¿O es más bien un conjunto abstracto y entrelazado que se extiende a lo largo del día? Tómate un tiempo para pensar sobre ello.
Cuando trabajamos en un proyecto con pasión y dedicación, muchas veces nos olvidamos de una cosa que, a la larga, es muy necesaria para mantener la cordura: establecer límites entre tu vida personal y el trabajo. Dedicarle demasiadas horas de más a un proyecto o implicarte en exceso a nivel personal puede que acabe haciendo que pierdas la perspectiva correcta sobre él y, sobre todo, que pierdas la motivación, te sientas quemado con el trabajo o que repercuta negativamente en tu vida personal.
Con todo esto no te estamos sugiriendo que intentes ocultar tu identidad al resto de tu equipo (como hace El Profesor), sino que tengas en mente la importancia de establecer límites y de intentar encontrar el equilibrio entre tu vida personal y laboral.
Hay veces que pasar más horas trabajando en un proyecto no implica que estés haciéndolo mejor: planifica las tareas necesarias para llevarlo a cabo, organiza tu tiempo e inviértelo de manera eficiente. A la larga los efectos son más que positivos ya que podrás mantener tu nivel de productividad, disfrutarás más de tu tiempo libre y evitarás que los problemas del terreno personal afecten de lleno en tu proyecto (¡y viceversa!).
Ser un buen gestor de proyectos está en tus manos
Llegados a este punto (y si has visto La Casa de Papel) coincidirás en que sí: El Profesor es un magnífico gestor de proyectos y tiene todas las cualidades para ser un gran líder. Al final, toda historia tiene su parte didáctica, lecciones que nos harán pensar y que podemos aplicar en nuestro propio día a día.
¿Qué nos deparará la tercera temporada de La Casa de Papel? Quién sabe, pero por el momento, puedes comenzar a diseñar tu plan de proyecto infalible teniendo en cuenta estas 6 recomendaciones para ser un buen gestor de proyectos. Ahora es tu momento, reúne a tu equipo y ponte manos a la obra.
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