Uno de los grandes desafíos de trabajar desde casa es mantenerse organizado y centrado, especialmente durante una pandemia. Las distracciones constantes, los espacios de trabajo inadecuados, y el estrés y la ansiedad en general ponen de manifiesto que aprender a planificar tu semana laboral es ahora más importante que nunca.
Crear un plan de trabajo semanal puede ayudarte a ser más productivo, mantener el equilibrio entre la vida laboral y la vida personal y evitar el estrés a la hora de teletrabajar. Presentamos aquí algunas ideas estratégicas tomadas de metodologías de gestión de proyectos para eliminar distracciones y ser más productivos. Descubre todo lo que necesitas saber sobre la elaboración y la programación de planes de trabajo semanales de principio a fin.
Cómo programar tu semana para lograr la máxima productividad
Los planes de trabajo semanales te ayudan a tener una perspectiva general de la semana. Proporcionan respuestas a preguntas clave como «¿qué tareas importantes tendrás que completar esta semana?», «¿a qué clientes debes presentar informes de estado?» o «¿cuáles son tus objetivos y tus responsabilidades para los próximos cinco días?».
Reflexiona sobre todos los elementos de tu lista de tareas pendientes, sin importar lo grandes o pequeños que sean. Evalúa lo que realmente debe hacerse esta semana. Tacha todo lo que pueda eliminarse, luego delega las tareas restantes, si es posible.
Asegúrate de apuntar las fechas límite junto a cualquier tarea que tenga plazos estrictos. Añade fechas límite autoimpuestas a las tareas urgentes mientras estás ejecutándolas. Señálalas en tu calendario semanal o mensual para obtener un panorama general de tus prioridades.
A continuación, sé sincero contigo mismo y pregúntate por los elementos restantes que no se han eliminado o no se han incorporado a tu calendario. Siendo realistas, ¿a qué tareas puedes dedicar energía y tiempo esta semana? ¿Te sientes más cansado o estresado de lo habitual?
Ser honesto contigo mismo en esta etapa te ayudará a mantener tus objetivos realistas y a prepararte para el éxito a largo plazo. No hay nada peor que sentir que vas con retraso antes de comenzar una tarea. De hecho, se ha comprobado que esa sensación de desánimo en realidad arruina tu productividad, así que hazte la vida fácil y sé claro sobre el trabajo que puedes asumir en los próximos cinco días.
Crea un plan de trabajo semanal que te funcione
La clave para aprender a planificar tu semana laboral está en encontrar un ritmo que te funcione. No tiene sentido imponerse un plan de trabajo desde casa que no puedas abarcar.
Escribe o elabora los puntos diarios de tu plan para la próxima semana, como a qué hora te levantas, cuánto tiempo empleáis tú y tu familia en prepararos para el día, reuniones confirmadas y eventos digitales, horarios de comidas y a qué hora planeas terminar tu día de trabajo.
Luego, rellena los huecos con las tareas de tu calendario. Calcula aproximadamente en cuánto tiempo completarás una tarea. De nuevo, sé realista. Es mejor hacer tu trabajo y que te sobre tiempo que tratar de hacer demasiadas cosas y no lograr tus objetivos para el día. Puedes ubicar las tareas en tu horario semanal en forma de bloques de tiempo de media hora a una hora o en una simple lista de tareas para el día.
Asimismo, debes contar con hacer una pausa de 10 minutos al menos una vez cada la hora. Tienes que tener disponibilidad para responder un mensaje de correo electrónico urgente, sacar a pasear al perro o simplemente descansar los ojos. Añadir estos descansos ahora te ayudará a mantener el rumbo cuando estas u otras interrupciones inesperadas surjan inevitablemente.
Si te queda algo de tiempo una vez que todo está planeado, añade algunos de los puntos restantes de tu lista de tareas pendientes que no tienen una fecha límite específica.
Revisa y optimiza tu plan semanal
Utiliza una herramienta de gestión del trabajo o eventos como Wrike (o una simple agenda en papel) para anotar tu lista de tareas y tu programa. Asegúrate de que podrás actualizar esta información fácilmente si cambian tus prioridades.
Por ejemplo, es mucho más fácil cambiar la fecha de una reunión en un horario digital que en un horario escrito a mano. Dedica algo de tiempo (de 10 a 15 minutos) al final de cada semana a revisar lo que funcionó y lo que no funcionó antes de elaborar tu próximo plan de trabajo semanal.
Consejos para crear el mejor plan de trabajo semanal
Ten en cuenta estos consejos mientras redactas y elaboras tu horario.
- Realiza un seguimiento del tiempo que tardas en ejecutar las tareas repetidas para saber cuánto tiempo les asignarás más adelante.
- Codifica tus tareas con colores. Categorízalas por tipo, proyecto y urgencia.
- Establece un temporizador de tareas de 30 minutos con independencia de la tarea en la que estés trabajando. Si te distraes, el sonido del temporizador te hará volver a centrarte en tu proyecto.
- Si alguna de tus tareas depende de otras personas, asegúrate de tener un método claro de gestión de proyectos para que puedas saber cuándo esperar notas, materiales o cualquier otra necesidad futura.
- Crea fases para las tareas como «Trabajo en curso», «En revisión» y «Listo» para realizar un seguimiento de los elementos de la lista de tareas pendientes que incluyen más de un paso.
Emplea Wrike para crear los mejores planes de trabajo semanales
Mejora tu programa con estas valiosas funciones y consejos para una gestión de proyectos efectiva.
- Prueba con widgets preelaborados. Un widget es un botón de acceso directo que se utiliza para filtrar tareas dentro de tu compleja lista de tareas pendientes. Entre las mejores opciones de widgets preelaborados para los profesionales del teletrabajo destacan «Asignado», que muestra las tareas que te asignaron tus compañeros de trabajo o tu jefe, y «Mi trabajo pendiente», que muestra tareas sin fecha límite que aún te quedan por hacer.
- Organiza automáticamente tu lista de tareas. La función de Wrike «Mis tareas» ayuda a separar todas las tareas asignadas y las tareas creadas por ti del resto de tareas pendientes. Añade detalles a tareas individuales con plantillas de página completa personalizables, edita grupos de tareas al mismo tiempo y muestra subtareas en una sola lista.
- Etiqueta y actualiza elementos de la lista de forma eficaz. Clasifícalos en grupos que tengan sentido para ti utilizando etiquetas personalizadas. Actualiza los estados de las tareas individuales y los estados de los proyectos grandes para que puedas visualizar tu propio progreso de un vistazo.
Ahora ya sabes cómo hacer un programa semanal que aumente la productividad
Elaborar un plan de trabajo semanal efectivo consiste en sacarlo de tu cabeza y plasmarlo en un formato visual que puedas organizar fácilmente. Haz la prueba gratuita de Wrike y descubre todas las formas que tienes disponibles para llevar el control de tu próxima semana con paneles de control completamente personalizables, listas de tareas y actualizaciones de estado que te ayudan a mantener el rumbo en tu trabajo.
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