Tu equipo está concentrado trabajando para tener el producto listo antes del lanzamiento de la campaña. Están progresando y, con un poco de suerte, puede que se cumplan los plazos. Pero, de repente, llega... una solicitud de última hora.
Pasan por tu mesa, te llega un correo rápido o un mensaje de chat, “Ey, te iba a pedir una cosa...” mientras te tomas una taza de café recién hecho en la cocina. Estas solicitudes surgen de la nada y, aunque normalmente son tareas rápidas, pueden afectar notablemente al equipo.
Según nuestro informe sobre gestión del trabajo, en el que contactamos con 1.400 trabajadores cualificados, el principal obstáculo de la productividad para el 60 % de los encuestados era “trabajar en demasiadas cosas a la vez”, seguido de “prioridades poco claras” (31 %) y “demasiadas solicitudes procedentes de otras personas” (28 %). Los agentes de marketing actuales dedican solo el 36 % de su tiempo al trabajo para el que se les ha contratado.
No es sorprendente que las solicitudes de última hora estén entre los principales obstáculos para la productividad en el lugar de trabajo. Además, estas solicitudes no solo son inevitables, sino que son necesarias para mantener a los clientes satisfechos. Tu equipo de marketing tiene que responder a las necesidades cambiantes de consumidores y clientes, y eso requiere flexibilidad.
Una de las mayores dificultades para los responsables de marketing es establecer un proceso que de cabida a las solicitudes ad hoc para minimizar las interrupciones y la distracción del equipo. Emplea estas estrategias para incorporar las tareas inesperadas en el flujo de trabajo y mantener el control de todas esas solicitudes entrantes.
Planifícate para las solicitudes de última hora
Sabes que las solicitudes de última hora van a llegar, así que deja margen de maniobra al planificar la carga de trabajo del equipo y los sprints.
El bloguero de Enterprise Agile Vin D'Amico propone priorizar los elementos A o B: los elementos A son tareas que el equipo se compromete a hacer en el sprint, y los elementos B se harán si hay tiempo, pero que se pueden sustituir por solicitudes de última hora si fuera necesario. Esto garantiza un progreso real del equipo hacia los objetivos principales, además de aportar algo de flexibilidad.
Visualizar la carga de trabajo del equipo es otra forma sencilla de ver quién tiene margen para encargarse de una solicitud urgente cuando surja, o reorganizar las tareas según proceda para que nadie esté sobrecargado de trabajo.
Adopta el método Agile para responder mejor
Aplicar una metodología Agile permite al equipo de marketing tener una mejor capacidad de respuesta y hace que tu flujo de trabajo sea mucho más flexible para aceptar solicitudes entrantes. El 18 % de los agentes de marketing afirman que adoptar la metodología Agile ha mejorado la calidad de su trabajo, y el 16 % dice que su equipo ahora conoce mejor las prioridades.
Es importante tener en cuenta que Agile no es sinónimo de improvisación, y adoptar Agile no implica abandonar la estructura y la planificación. Las dos piezas fundamentales de Agile son la priorización y comunicación constante con el equipo.
Esto permite al equipo identificar mejor qué solicitudes de última hora son prioritarias y aptas para incorporarlas en el sprint, incluirlas en la carga de trabajo actual, y colaborar con los demás para impedir que una avalancha de solicitudes entrantes acabe desbordando a un solo miembro del equipo y creando demoras para todo el grupo.
Más información acerca de cómo aplicar la metodología Agile en tu equipo de marketing en esta descarga gratuita: Siete pasos para desarrollar un equipo de marketing Agile
Se la mejor defensa para tu equipo
Como responsable de marketing, sabes que incluso los mejores planes se pueden desbaratar con una sola tarea inesperada. Es cosa tuya detectarlas a tiempo y actuar como defensa para que el equipo se concentre.
Lo más probable es que el equipo de marketing reciba un bombardeo de solicitudes que llegan a sus bandejas de entrada, Slack, reuniones, documentos de Google compartidos y conversaciones de pasillo. No solo es imposible concebir un panorama preciso de la cantidad de trabajo que te llega realmente, sino que es difícil priorizar tareas y garantizar que el equipo cuente con los recursos necesarios.
Todas las solicitudes de última hora deben pasar antes por ti, para que puedas recopilar toda la información necesaria y descartar las tareas insignificantes que pueden distraer al equipo.
Nombra a alguien que las despache rápidamente
Kirsten Minshall, fundadora del estudio de aplicaciones web UVD con sede en Londres, propone establecer un puesto especial dentro del equipo, alguien que pueda actuar rápidamente y despachar las solicitudes entrantes.
Esta persona, que colaborará estrechamente contigo como defensor, se encargará de recibir las solicitudes de última hora que primero se analizan y luego se aceptan como prioridades. Si no entra nada, siempre puede asumir tareas de los trabajos pendientes para mantener la productividad. De este modo permites que el resto del equipo se centre en la ejecución y la consecución de los objetivos y, además, sigues teniendo margen para las tareas urgentes.
Siempre puedes rotar este puesto entre los miembros del equipo para que nadie se sienta aislado o agotado con el flujo constante de solicitudes entrantes.
Formaliza el proceso de solicitud
No puedes gestionar lo que no ves. Si alguna vez te has parado para reunirte personalmente con un miembro del equipo y te ha dicho que está trabajando en tareas que desconoces, ha llegado la hora de instaurar un proceso formal de solicitud.
Ello implica que no habrá más solicitudes extraoficiales y casuales: todo debe llegar al equipo a través de una solicitud formal, independientemente de lo pequeña que sea la tarea o el nivel del cargo de la persona que la solicita.
Establecer una ubicación central desde donde poder canalizar todas las solicitudes entrantes, priorizarlas y encontrar toda la información necesaria para realizar el trabajo correctamente es fundamental para que tanto tu equipo como tú podáis controlar el caos.
En lugar de tener la información dispersa en correos electrónicos, notas adhesivas u hojas de cálculo, utiliza una tabla Scrum para priorizar, asignar y registrar rápidamente las solicitudes. Sabrás quién es el responsable de cada solicitud y su estado; además, es posible detectar las solicitudes duplicadas y eliminarlas fácilmente de la cola. Aprende a configurar el panel Scrum en Wrike para empezar.
"Wrike ha conseguido cambiar y mejorar nuestra forma de funcionar como equipo. Miro las solicitudes nuevas que han entrado, evalúo quién tiene tiempo esta semana y las mando a la bandeja de entrada de Diseño para que el equipo conozca las prioridades". Katelyn Good, directora de estrategias e implementación de marketing de Lightspeed POS
Registra todo tu trabajo
Como muchas de las tareas de última hora son invisibles, es decir, son extraoficiales, es imposible cuantificar el trabajo que está realizando el equipo o determinar cómo mejorar los procesos para ayudar al equipo a sacar lo mejor de sí.
Muchos responsables de marketing están recurriendo a soluciones de gestión de proyectos en la nube para ayudar a los equipos a comunicarse y compartir información. Sin embargo, aunque hay miles de herramientas para ayudar al personal de marketing a organizar campañas y colaborar en ellas, hay pocas soluciones como Wrike que se hayan diseñado para ayudar a los equipos a gestionar los proyectos con solicitudes inesperadas.
Al registrar todo en una herramienta de gestión de trabajo, podrás:
- Obtener una panorámica detallada de la capacidad real del equipo y ver a qué se dedica exactamente cada persona su tiempo.
- Asignar recursos de forma más eficaz o justificar la incorporación de recursos o personal adicional.
- Despachar las solicitudes urgentes e insignificantes, y dejar que el equipo se concentre en los objetivos empresariales prioritarios.
- Visibilizar el trabajo de cara a los ejecutivos y las partes interesadas para que puedan registrar fácilmente el progreso de sus solicitudes.
- Decir "no" (u "hoy no") a las tareas no prioritarias y justificar fácilmente el por qué.
Haz que tu equipo de marketing sea proactivo y no reactivo
Definir un proceso para las solicitudes de última hora permite al equipo concentrarse en las iniciativas estratégicas que hacen avanzar el negocio, además de conservar la flexibilidad para responder a las necesidades del cliente y el consumidor.
Cuantos más planes puedas hacer que reflejen lo que realmente ocurre en tu equipo (representando el trabajo invisible, formalizando las nuevas solicitudes y dejando tiempo para las tareas ad hoc), más flexibilidad tendrás, no solo para realizar modificaciones y correcciones sobre la marcha, sino para aprovechar las mejores oportunidades.
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