¿Alguna vez has oído ese antiguo refrán que dice «Lo que no se mide, no se puede mejorar»? Si bien existe cierto debate sobre su origen, a menudo se atribuye al célebre consultor de gestión Peter Drucker, y se sigue repitiendo con frecuencia en el mundo empresarial.
Sucede por una buena razón. Independientemente de quién lo haya dicho, tiene bastante sentido en lo que atañe a la productividad de los empleados.
Cuando desees descubrir cómo aumentar la productividad en el lugar de trabajo, primero debes comprender tu punto de partida. Esa referencia te permitirá realizar mejoras específicas y ayudar a tu equipo a hacer más (preferiblemente, en menos tiempo).
Pero, para empezar, ¿cómo se mide la productividad? Y ¿qué se puede aprender de esa información? Profundicemos en lo que debes saber.
Cómo medir la productividad en el lugar de trabajo
Si estás buscando una fórmula sencilla para calcular la productividad, estás de suerte. Existe una ecuación estándar en la que confían muchos sectores:
Unidades de producción
--------------------- = Productividad
Unidades de recursos utilizados
Entonces, por ejemplo, si tu equipo de ventas generó unos ingresos de 25 000 USD en 100 horas, generará 250 USD por hora. O si tu equipo de marketing creó 10 nuevas entradas de blog en 20 horas, está produciendo la mitad de una entrada a la hora.
Es bastante simple, ¿no? Sin embargo, hay algunos problemas. En primer lugar, no ofrece mucha información útil. Claro, puedes ver cuánto produce tu equipo en un período de tiempo determinado. Pero, ¿qué puedes hacer con esos datos? No gran cosa.
En segundo lugar, esta ecuación no siempre se aplica a trabajadores del ámbito del conocimiento. Cuando gran parte de su trabajo es intangible, es difícil reducir su valor a un solo dígito.
Esto no quiere decir que no puedas medir la productividad de tu equipo. Sigue siendo importante entender en qué invierten su tiempo y cuánto están produciendo. Pero tal vez quieras emplear otros métodos para visualizar la situación al completo.
1. Establece objetivos claros para cada puesto
Una de las mejores formas de medir la productividad de tus empleados es ver cómo responden a los objetivos que has establecido para ellos.
Desafortunadamente, esta es un área en la que muchos responsables meten la pata. De hecho, solo alrededor de la mitad de los trabajadores dicen que saben qué se espera de ellos en el trabajo.
Trabaja con tus empleados para establecer objetivos claros relacionados con su rendimiento y su eficiencia. No solo servirá de motivación para ellos, sino que también te ayudará a controlar más de cerca dónde dejan de estar a la altura.
2. Fomenta el control del tiempo
El control del tiempo puede ser una forma sencilla y potente de medir con precisión la productividad de tu equipo (incluso puedes supervisar tareas directamente dentro de Wrike).
Tu objetivo en relación con el control del tiempo no es llevar un seguimiento detallado de las horas de tus empleados, sino capacitarlos para que comprendan mejor cómo se emplea su propio tiempo de trabajo. Es fácil perder de vista lo que hacemos en un día y lo que nos entorpece, por tanto, esta será una información valiosa que les ayudará a ser aún más eficientes.
Simplemente evita no instituir amonestaciones o políticas estrictas relacionadas con las horas trabajadas. Si bien el 79 % de los encuestados en una encuesta reciente dijeron que no les importa que los empleadores supervisen sus tareas relacionadas con el lugar de trabajo, no se trata de fomentar una cultura en la que se tenga la sensación de que el «gran hermano» está siempre observándonos.
3. Mantén conversaciones sinceras sobre productividad
¿Se te ocurre una buena forma de medir la productividad de tu equipo? Pregúntales a ellos.
Tus empleados son los que actúan en el terreno, por lo que seguramente sepan bien cómo pueden ser más eficientes y efectivos. ¿Hay alguna tarea que consideren una pérdida de tiempo? ¿Hay tareas que tardan más tiempo del que deberían?
Habla de esto con tu equipo. Obtendrás información útil y, al mismo tiempo, controlarás cómo se siente cada uno. Esto es importante, sobre todo cuando el 48 % de los trabajadores dicen que tienen demasiados plazos estrictos y demasiado trabajo.
¿Cómo la tecnología aumenta la productividad en el lugar de trabajo?
El asunto de la tecnología en el trabajo no es nuevo. A medida que se hacen más avances, la tecnología sigue contribuyendo a la productividad de varias maneras.
1. La tecnología automatiza las tareas repetitivas
Los datos establecen que los trabajadores pasan más de tres horas al día realizando tareas manuales y repetitivas. La tecnología puede automatizar esos procesos, eliminar la carga de los empleados y liberar más tiempo para lo que realmente importa: las responsabilidades principales de sus trabajos.
2. La tecnología facilita una visión en tiempo real de los flujos de trabajo
Por mucho que te guste pensar que sabes perfectamente cómo utiliza el tiempo tu equipo, es fácil perder de vista los obstáculos y los imprevistos. Un software de gestión del trabajo colaborativo como Wrike generará informes para que dispongas de datos en tiempo real, y puedas detectar y abordar procesos y flujos de trabajo en los que se invierte demasiado tiempo y esfuerzo.
3. La tecnología mantiene a tu equipo organizado y centrado en sus funciones
Es fácil señalar a las redes sociales o las charlas personales como culpables de la pérdida de tiempo en la oficina. Sin embargo, te sorprendería saber la cantidad de horas que pierden tus empleados simplemente buscando información. El trabajador del conocimiento promedio dedica aproximadamente el 30 % de su jornada laboral a buscar la información que necesita.
La tecnología (en particular los software de gestión de proyectos) ayuda a agilizar la comunicación, organizar archivos y establecer flujos de trabajo que mantendrán a tu equipo centrado y permitirán ahorrar mucho tiempo.
Cómo gestionar la productividad en el lugar de trabajo: descubre lo que funciona para tu equipo
No te sientas culpable si te afanas por averiguar cómo aumentar la productividad en el lugar de trabajo. Cada líder quiere que su equipo sea lo más efectivo e influyente posible.
Sin embargo, por lo que se refiere a consejos de productividad en el lugar de trabajo, no existe una táctica que sirva para todo el mundo, para controlar y gestionar cuánto trabajo sacan adelante los empleados. Para ver mejoras significativas, deberás adaptar tu enfoque a las necesidades y los desafíos específicos de tu equipo.
Por lo tanto, mide lo que puedas, escucha atentamente a tus empleados y, partiendo de ahí, emprende mejoras. No tardarás en ver que tu equipo empezará a sacar adelante más trabajo, y probablemente en menos tiempo.
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