A menudo se habla de la colaboración y la gestión del trabajo a nivel individual o de equipo. ¿Cómo puede ser más eficaz tu equipo? ¿Estamos usando nuestros recursos de forma eficaz? ¿Cómo podemos mejorar el rendimiento?
Organizar el trabajo, colaborar eficazmente y cumplir plazos son la base de la realización del trabajo. No obstante, a medida que las empresas crecen, surge la competencia y la producción se multiplica, la realidad es que los fundamentos de la gestión del trabajo ya no son suficientes.
Debido a su rigidez y falta de escalabilidad, los antiguos procesos se quedarán obsoletos a medida que las demandas del mercado fluctúen y cambien las prioridades. De hecho, las empresas pierden entre el 20 y el 30 % de los ingresos cada año debido a ineficiencias, según la firma de investigación del mercado IDC. Actualmente, las buenas empresas necesitan más músculo para poder aventajar a su competencia mientras evolucionan para mantener el ritmo de las necesidades de sus clientes.
Reforzar tus procesos actuales, acabar con el aislamiento y aceptar la gestión del trabajo en el nivel ejecutivo no solo fomentará el pensamiento Lean de arriba a abajo, sino que también te ayudará a estar a la vanguardia de los objetivos empresariales y mitigar el riesgo a escala.
Así es cómo nuestra útil solución de gestión del trabajo, Wrike, será tu as en la manga cuando te propongas conquistar el mercado.
1. Coordinación entre equipos
¿La expectativa? Los departamentos realizan perfectamente las tareas diarias mientras que se coordinan a la vez con diferentes equipos para respetar las prioridades empresariales clave. ¿La realidad? Los equipos suelen perder de vista las prioridades y los objetivos mientras vagan por la complejidad de gestionar el flujo de procesos y las operaciones entre equipos distribuidos geográficamente.
La clave para que los equipos permanezcan coordinados en cuanto a los objetivos empresariales es hacer que estos sean transparentes y accesibles desde el inicio. Los objetivos y los resultados clave (OKR) son un formato popular para documentar la planificación trimestral y anual de forma detallada y se dice que fueron el estímulo del crecimiento y el éxito exponencial de Google.
Sin embargo, establecer un proceso claro para definir objetivos empresariales no es suficiente. Sin una fuente única de datos para aportar ideas, distribuir y registrar el rendimiento, puedes considerar tus objetivos como inexistentes. Wrike no solo coordina a tu equipo en torno a los objetivos empresariales, sino que los hace posibles permitiendo que otros objetivos se desplieguen por debajo de ellos.
Con Wrike, puedes anidar objetivos concretos dentro de objetivos del equipo, objetivos de equipo dentro de los del departamento y así sucesivamente, vinculando asignados, aprobadores y fechas de vencimiento a las iniciativas esenciales. De este modo, tienes una vista de arriba a abajo y de abajo a arriba de cómo los objetivos de todo el mundo se conectan y afectan al resultado final. Este nivel de transparencia mantiene a los equipos coordinados en cuanto a las prioridades y garantiza que los objetivos empresariales siempre estén presentes.
2. Detección de icebergs
Todo el mundo conoce la historia de cómo se hundió el Titanic. Durante el trayecto inaugural, un miembro de la tripulación avistó un iceberg y alertó al puente para que virara con el fin de sortearlo. Sin embargo, lo detectaron demasiado tarde y el barco chocó contra el iceberg, lo que provocó su infame hundimiento. Si la tripulación hubiera tenido una mejor visibilidad de las aguas abiertas, el iceberg se podría haber avistado antes y se podría haber evitado totalmente.
El riesgo es inevitable en los negocios cotidianos. Cuando dispones de las herramientas adecuadas, puedes usar tu visibilidad mejorada para “avistar los icebergs” directamente, lo que reduce el riesgo y restablece la confianza.
Wrike te envía notificaciones al instante de los cambios o las actualizaciones de estado de las iniciativas clave, de forma que siempre estés informado de los proyectos de los que te ocupas. Si hay algo que no avanza o que se atasca, puedes abordar el problema al instante, y todas las personas implicadas estarán avisadas de inmediato.
Consulta rápidamente las prioridades y las actualizaciones de estado desde un nivel general o profundiza en los entresijos sin perder el tiempo sentado en las interminables reuniones.
3. Reparto de responsabilidades
Un deficiente reparto de responsabilidades provoca infinidad de problemas. Y como líder empresarial, eres el principal responsable de ellos. “Si dejas que tus empleados eviten tomar posesión, el problema no solo no desaparece. Sino que te conviertes en el nuevo propietario de dicho problema. Y estos problemas se van acumulando rápidamente en tu lista de quehaceres”, afirma David Baker, director general de Think Shift.
Los problemas no son algo bueno a ojos de la junta directiva. Según un estudio realizado por Harvard Business Review, el 50 % de los directivos hacen una labor nefasta en cuanto a responsabilidad. Si tus directivos no se responsabilizan, ¿quién lo hará entonces?
Trabajar entre varias plataformas, como el correo electrónico, las hojas de cálculo, la mensajería instantánea, etc., añade otra capa más de dificultad. Los plazos vienen y van mientras la propiedad se enturbia por hilos de correo electrónico, lo que imposibilita comprender cuál es el paso siguiente y quién es el responsable de asumirlo.
Asignar un propietario del proyecto en Wrike establece de forma clara quién es el responsable de su ejecución. Y no solo eso, sino que es más probable que las personas que se asignan como propietarias de un proyecto o una tarea inviertan su esfuerzo para alcanzar el éxito.
Cuando se trata de las aprobaciones, la responsabilidad puede ser el mayor obstáculo de todos. El aprobador no solo es el responsable de hacer que avance el trabajo, el propietario del proyecto es el responsable de hacer que el aprobador se responsabilice de hacer su parte de la tarea. Como miembro de la junta directiva siempre atareado, suele ser complicado saber cuándo debes actuar.
Wrike Proof agiliza los ciclos de revisión y asigna a los aprobadores designados para los activos; de este modo sabes cuándo la pelota está en tu tejado. Adjunta fechas a las aprobaciones de forma que quede claro cuánto tiempo tienes para aprobar algo, y marca rápidamente algo como “aprobado” al terminar.
4. Escalabilidad y consistencia
Uno de los principales puntos débiles de ampliar una empresa es mantener la calidad y la consistencia. Tienes que estar atento a cada centímetro cuadrado de producción para mantener los altos estándares. Incluso así es probable que algo se te escape.
Wrike estandariza las tareas repetitivas y tediosas, lo que te permite maximizar la reproducibilidad y la previsibilidad de los resultados. Los equipos creativos pueden realizar un seguimiento de la producción de cada activo y obtener una visibilidad sin precedentes de la producción en todo el mundo.
No hay mayor recurso que las personas, pero incluso ellas tienen su límites. Cuando tu equipo está agotado de realizar trabajos repetitivos o de pasar de una herramienta a otra, se producen errores y los trabajos se duplican. Al automatizar el trabajo repetitivo e integrar las aplicaciones con Wrike, tus empleados dedican menos tiempo a las tareas administrativas más tediosas y más a centrarse en los proyectos que realmente tienen un impacto.
“La eficacia tiene que ver con centrarse en algo que usas muy a menudo internamente (correo, mensajería instantánea, hojas de cálculo, etc.) y utilizarlo como una oportunidad para adoptar la automatización”. - Bryan Helmig, director de tecnología y cofundador de Zapier
5. Agilidad
Las prioridades cambian. A medida que crece la competencia, tu empresa debe estar alerta y preparada para dar cabida a las exigencias cambiantes de los clientes. En lugar de resistirse al cambio, los líderes tienen que ser ágiles y dar poder a sus equipos para adaptarse.
Sin una herramienta que permita la agilidad y el cambio de prioridades, el impulso disminuye y los empleados se agotan. Wrike ayuda a los ejecutivos a ir un paso por delante de sus adversarios proporcionándoles una plataforma que facilita el cambio rápido sin detenerse.
La flexibilidad y la capacidad de personalización de Wrike se adapta a la forma en que trabajas y no al revés. Visualiza el trabajo como tú quieres, y arrastra y suelta las tareas en diferentes secciones cuando las prioridades cambien. Registra y mide el rendimiento de forma que aprendas constantemente y perfecciones la eficacia.
Philz Coffee utiliza Wrike para alojar sus acuerdos contractuales con sus importadores de café para jamás perderse ni un solo paso. “Al usar herramientas con Wrike de forma coherente y regular, podemos encontrar fácilmente los fallos del proceso e introducir rápidamente el cambio”, afirma Andi Trindle Mersch, directora de café y sostenibilidad de Philz. “Creo que los procesos siempre deberían evolucionar; jamás debería estancarse uno. Todo un 85 % de nuestros procesos es sólido, pero hay como un 15 % de ellos que tienden constantemente a la perfección”.
Juega bien tu baza
Incluso los grandes líderes son vulnerables a lo imprevisible de un negocio floreciente. La organización y la planificación básicas son importantes, pero solo hasta cierto punto. Estos son los valores que una solución de gestión del trabajo como Wrike aportará a tu equipo directivo:
- Acabar con el aislamiento gracias a una sana colaboración hará que todo el mundo trabaje al unísono para conseguir los objetivos empresariales.
- Obtener visibilidad para avistar los icebergs con antelación reducirá la toma de decisiones apresurada y la pérdida de oportunidades.
- Conectar a las personas con su trabajo establece la propiedad, creando confianza entre equipos y haciendo que todas las personas asuman sus responsabilidades (incluido tú).
- Adoptar la automatización supera el problema entre la escalabilidad y la consistencia, de forma que las personas se puedan centrar en el trabajo que realmente importa.
- Fomentar la agilidad diferencia a tu empresa de la competencia porque te permite evolucionar con el mercado.
A veces, tus problemas más complicados pueden ser tus mayores oportunidades. Con las herramientas adecuadas, estarás correctamente preparado para hacer frente a los desafíos con una mano ganadora.
Nadie dijo que ser un líder visionario fuera fácil. Consulta esta página donde encontrarás todo lo que necesitas saber sobre Wrike.
