A medida que tu organización cambia, también debería hacerlo tu gestión de proyectos. Crecer es estupendo, pero se necesita una comunicación clara y, además, la gestión de tareas es más importante que nunca.
Si ya estás pagando por una solución de gestión de proyectos, puede resultar difícil justificar el coste y el tiempo que te llevará implementar una nueva. Además, la adopción puede convertirse en un problema en organizaciones en las que los miembros de la plantilla aceptan con lentitud los nuevos procesos y procedimientos.
Entonces, ¿cómo puedes saber si merece la pena actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? He aquí cuatro signos que te indican que ha llegado el momento de buscar un nuevo software:
Utilizas varias herramientas diferentes
¿Cuántos pasos tiene que dar el equipo para finalizar una tarea? Si utilizas un sistema de gestión de tareas independiente, un controlador de tiempo y envías mensajes de correo electrónico, hay muchas probabilidades de que la comunicación falle en algún punto. Usar varias herramientas diferentes y desconectadas abre la puerta hacia la pérdida de tiempo, la duplicación y las oportunidades perdidas.
Si ya ha pasado tiempo desde que actualizaste el software, puede que te sorprenda saber que muchos productos cubren varias necesidades de gestión de proyectos en un solo sistema. Busca una herramienta que pueda albergar todos los procesos y la comunicación en la misma interfaz con el fin de evitar confusiones y perder oportunidades.
No puedes acceder al trabajo en la nube
La mayoría de las empresas en crecimiento se benefician del traslado de su sistema de gestión de proyectos a la nube. Si ya estás preparado para pasar a la nube, te beneficiarás de una comunicación más rápida, una sencilla implementación y un acceso desde cualquier lugar a todo tu trabajo. ¿Qué es lo mejor? Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube pueden ahorrar el coste inicial de una licencia perpetua.
A los nuevos empleados les puede costar aprender
Si pasas más tiempo formando a un nuevo empleado para que utilice tu software de gestión de proyectos que trabajando, tienes un problema. Tu herramienta de gestión de proyectos debe ser fácil de usar, para que los nuevos empleados y los veteranos puedan aclimatarse rápidamente y empezar a ser productivos. Tus proveedores también deben ofrecer documentación de formación y solución de problemas, para que no tengas que explicar los pormenores de todos los flujos de trabajo a cada miembro del equipo.
Tu organización cambia
El crecimiento es bueno, pero en ocasiones complica las cosas un poco. Cuando añades nuevos proyectos y miembros al equipo, tu software de gestión de proyectos no siempre puede mantener el ritmo, especialmente si utilizas un sistema anticuado. Tienes que dar con un sistema que pueda crecer contigo. Muchas herramientas son ampliables y ofrecen diferentes planes para pequeñas, medianas y grandes empresas, así como la capacidad de añadir y eliminar usuarios sin problemas.
Tienes demasiadas reuniones
¿Acaso no es el propósito de una herramienta de gestión de proyectos reducir el trabajo y las reuniones innecesarias? Si reúnes al equipo en la sala de reuniones para informar del proyecto y realizar sesiones para compartir ideas cada día, tu software no está ayudando lo suficiente. Una solución de gestión de proyectos debe albergar debates, información sobre el progreso, tareas, plazos, archivos adjuntos, etc. Utiliza estas reuniones para establecer prioridades más amplias y solucionar problemas. Tu equipo puede usar el tiempo extra para completar tareas y centrarse en entregar un trabajo de gran calidad.
Si has comprobado esta lista y tienes claro que debes actualizar tu herramienta de gestión de proyectos, habla con el equipo acerca de qué funciones necesita y qué puntos problemáticos tiene con el sistema actual. Utiliza la información que te ofrezca el equipo para guiar el proceso de investigación.
Acerca de la autora
Megan Pacella colabora con TechnologyAdvice.com con especializaciones en marketing B2B y ventas. Además, ha escrito para USA Today, Bearings Guide, 10Best Nashville y otras publicaciones.
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