Los equipos creativos tienen que soportar constantemente la presión de crear campañas atractivas e innovadoras. Es fácil sucumbir a tal presión cuando faltan tiempo y recursos.
Según nuestra encuesta de marketing Agile, desarrollar campañas que destaquen en el mercado es el principal reto para los agentes de marketing actuales. Sin embargo, los equipos creativos luchan por seguir el ritmo de la avalancha de solicitudes que proceden de diferentes departamentos y que se canalizan a través de varias plataformas. Esto hace que la colaboración sea prácticamente imposible y muy ineficaz. Los datos y la información se pierden en un mar de correos, mensajes instantáneos y documentos.
Y, por si eso fuera poco, los equipos creativos tienen problemas para garantizar que el trabajo no solamente sea bueno, sino único y lo suficientemente interesante como para atraer a los clientes.
Todo esto puede llevarte a querer ampliar tu equipo con el fin de administrar una carga de trabajo en constante crecimiento. Pero puede que ni tú ni tu equipo estéis preparados para ello.
A continuación te indicamos los motivos por los que tu equipo creativo no se puede ampliar ahora mismo y cómo puedes superarlos:
1. No existe un lugar centralizado donde guardar las ideas y la inspiración.
¿Cuándo fue la última vez que celebraste una sesión de brainstorming? Si fue hace poco, ¿dónde acabaron las ideas? Si no estás seguro, puede que hayas malgastado la reunión y perdido todas las valiosas ideas de tu equipo. No tiene sentido añadir más personas a los equipos creativos si no se aprovecha antes las ideas de las personas que los forman actualmente.
Registra todas las ideas en un solo lugar para que tus sesiones de intercambio sean más prácticas. De este modo, te asegurarás de no perder ni una sola idea y, además, conseguirás que tu equipo sienta que sus aportaciones se escuchan de verdad. Incluso puedes utilizar este documento para guardar ideas fuera de la sesión de intercambio.
Según David Miller, investigador y autor que colabora con ProProfs: "En los equipos creativos, las personas constantemente conciben ideas nuevas mientras trabajan, y es importante que las puedan compartir y debatir con sus compañeros y su coordinador de proyectos. Estas ideas nuevas pueden mejorar el producto final o incluso cambiarlo por completo. Por eso, como tus productos están en constante evolución durante todo el proceso de creación, es crucial que todos los miembros del equipo estén bien informados".
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2. No hay forma de gestionar las solicitudes ad hoc.
La mayoría de las personas de los equipos creativos dedican al menos el 25 % de su tiempo a gestionar las solicitudes ad hoc, a parte de trabajar en sus proyectos en curso, según una encuesta realizada en equipos creativos. Si trabajas 40 horas semanales, 10 horas las dedicas a las solicitudes de última hora.
En el mundo de la creatividad, las solicitudes ad hoc son inevitables. Así que, prepárate para poder gestionarlas.
Adopta una herramienta que permita la entrada de solicitudes de última hora con toda la información que necesitas de antemano. De este modo, no tendrás que esforzarte inútilmente para sacar el trabajo adelante. Instaurando un proceso para las solicitudes estarás aportando estructura al caos. Cuando amplías tu plantilla, puedes canalizar todas las solicitudes de última hora en una sola ubicación y distribuir el trabajo en consecuencia.
3. El feedback está distribuido por varias plataformas.
El feedback es fundamental para los equipos creativos. Y, como se requiere la revisión de muchas personas, puede ser complicado dar con la versión final. La colaboración se convierte en un lastre necesario a medida que te expandes y se hace aún más difícil reunir a todos en una sala para tomar una decisión final. En lugar de ello, el feedback se distribuye por correo electrónico, teléfono, en persona, por mensajes instantáneos, etc. Registrarlo todo es un trabajo en sí mismo y crea obstáculos a la hora de sacar el trabajo adelante.
El feedback debe consolidarse en un lugar centralizado, al que nos gusta referirnos como única fuente de datos. De este modo, todas las personas implicadas podrán disfrutar de una visibilidad total del proyecto y solucionar cualquier conflicto con la información en tiempo real. Esto facilita una buena colaboración, donde las decisiones se toman en un solo lugar y el feedback es claro y útil.
4. Los cambios de última hora provocan demoras en los equipos creativos.
Con un mayor número de empleados trabajando a distancia y en diferentes zonas horarias, los cambios de última hora perjudican a la producción. De hecho, el 59 % del personal creativo que hemos encuestado afirma que los cambios de última hora son el principal motivo por el que no se respetan los plazos. ¡Vaya!
Obtén la mayor cantidad posible de información de antemano y define las expectativas con el equipo. Por ejemplo, hacer que las personas encargadas de la toma de decisiones envíen ejemplos de lo que esperan como diseño puede reducir los cambios de última hora. Definir unos plazos claros para proporcionar información es otra forma de combatir estos cambios de última hora. Aquí es donde resulta práctico contar con una sola fuente de datos. Cuando hay que introducir una modificación inevitable de última hora, se dispone de un lugar centralizado donde todo se registra.
5. No hay tiempo para la creatividad.
Todos los creativos quieren más tiempo para hacer lo que aman. De hecho, el 50 % de los creativos afirman que la creatividad ilimitada es la habilidad más importante que todo creativo debe poseer. Entonces, ¿por qué se malgasta el talento realizando trabajos administrativos?
El equipo creativo de Umpqua Bank sufrió un problema similar. Cuando empezó a crecer, el trabajo se dispersó en varias plataformas y el tiempo dedicado inicialmente a la creatividad entones se dedicaba a gestionar el correo electrónico y las hojas de cálculo.
Adoptar una herramienta para automatizar buena parte de su trabajo les permitió insuflar nueva vida a la creación.
"Cuando colaboramos cara a cara, nos centramos más en los elementos creativos de un proyecto que en los asuntos relacionados con el procedimiento", afirma Carrie Buttke, vicepresidenta y directora de marketing de Umpqua Bank. "Cuando tienes la parte mundana del trabajo hecha, puedes emplear la energía de la colaboración para asuntos más creativos".
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Reduce antes de ampliar
Antes de aprovechar la oportunidad de incorporar nuevos diseñadores, céntrate en mejorar y actualizar los procesos y las herramientas que ya tienes. ¿Con qué frecuencia cumples tus plazos? ¿Gestionas eficazmente tus solicitudes y aprobaciones? Si te estremeces con tus respuestas a estas preguntas, ha llegado la hora de reforzar tu flujo de trabajo.
Todo el mundo quiere ampliar su equipo, pero no todos saben cómo crecer eficientemente primero. Como la colaboración es una parte esencial del trabajo creativo, es fundamental tener los procesos bajo control. Deja atrás las viejas formas de trabajar e invierte en una sola fuente de datos para agilizar el caos. De este modo, tu equipo podrá centrarse en lo que mejor hace, especialmente cuando estés preparado para añadir más personas a él.
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