La tendencia general actual se orienta hacia los diseños de oficinas abiertas, donde las paredes de los cubículos y las puertas de la oficina no obstaculizan la comunicación. De hecho, la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones afirma que el 70 % de las oficinas de Estados Unidos ahora cuentan con un diseño de espacios abiertos.
Sin embargo, tirar las paredes para poder gritar y que todos nos oigan no mejora necesariamente la colaboración. Es más, un estudio realizado en Finlandia concluyó que los empleados pasan 21,5 minutos de media al día distraídos por las conversaciones que oyen sin querer, el principal obstáculo para la productividad.
La colaboración implica algo más que simplemente mover los muebles y esperar a que la gente se ponga a hablar, conlleva una planificación, modificaciones deliberadas en las políticas y un toque de imprevisibilidad.
Estas cinco estrategias extraordinarias para mejorar la colaboración harán que el equipo se ponga a cooperar de un modo en el que sus integrantes se sentirán cómodos compartiendo ideas.
1. Vuelve a levantar paredes
La creencia popular dice que los espacios de trabajo abiertos y las oficinas compartidas hacen que la gente hable más, pero el ruido del ambiente y las distracciones visuales pueden conllevar una pérdida de la productividad. Pasamos de la fase de oficinas abiertas a la fase de oficinas cerradas cada década aproximadamente, probablemente porque las posturas oscilan demasiado hasta el extremo en una dirección o la contraria, y deja a los empleados totalmente aislados o sumidos en la distracción.
Cuando los empleados cuentan con un lugar tranquilo y cómodo donde trabajar, sin distracciones, se sienten más dispuestos a salir de su cascarón para colaborar. Los cubículos, las salas de reuniones y las oficinas independientes ayudan a establecer los tiempos de reunión y dejar que los empleados elijan el momento en el que quieren interactuar con otras personas, en lugar de carecer de tiempo de tranquilidad porque la oficina está abierta.
2. Crea una política de comunicación asíncrona
Muchos lugares de trabajo han implementado aplicaciones de mensajería instantánea, documentos públicos de empleados y herramientas de gestión de proyectos que aumentan las posibilidades de colaborar. Pero no es suficiente, también hay que crear expectativas acerca de cómo deben usar las herramientas los empleados.
Las aplicaciones de comunicación, como Skype y Slack, pueden y deben usarse sabiendo que la comunicación se produce cuando tú quieres.
Los modelos de comunicación asíncronos permiten la comunicación entre las partes de un ordenador: la información se envía cuando una parte del sistema lo considera adecuado, y la otra parte del sistema la recibe y responde a ella cuando lo considera oportuno. De este modo, el proceso del receptor no se interrumpe, lo que ayuda a los miembros del equipo a concentrarse en el trabajo importante.
Las oficinas que utilizan wikis, correo electrónico, herramientas de chat, tablas Kanban y herramientas de gestión de proyectos que permiten a los usuarios ver las notificaciones y los cambios cuando quieran, respetan el flujo de trabajo de las personas. Los usuarios pueden establecer un horario sin interrupciones durante el que no recibirán notificaciones que les distraigan, así como usar un sistema de dosificación para ocuparse de la comunicación secundaria fuera de su horario de concentración.
La comunicación asíncrona da a los empleados la libertad de concentrarse sin miedo a perderse decisiones importantes. Cuando las empresas permiten a los empleados comunicarse en horarios de dedicación exclusiva, envían el mensaje de que aprecian que los empleados se centren en tareas concretas, en lugar de dividir su atención entre la comunicación y el trabajo asignado.
3. Implementación: "Sin orden del día, sin reuniones"
Se trata de una de las peores pesadillas de oficina para muchas personas: una reunión imprevista. Pedir que todas las reuniones, independientemente de lo triviales o informales que sean, tengan al menos un punto en el orden del día facilita las cosas tanto a quien las planifica como a los asistentes.
El orden del día también permite a los equipos concentrarse en los resultados. Los equipos que planifican con antelación y comparten su programa no se salen del camino marcado y reducen las distracciones que pueden acabar en tiempo perdido y discrepancias inútiles. Crea políticas acerca de las discusiones tangenciales y cómo abordar las discrepancias, de forma que los empleados sepan cómo manejar las situaciones nuevas e incómodas.
El orden del día de las reuniones protege el tiempo de trabajo de cada uno y ayuda al grupo a centrarse en la tarea. De este modo, se reducen las desavenencias ocasionadas por charlas que se alejan del tema principal, los asistentes pueden recopilar sus opiniones e ideas antes de la reunión, y el objetivo de trabajo queda definido para que todos los participantes sepan qué se espera de ellos. La colaboración es mucho más sencilla cuando todo el mundo sabe lo que hay que hacer.
Cuando el grupo finalice todas las tareas de su orden del día, los empleados pueden consultar sus listas personales de tareas pendientes. Además, siempre puedes programar reuniones de seguimiento para resolver otros asuntos.
4. Crea una infraestructura de trabajo remoto inclusiva
Encontrar a los mejores es más difícil que nunca, y garantizar que los empleados disfruten de un buen equilibrio entre vida laboral y personal es una de las necesidades del equipo de recursos humanos. La Oficina Federal de Estadística Laboral informó de que el 24 % de los empleados trabajaron desde casa al menos una parte de su jornada durante 2015. Trabajar de forma remota desde una oficina en casa o un espacio de colaboración en una ciudad diferente puede incrementar la satisfacción y la productividad del empleado, además de restringir las distracciones de los tejemanejes de la oficina (alguien que te mira, los departamentos de ventas, etc.).
Las empresas con políticas de trabajo remoto o trabajo desde casa tienen que construir la comunicación y la colaboración de conformidad con el estilo de la empresa. Utiliza videoconferencias, programas de chat, acceso remoto a la pantalla y el escritorio, así como herramientas de gestión de proyectos para que los empleados se reúnan virtualmente en torno a tus objetivos.
Asegúrate de que no solo los trabajadores, sino también los directivos y los ejecutivos, sepan cómo usar la tecnología remota, y que se sientan cómodos participando con el personal. Utiliza las videollamadas para las reuniones personales semanales de contacto y crea canales de chat en los que todo el equipo pueda participar. Permite a los equipos crear sus propios canales de chat sobre sus aficiones comunes (cultura general, ligas de fútbol virtuales, restaurantes interesantes, etc.) con el fin de cultivar una cultura de conexión y fomentar el contacto entre los empleados durante los tiempos de inactividad. Estas conexiones nos recuerdan que nuestros compañeros son algo más que sus proyectos laborales, también son personas. Humanizar a los compañeros de equipo remotos ayuda a fomentar la empatía, lo que suaviza las situaciones complicadas que puedan surgir durante la colaboración.
5. Crea relaciones por medio de conversaciones difíciles
Tanto si la colaboración tiene lugar en la oficina como de forma remota, en tiempo real o de forma asíncrona, en una sala de reuniones o en medio de una oficina abierta, es importante idear políticas de comunicación que fomenten la apertura y la sinceridad. Los conflictos y las críticas son inevitables, pero no es necesario que lo sufra la colaboración: todo el equipo puede comunicarse con inteligencia emocional.
Si estás preparado para lo inevitable, puedes asegurarte de que las conversaciones complicadas fluyan cortésmente; de este modo, las relaciones entre los miembros del equipo se fortalecen y no se menoscaban.
Designa mediadores en los equipos, planifica talleres para mejorar las habilidades de comunicación de forma habitual (cada trimestre, no solo una vez al año) y discute los diferentes estilos de comunicación.
La colaboración es algo más que asignar posiciones
Una mejor colaboración de equipo implica algo más que sentar a todos en una sala y esperar a que un genio componga al grupo. Una colaboración real empresarial requiere una esmerada planificación, inversión en tecnología y desintegración de ideas obsoletas de lo que tiene que ser el trabajo en equipo y la productividad.
Acerca de la autora:
Tamara Scott trabaja como analista en TechnologyAdvice, una empresa de investigación que conecta a los compradores con los vendedores de tecnología empresarial. Escribe sobre gestión de proyectos, marketing, ventas, gestión de relaciones con clientes y muchos otros asuntos relacionados con la tecnología.
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