Dedicarse al marketing en plena revolución digital es todo un reto. La información se crea a la velocidad de la luz, las solicitudes entran a raudales por todos los canales y una sola campaña requiere docenas de activos.
El 61 % de los profesionales del marketing siente la presión de tener que demostrar su valía, mientras que el 39 % afirma trabajar al menos cinco horas extra cada semana para satisfacer la demanda.
El día a día es caótico, impidiendo que los equipos rindan de forma eficiente y encuentren tiempo para ser estratégicos. La interacción con los clientes agrava aún más la situación, provocando pfroblemas incluso para los equipos más productivos.
La automatización, o la capacidad de transferir de forma fiable el trabajo manual a una máquina, se convierte en una cuestión cada vez más importante a medida que los equipos de marketing buscan escalar la producción y las eficiencias en la economía digital. De hecho, las tareas que ocupan el 45 % del tiempo de los empleados se podrían automatizar mediante la adopción de tecnologías de eficacia probada, según la investigación de McKinsey & Company.
Echemos un vistazo a cómo algunos de los equipos de marketing más destacados de hoy en día, como el de Airbnb, están aprovechando los beneficios de la automatización para reducir el trabajo laborioso, rutinario y repetitivo, así como para maximizar la repetibilidad y previsibilidad de sus resultados.
1) Elección de una única fuente fiable de información
La incapacidad de localizar información aumenta los niveles de estrés de los empleados poco estresados en un 27 % y de los empleados muy estresados en un 42 %, según revela nuestro informe basado en una encuesta titulado The Stress Epidemic: Employees Are Looking for a Way Out (La epidemia del estrés: los empleados están buscando una vía de escape). Buscar la información que falta también consume tiempo y recursos de los empleados, que podrían destinarse a actividades que aporten mayor valor.
Disponer de toda la información relacionada con el proyecto en un único lugar que sea accesible permite a los empleados encontrar fácilmente lo que necesitan. También ayuda a prevenir que los equipos trabajen con datos desfasados o creen problemas en el control de versionamiento con los archivos.
En lugar de precisar que su equipo copie manualmente la información de una plataforma a otra, los principales profesionales del marketing utilizan integraciones para intercambiar datos automáticamente entre sistemas y mantener una única fuente fiable de información. «En cualquier herramienta que utilizamos, compruebo si tiene una API realmente buena para que podamos automatizar lo máximo posible», explica Hoon Kim, director de Producción Creativa de Airbnb.
¿Sin integración nativa? No pasa nada. Herramientas como Zapier y Workato permiten conectar distintas aplicaciones y expandir la única fuente fiable de información. Por ejemplo, la integración Zapier de Wrike con HubSpot convierte automáticamente los formularios HubSpot en tareas de Wrike y las asigna al trabajador correspondiente.
2) Racionalización del proceso de entrada de trabajo
Los equipos de marketing también malgastan grandes cantidades de tiempo en consolidar las solicitudes entre las distintas plataformas y en asignarlas a los empleados apropiados. Cuantas más solicitudes se obtienen, más laborioso y repetitivo resulta este proceso.
Las plataformas de gestión del trabajo colaborativo como Wrike ayudan a automatizar el proceso de entrada por medio de formularios de solicitud dinámicos. Estos formularios recopilan toda la información que los profesionales del marketing necesitan mediante la inclusión de los campos pertinentes según la introducción de datos en tiempo real de los solicitantes.
Una vez enviados, los formularios de Wrike se redirigen automáticamente a la carpeta apropiada y se asignan al mejor miembro del equipo para que realice el trabajo. Incluso es posible activar la creación de un proyecto a partir de una plantilla predefinida. ¿Y lo mejor? ¡Toda la información relacionada con el proyecto se aloja en un único lugar referenciable!
Cerca del 50 % de los clientes de marketing de Wrike informa sobre un «impacto significativo» en la estructura y eficacia de sus procesos de trabajo gracias a Wrike, según la guía The Marketing Executive's Guide to Leading Business Transformation. Más de una cuarta parte ha registrado un «impacto extremadamente significativo».
3) Creación de plantillas de patrones repetibles
Publicaciones en blogs, campañas publicitarias o ferias de muestras: los profesionales del marketing hacen los mismos tipos de proyectos una y otra vez. Incluso aunque los detalles sean diferentes, los pasos necesarios para producir el resultado final son los mismos, de modo que, ¿para qué dedicar tiempo a crear flujos de trabajo desde cero cada vez que se inicia un nuevo proyecto?
«Los informes de Wrike son excelentes porque te permiten empezar a ver cuánto haces un determinado tipo de trabajo y cuánto tiempo te lleva», afirma Kim. «De este modo, uno puede empezar a saber, sobre la base de los datos, qué automatización creará más valor».
Identifica los tipos de proyectos de los que tu equipo se encarga con mayor frecuencia y crea plantillas de flujo de trabajo para ellos en tu plataforma de gestión del trabajo. Cada vez que inicies un nuevo proyecto, solo tienes que clonarlas. Para ello, simplemente se copian los componentes principales como las dependencias, la duración de la tarea, los asignados y los informes.
Los procesos estandarizados por medio de plantillas ahorran a los equipos de marketing más productivos cantidades ingentes de tiempo, liberando recursos para aquellos proyectos más complejos o personalizados. También facilitan la valoración y la mejora del rendimiento con el paso del tiempo, permitiendo que se repitan los buenos resultados del equipo.
4) Eliminación de problemas de rendimiento
Escarbar en los datos de gestión del trabajo no solo pone de relieve el trabajo repetitivo, sino que también ayuda a identificar los obstáculos más comunes. ¿Los proyectos se quedan estancados en el mismo paso del proceso? ¿Existe algún traspaso concreto que cause el problema? La automatización derriba cualquier obstáculo causado por un error humano.
Por ejemplo, Kim se percató de que los numerosos «puntos de entrada y salida» implicados en la creación de documentos PDF estaban causando confusión y problemas en el control de versionamiento. Las solicitudes de revisión se enviaban por correo electrónico a profesionales independientes que, a su vez, respondían diciendo que habían introducido «todos los cambios» y adjuntaban un nuevo PDF.
Este tipo de proceso manual de intercambio de comentarios provoca numerosos problemas. Las comunicaciones se pierden en el correo electrónico, las partes interesadas a menudo no saben que el proyecto está a la espera de su aprobación y las diferentes versiones de los archivos vagan por las bandejas de entrada.
Ahora, las revisiones y aprobaciones de Airbnb se completan en Wrike. Cuando un documento está marcado con cambios, el profesional independiente recibe una notificación automática. Este gestiona los cambios directamente en Wrike y, a continuación, carga el archivo actualizado. Se notifica a la parte interesada que le corresponde a ella dar el siguiente paso. Se puede realizar un seguimiento de las modificaciones con facilidad, se introducen los cambios necesarios y todas las comunicaciones y los archivos se guardan en un único lugar.
Airbnb: cómo amplió la producción aprovechando los beneficios de la automatización
Airbnb Plus ofrece una selección premium de fantásticos alojamientos de anfitriones excepcionales de toda la plataforma Airbnb. La fotografía juega un papel muy importante en la iniciativa Plus, que requiere banners del sitio, imágenes inspiradoras de Pinterest y mucho más.
Cada vez que se creaba una nueva foto o un nuevo pin, el equipo lo añadía a un paquete específico de Google Slides. Todas las conversaciones en torno al retoque visual y el uso se hacían a través de comentarios en las diapositivas. Con el tiempo, el paquete se hizo tan grande que, ¡se necesitaban dos minutos completos para cargarlo cada vez que se abría!
Hoon Kim se dio cuenta rápidamente de que este proceso tan manual no era ampliable, e intentó optimizar el proceso de selección, revisión, aprobación y uso de las fotos mediante la integración de las diversas herramientas del equipo. Ahora, el proceso es el siguiente:
No solo se muestran claramente los estados de las tareas en un panel de control de Wrike designado, sino que las partes interesadas también reciben mensajes de correo electrónico automatizados tan pronto como una imagen está lista para su revisión. Se hace un seguimiento de todos los cambios en Wrike y las imágenes finales están claramente etiquetadas.
Kim y su equipo han transformado de forma eficaz un proceso confuso y desordenado en un flujo de trabajo estructurado y organizado con automatización. Ahora, el equipo creativo de Airbnb Plus puede generar imágenes aprobadas de forma más rápida.
Tú también puedes hacerlo
La automatización puede parecer magia, pero está al alcance de la mano de cualquier equipo de marketing. Deja de preocuparte por los proyectos y trabajar horas extra, y empieza a buscar formas de aligerar la carga de tu equipo aprovechándote de los beneficios de la automatización.
Intenta investigar las cuatro áreas cubiertas en esta entrada del blog para ver si alguna de estas formas se adapta a tus necesidades:
- Aprovecha las API para reducir la entrada manual de datos y el tiempo empleado en la búsqueda de información.
- Agiliza el proceso de entrada del equipo y automatiza la asignación de proyectos.
- Deja de reinventar la rueda con flujos de trabajo organizados en plantillas para tus proyectos más frecuentes.
- Reduce al mínimo los errores humanos automatizando los recordatorios y las notificaciones de tareas.
¿Quieres obtener más información sobre la forma en que Airbnb utiliza Wrike para ampliar los procesos y la producción global? Accede al caso de éxito completo aquí.
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