Hoy en día, los equipos de marketing se están enfrentando a retos verdaderamente difíciles. El control de la información ha pasado de las marcas a los consumidores, las expectativas de los clientes se han disparado y la creciente competencia provoca que sea difícil destacar entre la multitud.
Para sacar adelante las campañas globales de marketing integrado que cubren docenas de regiones, lenguas y canales, los equipos de marketing están invirtiendo en una nueva variedad de herramientas de gestión del trabajo colaborativo que prometen:
- Conseguir que el personal esté en sintonía a través de los equipos y de la distancia
- Mejorar la calidad y la consistencia del trabajo
- Reducir los problemas de comunicación y las pérdidas de tiempo
- Aumentar la capacidad de trabajo y la producción
Sin embargo, muchos equipos de marketing no están viendo el ROI de sus inversiones. ¿Y cuál es la razón? La falta de adopción.
Las empresas siempre tienen problemas con la adopción por parte del usuario y algunas, incluso, informan de un descenso en la productividad después de usar herramientas nuevas. Con resultados como esos, no resulta sorprendente que muchos de los software acaben como software abandonados que no se usan, consumiendo así recursos y provocando la duda sobre si probar o no nuevas soluciones.
Las tasas de adopción de herramientas de gestión de trabajo colaborativo varían enormemente, incluso cuando prometen resultados similares. Según un reciente estudio de responsables de marketing, la mayoría de los equipos eran capaces de conseguir una adopción de usuarios del 100% de Wrike en menos de un mes.
Examinando los datos, podemos identificar la razones más comunes por las que tu equipo de marketing podría no estar usando el software de gestión de trabajo y lo que puedes hacer al respecto.
5 razones por las que los equipos de marketing no adoptaron sus soluciones de gestión de trabajo
Razón 1: Un mal proceso de iniciación
Nuestros cerebros están orientados a emitir juicios continuamente. Una vez los hemos formado, resulta muy difícil cambiar de opinión. Una mala experiencia de iniciación puede dejar una impresión tan negativa que cueste superarla semanas o meses.
Muchas soluciones de gestión del trabajo colaborativo del mercado disponen de recursos limitados para ayudar a iniciarse a los nuevos usuarios y un soporte técnico malo, lo que deja un mal sabor de boca a los equipos de marketing.
Cómo arreglarlo:
- Invierte lo máximo posible en el proceso de iniciación. La mayoría de las soluciones de software para empresas disponen de profesionales de atención al cliente dedicados a ayudar a tu equipo a lograr sus objetivos y obtener los mejores resultados de la herramienta. La asistencia que ofrecen puede ser formación in situ, asistencia por teléfono/chat/correo electrónico, por videollamada, portales de ayuda interactiva, entre muchos otros. Haz que trabajen para ti.
- Pon a disposición de tu equipo otros recursos complementarios. Desde ebooks hasta webinars de formación, pasando por comunidades de usuarios en línea, a menudo hay muchos recursos de autoservicio disponibles para las soluciones de gestión del trabajo colaborativo. Esto puede ayudar a tu equipo a ponerse en marcha con las mejores prácticas recomendadas.
- Celebra minisesiones de formación con tu equipo. Adoptar una nueva herramienta puede resultar una tarea abrumadora para cualquier equipo, pero habrá determinados tipos de personalidad que necesitarán un poco más de formación que otros. Organiza sesiones de formación sencillas y breves con tu equipo, y premia a las personas que realicen acciones simples con la herramienta. La Universidad de Notre Dame convirtió la formación de Wrike en una experiencia interesante y divertida creando su propia ceremonia de premios, ¡los Wrikies! Piensa en algo original y pónselo fácil.
Razón 2: Es una herramienta más que tienen que aprender a usar
El mundo del software de marketing de SaaS ya es un espacio muy lleno y fragmentado, y el pensamiento de tener que aprender y empezar a usar otra herramienta puede agobiar al personal. Esto, junto con el hecho de que muchas organizaciones no están obteniendo el beneficio pleno de las herramientas que ya tienen, puede hacer que aumente el escepticismo sobre cualquier solución y que exista cierta resistencia al cambio.
Cómo arreglarlo:
- Aprovéchate de las integraciones y de las API. Tu herramienta de trabajo colaborativo debería traer orden al caos convirtiéndose en la “única fuente de confianza”. Conecta todas las herramientas que tienes como puedas para aumentar la visibilidad a la vez que permites a las personas usar las aplicaciones que les gusten más. Una API flexible puede ayudar a tu organización a personalizar herramientas para usos muy específicos, alcanzando un valor increíble.
- Automatiza la entrada de trabajo y la creación de proyectos. Introducir datos en una solución de gestión de trabajo parece un fastidio y una pérdida de tiempo para los equipos más ocupados. Utiliza plantillas para reducir drásticamente el tiempo de creación y gestión de tareas y proyectos que se puedan repetir. Emplea la automatización al máximo en tus flujos de trabajo para permitir que tu equipo se centre en más trabajo de alto impacto. Los formularios de solicitud son una estupenda manera de otorgar consistencia a la entrada de trabajo y permite que tu equipo no tenga que ir detrás de cada detalle crítico, retrasando el inicio de los proyectos.
Razón 3: La “talla única para todo” no encaja
Tanto si es una tabla, una cuadrícula o un giro en una hoja de cálculo común, cada plataforma de gestión de trabajo tiene su propio enfoque. Si esta vista se adapta al tipo de trabajo que se está desarrollando y al estilo de trabajo del usuario, estupendo. Sin embargo, cada organización, cada equipo y cada individuo tiene su propia forma preferida de trabajar. Es raro que funcione el enfoque de talla única para todo. Si los equipos piensan que será difícil que la herramienta se ajuste a sus necesidades, la abandonarán rápido.
Cómo arreglarlo:
- Identifica lo que cada persona y/o equipo necesita de sus herramientas. Comprendiendo cuáles son las necesidades de cada equipo/usuario y el tipo de trabajo que están haciendo, podrás elegir la solución que se les adapte mejor. Busca semejanzas o puntos de interacción entre cada equipo y la manera en que realizan sus tareas. Una vez que exista sintonía en el proceso, podrás confeccionar la forma de utilización de la herramienta por parte de toda organización, lo que hará más fácil que todos se suban a bordo.
- Haz todo lo que puedas para acomodar los diferentes estilos de trabajo individuales. Verás un incremento en la adopción cuando permitas que las personas trabajen como quieran en la mayor medida posible. Por ejemplo, Wrike ofrece 9 vistas diferentes para que cada equipo encuentre la que se ajuste mejor a sus necesidades.
Razón 4: Capacidad limitada para trabajar sobre la marcha
Los equipos de hoy en día están en constante movimiento. Han crecido acostumbrados a la experiencia multipantalla, y demandan flexibilidad y acceso remoto a sus herramientas de trabajo. Si tu equipo de marketing no puede conectarse a una herramienta de gestión del trabajo desde su teléfono móvil, tablet o portátil sobre la marcha, no van a usarla.
Cómo arreglarlo:
- Elige una solución que satisfaga las necesidades de una plantilla moderna. Los equipos exigen más que un simple acceso a la lectura: necesitan poder hacer su trabajo de verdad. Asegúrate de que todas las funciones decisivas son accesibles desde los dispositivos móviles.
- Utiliza aplicaciones nativas para iOS y Android. Las mejores soluciones de gestión del trabajo ofrecen potentes aplicaciones nativas para garantizar a los usuarios que estas serán efectivas tanto si están en la oficina como en la carretera. Más que una simple vista de móvil, estas aplicaciones nativas proporcionan a menudo una experiencia optimizada y una funcionalidad sin conexión para que pueda hacer su trabajo en cualquier momento y lugar.
Razón 5: Ellos no disponen de la visión global
Las herramientas de gestión del trabajo son mucho más que una lista de tareas pendientes o un gestor de flujo de trabajo: también están diseñadas para colaborar. Las empresas todavía están aprendiendo cómo hacer uso de estas herramientas para conseguir una colaboración real y algunas de las mayores innovaciones aún están infrautilizadas. Tu equipo tiene que sentir que existe una colaboración auténtica y que puede darse antes de usar estas herramientas más en profundidad.
Cómo arreglarlo:
- Haz hincapié en los beneficios del uso de la herramienta como equipo. Más allá del seguimiento de tareas, las herramientas de gestión del trabajo incrementan la visibilidad, ahorran tiempo y recursos, reducen los problemas de comunicación y un largo etcétera. Muchos de estos beneficios solamente aparecen cuando todo el mundo participa. Por lo tanto, déjalo bien claro desde el principio.
- Utiliza la herramienta para resaltar los triunfos al equipo y a los ejecutivos. Señala los resultados positivos utilizando la herramienta para destacar así los triunfos tanto al propio equipo como a los ejecutivos, siempre que sea posible. Cuando las personas ven cómo la visibilidad incrementada gana el reconocimiento de su trabajo, se asegurarán de usarla a fondo.
Pequeños cambios, grandes resultados
Los detalles más pequeños pueden marcar la diferencia en la adopción del usuario. Llegar a una adopción de usuarios inferior al 100% reduce el ROI de tu inversión en software. Unos cambios pequeños, pero significativos, pueden ayudarte a conseguir que una mayor parte de tu equipo se incorpore a tu nueva solución.
Wrike ofrece la experiencia más flexible del mercado y algunas de las funciones más potentes. Si tu equipo está buscando una solución de gestión del trabajo colaborativo que realmente satisfaga las necesidades individuales, consigue una prueba gratuita hoy mismo.
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