Projektmanagement-Software

Projektmanagement-Leitfaden

Im Folgenden befassen wir uns mit zwei Gruppen von Tools, die Sie für eine effizientere Arbeitsweise einsetzen sollten: Arbeitsmanagement-/Collaboration-Tools und Tools zur Steigerung Ihrer persönlichen Produktivität.

Die eingesetzten Projektmanagement-Tools können von Team zu Team variieren, sind aber zumeist Computer-Programme, die es Projektmanagern ermöglichen, ihre Projekte an einem zentralisierten virtuellen Ort zu planen, auszuführen und zu managen.

Projektmanagement-Software lässt sich für folgende Zwecke verwenden:

Projektplanung
Zeitplanung für das Projekt
Ressourcenzuweisung und Kapazitätsplanung
Budgetplanung und Kontrolle von Projektkosten
Qualitätsmanagement
Speichern und Teilen von Dokumenten und Projektunterlagen
Erstellung und Veröffentlichung der Projektberichte
Verfolgung des tatsächlichen Zeitaufwands für Projektaufgaben im Vergleich zum Plan
Analyse von Trends und Erstellung von Prognosen

Wer sollte Projektmanagement-Tools verwenden?

Jeder, der Projekte leitet, kann von Projektmanagement-Software profitieren. Selbst wenn Sie keine offiziellen Projekte managen und nicht den Titel „Projektmanager“ tragen, können Projektmanagement-Tools nützlich für Sie sein.

Viele Unternehmen, die keine „formellen“ Projekte durchführen, nutzen Projektmanagement-Tools für die Planung, Organisation, Verfolgung, Kontrolle und Ausführung ihrer Projekte.

Die Tools, die Sie für das Management Ihrer Projekte einsetzen können, sind so unterschiedlich wie die Projekte selbst. Manche Projekte umfassen zum Beispiel nur drei Schritte, die Sie und eine andere Person ausführen. Andere Projekte erfordern hingegen die Mitarbeit mehrerer Teams und dauern Monate (wenn nicht sogar Jahre). Die folgenden drei Kategorien von Tools helfen Ihnen, sowohl Aufgaben als auch die Teamarbeit zu organisieren:

A. Tool für Instant Messaging in Echtzeit

Sie brauchen ein Tool, mit dem Mitarbeiter Gespräche oder Videokonferenzen mit Kollegen an anderen Standorten führen können. In jedem Meeting ist es wesentlich, dass Sie Ihre Kollegen hören und im Idealfall sehen können (die nonverbale Kommunikation ist nämlich genauso wichtig).

Die Konkurrenz in diesem Bereich ist groß. Der Markt für Instant Messaging wird von Tools wie Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter, Facebook Messenger und einer wachsenden Anzahl von Mobile-First-Anwendungen dominiert.

C. File-Sharing-Tool

Um wirklich kollaborativ arbeiten zu können, benötigen Sie Tools zum Teilen von Dateien. Mit solchen Tools sollten Sie Dateien einfach speichern, synchronisieren und mit dem Team teilen können.

Neben dem Versand von Dateien als E-Mail-Anhänge (wovon eindeutig abzuraten ist, weil dies zu vielen Problemen und viel verschwendeter Zeit führt) gibt es viele andere Optionen. Wichtige Anwendungen sind zum Beispiel Box, Dropbox, OneDrive und Google Drive, die alle direkt in Wrike integriert werden können. Wenn Sie Wrike einsetzen, können Sie also alle Arbeitsdateien von diesen Services einfach an Ihre Aufgaben anhängen.

Persönliche Produktivitätstools

Bei der Arbeit werden wir im Schnitt alle elf Minuten abgelenkt. Der ständige Kampf, Störungen abzublocken und sich ganz auf die Arbeit zu konzentrieren, kann ermüdend sein. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl kostenloser Tools, die zum Beispiel sinnloses Internet-Surfen verhindern, Signaltöne und Benachrichtigungen deaktivieren, den Bürolärm in der Umgebung übertönen und Ihnen helfen, die Arbeit zu organisieren.

Bei der Nutzung der oben genannten Arten von Tools haben viele Unternehmen das Problem, dass sie nicht für alle Arten von Projekten geeignet oder flexibel genug sind. Wenn Sie zum Beispiel für das Projektmanagement nur Tools für E-Mails und Gruppennachrichten verwenden, sind unter anderem verlorene Informationen, Probleme mit der Dokumentenversionierung sowie unklare Prioritäten und Abhängigkeiten der Aufgaben die Folge. Projektmanagement-Software kann hier weiterhelfen.

Was bringt die Nutzung von Projektmanagement-Software?

Es ist natürlich möglich, ein Projekt ohne spezielle Software zu managen, aber das Risiko für Fehler und Ineffizienz steigt dadurch. Projektmanagement-Software schafft Transparenz und unterstützt die Zusammenarbeit im Team, wie es ohne sie nur schwer zu erreichen wäre.

Zum Beispiel können Sie selbstverständlich Tabellen für die Verfolgung von Projekten verwenden, aber das erfordert viel Zeit und Mühe. Darüber hinaus erhöhen manuelle Aktualisierungen das Risiko für Eingabefehler, und die Tabelle muss jedes Mal neu gespeichert und an einen zentralen Ort hochgeladen werden, damit das ganze Team die Aktualisierungen sehen kann.

Außerdem verursachen Tabellen unter anderem folgende Probleme für Projektmanager:

Es gibt mehrere Versionen der gleichen Datei und man muss ständig überprüfen, welche Datei die richtige und aktuellste ist.
Wenn die Tabelle von mehreren Personen gleichzeitig aktualisiert werden muss, kann es schwierig sein, die Versionen zu synchronisieren oder in Echtzeit zusammenzuarbeiten.
Die Sicherheit kann ein Problem darstellen, wenn die Tabelle an mehreren Orten mehrfach hoch- und heruntergeladen wird.
Tätigkeiten werden oft erst mit Verzögerung in Tabellen erfasst.

Projektmanagement-Software ist darauf ausgelegt, all diese Probleme zu eliminieren.

Dies sind 15 weitere Gründe, warum sich Unternehmen für die Nutzung von Projektmanagement-Software entscheiden:

Die Erstellung neuer Projekte und Aufgaben mithilfe alter Dateien und Vorlagen ist einfach.
Bei der Änderung vorhandener Projekte und Aufgaben werden damit verbundene Aufgaben, Abhängigkeiten und andere Variablen in Echtzeit automatisch aktualisiert.
Es ist einfacher, Reports und Dashboard-Ansichten zur Visualisierung der Projektfortschritte zu erstellen.
Das Risiko, Ihre Fortschritte zu verlieren, ist weniger groß als bei manuellen Methoden zur Projektverfolgung.
Stakeholder können nach der Gewährung der entsprechenden Berechtigung Fortschritte in Echtzeit einsehen und Reports abrufen, was die Transparenz erhöht.
Wenn alle Informationen an einem Ort gesammelt werden, erhalten Sie einen besseren Überblick über den Gesamtzustand des Projekts.
Sie können automatisierte Benachrichtigungen einrichten, die Sie zum Beispiel darüber informieren, dass Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde oder eine Aufgabe überfällig ist.
Erfahrungen und Erkenntnisse aus früheren Projekten sowie die Dokumentation können an einem zentralisierten Ort gespeichert werden.
Manche Projektmanagement-Plattformen können zur Effizienzsteigerung mit anderen Anwendungen integriert werden, die Sie, Ihr Team oder Ihre Kunden verwenden.
Projektmanagement-Software kann Aufgaben koordinieren und Arbeitsabläufe automatisieren, so dass Teammitglieder benachrichtigt werden, wenn eine Aufgabe erledigt ist und die nächste beginnen sollte.

Welche Vorteile bringt die Nutzung von Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software ist für alle Unternehmen nützlich, die Projekte durchführen – unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Die Software-Funktionen zur effektiven Projektplanung und Ressourcenverwaltung können selbst jenen Unternehmen helfen, die keine formellen Projekte bearbeiten.

Jedes Unternehmen, das eine effektive Methode zur Abschätzung, Planung, Verfolgung, Bereitstellung und Abrechnung seiner Services benötigt, kann von Projektmanagement-Software profitieren. Mit Projektmanagement-Software können Sie für alle Bereiche Ihres Teams und Unternehmens effiziente und optimierte Prozesse erstellen, implementieren und verwalten.

Drei wichtige Vorteile der Nutzung von Projektmanagement-Software sind:

Zentralisierung

Projektmanagement-Software bietet einen zentralen Ort und eine Wissensdatenbank für die Kommunikation sowie die Verfolgung und Speicherung von Dokumenten. Ohne diese Zentralisierung ist es schwierig, den Überblick über Aufgaben und Projekte zu behalten. Wenn Daten aus mehreren unterschiedlichen Tools und Quellen abgerufen werden müssen, kann zudem die Qualität der Reports fragwürdig sein.

Ein transparenter Überblick ermöglicht hingegen eine bessere Planung und bessere Schätzungen für zukünftige Projekte. Mithilfe von Zeitprotokollen können Manager frühere Projekte durchgehen, um die Dauer bestimmter Aufgaben genau vorherzusagen und die verrechenbaren Stunden abzuschätzen. Mit diesen Informationen kann auch ermittelt werden, ob potenzielle Projekte überhaupt gewinnbringend sind.

Projektsoftware reduziert außerdem den Arbeits- und Zeitaufwand für die manuelle Verfolgung und Erfassung von Daten. Bei manuellen Methoden, wie der Verwendung von Tabellen, kann es immer passieren, dass Daten falsch eingegeben werden, Aktualisierungen verspätet erfolgen oder mehrere Versionen der gleichen Datei vorhanden sind. Mit der Software können Sie hingegen einfach eine zuverlässige Datenquelle verwalten.

Koordination

Mit Projektmanagement-Software können Projektteams Aufgaben einfacher koordinieren und Arbeitsabläufe automatisieren, damit Teammitglieder benachrichtigt werden, sobald sie mit einer Aufgabe beginnen müssen, weil die vorherige Aufgabe abgeschlossen wurde. Dadurch kommt es seltener zu Verzögerungen und Projektmanager müssen diese Benachrichtigungen nicht mehr selbst übernehmen.

Projektmanagement-Software liefert zudem transparente Informationen zu den Arbeitsfortschritten, Hindernissen und Erfolgen. Der größte Vorteil von Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen ist die Zeiterfassung. Wenn Inhaber kleiner Unternehmen wissen, wofür jede Minute eingesetzt wurde, können sie Engpässe und Zeitverschwendungen erkennen und eliminieren. Dank dieser Funktion können auch Verzögerungen und Probleme frühzeitig erkannt werden.

Ohne einen zentralisierten Ort für die Koordination und den Wissensaustausch können Dokumente einfach verlegt und Mitteilungen versäumt werden. Teams wissen möglicherweise nicht, wer wofür verantwortlich ist und welche Arbeitsfortschritte bereits erzielt wurden. Mit Projektmanagement-Software können Sie gewährleisten, dass die Qualität hoch bleibt und Aufgaben nicht mehr Zeit als nötig erfordern.

Kommunikation

Die optimierte Kommunikation zählt zu den bedeutendsten Vorteilen von Projektmanagement-Software. Unternehmen setzen immer mehr auf Remote-Teams, Werkvertragsnehmer und Freiberufler. Angesichts dieses Trends ist es immer wichtiger, dass Unternehmen effektiv mit Teammitgliedern kommunizieren, die sich nicht in einem zentralen Büro befinden.

Mit cloudbasierter Projektmanagement-Software können sich virtuelle Teams und Stakeholder jederzeit und von jedem Ort aus über das Internet einloggen und auf Ihren zentralen Workspace zugreifen. Dadurch können Teammitglieder täglich rund um die Uhr miteinander kommunizieren.

Projektsoftware gewährt allen wichtigen Parteien überall sofortigen Zugang zu Aktualisierungen, Fortschrittsberichten und Projektbenachrichtigungen. Stakeholder müssen nicht mehr darauf warten, dass ihnen irgendjemand eine E-Mail mit einem abgedroschenen Report schickt. In dem zentralisierten Workspace kann auch jeder Feedback zu Aufgaben hinterlassen, damit lange, unübersichtliche E-Mail-Threads der Vergangenheit angehören.

Wie findet man die beste Projektmanagement-Software?

Auf dem Markt werden verschiedenste Projektmanagement-Programme angeboten, aber es ist entscheidend, dass Sie die richtige Software für sich und Ihr Team auswählen. Hier sind einige Fragen , die Sie sich bei der Evaluierung von Projektmanagement-Software stellen sollten:

Wird mein Team sie wirklich verwenden?
Kann sie von mehreren Abteilungen eingesetzt werden?
Fördert sie die Transparenz und eine klare Kommunikation?
Ist sie flexibel?
Können damit benutzerdefinierte Reports erstellt werden?
Unterstützt sie eine einfache (und sichere) Kommunikation bzw. externe Nutzer?
Kann sie mit anderen von uns verwendeten Tools integriert werden?

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Auswahl Ihrer Software ist darüber hinaus die langfristige Strategie. Es erfordert Zeit und Ressourcen, Ihr Team mit der Projektmanagement-Software vertraut zu machen und in der richtigen Anwendung zu schulen. Deshalb sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass Sie eine Software wählen, die sich anpassen lässt und mit Ihrem Team mitwächst, statt Sie einzuschränken.

Wann sollten Sie in Projektmanagement-Software investieren?

Drei wichtige Vorteile der Nutzung von Projektmanagement-Software sind:

Zentralisierung

Koordination

Kommunikation

Wie viel kostet Arbeitsmanagement-Software?

Der Preis von Projektmanagement-Software, manchmal auch Arbeitsmanagement-Software genannt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab., Dazu zählen unter anderem folgende:

Software-Anbieter. Anbieter legen ihre eigenen Preise fest, weshalb die Kosten deutlich voneinander abweichen können.
Software-Funktionen. Nicht alle Software-Lösungen bieten die gleichen Funktionen. So kann ein Anbieter zum Beispiel sowohl eine Basislösung mit grundlegenden Funktionen als auch eine Lösung mit erweiterten Funktionen anbieten.
Größe Ihres Unternehmens. Die Kosten für Projektmanagement-Software hängen normalerweise von der Anzahl der Nutzer und/oder dem erforderlichen Speicherplatz ab.

Die meisten Anbieter von Projektmanagement-Software bieten einige unterschiedliche Optionen, die auf die Größe der Unternehmen abgestimmt sind oder unterschiedliche Add-on-Funktionen enthalten. Deshalb können Sie die Kosten von Arbeitsmanagement-Software für Ihr Unternehmen am einfachsten ermitteln, indem Sie sich die Preise der Top-Software-Anbieter ansehen und dann ermitteln, welches der angebotenen Pakete Ihre Anforderungen erfüllt.

Es gibt auch viele kostenlose Software-Lösungen für das Projektmanagement. Allerdings sind diese mit versteckten Kosten verbunden. So werden zum Beispiel für viele kostenlose Software-Optionen weder Schulungen noch Support bereitgestellt. Infolgedessen müssen Sie mehr für die Implementierung, die laufende Wartung und die Instandhaltung des Systems ausgeben als bei anderen Lösungen.

Auch der Verzicht auf Projektmanagement-Software ist mit Kosten verbunden. Wie bereits erwähnt, müssen Sie ohne Projektmanagement-Software mehr Zeit für manuelle Aufgaben aufwenden und das Risiko für Fehler steigt. Beides kostet Sie Geld.

Projektmanagement-Software macht zudem die Kommunikation und die Zusammenarbeit einfacher. Wenn Sie bedenken, dass schlechte Zusammenarbeit und Kommunikation Ihr Team jedes Jahr 130.000 Us-Dollar kosten können, dann erscheint selbst die teuerste Projektmanagement-Software plötzlich günstig.

Die Hauptmerkmale beim Auswählen einer Projektmanagement-Software

Welche zentralen Funktionen braucht Ihr Team, um seine Projektmanagement-Arbeitsabläufe in Ihrem Tool zu organisieren? Auf folgende Dinge sollten Sie auf jeden Fall achten:

Zusammenarbeit in Echtzeit: Projektmanagement-Software sollte die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern ermöglichen. Am Projekt beteiligte Personen sollten gleichzeitig Änderungen im System vornehmen können.
Teilen & Speichern von Dokumenten: Projektmanagement-Software sollte das Teilen und Speichern von Dokumenten unterstützen, damit Sie eine Wissensdatenbank für Ihre Projekte aufbauen können.
Kostenmanagement: Sie sollten in der Lage sein, die Kosten zu verfolgen und in Reports zu erfassen sowie auf eine mögliche Überziehung des Budgets zu achten.
Reporting: Die Software sollte individuell anpassbare Reports und Dashboards bieten, die Reporting in Echtzeit ermöglichen. Sie sollte die Filterung und Formatierung anhand der für Sie wichtigen Kriterien unterstützen.
Nutzerfreundlichkeit: Wenn das System zu komplex ist, wird Ihr Team es nicht verwenden.
Erstellung von Vorlagen: Es ist wichtig, dass Sie Vorlagen erstellen und individuell anpassen können, damit Sie nicht jedes Projekt und jede Aktivität von Grund auf neu einrichten müssen.
Warnungshinweise: Das System sollte Warnungen abgeben können, wenn etwas nicht nach Plan läuft, zum Beispiel wenn eine Aktivität überfällig ist.
Zeitplanung: Ihre Software sollte die Möglichkeit bieten, eine Zeitplan-Baseline zu erstellen und den tatsächlichen Zeitplan damit zu vergleichen.
Zeitmanagement: Die Anzahl der tatsächlich gearbeiteten Stunden muss im System erfasst werden, damit Sie Fortschritte beobachten sowie Arbeitskosten und Ressourcen im Auge behalten können.
Ressourcenzuweisung: Es sollte möglich sein, Aufgaben bestimmten Rollen (z. B. Buchhaltern) und Personen (z. B. Max Mustermann) zuzuweisen.
Individuelle Anpassung: Die Software sollte so flexibel sein, dass sie sich an die unterschiedlichen Projekte und Prozesse Ihres Unternehmens anpassen lässt.
Kontrollen & Governance: Flexibilität ist zwar wichtig, aber ein System muss auch über ausreichende Kontrollen und Einschränkungen verfügen, damit Daten geschützt und Freigaben verfolgt und erfasst werden können.
Integrationsfähigkeit: Die Software sollte mit Ihren anderen Unternehmenssystemen wie etwa Ihrem Finanzverwaltungssystem integriert werden können.
Individuelle Kalender: Kalender sollten so geändert werden können, dass sie Ihren Arbeitstagen und -stunden entsprechen. Außerdem sollte es möglich sein, etwaige Schließungen oder Urlaube einzutragen.

Der Projektlebenszyklus Tipps für die Zusammenarbeit von Teams

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