Welche Rollen und Aufgaben muss ein Projektmanager übernehmen, um erfolgreich zu sein?

Was sind die Rollen und Aufgaben eines Projektmanagers?

Der Begriff „Projektmanager“ ist so allgemein gehalten, dass er eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben umfasst – und unterschiedlich ausgelegt wird. Was ist also die typische Stellenbeschreibung eines Projektmanagers? Ein Projektmanager ist die Person, die von Anfang bis Ende für die erfolgreiche Leitung eines Projekts verantwortlich ist. Die Arbeitsaufgaben eines Projektmanagers können von der Planung des Projekts, der Erstellung eines Zeitplans und einer Zeitleiste, der Durchführung jeder Phase, der Verwaltung des Budgets und der Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern bis zur Fehlerbehebung und Wartung reichen. Deshalb muss ein Projektmanager bestens organisiert und detailorientiert sein sowie hervorragende soziale Kompetenzen aufweisen. Immerhin ist er für die Leitung eines Teams und die klare und regelmäßige Kommunikation mit allen relevanten Parteien verantwortlich.

Was ist die Rolle eines Projektmanagers?

Laut dem Project Management Institute ist der Projektmanager die Person, die „Projektziele verinnerlicht und ihre Kompetenzen und Kenntnisse einsetzt, um dem Projektteam zu vermitteln, dass alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten“. Anders gesagt: Projektmanager sind Führungskräfte. Sie sorgen nicht nur dafür, dass Projekte pünktlich und budgetgerecht abgeliefert werden, sondern müssen auch ihre Teams motivieren und ihre Kunden inspirieren. Sie müssen kritisch denken, um aufkommende Probleme zu lösen, und eine fein abgestimmte Kommunikation (d. h. hervorragenden Kundenservice) gewährleisten, damit alle gut informiert und motiviert bleiben und am gleichen Strang ziehen. Es ist also kein Wunder, dass Projektmanager laut dem Houston Chronicle kritisch für den Erfolg jedes Vorhabens sind.

Was sind die Aufgaben eines Projektmanagers?

Ein Projektmanager ist normalerweise unter anderem für folgende Aufgaben verantwortlich:

1. Planung: Zuallererst ist ein Projektmanager für die Erstellung eines Plans verantwortlich, mit dem die Ziele des Projekts erreicht und das genehmigte Budget und die festgelegten Fristen eingehalten werden können. Dieser Plan dient von der Idee bis zum Abschluss des Projekts als Leitfaden und enthält den Umfang des Projekts, die nötigen Ressourcen für die Durchführung des Projekts, den voraussichtlichen zeitlichen und finanziellen Aufwand, die Strategie für die Kommunikation mit den relevanten Stakeholdern, den Plan für die Durchführung und die Dokumentation und Empfehlungen für die Nachbearbeitung und Wartung. Wenn ein Projekt noch nicht genehmigt wurde, ist dieser Plan auch ein entscheidender Bestandteil der Präsentation für wichtige Entscheidungsträger.
2. Leitung: Eine wesentliche Aufgabe eines Projektmanagers ist die Zusammenstellung und Leitung des Projektteams. Sie erfordert ausgezeichnete soziale, Kommunikations- und Führungskompetenzen sowie ein gutes Auge für die Stärken und Schwächen anderer Menschen. Sobald das Team steht, weist der Projektmanager Aufgaben zu, legt Fristen fest, stellt die nötigen Ressourcen zur Verfügung und trifft sich regelmäßig mit den Teammitgliedern. Es ist auch unerlässlich, dass ein Projektmanager offen und häufig mit allen Stakeholdern sprechen kann.
3. Durchführung: Der Projektmanager beteiligt sich an der erfolgreichen Durchführung jeder Projektphase und beaufsichtigt sie. Auch dies erfordert eine häufige, offene Kommunikation mit den Mitgliedern des Projektteams und den Stakeholdern.
4. Zeitmanagement: Für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts ist es entscheidend, dass der Zeitplan eingehalten wird. Deshalb zählt das Zeitmanagement zu den zentralen Aufgaben eines Projektmanagers. Wenn Verzögerungen auftreten, sind Projektmanager dafür zuständig, die damit verbundenen Probleme zu beheben und effektiv mit Teammitgliedern und anderen Stakeholdern zu kommunizieren, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Projektmanager sollten Experten für Risikomanagement und Eventualfallplanung sein, damit die Arbeit am Projekt auch dann weitergehen kann, wenn Hindernisse auftreten.
5. Budget: Projektmanager sind dafür verantwortlich, ein Budget für ein Projekt zu erstellen und sich dann so gut wie möglich daran zu halten. Wenn gewisse Teile des Projekts mehr (oder im Idealfall weniger) kosten als erwartet, müssen Projektmanager die Ausgaben neu planen und, wenn nötig, finanzielle Mittel neu zuordnen.
6. Dokumentation: Ein Projektmanager muss effektive Wege finden, um die Projektfortschritte zu messen und zu analysieren. Nur dann kann er gewährleisten, dass alles nach Plan läuft. Häufig eingesetzte Strategien zur Dokumentation eines Projekts sind zum Beispiel die Sammlung von Daten oder mündliche und schriftliche Statusberichte. Außerdem muss ein Projektmanager sicherstellen, dass alle relevanten Schritte genehmigt und abgesegnet werden und die entsprechenden Dokumente als Nachweis archiviert werden.
7. Wartungsarbeiten: Nur weil ein Projekt abgeschlossen wurde, heißt das noch lange nicht, dass die Arbeit vorbei ist. Es muss einen Plan für die anhaltende Wartung und Fehlerbehebung geben. Deshalb erarbeitet ein Projektmanager Verfahren für die angemessene Unterstützung des abgelieferten Produkts, selbst wenn er im Alltagsgeschäft nicht direkt für die Leitung dieser Verfahren verantwortlich ist.

Was macht ein Projektmanager eigentlich genau?

Sie fragen sich vielleicht, wie der Alltag eines Projektmanagers genau aussieht. Die kurze Antwort ist, dass jedes Projekt einzigartig ist und deshalb kein Tag dem anderen gleicht. Grob gesagt ist ein Projektmanager dafür verantwortlich, das Projekt voranzutreiben und den Weg für eine erfolgreiche Durchführung zu ebnen. Die lange Antwort ist, dass ein Projektmanager wahrscheinlich E-Mails zur Durchführung oder Wartung eines Projekts beantwortet, in kurzen Meetings mit Teammitgliedern Statusberichte einholt und etwaige neue Probleme angeht, mit Kunden oder anderen Stakeholdern den Projektfortschritt bespricht oder neueste Entwicklungen durchgeht, die entsprechende Dokumentation zur Evaluierung von Budget, Zeitplan und Umfang prüft, bei Änderungen Ressourcen, einschließlich Teammitgliedern, anderen Bereichen zuweist und vielleicht – aber nur vielleicht – die ein oder andere Tasse Kaffee trinkt.

Was macht einen guten Projektmanager aus?

Ein guter Projektmanager sorgt für die pünktliche und budgetgerechte Ablieferung eines Endprodukts, das die Erwartungen der Stakeholder und/oder (internen oder externen) Kunden erfüllt oder übertrifft. Außerdem wird die Verknüpfung von Projekten mit geschäftlichen Zielen für Projektmanager immer wichtiger. Es ist auch ein Muss, zu Beginn eines Projekts mit den Stakeholdern zu kommunizieren, damit das Projekt einen strategischen Beitrag zur Erfüllung der Anforderungen eines Unternehmens leistet. Wichtige Kompetenzen eines erfolgreichen Projektmanagers sind unter anderem Organisationstalent, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, das große Ganze zu sehen, Einfallsreichtum, Risikomanagement-Kompetenz, kritisches Denken (und oft Reaktionsschnelligkeit), hervorragende Kommunikationsfähigkeit, eine Anpackermentalität und die Fähigkeit, andere Menschen zu inspirieren und zu motivieren. Laut dem Project Management Institute muss ein erfolgreicher Projektmanager auch offen für Selbsteinschätzungen und wiederholte Evaluierungen sein.

Zur weiteren Lektüre:

• Was es bedeutet, ein digitaler Projektmanager zu sein