Bedeutung von Zeitmanagement im Projektmanagement

Beim Zeitmanagement geht es um das Management des Zeitaufwands und der erzielten Fortschritte bei den einzelnen Projektaufgaben und -aktivitäten. Für ein optimales Zeitmanagement bei Projekten müssen alle Projektaktivitäten geplant, mit Fristen versehen, überwacht und gesteuert werden. Das Zeitmanagement zählt laut dem Project Management Institute zu den sechs Hauptfunktionen des Projektmanagements. In Verbindung mit dem Zeitmanagement für Projekte wird manchmal auch auf Tools und Methoden für das Management von Zeit verwiesen.

Warum ist das Zeitmanagement so wichtig für das Projektmanagement?

Ein Projekt hat definitionsgemäß eine Abschlussfrist. Damit diese Frist eingehalten werden kann, muss für jedes Projekt ein Zeitplan erstellt werden. Und jeder Projektmanager muss seine eigene Zeit und die Zeit des Teams so nutzen, dass der Zeitplan eingehalten wird. Stellen Sie sich vor, dass Sie beschließen, Ihr Badezimmer zu renovieren. Sie möchten nur in Ihrer Freizeit daran arbeiten und legen deshalb keine Frist und keinen Zeitplan dafür fest. Sie sorgen auch nicht dafür, dass Sie regelmäßig genug Zeit für die Renovierungsarbeiten haben. Was wird passieren? Wenn Sie wie die meisten Leute sind, dann werden Jahre vergehen, ohne dass Ihr „Projekt“ fertiggestellt wird.

Wahrscheinlich wird es ständig zu Verzögerungen kommen und möglicherweise treten folgende Probleme auf:

Sie haben zu viel zu tun und verschieben die Renovierungsarbeiten deshalb nach hinten.
Sie haben die neuen Fliesen nicht rechtzeitig bestellt und müssen jetzt darauf warten.
Sie haben keinen Installateur gefunden und können das Waschbecken oder die Toilette nicht sofort nach der Lieferung montieren.
Sie finden zu spät heraus, dass Sie Termine mit Experten Monate im Voraus vereinbaren müssen.
Und so weiter.

Deshalb ist das Zeitmanagement so kritisch. Ohne Zeitmanagement werden Projekte nicht pünktlich und vielleicht sogar überhaupt nicht abgeschlossen.

Die sieben wichtigsten Schritte für das Projekt-Zeitmanagement

Management des Zeitplans. In vielen Ressourcen wird dieser Schritt beim Zeitmanagement nicht erwähnt. Aber bevor Sie die anderen Schritte ausführen können, müssen Sie planen, wie Sie mit Ihrem Zeitplan umgehen werden.Sie sollten zum Beispiel die folgenden Fragen beantworten:
Welche Software bzw. welches Tool verwenden Sie?
Wer ist für die Nutzung der Software verantwortlich?
Wie oft wird der Zeitplan überprüft?
Mit welchen Kontrollen wird gewährleistet, dass alle im Plan liegen?
Festlegung von Aktivitäten. Sobald Sie den Plan für das Zeitmanagement erstellt haben, können Sie damit beginnen, alle Ihre Projektaktivitäten zu bestimmen. Oft wird ein Projektstrukturplan (PSP) für die Festlegung der Aufgaben und Aktivitäten eines Projekts verwendet. Auch wichtige Meilensteine sollten identifiziert werden.
Bestimmung der Reihenfolge der Aktivitäten. Da Sie nun wissen, welche Aufgaben ausgeführt werden müssen, können Sie sie in einem Netzwerkdiagramm in die richtige Reihenfolge bringen.
Abschätzung der Ressourcen. Im Projektmanagement bezieht sich der Begriff „Ressourcen“ oft auf Menschen. Sie müssen aber auch ermitteln, welche Tools, Materialien, Systeme, Budgets und sonstige Ressourcen Sie für jede Aufgabe benötigen.
Schätzung der Dauer. Sobald Sie wissen, welche Aufgaben abgeschlossen werden müssen und welche Ressourcen Sie dafür benötigen, müssen Sie abschätzen, wie lange jede Aktivität dauern wird. Einige Projektmanager setzen dafür die PERT-Methode (Program Evaluation Review Technique) ein. Sie ist besonders dann hilfreich, wenn es viele unbekannte Faktoren gibt.
Erstellung des Zeitplans für das Projekt. Für diesen Schritt können Sie die Aktivitäten, die Schätzungen zur Dauer, die Start- und Abschlussdaten, die Reihenfolge und die Abhängigkeiten in eine Software zur Zeitplanung eingeben.
Kontrolle des Zeitplans. Sobald Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, müssen Sie ihn überwachen und kontrollieren. Die erzielten Fortschritte müssen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit Sie die tatsächlich abgeschlossenen Arbeiten mit dem Plan vergleichen können. Dann erkennen Sie, ob Sie irgendwo hinter dem Zeitplan zurückliegen. Dazu können Sie Fortschrittskontrollen mit dem Team durchführen und häufige Meetings zur Meldung des Status abhalten. Sie können aber auch Abweichungsanalysen mit dem Earned Value durchführen.

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