Wrike hilft Kreativagentur bei steigendem Projektvolumen zuversichtlich zu liefern
Sköna ist eine Komplettservice-B2B-Kreativagentur mit Sitz im Silicon Valley und in Schweden.
Der Erfahrungsbericht
Die Herausforderung, auch bei der Zusammenarbeit an Projekten im Ausland konsistent qualitativ hochwertige Arbeit zu liefern, machte den CEO nervös
Als Komplettservice-Kreativagentur mit Sitz in Schweden und den USA ist Sköna davon überzeugt, dass jeder in den Kreativprozess einbezogen werden sollte und dass Käufer durch die einfachsten, klarsten Designs gewonnen werden. In der täglichen Zusammenarbeit mit ihren Kunden ist es ihr Ziel, B2B-Unternehmen ein starkes visuelles Markenzeichen zu geben und ihnen dabei zu helfen, zu erkennen, wie wichtig ihre Marke ist und wie sie sich von ihren Mitbewerbern unterscheiden können. Die meisten Kunden von Sköna sind schnell wachsende Unternehmen, die noch keine Zeit hatten, ihre Marke und Botschaft zu etablieren.
Im vergangenen Jahr eröffnete Sköna ein Büro in Stockholm, mit der Absicht, den Kunden die schwedische Ästhetik näherzubringen und sie in ihre Arbeit einfließen zu lassen. Die Eröffnung eines Büros in einer Zeitzone, die neun Stunden vor dem Hauptsitz in San Francisco liegt, brachte jedoch einige Herausforderungen mit sich.
„Beide Büros arbeiten oft an denselben Projekten,“ sagt Jenny Sagström, CEO und Mitbegründerin von Sköna. „Wir haben also nach etwas gesucht, das hilft, die Kluft sowohl physisch als auch zeitlich zu überbrücken, damit wir alle zur gleichen Zeit in dieselbe Richtung gehen können.“
Sagström fühlte sich unter Druck gesetzt, an jedem einzelnen Projekt in jeder Phase beteiligt zu sein, und begann, sich nach Lösungen umzusehen, die ihr helfen könnten, das große Ganze im Griff zu behalten, damit sie mehr Zeit für das Wachstum des Unternehmens aufwenden konnte. „Wir haben Asana ausprobiert, aber das war uns nicht groß genug“, sagt Sagström. „Dann haben wir Basecamp ausprobiert, aber das hatte keine Projektmanagement-Komponente.“
Sagström und ihr Team suchten weiter nach einer Lösung, die nicht nur Transparenz auf der oberen und unteren Ebene von Projekten bietet, sondern auch ihren Kreativprozess unterstützt.
„Wir arbeiten nach einem sehr schwedischen Modell, was bedeutet, dass jeder eine Stimme am Tisch hat“, sagt Kate Doyle, Strategic Account Director bei Sköna. „Es gibt also viel mehr Input für den Kreativprozess, was letztlich die Gesamtqualität der Arbeit steigert, aber auch bedeutet, dass wir sehr streng sind, um die Dinge auf den Weg zu bringen.“
Der Sieg
Die Fähigkeit von Wrike, einen Überblick über alle Projekte auf höchster Ebene zu geben, gibt dem CEO die Gewissheit, dass ihr Team Arbeit auf höchstem Niveau abliefert
Nachdem mehrere Arbeitsmanagement-Tools die Anforderungen des Teams nicht erfüllt hatten, entschied man sich, Wrike zu testen.
„Da wir ein wachsendes Unternehmen sind, habe ich einfach nicht die Bandbreite, um an jedem Kunden und jedem Projekt gleichzeitig zu arbeiten“, sagt Sagström. „Mit Wrike habe ich einen Überblick darüber, was vor sich geht, und ich kann einspringen und überprüfen, ob wir uns immer an die strengen Standards halten, die wir uns selbst gesetzt haben.“
Dies war der entscheidende Faktor, der allen anderen Tools fehlte. Sagström wollte ein Tool, das es ihrem Team ermöglicht, erfolgreich zu sein, ohne dass sie bei jedem Schritt dabei sein muss. Mit Wrike war Sagström in der Lage, loszulassen und sich darauf zu verlassen, dass ihr Team erstklassige Arbeit liefern würde.
„Was ich an Wrike am meisten schätze, ist, dass es mir Vertrauen zu meinem Team gibt“, sagt Sagström. „Ich weiß, dass sie keine Flüchtigkeitsfehler machen, und ich kann bei Bedarf Stichproben bei den Kreativen machen, denn am Ende des Tages steht mein Name hinter allem, was hier herausgeht.“
Für Doyle bietet Wrike einen klaren Überblick über alles, was herausgeht, sodass sie sicherstellen kann, dass jede Marketingkampagne vollständig durchdacht und in höchster Qualität ausgeführt wurde. „Wrike hat es mir wirklich ermöglicht, eine Single Source of Truth zu haben, ein Tool, in das ich alles eingebe und auf das ich zurückgreifen kann, um mir Sicherheit zu verschaffen“, sagt Doyle.
Janessa Mason, Creative Director bei Sköna, kann Ad-hoc-Anfragen effektiv bearbeiten und alle laufenden Projekte in Wrike organisieren. „Ich kann am Freitag einfach abschalten, weil ich schon weiß, dass ich keine Unordnung habe“, sagt Mason. „Alles ist da, wo es sein muss, und ich weiß, was von meinem Team und mir erwartet wird.“
„Mit Wrike muss ich nicht mehr an jedem einzelnen Projekt beteiligt sein, sondern kann mich um die übergreifende Planung kümmern. Ich glaube nicht, dass das mit einem anderen Projektmanagement-System möglich wäre.“
Die Superkräfte
Bessere Sichtbarkeit mit Dashboards
Bevor Wrike eingeführt wurde, hielt das in Schweden ansässige Team eine wöchentliche Konferenz ab, um die anstehenden Projekte zu besprechen und einen wöchentlichen Produktionsplan zu erstellen. Nach der Einführung von Wrike wurde dieses Treffen abgesagt und man verlässt sich auf die Dashboard-Funktion. „Wir haben uns komplett von unserem langwierigen Produktionsplan verabschiedet“, sagt Sagström. „Ich finde es toll, dass Wrike rigide genug ist, um den Leuten zu helfen, ihre Arbeit nach Prioritäten zu ordnen, aber auch einen großen Spielraum bietet, um es so einzurichten, wie es am besten zum eigenen Arbeitsstil passt.“
Konsolidierung von Feedback durch Proofing-Tools
Schnelle Durchlaufzeiten und Anfragen in letzter Minute sind bei Skona die Regel. Wrikes Proofing-Funktion hat alle Rückmeldungen an einen einzigen Ort gebracht. "„Die Proofing-Funktion ist unglaublich hilfreich, weil sie das schnelle Tempo unseres Arbeitsablaufes unterstützt“, sagt Doyle. „Die Möglichkeit, das Gespräch an einem einzigen Ort zu führen, sorgt dafür, dass alle notwendigen Elemente vorhanden sind, und wir haben festgestellt, dass Wrike erheblich dazu beiträgt, dass sich die Geschwindigkeit, mit der wir Dinge an den Kunden zurückgeben, verbessert hat.“
Effizienz verbessern
Mit Wrike ist klar, wer für welche Projektart besser geeignet ist, sodass man leicht, das richtige Projekt den richtigen Leuten zuweisen kann. „Ich schaue mir einfach die Arbeitszeitlisten an, um eine schnelle Vorstellung davon zu bekommen, wer am besten für das Erstellen von Werbematerialien geeignet ist. Wenn dann ein neues Kollateral eintrifft, ist es leicht zu entscheiden, wer daran arbeiten wird“, sagt Doyle.
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