Traditionsunternehmen HOLZ-HER sorgt mit Wrike unternehmensweit für reibungslose Prozesse
HOLZ-HER — Holzbearbeitungsunternehmen aus Nürtingen mit über 100 Jahren Erfahrung. Der Mittelständler mit 400 Mitarbeitern sorgt mit seinen innovativen Maschinen regelmäßig für technologische Fortschritte in der Branche. Seit acht Jahren ist HOLZ-HER Teil der Weinig-Gruppe und verfolgt dort weiterhin die Vision, das Handwerk zu revolutionieren.
Die Geschichte
Die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg erforderte ein kollaboratives Projektmanagement-System
Als eines der führenden Unternehmen weltweit im Bereich Holzbearbeitung steht das Traditionsunternehmen aus Nürtingen für visionäres Denken und integrative, miteinander vernetzte Lösungen. Gegründet im Jahr 1914 fertigte die Firma zunächst Drahtwaren und Apparate für die Drahtbearbeitung an, bevor sie Zimmereimaschinen und später Stationärmaschinen herstellte. Heute produziert HOLZ-HER alle Maschinen, mit denen aus einer rohen Spanplatte komplette Möbel hergestellt werden können. Seit 2010 ist HOLZ-HER Teil der Weinig-Gruppe, dem weltgrößten Hersteller von Maschinen und Systemen für die Massivholzbearbeitung, und bildet dort den Geschäftsbereich für die Holzwerkstoffe und Plattenwerkstoffe ab.
Ein Großteil der 400 Mitarbeiter ist am Hauptsitz in Nürtingen beschäftigt, doch die Mitarbeiter der Produktion sitzen in der österreichischen Steiermark – eine Herausforderung für die Kommunikation zwischen Entwicklung und Qualitätssicherung. Über Ländergrenzen hinweg kollaborativ zu arbeiten und alle Beteiligten in Echtzeit informiert zu halten, erforderte große Mailinglisten und eine Vielzahl an E-Mails. Das gleichzeitige Sammeln von Aufgaben und Projekten in Tabellen erschwerte die Zusammenarbeit zusätzlich. „Jeder hatte irgendwann eine eigene Version dieser Riesentabelle und niemand fühlte sich zuständig, wenn an ein paar Stellen in dieser Tabelle ein Name aufgetaucht ist“, erklärt Denis Lorber, Leiter der Gesamtentwicklung bei HOLZ-HER. „Das war der Punkt, an dem uns klargeworden ist: Wir müssen uns nach einem neuen System umschauen.“ Gemeinsam mit der Software-Entwicklung sah Lorber sich viele Lösungen an und die Entscheidung fiel zugunsten von Wrike, da es alle gewünschten Funktionen beinhaltete: Die Möglichkeit, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, direkt im Tool mit anderen Mitarbeitern zu kommunizieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und mithilfe des Gantt-Diagramms Projekte zu planen und in Echtzeit zu verfolgen.
Der Erfolg
Nach der Einführung in der Produktentwicklung wurden Schritt für Schritt mehr Teams ins Boot geholt
Im Dezember 2013 wurde Wrike zunächst in der Abteilung für Produktentwicklung ausgerollt: Im kleinen Kreis entwarf Lorber mit seinem Team eine Grundstruktur und entwickelte mithilfe der Ordnerstruktur und der Option, dass einzelne Aufgaben in mehreren Ordnern sein konnten, einige Vorgaben für die Kollegen. „Für uns war es wichtig, dass wir das Produkt ohne großen Anpassungsaufwand und externe Berater ausrollen konnten“, sagt Lorber. In Wrike selbst wurden dann Schulungsmaterialien und Dokumente abgelegt, auf die jeder neue Mitarbeiter direkt zugreifen kann.
Seitdem wird Wrike in der Entwicklungsabteilung nicht nur für Projekte genutzt, sondern auch für Meetings in der Qualitätssicherung: Da das 14-tägige Meeting in zwei Ländern (Deutschland und Österreich) stattfindet, wird über die Echtzeit-Darstellung der Kommentare alles in Wrike festgehalten und aufgeschrieben. Die jeweils andere Seite sieht es simultan, sodass die Verantwortlichkeiten klar sind und direkt in der Sitzung neue Aufgaben erstellt werden können. Wrike hat außerdem das vorherige, eigene Ticketsystem zur Verfolgung von Kundenreklamationen abgelöst. Zudem wurde mithilfe von Wrike-Anfrageformularen ein Verbesserungsvorschlagwesen für den Software-Bereich etabliert, sodass von intern und extern ganz einfach Vorschläge eingereicht werden können. Wenn ein Kunde nicht nur eine, sondern mehrere Maschinen kauft, werden diese Anlagenprojekte ebenfalls in Wrike geplant: Wie werden die Maschinen nacheinander beim Kunden aufgestellt? Muss zusätzliche Software installiert werden?
„Die gesamte Kommunikation mit Produktion, Service und Qualitätssicherung läuft über Wrike“, erklärt Lorber, der nach der erfolgreichen Einführung in der Produktentwicklung Schritt für Schritt die anderen Teams mit ins Boot geholt hat. Die Tatsache, dass in Wrike alle Informationen gesammelt werden, stellt für ihn gleich mehrere Vorteile dar: Meetings sind effizienter und schneller – und da alles Besprochene direkt in Wrike festgehalten wird, ist kein zusätzlicher Protokollierungsaufwand mehr nötig. E-Mail-Verteiler gehören der Vergangenheit an, da über die angelegten Gruppen in Wrike durch eine @Erwähnung eine ganze Abteilung auf dem Laufenden gehalten wird. Und man kann Entscheidungen und Entwicklungen, die vor einigen Jahren getroffen wurden, besser nachvollziehen – dafür wurde die Regel eingeführt, dass Zusatzinformationen wie der Produktionsstart oder das Änderungsdatum einer Aufgabe in den benutzerdefinierten Feldern festgehalten werden, um eine Historie aus vorangegangenen Projekten erstellen zu können. „Es war unser Ziel, die Tätigkeiten in der Entwicklung transparenter zu gestalten, und das haben wir zu hundert Prozent erreicht“, sagt Lorber. „Wir sehen auf einen Blick, welche Aufgaben wir erledigt haben, welche wir aktuell erledigen und welche wir zukünftig erledigen müssen.“
Ein großer Vorteil von Wrike ist, dass die Mitarbeiter wesentlich besser darüber informiert sind, was um sie herum passiert.
Die Superkräfte
@Erwähnungen
Mit @Erwähnungen im Kommentarfeld können Aufgaben oder Updates mit einzelnen Personen oder ganzen Gruppen geteilt werden. „Diese Funktion ist besonders gut geeignet, um eine Person kurz über Fortschritte zu informieren oder um jemanden in eine Aufgabe holen, der zuvor noch nicht in die Aufgabe involviert war“, erklärt Lorber.
Anfrageformulare
Für jedes Team oder jede Abteilung, die viele interne oder externe Anfragen erhält, können dynamische Anfrageformulare aufgesetzt werden. „Mir gefällt daran vor allem, dass sich aus diesen Anfrageformularen auch gezielt Aufgaben erstellen lassen“, sagt Lorber. Alle benötigten Informationen des Anfragestellers werden damit gesammelt und ohne lästiges Kopieren direkt in einer Aufgabe wiedergegeben.
Gantt-Diagramm/Zeitleiste
Die Zeitleisten-Ansicht (Gantt-Diagramm) dient dazu, den Ablauf eines Projekts visuell darzustellen und zu sehen, wie die Aufgaben des Projekts geplant sind. In dieser Ansicht kann man schnell und einfach Änderungen an der Zeitleiste eines Projekts vornehmen und Aufgaben neu planen. Zudem können Abhängigkeiten zwischen Aufgaben oder Meilensteinen erstellt werden.
Durch Wrike sind wir in der Entwicklung agiler geworden, wir sind vollständiger informiert und nichts wird vergessen, denn Wrike erinnert an überzogene Aufgaben.
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