Sicherheitstechnik-Anbieter ABUS nutzt Wrike für sicheres und Anwender-orientiertes Projektmanagement

Die Lösung

More projects in less time

Es war äußerst wichtig, dass die Lösung Cloud-basiert ist – unter der Vorgabe, ein Rechenzentrum in Europa zu haben, das auch mit den EU-Datenschutzrichtlinien konform ist. Für ABUS als Sicherheitsexperte war der Schritt in die Cloud ein großes Thema, aber laut Torsten Mühlhoff war es der richtige Weg. „Man macht sich oftmals selbst etwas vor, wenn man glaubt, dass eine In-House-Lösung sicherer ist als eine Cloud-basierte Lösung. Denn im Zweifel verfügen der Dienstleister und dessen Partner über deutlich mehr Ressourcen, um die erforderliche Sicherheit zu gewährleisten. Außerdem erspart man sich die die eigene System-Administration und reduziert die Arbeit der eigenen IT-Abteilung. Natürlich muss man den richtigen Anbieter auswählen und ein entsprechendes Vertrauensverhältnis entwickeln. Mit Wrike haben wir eine der sichersten kollaborativen Arbeitsmanagement-Plattformen auf dem Markt, da fühlen wir uns gut aufgehoben.“

Im Herbst 2018 startete eine mehrwöchige Pilotphase mit 50 Enterprise-Lizenzen im Bereich Marke und Unternehmenskommunikation. Die Entscheidung für den Enterprise-Tarif fiel unter anderem wegen des anpassbaren Rechtekonzepts: ABUS legte großen Wert auf Wrikes Informationssicherheitspolitik nach dem Need-to-know-Prinzip, die sicherstellt, dass die Nutzer nur Zugang zu den Projekten und Ordnern haben, die für sie bzw. ihren Bereich relevant sind. Zusätzlich bietet die Datenverschlüsselung von Wrike noch eine weitere Sicherheitsebene für Projektdaten.

Nach Beginn der produktiven Nutzung im Geschäftsbereich Marke und Unternehmenskommunikation ab Januar 2019 beschloss im Juni 2019 die Unternehmensleitung den Rollout von Wrike als Projektmanagement-Lösung. Danach ging für Torsten Mühlhoff die heiße Phase los, in der er bis zum Jahresende 23 Schulungen mit insgesamt 186 Teilnehmern und bis Juni 2020 weitere 11 Schulungen mit 44 Teilnehmern durchführte.

Die Lizenzanzahl erhöhte sich in dieser Zeit auf 300. Begleitend fanden immer wieder Gespräche mit den Bereichen statt, um deren Arbeitsweise kennen zu lernen und in die „Wrike Systemwelt“ zu übertragen. Dieser Aspekt des Change Management, alle Endnutzer bei der Einführung und im beruflichen Alltag zu begleiten und sie nicht zu überfordern, war für die Projektleitung extrem wichtig. „Man muss verstehen, wie die einzelnen Geschäftsbereiche ticken und welche konkreten Anforderungen vorhanden sind. Wenn Unternehmen eine neue Software-Plattform und gegebenenfalls damit verbundene neue Arbeitsweisen einführen, so kann dies eine große Herausforderung sein. Hier gilt es, jeden abzuholen und auf dem Weg mitzunehmen.

Was ihm dabei an Wrike besonders gefällt, ist die intuitive Benutzerfreundlichkeit, die es möglich macht, innerhalb von ein paar Minuten ein Projekt aufzusetzen und dieses dann verwalten und abarbeiten zu können. „Der Schwerpunkt von Wrike liegt in der Unterstützung der jeweils handelnden Person – ob Projektmanager oder Projektmitarbeiter. Für die Kollegen, die am Ende das System nutzen sollen, ist interessant: Wie kann ich darin an einem Projekt effizient sowie übersichtlich und einfach arbeiten? Es gibt inzwischen viele Bereiche bzw. Kollegen bei uns, die sehr zu schätzen wissen, wie und wo Wrike überall unterstützen kann.“

Perfekte Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen

Ein Anwendungsfall im Vertrieb sind zum Beispiel Einrichtungsprojekte für Baumärkte, also der Aufbau von Verkaufsflächen, in denen ABUS-Produkte präsentiert werden. Gemeinsam mit den Kollegen aus dem Vertrieb wurde analysiert, nach welchen Standardschritten diese Projekte ablaufen. Hierfür wurde dann in Wrike eine Projektvorlage – ein Blueprint – erstellt. Anschließend wurden die Rahmeninformationen aufgelistet, die von den Vertriebskollegen für solche Projekte benötigt werden, wie zum Beispiel die Kundennummer, den Ansprechpartner beim Kunden, die Art des Projekts, ob es beispielsweise ein Umbau oder eine Renovierung ist, und natürlich wann das Projekt fertig sein soll. „Um diese Attribute abzufragen, haben wir dann ein Anfrageformular in Wrike erstellt – so können unsere Außendienstmitarbeiter ganz einfach von unterwegs, wenn sie beim Kunden sind, die Daten erfassen, das Formular abschicken und dadurch automatisch das neue Projekt an der richtigen Stelle in unserer mit den entsprechenden Rechten versehenen Ordnerstruktur anlegen. Die Vielseitigkeit von Wrike, mit der wir problemlos über mehrere Abteilungen hinweg zusammenarbeiten können, ist schon beeindruckend.“

Seit kurzem hat ABUS seine Enterprise-Lizenzen auch um die Creative-Suite mit Wrike for Marketers ergänzt. Der Aufhänger dafür war die Herstellung von Produktkatalogen, um die Abstimmungen und das Feedback zwischen der Kreativ-Abteilung sowie dem Produktmanagement und dem Vertrieb besser zu koordinieren. „Da das Projekt Katalogerstellung in Wrike abgebildet ist, wollen wir natürlich auch Medienzwischenstände dort bereitstellen. Wenn die Kollegen mit Wrike Proof direkt in Wrike das PDF-Dokument kommentieren und markieren können, spart es Zeit und ist nicht so umständlich, als wenn man die Datei erst herunterladen, kommentieren und dann wieder hochladen muss.“ Zudem ist mit der Versionierung gewährleistet, dass jeder mit der aktuellsten Version arbeitet und Nachfragen zum Feedback können direkt im Kontext der Datei stattfinden, was eine transparente Zusammenarbeit ermöglicht und Korrekturschleifen reduziert. „Die verbesserte Proofing-Funktionalität von Wrike erspart uns bei unseren kreativen Projekten sehr viel Zeit und Nerven.“

Das Fazit

Durch die intensive Einführungsphase und Begleitung konnte Torsten Mühlhoff eine hohe Nutzeraktivität erzielen und spürte schnell, wie sich die Zusammenarbeit mithilfe von Wrike veränderte. „Wir haben jetzt einen schnelleren Informationsaustausch, eine höhere Fokussierung und die Arbeit ist strukturierter“, erklärt er. „Die Benutzerakzeptanz ist in fast allen Bereichen sehr gut. Abläufe, Projekte und Prozesse sind besser dokumentiert und können schneller nachvollzogen werden. Allein durch die Tatsache, dass Absprachen in Wrike festgehalten werden, erhöht sich die Belastbarkeit bzw. die Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit. Und wenn man es schafft, die Verbindlichkeit dessen was man denkt, sagt und tut zu steigern, dann werden nicht nur Planungen belastbarer, Projekte erfolgreicher und das Unternehmen effizienter und effektiver, sondern es etabliert sich auch Schritt für Schritt eine Vertrauenskultur.“

Wrike wird mittlerweile zur Planung und Durchführung von Projekten in vielen Bereichen des Unternehmens verwendet und dient neben den laufenden Projekttätigkeiten auch der Optimierung der persönlichen Arbeitsorganisation im beruflichen Alltag. „Es geht nicht so sehr um die Masse an Projekten, die wir mit Wrike durchführen, sondern um die Qualität – also wie diese Projekte durchgeführt werden“, sagt Mühlhoff. „Je besser Projekte geplant sind, umso besser kann man auf Veränderungen reagieren, weil man relevante Tätigkeiten viel besser im Blick hat und die Verknüpfungen und Abhängigkeiten klarer sehen kann. Wrike unterstützt uns dabei, alles im Blick zu behalten, und bietet die notwendige Transparenz, um auf Probleme schneller reagieren zu können.“