Zusammenarbeit und Arbeitsmanagement werden oft auf Einzel- oder Teamebene besprochen. Wie kann unser Team effizienter werden? Setzen wir unsere Ressourcen wirkungsvoll ein? Wie können wir unsere Leistung verbessern?
Um die Arbeit zu schaffen sind drei Dinge nötig: Arbeit organisieren, effektiv zusammenarbeiten und Fristen einhalten. Während ein Unternehmen expandiert, der Wettbewerb zunimmt und sich die Produktion vervielfacht, sieht es jedoch real wie folgt aus: Die Grundlagen des Arbeitsmanagements reichen nicht mehr aus.
Aufgrund ihrer Starrheit und mangelnder Skalierbarkeit werden alte Prozesse durch die wechselnden Anforderungen des Marktes und sich ändernden Prioritäten immer wirkungsloser. Gemäß dem Marktforschungsunternehmen IDC verlieren Unternehmen jährlich 20 bis 30 % Umsatz aufgrund von Ineffizienzen. Heutzutage benötigen erfolgreiche Unternehmen zusätzliche Kräfte, damit sie ihre Konkurrenten übertreffen und sich gleichzeitig weiterentwickeln können, um mit den Bedürfnissen der Kunden Schritt zu halten.
Die Straffung bestehender Prozesse, der Abbau von Silos und die Akzeptanz von Arbeitsmanagement auf Führungsebene fördert nicht nur das Lean-Denken von oben nach unten, sondern hilft Ihnen auch, den Unternehmenszielen voraus zu sein und Risiken in ihrer Größenordnung zu minimieren.
Hier erfahren Sie, wie die robuste Arbeitsmanagement-Lösung von Wrike Ihr Ass im Ärmel sein wird, wenn es darum geht, den Markt zu erobern.
1. Teamübergreifende Abstimmung
Die Erwartung? Alle Abteilungen führen ihre täglichen Aufgaben fehlerfrei aus und stimmen sich gleichzeitig mit verschiedenen Teams ab, um wichtige Geschäftsziele zu erreichen. Die Realität? Während sich Teams mit der Komplexität von Prozessabläufen und der Verwaltung von Operationen in verteilten Teams plagen, verlieren sie oft den Überblick über Prioritäten und Ziele.
Der Schlüssel, der dafür sorgt, dass Teams anhand der Unternehmensziele ausgerichtet sind, liegt darin, sie von Anfang an transparent und zugänglich zu machen. Ziele und Schlüsselergebnisse (Objectives and Key Results – OKRs) sind ein beliebtes Format, um die Quartals- und Jahresplanung sehr detailliert zu dokumentieren und werden dafür hochgelobt, dass sie das exponentielle Wachstum und den Erfolg von Google fördern.
Es reicht jedoch nicht aus, nur einen klaren Prozess für die Festlegung von Unternehmenszielen zu bestimmen. Ohne eine Single Source of Truth, um die Leistung zu untersuchen, zu verteilen und zu verfolgen, kann das Erreichen gesteckter Ziele nicht funktionieren. Wrike sorgt nicht nur dafür, dass sich Ihr Team anhand Ihrer Unternehmensziele ausrichtet, sondern macht sie handlungsfähig, indem Wrike sicherstellt, dass andere Ziele auf tieferer Ebene ebenfalls vorankommen.
Mit Wrike können Sie individuelle Ziele innerhalb von Teamzielen, Teamziele innerhalb von Abteilungszielen usw. zusammenfassen - und so Aufgabenempfänger, Genehmigende und Termine an Kerninitiativen binden. Auf diese Weise haben Sie eine Top-Down und Bottom-Up Ansicht, wie die Ziele aller Beteiligten miteinander verbunden sind und sich auf das Ergebnis auswirken. Diese Transparenz hält die Teams auf Prioritäten ausgerichtet und stellt sicher, dass die Unternehmensziele immer im Vordergrund stehen.
2. Hindernisse erkennen
Jeder kennt die Geschichte, wie die Titanic gesunken ist. Auf der Jungfernfahrt entdeckte ein Besatzungsmitglied einen Eisberg und alarmierte die Kommandobrücke, das Schiff zu wenden und dem Eisberg auszuweichen. Er wurde jedoch zu spät entdeckt und das Schiff rammte den Eisberg, was zur Titanic's berüchtigten Untergang führte. Wenn die Besatzung eine bessere Sicht auf das offene Wasser hätte, hätte man den Eisberg früher erkennen und den Zusammenstoß vermeiden können.
Risiken sind in jedem Unternehmen unvermeidlich. Wenn Sie jedoch mit den richtigen Tools ausgestattet sind, können Sie Ihre erhöhte Sichtbarkeit nutzen, um die „Eisberge sofort zu erkennen“, das Risiko zu reduzieren und das Vertrauen wiederherzustellen.
Wrike sendet Ihnen sofortige Benachrichtigungen über alle Änderungen oder Status-Updates zu wichtigen Initiativen, sodass Sie immer über alle Ihnen wichtigen Projekte auf dem Laufenden sind. Wenn etwas nicht vorankommt oder stecken bleibt, können Sie es sofort angehen, und alle Beteiligten werden sofort benachrichtigt.
Überprüfen Sie schnell und auf hoher Ebene alle Prioritäten und Status-Updates oder steigen Sie tiefer in das Wesentliche ein, ohne durch endlose Status-Meetings an Dynamik zu verlieren.
3. Verantwortungsbewusst bleiben
Mangelndes Verantwortungsbewusstsein führt zu einer Vielzahl von Herausforderungen. Und als Geschäftsleiter haben Sie die höchst Rechenschaftspflicht. „Dieses Problem verschwindet nicht einfach dadurch, dass man seinen Mitarbeitern erlaubt, Verantwortung zu vermeiden. Stattdessen wird man dann selbst der neue Besitzer dieses Problems. Und diese Probleme türmen sich schnell vor einem auf“, sagt David Baker, CEO von Think Shift.
Dann stehen die Chancen schlecht für die Unternehmensleitung. Laut einer Studie der Harvard Business Review, mangelt es bei 50 % an Manager sehr stark in Sachen Verantwortlichkeit. Wenn sich Ihre Manager nicht selbst zur Verantwortung ziehen, wer dann?
Arbeiten mit verschiedenen Plattformen wie E-Mail, Tabellenkalkulationen, Instant Messaging, usw. fügt eine weitere Ebene der Komplexität hinzu. Fristen kommen und gehen, da die Verantwortlichkeit durch E-Mail-Threads verschwimmt – was wiederum dazu führt, dass nachvollzogen werden kann, welcher der nächste Schritt ist und wer für die Durchführung verantwortlich ist.
Durch die Zuweisung eines Projektverantwortlichen in Wrike wird eindeutig festgelegt, wer für die Ausführung verantwortlich ist. Aber nicht nur das, Personen, denen die Verantwortung für ein Projekt oder eine Aufgabe übertragen wird, werden sich eher für den Erfolg einsetzen.
Wenn es um Freigaben geht, kann Rechenschaftspflicht die größte Hürde sein. Nicht nur ist der Genehmigende dafür rechenschaftspflichtig, dass die Arbeit vorankommt, sondern der Projektverantwortliche ist dafür verantwortlich, dass der Genehmigende die Verantwortung für die Erfüllung seiner Aufgaben übernimmt. Als viel beschäftigter Manager in der Führungsebene ist es oft schwierig zu wissen, wann man an der Reihe ist, einzugreifen.
Wrike Proof optimiert die Freigabezyklen und weist benannte Genehmigende den Assets zu, sodass Sie wissen, wann Sie am Ball sind. Legen Sie Termine für Freigaben fest, damit klar ist, wie viel Zeit vorhanden ist, um etwas zu genehmigen, und kennzeichnen Sie das dann zügig als „genehmigt“, wenn Sie fertig sind.
4. Skalierbarkeit & Konsistenz
Eines der größten Probleme bei der Skalierung eines Unternehmens ist es, die Qualität und Konsistenz aufrechtzuerhalten. Sie müssen jeden Quadratzentimeter der Produktion im Auge behalten, um diese hohen Standards zu erfüllen. Und auch dann wird sicherlich etwas durchrutschen.
Wrike standardisiert wiederholende und langwierige Aufgaben und ermöglicht es Ihnen, die Wiederholbarkeit und Vorhersehbarkeit der Ergebnisse zu maximieren. Kreativteams können die Produktion jedes Assets verfolgen und erhalten einen beispiellosen Einblick in die Produktion auf der ganzen Welt.
Es gibt keine wirkungsvollere Ressource als Menschen, aber selbst sie haben ihre Grenzen. Wenn Ihr Team durch wiederholte Arbeit oder das ständige Umschalten zwischen Tools ermattet, treten Fehler auf und viel Arbeit wird mehrfach geleistet. Durch die Automatisierung von sich wiederholenden Arbeiten und indem Sie Ihre Apps in Wrike integrieren, verbringen Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit mühsamen Verwaltungsaufgaben und mehr Zeit mit den Projekten, die Wirkung zeigen.
„Bei der Effizienz geht es darum, sich auf etwas zu konzentrieren, das man intern viel nutzt (E-Mail, Instant Messaging, Tabellen) und es als Möglichkeit zur Automatisierung nutzt.“ - Bryan Helmig, CTO und Mitbegründer, Zapier
5. Agilität
Prioritäten ändern sich. Wenn die Konkurrenz wächst, muss Ihr Unternehmen auf Trab bleiben und bereit sein, ständig sich ändernde Kundenanforderungen zu erfüllen. Anstatt sich diesem Wandel zu widersetzen, müssen Führungskräfte agil sein und ihre Teams in die Lage versetzen, sich anzupassen.
Ohne ein Tool, dass Agilität und Prioritätenverlagerungen unterstützt, wird die Dynamik abnehmen und Mitarbeiter werden unter Burn-out leiden. Wrike hilft Führungskräften, ihren Kontrahenten einen Schritt voraus zu sein, indem es ihnen eine Plattform bietet, auf der es leicht ist, schnell zu schalten, ohne etwas zu verpassen.
Wrikes Flexibilität passt sich Ihrer Arbeitsweise an, nicht umgekehrt. Visualisieren Sie die Arbeit nach eigenen Wünschen und ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop in verschiedene Ordner, wenn sich Prioritäten verschieben. Verfolgen und messen Sie die Leistung, damit Sie ständig lernen und Ihre Effizienz optimieren können.
Philz Coffee setzt Wrike ein, um Vertragsvereinbarungen mit ihren Kaffeelieferanten unterzubringen, sodass nichts übersehen wird. „Durch den sehr konsequenten und regelmäßigen Einsatz von Tools wie Wrike sind wir in der Lage, auf einfache Weise Löcher im Prozess zu finden und schnell Veränderungen vorzunehmen“, sagt Andi Trindle Mersch, Director of Coffee and Sustainability bei Philz. „Ich glaube, dass sich Prozesse immer weiterentwickeln sollten; man sollte nie auf der Stelle treten. Gut 85 % unseres Prozesses ist solide, aber ich denke, dass immer etwa 15 % davon noch weiter perfektioniert werden kann.“
Die richtigen Karten spielen
Selbst die erfolgreichsten Führungskräfte haben es schwer, wenn es darum geht vorherzusehen, was das Wachstum eines Unternehmens mit sich bringt. Grundlegende Organisation und Planung sind wichtig, aber damit kommt man auch nur bedingt weit. Nachfolgend einige Punkte, wie eine Arbeitsmanagement-Lösung wie Wrike Ihre Führungsarbeit bereichern wird:
- Das Herunterbrechen von Silos durch gesunde Zusammenarbeit wird dazu führen, dass alle gemeinsam an den Unternehmenszielen arbeiten.
- Die Gewinnung von Sichtbarkeit, um "Eisberge" frühzeitig zu erkennen, wird die Zeit zur Entscheidungsfindung reduzieren und verpasste Chancen verringern.
- Menschen mit ihrer Arbeit in Verbindung zu bringen schafft Eigenverantwortung, baut teamübergreifend Vertrauen auf und zieht Einzelpersonen zur Verantwortung (einschließlich Ihnen).
- Die Automatisierung schließt die Lücke zwischen Skalierbarkeit und Konsistenz, sodass sich Mitarbeiter auf die wesentliche Arbeit konzentrieren können.
- Dadurch, dass Sie dem Prinzip der Agilität folgen, welches es Ihnen ermöglicht sich mit den Veränderungen des Markets weiterzuentwickeln, unterscheidet sich Ihr Unternehmen maßgeblich von den Mitbewerbern.
Manchmal können die schwierigsten Herausforderungen zu den größten Chancen werden. Mit den richtigen Tools sind Sie gut gerüstet, um diese Herausforderungen mit einer gewinnenden Hand anzugehen.
Niemand hat behauptet, dass es einfach ist, ein visionärer Leiter zu sein. Schauen Sie sich unsere Kurzanleitung an, um alles zu erfahren, was Sie zu Wrike wissen müssen.
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