Wie Sie Ihren Projektplan-Kalender fest im Griff behalten

Wenn Sie im Projektmanagement einen guten Zeitplan haben, haben Sie schon halb gewonnen. Führungskräfte müssen ihr Team auf dem richtigen Weg halten, dafür sorgen, dass Deadlines eingehalten werden, und einen konstanten Fortschritt in die Richtung der gemeinsamen Ziele sicherstellen. Strategie und Voraussicht sind notwendig, damit alle die Fristen einhalten können und alles im Rahmen des Budgets bleibt. Deswegen ist ein übersichtlicher Kalender für die Projektplanung unentbehrlich.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, eine Kalender-Vorlage für die Projektplanung zu erstellen. Jede Führungskraft muss einen Ansatz finden, der für das eigene Team funktioniert. Danach müssen Entscheidungen getroffen werden, wie Mitarbeiter mit ihren individuellen Aufgaben vorankommen können, auch wenn die Umstände schwieriger werden. Hier nun einige Leitgedanken, die Sie bedenken sollten, wenn Sie den Zeitplan eines Projektes erstellen:

1. Setzen Sie realistische Meilensteine

Eine Führungskraft kann nur Ergebnisse liefern, wenn sie sich im Klaren darüber ist, was ihr Team leisten kann und wie lange es dafür braucht. Deswegen ist es so wichtig, bedacht und realistisch zu sein, wenn man Meilensteine und lieferbare Leistungen im Zeitplan festlegt. Viele Menschen tendieren dazu, den Zeitaufwand zu unterschätzen. Um dieses Problem zu umgehen, sollten Führungskräfte ihre eigenen „Hausaufgaben“ machen und möglichst genaue Vorstellungen von der Zeit haben, die für das Erledigen einer Aufgabe benötigt wird.

2. Halten Sie sämtliche Kommunikationswege offen

Einen Zeitplan zu erstellen und dann auch einzuhalten, erfordert einen ehrlichen Dialog der beteiligten Personen. Der Teamleiter sollte regelmäßige Status-Updates einholen und den Fortschritt des Teams mit verschiedenen Stakeholdern besprechen. Auf diese Weise haben Mitarbeiter die Möglichkeit, rechtzeitig zu warnen, wenn lieferbare Leistungen in Verzug gekommen sind und können Vorschläge dazu machen, wie man die Aufgaben effizienter erledigen könnte.

3. Wählen Sie das richtige Tool

Die Software, die von einem Team für den Zeitplan verwendet wird, hat einen ausschlaggebenden Einfluss auf den Erfolg des Projektes. Manche Führungskräfte entscheiden sich für einen Zeitplan in einer Excel-Vorlage, was allerdings zur Folge hat, dass Sie einige Möglichkeiten nicht ausschöpfen. Eine Projektmanagement-Lösung zu wählen, mit der Sie detaillierte Gantt-Diagramme aufstellen können, z. B. Wrike, hat außerdem noch weitere Vorteile:

Alle Beteiligten haben eine klare Übersicht über ihre eigenen Verantwortlichkeiten und mögliche Zeitplankonflikte.
Das Team versteht die Zusammenhänge der verschiedenen Aufgaben.
Führungskräfte können sich auf Stoßzeiten vorbereiten und den Kalender für die Projektplanung danach richten.

Eine Führungskraft gibt ihrem Team die Unterstützung und Informationen, die es braucht, um das Projekt im vorgesehenen Zeitrahmen zu beenden, indem sie dem Team eine gute Möglichkeit zur Verfolgung des Projektablaufes und eine Software für die Überwachung des Fortschritts zur Verfügung stellt.

4. Seien Sie auf Änderungen im Projektplan-Kalender vorbereitet

Auch wenn Sie sorgfältig vorausgeplant haben, heißt das noch lange nicht, dass Sie deswegen unflexibel sein müssen. Gute Teamleiter wissen, dass in jeglichem Projekt Probleme und Verzögerungen auftauchen können und das Ergebnis hängt zum größten Teil davon ab, wie Sie mit der Situation umgehen. Wenn Sie genau wissen, wie weit jedes einzelne Teammitglied in der Erledigung der Aufgabe gekommen ist, ist es wesentlich einfacher, die notwendigen Änderungen vorzunehmen und höhere Kosten und Zeitverlust zu minimieren.

Die Erstellung eines detaillierten Kalenders für die Projektplanung ist der Anfang, um Ihr Team erfolgreich zum Ziel zu führen. Zu den nächsten Schritten gehören sorgfältige Betreuung, präzise Kommunikation und die Fähigkeit, Änderungen durchzuführen, falls erforderlich.